Erstellen eines einfachen Berichts

In Access können Sie viele verschiedene Arten von Berichten erstellen, von einfachen bis hin zu komplexen Berichten. Überlegen Sie zunächst, aus welcher Datensatzquelle der Bericht stammt. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Bericht um eine einfache Liste von Datensätzen oder eine gruppierte Zusammenfassung der Umsätze nach Region handelt, entscheiden Sie zunächst, welche Felder die anzuzeigenden Daten enthalten und in welchen Tabellen oder Abfragen diese Felder enthalten sind.

Nachdem Sie die Datensatzquelle ausgewählt haben, ist es in der Regel am einfachsten, den Bericht mithilfe des Berichts-Assistenten zu erstellen. Der Berichts-Assistent führt Sie durch eine Reihe von Fragen und erstellt dann einen Bericht basierend auf Ihren Antworten.

Inhalt dieses Artikels

• Auswählen einer Datensatzquelle
• Erstellen eines Berichts mit dem Berichtstool
• Erstellen eines Berichts mit dem Berichts-Assistenten
• Erstellen von Etiketten mit dem Etiketten-Assistenten
• Erstellen eines Berichts mit dem Tool "Leerer Bericht"
• Grundlegendes zu den Berichtsbereichen
• Grundlegendes zu Steuerelementen
• Optimieren des Berichts in der Layoutansicht
• Optimieren des Berichts in der Entwurfsansicht
• Hinzufügen von Steuerelementen zum Bericht
• Speichern Ihrer Arbeit
• Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht
• Anzeigen des Berichts
• Drucken des Berichts
• Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht

Auswählen einer Datensatzquelle

Ein Bericht besteht aus Informationen, die aus Tabellen oder Abfragen abgerufen werden, sowie aus Informationen, die mit dem Berichtsentwurf gespeichert werden, wie Beschriftungen, Überschriften und Grafiken. Die Tabellen oder Abfragen, die die zugrunde liegenden Daten bereitstellen, werden auch als Datensatzquelle des Berichts bezeichnet. Sind alle Felder, die Sie einbeziehen möchten, in einer einzigen Tabelle vorhanden, verwenden Sie diese Tabelle als Datensatzquelle. Sind die Felder in mehreren Tabellen enthalten, müssen Sie eine oder mehrere Abfragen als Datensatzquelle verwenden. Diese Abfragen sind möglicherweise bereits in der Datenbank vorhanden, oder Sie müssen neue Abfragen erstellen, die den speziellen Anforderungen Ihres Berichts entsprechen.

Erstellen eines Berichts mit dem Berichtstool

Das Berichtstool ist die schnellste Möglichkeit, einen Bericht zu erstellen, da es sofort einen Bericht erstellt, ohne dass weitere Informationen angefordert werden müssen. Im Bericht werden alle Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage angezeigt. Damit wird möglicherweise nicht der gewünschte endgültige Bericht erstellt, aber es ist nützlich, um die zugrunde liegenden Daten schnell zu überprüfen. Anschließend können Sie den Bericht speichern und in der Layoutansicht oder Entwurfsansicht ändern.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, auf der der Bericht basieren soll.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Bericht . Der Bericht wird in Access erstellt und in der Layoutansicht angezeigt.
3. Weitere Informationen zum Anzeigen und Drucken des Berichts finden Sie unter Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht.

Sie können den Bericht nach dem Anzeigen speichern und dann den Bericht sowie die zugrunde liegende Tabelle oder Abfrage schließen, die Sie als Datensatzquelle verwendet haben. Beim nächsten Öffnen des Berichts zeigt Access die aktuellsten Daten aus der Datensatzquelle an.

Erstellen eines Berichts mit dem Berichts-Assistenten

Mit dem Berichts-Assistenten können Sie die im Bericht angezeigten Felder präziser auswählen. Außerdem können Sie angeben, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen verwenden, sofern Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen zuvor angegeben haben.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Berichts-Assistent.
2. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Berichts-Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite auf Fertig stellen. Wenn Sie eine Vorschau des Berichts anzeigen, sehen Sie, wie er in gedruckter Form aussehen wird. Sie können den Bericht auch vergrößern, um Details genauer anzuzeigen. Weitere Informationen zum Anzeigen und Drucken des Berichts finden Sie unter Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht.

Erstellen von Etiketten mit dem Etiketten-Assistenten

Verwenden Sie den Etiketten-Assistenten, um problemlos Etiketten für eine Vielzahl von Etikettenstandardgrößen zu erstellen.

1. Öffnen Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage, die als Datensatzquelle für die Etiketten dienen soll, indem Sie darauf doppelklicken.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Etiketten.
3. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Etiketten-Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite auf Fertig stellen.

Access zeigt Ihre Etiketten in der Seitenansicht an, damit Sie sehen können, wie sie gedruckt aussehen werden. Sie können den Schieberegler auf der Access-Statusleiste verwenden, um Details zu vergrößern. Weitere Informationen zum Anzeigen und Drucken des Berichts finden Sie unter Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht.

Erstellen eines Berichts mit dem Tool "Leerer Bericht"

Wenn Sie das Berichtstool oder den Berichts-Assistenten nicht verwenden möchten, können Sie das Tool "Leerer Bericht" verwenden, um einen Bericht von Grund auf neu zu erstellen. Dies kann eine schnelle Methode zum Erstellen eines Berichts sein, besonders, wenn Sie nur einige Felder dafür bereitstellen möchten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Leerer Bericht . In der Layoutansicht wird ein leerer Bericht angezeigt, und der Bereich "Feldliste" wird auf der rechten Seite des Access-Fensters angezeigt.
2. Klicken Sie im Bereich Feldliste auf das Pluszeichen neben der Tabelle oder den Tabellen, die die Felder enthalten, die Sie im Bericht anzeigen möchten.
3. Ziehen Sie die einzelnen Felder nacheinander auf den Bericht, oder halten Sie STRG gedrückt, und wählen Sie mehrere Felder aus. Ziehen Sie sie dann gleichzeitig auf den Bericht.
4. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe "Kopfzeile/Fußzeile" auf der Registerkarte "Berichtsentwurf ", um dem Bericht ein Logo, einen Titel, Seitenzahlen oder das Datum und die Uhrzeit hinzuzufügen.

Grundlegendes zu den Berichtsbereichen

In Access ist der Entwurf eines Berichts in Bereiche unterteilt. Sie können den Bericht in der Entwurfsansicht anzeigen, wenn Sie die Bereiche sehen möchten. Damit Sie nützliche Berichte erstellen können, sollten Sie wissen, welche Funktion jeder Bereich hat. Beispielsweise bestimmt der Bereich, in dem Sie ein berechnetes Steuerelement platzieren, wie die Ergebnisse in Access berechnet werden. Die folgende Liste enthält eine Zusammenfassung der Bereichstypen und ihrer Verwendung:

• Berichtskopfzeile: Dieser Abschnitt wird nur einmal am Anfang des Berichts gedruckt. Verwenden Sie ihn für Informationen, die normalerweise auf einem Deckblatt angezeigt werden, z. B. Logo, Titel oder Datum. Wenn Sie im Berichtskopf ein berechnetes Steuerelement platzieren, das die Sum Aggregatfunktion verwendet, bezieht sich die berechnete Summe auf den gesamten Bericht. Der Berichtskopf wird vor dem Seitenkopf gedruckt.

• Kopfzeile: Dieser Abschnitt wird oben auf jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie einen Seitenkopf beispielsweise, um den Berichtstitel auf jeder Seite zu wiederholen.

• Gruppenkopfzeile: Dieser Abschnitt wird am Anfang jeder neuen Datensatzgruppe gedruckt. Verwenden Sie diese Option, um den Gruppennamen zu drucken. Verwenden Sie beispielsweise in einem nach Produkt gruppierten Bericht die Gruppenüberschrift, um den Produktnamen zu drucken. Wenn Sie ein berechnetes Steuerelement, das die Sum Aggregatfunktion verwendet, im Gruppenkopf platzieren, gilt die Summe für die aktuelle Gruppe.

• Detail: Dieser Abschnitt druckt einmal für jede Zeile in der Datensatzquelle. Platzieren Sie hier die Steuerelemente, die den Hauptteil des Berichts bilden.

• Gruppenfuß: Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Datensatzgruppe gedruckt. Verwenden Sie diese Option, um zusammenfassende Informationen für eine Gruppe zu drucken.

• Seitenfuß: Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie diese Option, um Seitenzahlen oder Informationen pro Seite zu drucken.

• Berichtsfuß: Dieser Abschnitt wird nur einmal am Ende des Berichts gedruckt. Verwenden Sie diese Option, um Berichtssummen oder andere zusammenfassende Informationen für den gesamten Bericht zu drucken.

  Hinweis

  In der Entwurfsansicht wird der Berichtsfuß unter dem Seitenfuß angezeigt. Beim Drucken oder bei der Vorschau des Berichts wird der Berichtsfuß jedoch über dem Seitenfuß angezeigt, direkt nach dem letzten Gruppenfuß oder der Detailzeile auf der letzten Seite.

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Grundlegendes zu Steuerelementen

Steuerelemente sind Objekte, die Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten von Informationen ermöglichen, mit denen die Benutzeroberfläche verbessert wird (beispielsweise Bezeichnungsfelder und Bilder). In Access werden drei Arten von Steuerelementen unterstützt: gebundene, ungebundene und berechnete Steuerelemente.

• Gebundenes Steuerelement: Ein Steuerelement, dessen Datenquelle ein Feld in einer Tabelle oder Abfrage ist. Sie verwenden gebundene Steuerelemente, um Werte aus Feldern Ihrer Datenbank anzuzeigen. Die Werte können Text, Datumsangaben, Zahlen, Ja/Nein-Werte, Bilder oder Diagramme sein. Ein Textfeld ist der häufigste Typ eines gebundenen Steuerelements. Beispielsweise könnte ein Textfeld auf einem Formular, in dem der Nachname eines Mitarbeiters angezeigt wird, diese Information aus dem Feld "Nachname" der Tabelle "Personal" abrufen.
• Ungebundenes Steuerelement: Ein Steuerelement, das keine Datenquelle enthält, z. B. ein Feld oder ein Ausdruck. Mit ungebundenen Steuerelementen zeigen Sie Informationen, Linien, Rechtecke und Bilder an. Beispielsweise ist ein Bezeichnungsfeld, das den Titel eines Berichts anzeigt, ein ungebundenes Steuerelement.
• Berechnetes Steuerelement: Ein Steuerelement, dessen Datenquelle ein Ausdruck und kein Feld ist. Sie geben den gewünschten Wert im Steuerelement an, indem Sie einen Ausdruck als Datenquelle für das Steuerelement definieren. Ein Ausdruck ist eine Kombination aus Operatoren wie = und +, Steuerelementnamen, Feldnamen, Funktionen, die einen einzelnen Wert zurückgeben, und konstanten Werten. Der Ausdruck =[Unit Price] * 0.75 berechnet z. B. den Preis eines Artikels mit einem Rabatt von 25 Prozent, indem der Wert im Feld "Einzelpreis" mit einem konstanten Wert ()0.75 multipliziert wird. Ein Ausdruck kann Daten aus einem Feld der Tabelle oder Abfrage, die dem Bericht zugrunde liegt, oder aus einem Steuerelement im Bericht verwenden.

Beim Erstellen eines Berichts ist es wahrscheinlich am effizientesten, zuerst alle gebundenen Steuerelemente hinzuzufügen und anzuordnen, insbesondere, wenn sie den Großteil der Steuerelemente im Bericht ausmachen. Anschließend können Sie die ungebundenen und berechneten Steuerelemente hinzufügen, die den Entwurf vervollständigen, indem Sie die Tools in der Gruppe "Steuerelemente " auf der Registerkarte "Berichtsentwurf " verwenden.

Sie binden ein Steuerelement an ein Feld, indem Sie das Feld angeben, aus dem das Steuerelement seine Daten erhält. Sie können ein Steuerelement erstellen, das an das ausgewählte Feld gebunden ist, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Bericht ziehen. Im Bereich Feldliste werden die Felder der Tabelle oder Abfrage angezeigt, die dem Bericht zugrunde liegt. Um den Bereich Feldliste anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Berichtsentwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen.

Alternativ können Sie ein Feld an ein Steuerelement binden, indem Sie den Feldnamen in das Steuerelement selbst oder in das Feld für den ControlSource Wert im Eigenschaftenblatt des Steuerelements eingeben. Das Eigenschaftenblatt definiert die Eigenschaften des Steuerelements, z. B. den Namen, die Datenquelle und das Format.

Die Verwendung des Bereichs Feldliste ist aus zwei Gründen die beste Vorgehensweise, ein Steuerelement zu erstellen:

• Ein gebundenes Steuerelement verfügt über eine angefügte Bezeichnung, und die Bezeichnung verwendet standardmäßig den Feldnamen oder die für dieses Feld in der zugrunde liegende Tabelle oder Abfrage definierte Untertitel. Das bedeutet, dass Sie die Untertitel nicht selbst eingeben müssen.
• Ein gebundenes Steuerelement erbt viele der gleichen Einstellungen wie das Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage, z. BFormatDecimalPlaces. , und InputMask Eigenschaften. Aus diesem Grund bleiben diese Eigenschafteneinstellungen gleich, wenn Sie ein Steuerelement erstellen, das an dieses Feld gebunden ist.

Wenn Sie bereits ein ungebundenes Steuerelement erstellt haben und es an ein Feld binden möchten, legen Sie die Eigenschaft des Steuerelements ControlSource auf den Feldnamen fest. Weitere Informationen zur ControlSource Eigenschaft finden Sie in der Hilfe für ControlSource.

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Optimieren des Berichts in der Layoutansicht

Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, können Sie seinen Entwurf problemlos in der Layoutansicht optimieren. Anhand der eigentlichen Berichtsdaten als Richtschnur können Sie die Spaltenbreiten anpassen, die Spalten neu anordnen sowie Gruppierungsebenen und Summen hinzufügen. Außerdem können Sie neue Felder im Berichtsentwurf platzieren und die Eigenschaften für den Bericht und seine Steuerelemente festlegen.

Zum Wechseln in die Layoutansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Berichtsnamen, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .

Access zeigt den Bericht in der Layoutansicht an.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Berichts und der zugehörigen Steuerelemente und Bereiche zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Berichtsentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Damit der Bereich Feldliste angezeigt wird, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Berichtslayoutentwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen.
• Drücken Sie ALT+, F8.

Anschließend können Sie Felder hinzufügen, indem Sie sie aus dem Bereich Feldliste in den Bericht ziehen.

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Optimieren des Berichts in der Entwurfsansicht

Sie können den Berichtsentwurf auch in der Entwurfsansicht optimieren. Sie können dem Bericht neue Steuerelemente und Felder hinzufügen, indem Sie diese in den Entwurfsbereich einfügen. Über das Eigenschaftenblatt erhalten Sie Zugriff auf eine große Anzahl von Eigenschaften, die Sie zum Anpassen des Berichts festlegen können.

Zum Wechseln in die Entwurfsansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Berichtsnamen, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht .

Access zeigt den Bericht in der Entwurfsansicht an.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Berichts und der darin enthaltenen Steuerelemente und Bereiche zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, drücken Sie F4.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Berichtsentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Damit der Bereich Feldliste angezeigt wird, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Berichtsentwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen.
• Drücken Sie ALT+, F8.

Anschließend können Sie Felder hinzufügen, indem Sie sie aus dem Bereich Feldliste in den Bericht ziehen.

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Hinzufügen von Feldern aus dem Bereich "Feldliste"

• Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, ziehen Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Bereich, in dem das Feld im Bericht angezeigt werden soll.
• Um mehrere Felder gleichzeitig hinzuzufügen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf die gewünschten Felder. Ziehen Sie dann die ausgewählten Felder auf den Bericht.

Wenn Sie die Felder in einem Berichtsbereich ablegen, wird von Access für jedes Feld ein gebundenes Textfeld-Steuerelement erstellt und neben jedem Feld automatisch ein Bezeichnungsfeld-Steuerelement platziert.

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Hinzufügen von Steuerelementen zum Bericht

Einige Steuerelemente werden automatisch erstellt, wie das gebundene Textfeld-Steuerelement, das erstellt wird, wenn Sie dem Bericht ein Feld aus dem Bereich Feldliste hinzufügen. Viele weitere Steuerelemente können in der Entwurfsansicht mithilfe der Tools in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Berichtsentwurf erstellt werden.

Ermitteln des Namens eines Tools

• Platzieren Sie den Mauszeiger über dem Tool. Access zeigt den Namen des Tools an.

Erstellen eines Steuerelements mit den Tools der Gruppe "Steuerelemente"

1. Klicken Sie auf das Tool für den Steuerelementtyp, den Sie hinzufügen möchten. Um beispielsweise ein Kontrollkästchen zu erstellen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen-Tool .

2. Klicken Sie im Entwurfsbereich des Berichts auf die Stelle, an der die obere linken Ecke des Steuerelements platziert werden soll. Klicken Sie einmal, um ein Steuerelement in Standardgröße zu erstellen, oder klicken Sie auf das Tool, und ziehen Sie es dann in den Entwurfsbereich des Berichts, um ein Steuerelement in der gewünschten Größe zu erstellen.

3. Wenn Sie das Steuerelement beim ersten Versuch nicht perfekt positioniert haben, gehen Sie wie folgt vor, um es zu verschieben:

   1. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen.
   2. Positionieren Sie den Mauszeiger über dem Rand des Steuerelements, bis sich der Mauszeiger in einen Pfeil mit vier Spitzen verwandelt
   3. Ziehen Sie das Steuerelement an die gewünschte Position.

Mit diesem Verfahren wird ein ungebundenes Steuerelement erstellt. Wenn das Steuerelement Daten anzeigen kann, z. B. ein Textfeld oder ein Kontrollkästchen, müssen Sie einen Feldnamen oder einen Ausdruck in die ControlSource Eigenschaft eingeben, bevor Daten angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegendes zu Steuerelementen.

Anzeigen des Eigenschaftenblatts

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um das Eigenschaftenblatt in der Entwurfsansicht anzuzeigen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Berichtsentwurf in der Gruppe Tools auf Eigenschaftenblatt.
2. Drücken Sie F4.

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Speichern Ihrer Arbeit

Nachdem Sie den Berichtsentwurf gespeichert haben, können Sie den Bericht bei Bedarf immer wieder ausführen. Der Entwurf des Berichts bleibt gleich, bei jedem Drucken oder Anzeigen werden jedoch aktuelle Daten eingefügt. Wenn sich Ihre Anforderungen an den Bericht ändern, können Sie den Berichtsentwurf ändern oder einen neuen, ähnlichen Bericht erstellen, der auf dem ursprünglichen Bericht basiert.

Speichern des Berichtsentwurfs

1. Klicken Sie auf Datei>Speichern oder drücken Sie Strg+S. Alternativ können Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf "Speichern" klicken.
2. Wenn der Bericht noch keinen Titel hat, geben Sie einen Namen in das Feld Berichtsname ein, und klicken Sie dann auf OK.

Speichern des Berichtsentwurfs unter einem neuen Namen

1. Klicken Sie auf "Datei>Speichern unter>","Objekt speichern unter".
2. Geben Sie im Dialogfeld "Speichern unter " einen Namen für den neuen Bericht in das Feld "Bericht speichern unter " ein, und klicken Sie dann auf OK.

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Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht

Nachdem Sie den Berichtsentwurf gespeichert haben, können Sie ihn immer wieder verwenden. Der Entwurf des Berichts bleibt gleich, bei jedem Anzeigen oder Drucken werden jedoch aktuelle Daten eingefügt. Wenn sich Ihre Anforderungen an den Bericht ändern, können Sie den Berichtsentwurf ändern oder einen neuen, ähnlichen Bericht erstellen, der auf dem ursprünglichen Bericht basiert.

Anzeigen des Berichts

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Bericht anzuzeigen. Für welche Methode Sie sich entscheiden, hängt davon ab, wie Sie den Bericht und dessen Daten verwenden möchten.

• Wenn Sie vorübergehend ändern möchten, welche Daten im Bericht angezeigt werden, bevor Sie ihn drucken, oder wenn Sie Daten aus dem Bericht in die Zwischenablage kopieren möchten, verwenden Sie die Berichtsansicht.
• Wenn Sie den Entwurf des Berichts ändern möchten, während Sie die Daten anzeigen, verwenden Sie die Layoutansicht.
• Wenn Sie sehen möchten, wie der Bericht gedruckt aussieht, verwenden Sie die Seitenansicht.

Anzeigen des Berichts in der Berichtsansicht

Die Berichtsansicht ist die Standardansicht, die verwendet wird, wenn Sie im Navigationsbereich auf einen Bericht doppelklicken. Wenn der Bericht noch nicht geöffnet ist, doppelklicken Sie im Navigationsbereich darauf, um ihn in der Berichtsansicht anzuzeigen.

Wenn der Bericht bereits geöffnet ist, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Berichtsnamen, und klicken Sie dann auf Berichtsansicht.

Arbeiten mit Daten in der Berichtsansicht

In der Berichtsansicht können Sie Text auswählen und in die Zwischenablage kopieren. Wenn Sie ganze Zeilen auswählen möchten, klicken Sie im Rand, und ziehen Sie den Zeiger neben den auszuwählenden Zeilen. Kopieren Sie diese Zeilen dann in die Zwischenablage, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zeilen, und klicken Sie dann auf Kopieren.
3. Drücken Sie STRG+C.

Anzeigen nur der gewünschten Zeilen durch Verwendung von Filtern

Sie können Filter direkt auf den Bericht anwenden, ohne die Berichtsansicht zu verlassen. Wenn Sie z. B. bei einer Spalte "Land/Region" nur die Zeilen mit dem Land/der Region "Kanada" anzeigen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Suchen Sie das Wort "Kanada" im Bericht, und klicken Sie darauf.
2. Klicken Sie auf Ist gleich "Kanada".

Access erstellt den Filter, und wendet ihn an.

Ein- und Ausschalten eines Filters

Sie können zwischen der gefilterten und der ungefilterten Anzeige umschalten, indem Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter ein/aus klicken. Dadurch wird der Filter nicht entfernt, sondern lediglich ein- oder ausgeschaltet.

Löschen eines Filters

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, aus dem Sie den Filter entfernen möchten.
2. Klicken Sie auf Filter von löschen. (Für Feldname wird das aktuelle Feld aufgelistet.)

Ein einmal entfernter Filter lässt sich nicht mehr mithilfe des Befehls Filter ein/aus einschalten. Sie müssen den Filter zuerst neu erstellen.

Vorschau des Berichts in der Seitenansicht

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Seitenansicht.

Mit den Navigationsschaltflächen können Sie die Seiten in einem Bericht nacheinander anzeigen oder direkt zu einer beliebigen Seite im Bericht springen.

1. Klicken, um die erste Seite anzuzeigen.
2. Klicken, um die vorherige Seite anzuzeigen.
3. Klicken, um die nächste Seite anzuzeigen
4. Klicken Sie, um die letzte Seite anzuzeigen.
5. Geben Sie eine Seitenzahl in dieses Feld ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE , um zu einer bestimmten Seite zu springen.

In der Seitenansicht können Sie die Ansicht vergrößern, um Details anzuzeigen, oder verkleinern, um zu sehen, wie gut die Daten auf der Seite positioniert sind. Positionieren Sie den Cursor über dem Bericht, und klicken Sie einmal. Um den Effekt des Zooms umzukehren, klicken Sie erneut. Sie können auch das Zoom-Steuerelement auf der Access-Status-Leiste verwenden, um weiter hinein oder herauszuzoomen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um die Seitenansicht zu schließen:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht auf Seitenansicht schließen.
• Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht oder Entwurfsansicht .

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Drucken des Berichts

Sie können einen Bericht aus einer beliebigen Ansicht drucken, auch wenn er geschlossen ist. Vor dem Drucken sollten Sie nochmals die Seiteneinstellungen überprüfen, z. B. Seitenränder und Seitenausrichtung. Access speichert die Seiteneinstellungen mit dem Bericht, sodass Sie diese nur einmal festlegen müssen. Wenn sich Ihre Druckanforderungen ändern, können Sie sie später erneut festlegen.

Ändern der Seiteneinstellungen

1. Öffnen Sie den Bericht in der Seitenansicht. Sie können die Seiteneinstellungen in jeder Ansicht ändern, die Seitenansicht ist jedoch optimal, da Sie die Auswirkungen von Änderungen sofort sehen können.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte "Druckvorschau " in den Gruppen "Seitenlayout " und "Seitengröße " auf "Hochformat " oder " Querformat ", um die Seitenausrichtung festzulegen, auf "Größe ", um das Papierformat festzulegen, auf "Ränder ", um die Ränder anzupassen, und so weiter.
3. Nachdem Sie eine Änderung vorgenommen haben, zeigen Sie mithilfe der Navigationsschaltflächen verschiedene Seiten an, um sicherzustellen, dass auf den Folgeseiten keine Formatierungsprobleme auftreten.

Senden des Berichts an einen Drucker

1. Öffnen Sie den Bericht in einer beliebigen Ansicht, oder wählen Sie ihn im Navigationsbereich aus.
2. Klicken Sie auf Datei>Drucken>Drucken. Access zeigt das Dialogfeld Drucken an.
3. Geben Sie die gewünschten Optionen ein, beispielsweise den Drucker, den Druckbereich und die Anzahl der Exemplare.
4. Klicken Sie auf OK.

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Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht

Sie können den Bericht als E-Mail-Nachricht an Empfänger senden, anstatt eine Papierkopie auszudrucken:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht, um ihn auszwählen. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf E-Mail.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Objekt senden als in der Liste Ausgabeformat auswählen auf das zu verwendende Dateiformat.
3. Beenden Sie alle verbleibenden Dialogfelder.
4. Geben Sie in Ihrer E-Mail-Anwendung die Nachrichtendetails ein, und senden Sie die Nachricht.

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