Verwalten von Daten mit Access oder Excel

Access und Microsoft Excel weisen viele Ähnlichkeiten auf, die die Entscheidung für ein Programm erschweren können. Beide Programme können beispielsweise große Datenmengen speichern, leistungsstarke Abfragen und Analysetools ausführen, um diese Daten zu analysieren, und komplexe Berechnungen durchführen, die die benötigten Daten zurückgeben.

Jedes Programm hat jedoch klare Vorteile, abhängig von der Art der Daten, die Sie verwalten und was Sie mit diesen Daten machen möchten. Wenn Sie z. B. die Datenintegrität in einem Format wahren möchten, auf das mehrere Benutzer zugreifen können, ist Access die beste Wahl. Excel eignet sich besser für komplexe numerische Daten, die Sie gründlich analysieren möchten.

In vielen Fällen können Sie beide Programme verwenden und jedes für den Zweck verwenden, für den es am besten geeignet ist. Im Allgemeinen ist Access besser für die Verwaltung von Daten: Es hilft Ihnen, Daten organisiert, einfach zu durchsuchen und für mehrere gleichzeitige Benutzer verfügbar zu halten. Excel eignet sich im Allgemeinen besser für die Analyse von Daten: Es führt komplexe Berechnungen aus, untersucht mögliche Ergebnisse und erstellt qualitativ hochwertige Diagramme. Wenn Sie Access zum Speichern Ihrer Daten und Excel zum Analysieren verwenden, können Sie die Vorteile beider Programme nutzen.

Excel unterstützt auch die gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit, sodass mehrere Personen dieselbe Arbeitsmappe gleichzeitig auf allen Geräten bearbeiten können. Access wird in der Regel für strukturierte Mehrbenutzerdatenbankszenarien unter Windows verwendet.

Bevor Sie sich für ein Programm entscheiden, vergleichen Sie die Vorteile der einzelnen Programme, erfahren Sie, wann es am besten ist, das eine oder das andere zu verwenden, und finden Sie heraus, wie Sie mit beiden Programmen arbeiten können, um genau die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Vergleichen Sie die Vorteile der einzelnen Programme

Die Wahl des richtigen Programms ist entscheidend, wenn Sie mit maximaler Leistung und Genauigkeit auf Ihre Informationen zugreifen und diese aktualisieren möchten. Um herauszufinden, welches Programm für die von Ihnen geplanten Aufgaben am besten geeignet ist, vergleichen Sie die Vorteile, die jedes Programm in Bezug auf Datenspeicherung, Datenanalyse, Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern und Sicherheit bietet.

Datenspeicherung

Flach versus relationale Daten Um zu entscheiden, welches Programm am besten zum Speichern Ihrer Daten geeignet ist, stellen Sie sich die folgende Frage: Sind die Daten relational oder nicht? Daten, die Sie effizient in einer einzelnen Tabelle oder einem Arbeitsblatt zusammenfassen können, werden als flache oder nicht relationale Daten bezeichnet. Wenn Sie beispielsweise eine einfache Kundenliste mit nur einer Adresse und einem Ansprechpartner für jeden Kunden erstellen möchten, ist Excel möglicherweise die bessere Wahl. Wenn Sie jedoch eine komplexere Kundenliste speichern möchten, die Rechnungs- und Lieferadressen für jeden Kunden oder mehrere Ansprechpartner für jeden Kunden enthält, ist Access die bessere Lösung.

In einer relationalen Datenbank organisieren Sie Ihre Informationen in mehreren Tabellen. In einer gut durchdachten relationalen Datenbank ist jede Tabelle flach und enthält nur Informationen zu einem Datentyp. Wenn Sie beispielsweise eine Kundendatenbank erstellen, gehören die Namen der Kunden in eine Tabelle, während die Rechnungs- und Lieferadressen dieser Kunden in eine separate Tabelle gehören. Es empfiehlt sich, Adressen getrennt von Namen zu speichern, da jeder Kunde mehr als eine Adresse haben kann und Sie mehrere Adressen für jeden Kunden eingeben möchten, ohne den Kundennamen für jede Adresse erneut eingeben zu müssen.

Lokale und externe Daten Mit Access können Sie eine Verbindung mit Daten aus einer Vielzahl externer Datenquellen herstellen, um diese Daten anzuzeigen, abzufragen und zu bearbeiten, ohne sie importieren zu müssen. Access stellt beispielsweise Befehle bereit, um eine Verbindung mit vorhandenen Daten in einer Microsoft SQL Server-Datenbank, einer dBASE-Datei oder einem Outlook-Ordner sowie mit vielen anderen Datenquellen herzustellen. Mit Excel können Sie eine Verbindung mit einer Vielzahl von Datenquellen herstellen, darunter Access-, SQL Server- und Analysis Services-Datenbanken, Text- und XML-Dateien sowie ODBC- und OLE DB-Datenquellen. Sie können die Daten jedoch nicht bearbeiten, um die Quelldaten über die Excel-Benutzeroberfläche zu ändern.

Sowohl Access als auch Excel stellen Befehle bereit, um eine Verbindung mit Daten in Windows SharePoint Services-Listen herzustellen. Excel bietet jedoch nur eine schreibgeschützte Verbindung zu SharePoint-Listen. In Access können Sie Daten aus SharePoint-Listen lesen und in diese schreiben.

Datenintegrität versus Flexibilität Eindeutige Bezeichner tragen dazu bei, die Integrität Ihrer Daten zu wahren, und sie stellen sicher, dass keine zwei Zeilen (oder Datensätze) exakt die gleichen Daten enthalten. Eindeutige Bezeichner bieten auch die schnellste Methode, um Daten abzurufen, wenn Sie Ihre Daten durchsuchen oder sortieren. In Access können Sie den Datentyp "AutoWert" verwenden, um automatisch einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz zu generieren. Sie können dann diese Bezeichner verwenden, um Datensätze in einer Tabelle mit einem oder mehreren Datensätzen in einer anderen Tabelle in Beziehung zu setzen.

Die Struktur, die Access auf Ihre Daten anwendet, trägt zur Gewährleistung der Datenintegrität bei. Access kann erfordern, dass neue Datensätze in einer Tabelle einen entsprechenden Wert in einer anderen Tabelle aufweisen, damit Sie keine "verwaisten" Datensätze erstellen können. Sie möchten beispielsweise keine Bestellung haben, die keine Kundeninformationen enthält. Access kann erfordern, dass jeder neue Datensatz in der Tabelle "Bestellungen" einen entsprechenden Kundenwert in der Tabelle "Kunden" aufweist. Diese erforderliche Entsprechung von Werten wird als referenzielle Integrität bezeichnet.

Sie können auch eigene Einschränkungen und Regeln festlegen, um sicherzustellen, dass Daten korrekt eingegeben werden. In Excel können Sie Daten in freierer Form eingeben. Da Excel jedoch keine relationalen Daten unterstützt, wird auch keine referenzielle Integrität unterstützt. Sie können jedoch den Befehl Datenüberprüfung verwenden, um die Dateneingabe in Excel zu steuern.

Datenanalyse

Abfragen Wenn Sie Ihre Daten häufig auf verschiedene Weise anzeigen müssen, abhängig von sich ändernden Bedingungen oder Ereignissen, ist Access möglicherweise die bessere Wahl zum Speichern von und Arbeiten mit Ihren Daten. Mit Access können Sie strukturierte Abfragesprache Abfragen (SQL-Abfragen) verwenden, um schnell nur die Zeilen und Spalten der gewünschten Daten abzurufen, unabhängig davon, ob die Daten in einer Tabelle oder in mehreren Tabellen enthalten sind. Sie können auch Ausdrücke in Abfragen verwenden, um berechnete Felder zu erstellen. Die Verwendung eines Ausdrucks in Access ähnelt dem Vorgang, bei dem Formeln in Excel zum Berechnen von Werten verwendet werden. Sie können Access-Abfragen auch verwenden, um Daten zusammenzufassen und Aggregatwerte wie Summen, Mittelwerte und Anzahlen darzustellen.

Modellierung In Excel können Sie Was-wäre-wenn-Analysetools verwenden, um das Ergebnis eines Arbeitsblattmodells vorherzusagen. Mit der Was-wäre-wenn-Analyse können Sie verschiedene Szenarien für Ihre Daten durchführen, z. B. Best-Case- und Worst-Case-Szenarien, und die resultierenden Daten mehrerer Szenarien in einem zusammenfassenden Bericht vergleichen. In Access ist kein vergleichbares Feature verfügbar.

Pivotieren und Erstellen von Diagrammen In beiden Programmen können Sie PivotTable-Berichte und PivotTable-Diagramme erstellen. Excel bietet jedoch erweiterte PivotTable-Berichterstellungs- und Diagrammfeatures als Access. Wenn Sie vorhaben, regelmäßig umfangreiche PivotTable-Berichte zu erstellen oder professionell aussehende Diagramme bereitzustellen, sollten Sie anstelle der gleichen Features in Access die PivotTable-Berichterstellung oder das PivotTable-Diagramm in Excel verwenden.

Zusammenarbeit mehrerer Benutzer

Sowohl Access als auch Excel unterstützen Umgebungen für die Zusammenarbeit, z. B. Windows SharePoint Services und Netzwerkdateifreigaben. Sie unterscheiden sich jedoch darin, wie mehrere Benutzer auf Daten zugreifen.

Zugriff mehrerer Benutzer auf Daten Im Normalbetrieb können in Access mehrere Benutzer gleichzeitig eine einzelne Datenbank öffnen. Dieser Ansatz funktioniert gut, da Access nur die Daten sperrt, die ein Benutzer bearbeitet. Dadurch können andere Benutzer verschiedene Datensätze ohne Konflikte bearbeiten. In Excel können Sie eine Arbeitsmappe für andere Benutzer freigeben, aber die Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern funktioniert am besten, wenn die Benutzer zu unterschiedlichen Zeiten und nicht gleichzeitig an den Daten in dieser Arbeitsmappe arbeiten. In der Tat arbeiten die Benutzer einer Access-Datenbank gemeinsam an einem Satz von Daten, und die Benutzer einer Excel-Arbeitsmappe arbeiten gemeinsam an einem Dokument.

Verwenden von Windows SharePoint Services für die Zusammenarbeit Beide Programme lassen sich in Microsoft Windows SharePoint Services-Technologien wie SharePoint-Listen und Dokumentbibliotheken integrieren.

Access bietet viele Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern an einer SharePoint-Website. Sie können beispielsweise eine vollständige Datenbank in eine Windows SharePoint Services-Dokumentbibliothek hochladen, Formulare und Berichte als Windows SharePoint Services-Ansichten zur Verfügung stellen und eine Datenbank mit Daten verknüpfen, die in SharePoint-Listen gespeichert sind.

Excel bietet nur eine Möglichkeit, mit mehreren Benutzern auf einer SharePoint Services-Website zusammenzuarbeiten. Sie können eine Arbeitsmappe in Windows SharePoint Services-Dokumentbibliotheken hochladen, wo einzelne Benutzer die Arbeitsmappe auschecken können, um Änderungen vorzunehmen, wodurch verhindert wird, dass andere Benutzer die Arbeitsmappe gleichzeitig ändern. Benutzer können eine Arbeitsmappe bearbeiten, ohne sie aus der Dokumentbibliothek auszuchecken. In diesem Fall müssen sie sich mit anderen Benutzern abstimmen, um Datenkonflikte zu vermeiden.

Verwenden von Netzwerkordnern für die Zusammenarbeit Wenn Sie eine Access-Datenbank in einem freigegebenen Netzwerkordner speichern, können mehrere Benutzer die Datenbank öffnen und gleichzeitig mit ihren Daten arbeiten. Die Datenbank sperrt einzelne Datensätze, wenn ein Benutzer sie bearbeitet. Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in einem freigegebenen Netzwerkordner speichern, kann jeweils nur ein Benutzer die Arbeitsmappe bearbeiten. Zum Zweck der Anzeige können mehrere Benutzer die Arbeitsmappe öffnen, während ein anderer Benutzer sie bearbeitet. Diese Benutzer können jedoch keine Änderungen an den Daten vornehmen, bis der Benutzer, der die Arbeitsmappe bearbeitet, sie schließt.

Sicherheit

Beide Programme bieten ähnliche Funktionen (Kennwörter und Verschlüsselung), die Datenverlust verhindern und Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Es gibt jedoch einige Unterschiede zwischen Access und Excel hinsichtlich der Funktionsweise des Datenschutzes auf Benutzerebene.

Verhinderung von Datenverlust In Access wird Ihre Arbeit kontinuierlich gespeichert, sodass im Falle eines unerwarteten Fehlers wahrscheinlich nicht viel Arbeit (wenn überhaupt) verloren geht. Da Access Ihre Arbeit jedoch kontinuierlich speichert, können Sie auch Änderungen vornehmen, die Sie später nicht mehr übernehmen möchten. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Datenbank auf die gewünschte Weise wiederherstellen können, erstellen Sie eine Sicherungskopie der Datenbankdatei nach einem Zeitplan, der Ihren Anforderungen entspricht. Sie können eine gesamte Datenbank aus einer Sicherung wiederherstellen, oder Sie können nur die Tabelle oder ein anderes Datenbankobjekt wiederherstellen, die Sie benötigen. Wenn Sie ein Dienstprogramm zur Sicherung des Dateisystems verwenden, können Sie auch eine Kopie einer Datenbank aus einer Dateisystemsicherung verwenden, um Ihre Daten wiederherzustellen. In Excel können Sie AutoWiederherstellen-Informationen in festgelegten Intervallen speichern, während Sie Ihre Daten aktualisieren.

Datenschutz auf Benutzerebene In Excel können Sie kritische oder private Daten aus der Ansicht entfernen, indem Sie Datenspalten und -zeilen ausblenden und dann das gesamte Arbeitsblatt schützen, um den Benutzerzugriff auf die ausgeblendeten Daten zu steuern. Sie können nicht nur ein Arbeitsblatt und dessen Elemente schützen, sondern auch Zellen in einem Arbeitsblatt sperren und entsperren, um zu verhindern, dass andere Benutzer versehentlich wichtige Daten ändern.

Sicherheit auf Dateiebene Auf Dateiebene können Sie die Verschlüsselung in beiden Programmen verwenden, um zu verhindern, dass nicht-autorisierte Benutzer die Daten sehen. Sie können auch die Eingabe eines Kennworts verlangen, um eine Datenbankdatei oder Arbeitsmappe zu öffnen. Darüber hinaus können Sie eine Datenbankdatei oder Arbeitsmappe mithilfe einer digitalen Signatur schützen.

Eingeschränkter Zugriff auf Daten In Excel können Sie benutzerbasierte Berechtigungen für den Zugriff auf die Daten festlegen oder schreibgeschützte Rechte festlegen, die verhindern, dass andere Benutzer Änderungen an den Daten vornehmen, auf die sie Zugriff haben. Access stellt keine Sicherheitsfeatures auf Benutzerebene bereit, unterstützt aber das Benutzersicherheitsmodell aller Datenbankserver, mit denen es eine Verbindung herstellt. Wenn Sie beispielsweise einen Link zu einer SharePoint-Liste erstellen, respektiert Access die Benutzerberechtigungen für die SharePoint-Liste. Wenn Sie unbefugte Benutzer von Ihren Access-Daten fernhalten möchten, verschlüsseln Sie Ihre Datenbank durch Festlegen eines Kennworts. Benutzer müssen das Kennwort eingeben, um Daten aus der Datenbank zu lesen, auch wenn sie mit einem anderen Programm, z. B. Excel, darauf zugreifen.

Weitere Informationen dazu, wie Sie Ihre Daten schützen können, finden Sie unter Festlegen oder Ändern der Sicherheit auf Benutzerebene in Access 2007 oder höher in Access 2007 oder höher und Schutz und Sicherheit in Excel.

Wann sollte Access verwendet werden?

Im Allgemeinen ist Access die beste Wahl, wenn Sie Daten regelmäßig nachverfolgen und aufzeichnen und dann Teilmengen dieser Daten anzeigen, exportieren oder drucken möchten. Access-Formulare bieten für die Arbeit mit Ihren Daten eine bequemere Benutzeroberfläche als ein Excel-Arbeitsblatt. Mit Access können Sie häufig ausgeführte Aktionen automatisieren, und mit Access-Berichten können Sie Daten in gedruckter oder elektronischer Form zusammenfassen. Access bietet mehr Struktur für Ihre Daten. Sie können beispielsweise steuern, welche Datentypen eingegeben werden können, welche Werte zulässig sind, und Sie können angeben, in welchem Verhältnis Daten in einer Tabelle zu Daten in anderen Tabellen stehen. Mit dieser Struktur können Sie sicherstellen, dass nur die richtigen Datentypen eingegeben werden.

Access speichert Daten in Tabellen, die ähnlich wie Arbeitsblätter aussehen, aber Access-Tabellen sind für komplexe Abfragen in Bezug auf Daten konzipiert, die in anderen Tabellen gespeichert sind.

Verwenden Sie Access in folgenden Fällen:

• Sie gehen davon aus, dass viele Personen in der Datenbank arbeiten, und Sie wünschen sich robuste Optionen, die Aktualisierungen Ihrer Daten sicher verarbeiten, z. B. Datensatzsperren und Konfliktlösung.
• Rechnen Sie mit der Notwendigkeit, einem Dataset, das ursprünglich als flache oder nicht relationale Tabelle erstellt wurde, weitere Tabellen hinzuzufügen.
• Möchte komplexe Abfragen ausführen.
• Sie möchten eine Vielzahl von Berichten oder Adressetiketten erstellen.

Häufige Szenarien für die Verwendung von Access

• Verwalten von Kontakten Sie können Ihre Kontakte und Postadressen verwalten und dann Berichte in Access erstellen oder die Daten mit Microsoft Office Word zusammenführen, um Serienbriefe, Umschläge oder Versandetiketten zu drucken.
• Inventar und Bestandsverfolgung Sie können ein Inventar der Elemente in Ihrem Haushalt oder Geschäft erstellen und Fotos oder andere zugehörige Dokumente zusammen mit den Daten speichern.
• Sendungsverfolgung Sie können Informationen zu Produkten, Kunden und Bestellungen eingeben und dann Berichte erstellen, die Umsätze nach Mitarbeiter, Region, Zeitraum oder einem anderen Wert anzeigen.
• Nachverfolgung von Aufgaben Sie können Aufgaben für eine Gruppe von Personen nachverfolgen und neue Aufgaben eingeben, während andere ihre vorhandenen Aufgaben in derselben Datenbank aktualisieren.
• Organisation von Leihbibliotheken In Access können Sie Daten zu Ihren Büchern und CDs speichern und nachverfolgen, an wen Sie sie ausgeliehen haben.
• Event Planning (Veranstaltungsplanung) Sie können Informationen zu Terminen, Orten und Teilnehmern eingeben und dann Zeitpläne oder Zusammenfassungen zu den Ereignissen drucken.
• Ernährungs-Tracking Behalten Sie den Überblick über Rezepte und protokollieren Sie Diät- und Trainingsaktivitäten.

Wann sollte Excel verwendet werden?

Als Tabellenkalkulationsprogramm kann Excel große Datenmengen in Arbeitsmappen speichern, die ein oder mehrere Arbeitsblätter enthalten. Anstatt jedoch als Datenbankmanagementsystem wie Access zu dienen, ist Excel für die Datenanalyse und -berechnung optimiert. Sie können dieses flexible Programm verwenden, um Modelle für die Datenanalyse zu erstellen, einfache und komplexe Formeln zu schreiben, um Berechnungen mit diesen Daten durchzuführen, die Daten nach Belieben zu pivotieren und Daten in einer Vielzahl von professionell aussehenden Diagrammen darzustellen. Microsoft Create bietet mehrere Excel-Designvorlagen zur Auswahl.

Verwenden Sie Excel in folgenden Fällen:

• Eine flache oder nicht relationale Ansicht Ihrer Daten ist anstelle einer relationalen Datenbank mit mehreren Tabellen erforderlich, wenn Ihre Daten überwiegend numerisch sind.
• Führen Sie häufig Berechnungen und statistische Vergleiche mit Ihren Daten durch.
• Sie möchten PivotTable-Berichte verwenden, um hierarchische Daten in einem kompakten und flexiblen Layout anzuzeigen.
• Sie planen, regelmäßig Diagramme zu erstellen und die neuen Diagrammformate zu verwenden, die in Excel verfügbar sind.
• Sie möchten Ihre Daten mithilfe von Symbolen für bedingte Formatierung, Datenbalken und Farbskalen hervorheben.
• Sie möchten anspruchsvolle Was-wäre-wenn-Analysen mit Ihren Daten durchführen, z. B. statistische, technische und Regressionsanalysen.
• Sie möchten Elemente in einer einfachen Liste nachverfolgen, entweder für den persönlichen Gebrauch oder für Zwecke der eingeschränkten Zusammenarbeit.

Häufige Szenarien für die Verwendung von Excel

• Buchhaltung Sie können die leistungsstarken Berechnungsfunktionen von Excel in vielen Finanzbuchhaltungsaufstellungen verwenden, z. B. in einer Kapitalflussrechnung, einer Gewinn- und Verlustrechnung oder einer Gewinn- und Verlustrechnung.
• Budgetierung Unabhängig davon, ob Ihre Anforderungen privat oder geschäftlich bezogen sind, können Sie jeden beliebigen Budgettyp in Excel erstellen, z. B. einen Marketingbudgetplan, ein Veranstaltungsbudget oder ein Ruhestandsbudget.
• Abrechnung und Vertrieb Excel ist auch nützlich für die Verwaltung von Abrechnungs- und Verkaufsdaten, und Sie können die Formulare, die Sie benötigen, ganz einfach erstellen, z. B. Verkaufsrechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen.
• Berichterstellung Sie können verschiedene Arten von Berichten in Excel erstellen, die Ihre Datenanalyse widerspiegeln oder Ihre Daten zusammenfassen, z. B. Berichte, die die Projektleistung messen, Daten prognostizieren, Daten zusammenfassen oder Abweichungsdaten präsentieren.
• Planung Excel ist ein hervorragendes Tool zum Erstellen professioneller Pläne oder nützlicher Planer, z. B. eines wöchentlichen Kursplans, eines Marketingforschungsplans, eines Steuerplans zum Jahresende oder von Planern, die Ihnen bei der Planung wöchentlicher Mahlzeiten, Partys oder Urlaube helfen.
• und -nachverfolgung Sie können Excel verwenden, um Daten in einem Arbeitszeitnachweis oder einer Liste nachzuverfolgen, z. B. in einem Arbeitszeitnachweis zum Nachverfolgen der Arbeit oder in einer Inventarliste, in der Geräte nachverfolgt werden.
• Verwenden von Kalendern Aufgrund seiner rasterartigen Natur eignet sich Excel gut zum Erstellen jeder Art von Kalender, z. B. eines akademischen Kalenders zum Nachverfolgen von Aktivitäten während des Schuljahres oder eines Geschäftsjahreskalenders zum Nachverfolgen von Geschäftsereignissen und Meilensteinen.

Nützliche Excel-Vorlagen in jeder dieser Kategorien finden Sie unter Vorlagen für Excel in Microsoft Office Online.

Verwenden von Access und Excel zusammen

Möglicherweise möchten Sie die Vorteile beider Programme nutzen. Sie könnten beispielsweise ein Arbeitsblatt in Excel erstellen, in dem Sie die Daten berechnen und analysieren können. Aber das Arbeitsblatt wird zu groß und komplex, und viele andere Benutzer benötigen Zugriff auf die Daten. An diesem Punkt möchten Sie Ihr Arbeitsblatt möglicherweise in Access importieren oder verknüpfen und als Datenbank verwenden, anstatt in Excel damit zu arbeiten. Oder vielleicht haben Sie Daten in einer Access-Datenbank, für die Sie detaillierte Excel-PivotTable-Berichte und professionell aussehende Excel-Diagramme erstellen möchten.

Unabhängig davon, welches Programm Sie zuerst verwenden, können Sie die Daten jederzeit von einem Programm in das andere übertragen, wo Sie damit weiterarbeiten können. Mit oder ohne Datenverbindung können Sie Daten aus Excel in Access (und umgekehrt) übertragen, indem Sie sie kopieren, importieren oder exportieren.

Weitere Informationen zum Datenaustausch zwischen beiden Programmen finden Sie unter Verschieben von Daten aus Excel in Access.