Sie können eine Microsoft Office InfoPath-Formularvorlage entwerfen, die mit einer Microsoft Office Access-Datenbank zusammenarbeitet, um Entweder Daten abzufragen oder Daten abzufragen und zu übermitteln. Sie können diese Formularvorlage basierend auf einer Microsoft Office Access 2007-Datenbank (ACCDB-Format) oder einer Access-Datenbank entwerfen, die in einer früheren Version (.mdb Format) gespeichert wurde.
Inhalt dieses Artikels
- Übersicht
- Überlegungen zur Kompatibilität
- Bevor Sie beginnen
- Entwerfen der Formularvorlage
- Konfigurieren der Übermittlungsoptionen
Übersicht
Ein Formular kann über eine primäre Datenverbindung verfügen, die als Hauptdatenverbindung bezeichnet wird, und diese Verbindung kann optional über eine oder mehrere sekundäre Datenverbindungen verfügen. Sie können die Hauptdatenverbindung verwenden, um Formulardaten abzufragen oder an eine Access-Datenbank zu senden. Mit einigen Ausnahmen können Sie auch sekundäre Datenverbindungen verwenden, um Daten abzufragen und an externe Datenquellen zu übermitteln. Beispielsweise können Sie eine sekundäre Datenverbindung mit einer Access-Datenbank verwenden, sodass sie nur die Datenbank abfragt. Sie können keine sekundäre Datenverbindung zu einem Formular hinzufügen, das formulardatenverzeichnis an eine Access-Datenbank sendet.
Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die auf einer Access-Datenbank basiert, erstellt InfoPath eine Hauptdatenquelle mit Gruppen, die Abfragefelder und Datenfelder enthalten, und erstellt außerdem eine Abfragedatenverbindung als Hauptdatenverbindung für die Formularvorlage. Diese Felder und Gruppen entsprechen der Art und Weise, wie Daten in den Tabellen in der Datenbank gespeichert werden.
Abfragefelder enthalten die Daten, die von einem Benutzer in das Formular eingegeben werden, um die Abfrageergebnisse auf Datensätze zu beschränken, die den Daten in den Abfragefeldern entsprechen. Wenn ein Formular, das auf dieser Formularvorlage basiert, die Hauptdatenverbindung verwendet, erstellt InfoPath mithilfe der Daten in den Abfragefeldern eine Abfrage. InfoPath sendet die Abfrage dann über die Datenverbindung. Die Datenbank gibt die Ergebnisse der Abfrage über die Datenverbindung an das Formular zurück. Die Ergebnisse der Abfrage werden in Datenfelder eingefügt, die über Steuerelemente im Formular bearbeitet werden können, die an diese Datenfelder gebunden sind.
Da die Datenstruktur der Abfrage und der Datenfelder mit der Art und Weise übereinstimmen muss, wie daten in der Datenbank gespeichert werden, können Sie diese Felder oder Gruppen in der Hauptdatenquelle nicht ändern. Sie können nur Felder oder Gruppen zur Stammgruppe in der Hauptdatenquelle hinzufügen. Links zu weiteren Informationen zu Datenquellen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Ein Formular kann Daten über die Hauptdatenverbindung des Formulars an eine Datenbank senden, wenn die Formularvorlage, auf der das Formular basiert, und die Datenbank die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Die Formularvorlage ist keine browserkompatible Formularvorlage . InfoPath erstellt keine Übermittlungsdatenverbindung in der Hauptdatenverbindung, wenn Sie eine browserkompatible Formularvorlage entwerfen. Damit Benutzer Daten in einem Formular übermitteln können, das auf einer browserkompatiblen Formularvorlage basiert, verwenden Sie einen Webdienst, der mit der Datenbank arbeitet.
- Die linke Tabelle in jedem Paar verwandter Tabellen in der Hauptdatenquelle enthält einen Primärschlüssel . Mindestens eine der Beziehungen für jedes Verknüpfte Tabellenpaar muss einen Primärschlüssel aus der linken Tabelle enthalten.
- Keines der Datenfelder in der Hauptdatenquelle des Formulars speichert einen großen binären Datentyp . InfoPath deaktiviert die Übermittlungsdatenverbindung, wenn die Abfrage Felder enthält, die einen großen binären Datentyp speichern können, z. B. Bilder, Bilder, OLE-Objekte, Dateianlagen, den Office Access-Memo-Datentyp oder den SQL Text-Datentyp.
Wenn InfoPath eine Übermittlungsdatenverbindung aktiviert, können Benutzer die Daten, die in den Datenfeldern in der Hauptdatenquelle gespeichert sind, an die Datenbank übermitteln. Sie können die Übermittlungsoptionen für die Formulare anpassen, die auf dieser Formularvorlage basieren.
Überlegungen zur Kompatibilität
Sie können keine browserkompatible Formularvorlage basierend auf einer Access-Datenbank entwerfen.
Erste Schritte
Bevor Sie erfolgreich eine Formularvorlage entwerfen können, die auf einer Access-Datenbank basiert, benötigen Sie die folgenden Informationen zur Access-Datenbank:
Der Name und Speicherort der Datenbank.
Hinweis
Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Datenbank an einem Netzwerkspeicherort befindet, auf den Ihre Benutzer zugreifen können.
Der Name der Tabelle, die übermittelte Daten empfängt, wenn Ihre Formularvorlage Benutzern das Senden von Formularen an eine Datenbank ermöglicht. Sie verwenden diese Tabelle als primäre Tabelle, wenn Sie die Übermittlungsdatenverbindung konfigurieren.
Der Name der Tabelle, die die Ergebnisse der an die Datenbank gesendeten Abfrage bereitstellt, wenn ihre Formularvorlage nur die Datenbank abfragt. Sie verwenden diese Tabelle als primäre Tabelle, wenn Sie die Abfragedatenverbindung konfigurieren.
Die Namen aller anderen Tabellen, aus denen die primäre Tabelle möglicherweise Daten benötigt. In den meisten Fällen sind die Tabellenbeziehungen bereits in der Datenbank eingerichtet. Wenn Sie die Beziehungen zwischen der primären Tabelle und einer anderen Tabelle manuell einrichten müssen, benötigen Sie die zugehörigen Feldnamen beider Tabellen.
Entwerfen der Formularvorlage
Um eine Formularvorlage mit einer Abfragedatenverbindung zu entwerfen, müssen Sie zuerst die Formularvorlage erstellen. Wenn Sie eine Formularvorlage erstellen, die auf einer Datenbank basiert, erstellt InfoPath eine Abfragedatenverbindung als Hauptdatenverbindung zwischen der Formularvorlage und der Datenbank. Bei diesem Vorgang wird automatisch die Hauptdatenquelle der Formularvorlage erstellt.
Nachdem Sie die Formularvorlage erstellt haben, müssen Sie der Formularvorlage ein Steuerelement hinzufügen und dieses Steuerelement dann an ein Feld in der Hauptdatenquelle binden. Dadurch können Ihre Benutzer die Ergebnisse der Abfrage im Formular anzeigen.
Schritt 1: Erstellen der Formularvorlage
Klicken Sie im Menü Datei auf Formularvorlage entwerfen.
Klicken Sie im Dialogfeld Formularvorlage entwerfen unter Neu entwerfen auf Formularvorlage.
Klicken Sie in der Liste Basierend auf aufDatenbank, und klicken Sie dann auf OK.
Der Datenverbindungs-Assistent wird gestartet.Klicken Sie auf der ersten Seite des Datenverbindungs-Assistenten auf Datenbank auswählen.
Navigieren Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen zum Speicherort Ihrer Datenbank.
Hinweis
Wenn Ihre Datenbank an einem Netzwerkspeicherort gespeichert ist, navigieren Sie zum UNC-Pfad (Universal Naming Convention) dieses Speicherorts. Navigieren Sie nicht über ein zugeordnetes Netzlaufwerk zum Netzwerkspeicherort. Wenn Sie ein zugeordnetes Netzlaufwerk verwenden, suchen Benutzer, die Formulare basierend auf dieser Formularvorlage erstellen, auf einem zugeordneten Netzlaufwerk nach der Datenbank. Wenn der Benutzer nicht über ein zugeordnetes Netzlaufwerk verfügt, findet das Formular die Datenbank nicht.
Klicken Sie auf den Namen Ihrer Datenbank, und klicken Sie dann auf Öffnen.
Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle auswählen auf die primäre Tabelle oder Abfrage, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.
Aktivieren Sie auf der nächsten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Tabellenspalten anzeigen .
Standardmäßig werden alle Felder in der Tabelle der Hauptdatenquelle der Formularvorlage hinzugefügt. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Felder, die Sie nicht in die Hauptdatenquelle aufnehmen möchten.
Fügen Sie alle zusätzlichen Tabellen oder Abfragen hinzu, die Sie in der Abfragedatenverbindung verwenden möchten.
Wie?- Klicken Sie auf Tabelle hinzufügen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen auf den Namen der untergeordneten Tabelle, und klicken Sie dann auf Weiter. InfoPath versucht, die Beziehungen festzulegen, indem die Feldnamen in beiden Tabellen übereinstimmen. Wenn Sie die vorgeschlagene Beziehung nicht verwenden möchten, wählen Sie die Beziehung aus, und klicken Sie dann auf Beziehung entfernen. Klicken Sie zum Hinzufügen einer Beziehung auf Beziehung hinzufügen. Klicken Sie im Dialogfeld Beziehung hinzufügen auf den Namen der einzelnen verknüpften Felder in der entsprechenden Spalte, und klicken Sie dann auf OK.
- Klicken Sie auf Fertig stellen.
- Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere untergeordnete Tabellen hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie auf der letzten Seite des Assistenten einen Namen für die Hauptdatenverbindung ein. Dieser Name wird in der Liste Datenquelle im Aufgabenbereich Datenquelle angezeigt.
Wenn Ihre Formularvorlage die Anforderungen im Abschnitt Übersicht erfüllt, gibt der Abschnitt Zusammenfassung auf dieser Seite des Assistenten an, dass InfoPath die Verbindung zum Senden von Daten in der Hauptdatenverbindung aktiviert hat.
Um den Namen für die Übermittlungsdatenverbindung zu ändern, geben Sie einen neuen Namen in das entsprechende Feld ein.
Damit Ihre Benutzer ihre Formulardaten über eine andere Sendedatenverbindung übermitteln können, die Sie später der Formularvorlage hinzufügen werden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Senden für diese Verbindung aktivieren .
Hinweis
Wenn Ihre Formularvorlage die Anforderungen im Abschnitt Übersicht nicht erfüllt, deaktiviert InfoPath die Verbindung zum Senden von Daten, und die Kontrollkästchen Geben Sie einen Namen für die Übermittlungsverbindung eingeben und das Kontrollkästchen Übermittlung für diese Verbindung aktivieren sind nicht verfügbar. Wenn InfoPath die Daten senden-Verbindung deaktiviert, enthält die Hauptdatenverbindung für Ihre Formularvorlage nur eine Abfragedatenverbindung.
Schritt 2: Binden eines Steuerelements an das Feld
- Wenn der Aufgabenbereich Steuerelemente nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente, oder drücken Sie ALT+I, C.
- Ziehen Sie ein Steuerelement auf die Formularvorlage.
- Wählen Sie im Dialogfeld Steuerelementbindung das Feld aus, an das Sie das Steuerelement binden möchten.
Konfigurieren der Übermittlungsoptionen
Wenn Ihre Formularvorlage und die Tabellen, die Sie im Datenverbindungs-Assistenten ausgewählt haben, die Anforderungen im Abschnitt Übersicht erfüllen, konfiguriert InfoPath Ihre Formularvorlage so, dass Daten über die Hauptdatenverbindung übermittelt werden.
Wenn Sie diese Verbindung zum Senden von Daten verwenden möchten, konfiguriert InfoPath die Formularvorlage so, dass Benutzer ihre Formulardaten an die Datenbank übermitteln können, und fügt außerdem der Standard Symbolleiste eine Schaltfläche Senden und dem Menü Datei im Formular einen Befehl Senden hinzu. InfoPath konfiguriert auch die Formularvorlage so, dass das Formular geöffnet bleibt, wenn Benutzer ihre Formulare übermitteln und eine Meldung angezeigt wird, die angibt, ob das Formular erfolgreich übermittelt wurde. Sie können den Text ändern, der auf der Schaltfläche Senden angezeigt wird, und auch das Verhalten eines Formulars ändern, nachdem ein Benutzer es übermittelt hat.
Klicken Sie im Menü Extras auf Übermittlungsoptionen.
Um den Namen der Schaltfläche Senden, die auf der Symbolleiste Standard angezeigt wird, und den Befehl Senden, der im Menü Datei angezeigt wird, zu ändern, wenn Benutzer das Formular ausfüllen, geben Sie im Dialogfeld Übermittlungsoptionen den neuen Namen in das Feld Beschriftung ein.
Tipp
Wenn Sie dieser Schaltfläche und dem Befehl eine Tastenkombination zuweisen möchten, geben Sie vor dem Zeichen, das Sie als Tastenkombination verwenden möchten, ein kaufmännisches und -& ein. Wenn Sie beispielsweise ALT+B als Tastenkombination für die Schaltfläche "Senden " und den Befehl zuweisen möchten, geben Sie Su&bmit ein.
Wenn Sie nicht möchten, dass Personen beim Ausfüllen Des Formulars einen Befehl Senden oder die Schaltfläche Senden auf der symbolleiste Standard verwenden, deaktivieren Sie das Menüelement Senden anzeigen und die Symbolleistenschaltfläche Absenden.
Nachdem Benutzer ein Formular gesendet haben, hält InfoPath das Formular standardmäßig geöffnet und zeigt eine Meldung an, die angibt, ob das Formular erfolgreich gesendet wurde. Um dieses Standardverhalten zu ändern, klicken Sie auf Erweitert, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
Um das Formular zu schließen oder ein neues leeres Formular zu erstellen, nachdem der Benutzer ein ausgefülltes Formular übermittelt hat, klicken Sie in der Liste Nach dem Senden auf die gewünschte Option.
Um eine benutzerdefinierte Nachricht zu erstellen, die angibt, ob das Formular erfolgreich gesendet wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte Nachrichten verwenden , und geben Sie dann Ihre Nachrichten in die Felder Bei Erfolg und Ein Fehler ein.
Tipp
Verwenden Sie eine Meldung im Feld Bei Fehler , um Benutzern mitzuteilen, was zu tun ist, wenn sie ihr Formular nicht übermitteln können. Beispielsweise können Sie benutzern vorschlagen, ihr Formular zu speichern und sich an eine andere Person zu wenden, um weitere Anweisungen zu erhalten.
Wenn Sie keine Meldung anzeigen möchten, nachdem der Benutzer ein Formular gesendet hat, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erfolgs- und Fehlermeldungen anzeigen .