Entwerfen einer Ansicht, die für das Drucken optimiert ist

Die von Ihnen erstellten Microsoft Office InfoPath-Formularvorlagen sind so konzipiert, dass sie online geöffnet und ausgefüllt werden, entweder in InfoPath selbst oder mithilfe eines Webbrowsers. Die Nutzer können sich jedoch dazu entscheiden, eine Kopie eines ausgefüllten Formulars zu ihren persönlichen Unterlagen oder zu Archivierungszwecken auszudrucken. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, zu überprüfen, ob ihre Formularvorlage beim Drucken akzeptabel aussieht. Sie können beispielsweise sicherstellen, dass die Steuerelemente in Der Formularvorlage an die Ränder der gedruckten Seite passen und dass der Text auf dem gedruckten Formular lesbar ist.

Darüber hinaus können Sie den Aufgabenbereich Ansichten verwenden, um eine spezielle Version der Formularvorlage zu erstellen , die als Druckansicht bezeichnet wird und speziell für Druckzwecke entwickelt wurde.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie eine Druckansicht für Ihre Formularvorlage entwerfen und andere Techniken zum Erstellen druckfreundlicher Formularvorlagen erstellen.

In diesem Artikel

• Der Unterschied zwischen dem Drucken einer Formularvorlage und eines Formulars
• Einführung in Druckansichten
• Entwerfen einer Druckansicht, die auf einer vorhandenen Ansicht basiert
• Entwerfen einer Druckansicht speziell für Word

Der Unterschied zwischen dem Drucken einer Formularvorlage und eines Formulars

Sie können Ihre Formularvorlage drucken, um einen allgemeinen Eindruck davon zu erhalten, wie Steuerelemente und andere Objekte auf der gedruckten Seite angezeigt werden, oder um Druckeinstellungen wie Kopf- oder Fußzeilen zu überprüfen. Wenn Sie eine Formularvorlage im Entwurfsmodus drucken, werden möglicherweise bestimmte Elemente in der gedruckten Formularvorlage angezeigt, z. B. Schaltflächen, die nicht tatsächlich angezeigt werden, wenn ein Benutzer ein Formular basierend auf Ihrer Formularvorlage druckt.

Wenn Benutzer ein Formular basierend auf Ihrer Formularvorlage drucken, nimmt InfoPath Anpassungen am Formular vor oder entfernt bestimmte Elemente, die in einem gedruckten Kontext nicht sinnvoll sind. Beispielsweise wird der Anweisungstext Element einfügen , der standardmäßig unter wiederholten Tabellen angezeigt wird, nicht im gedruckten Formular angezeigt. Auch Schaltflächensteuerelemente, Listenfeldeinträge oder Bildlaufpfeile werden nicht verwendet, da diese Elemente auf der gedruckten Seite ihre Bedeutung verlieren.

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Einführung in Druckansichten

Obwohl Formularvorlagen so konzipiert sind, dass Formulardaten in einem elektronischen Format gesammelt werden, können Sie eine Druckansicht erstellen, bei der es sich um eine Ansicht handelt, die speziell für den Druck entwickelt wurde. Dies ist nützlich, wenn Sie möchten, dass Benutzer Formulare mit einem bestimmten Layout drucken oder nur bestimmte Teile des Formulars drucken.

Wenn Ihre Formularvorlage mehrere Ansichten enthält, können Sie für jede Ansicht eine Druckansicht erstellen. Alternativ können Sie eine einzelne Druckansicht festlegen, die für alle Ansichten in der Formularvorlage gilt. Wenn Ihre Formularvorlage z. B. drei unterschiedliche Ansichten enthält, können Sie eine Druckansicht erstellen, die wichtige Informationen aus jeder dieser Ansichten in einer einzelnen gedruckten Seite konsolidiert.

Um eine Druckansicht zu erstellen und einer vorhandenen Ansicht zuzuordnen, können Sie den Link Druckversion für diese Ansicht erstellen im Aufgabenbereich Ansichten verwenden. Wenn Sie auf diesen Link klicken, führt InfoPath folgende Aktionen aus:

• Erstellt eine neue, leere Ansicht namens Name der Druckversion, wobei name der Name der Ansicht ist, auf der die Druckansicht basiert.
• Ordnet die Druckansicht der Ansicht zu, auf der sie basiert. Diese Zuordnung in wird im Dialogfeld Ansichtseigenschaften auf der Registerkarte Druckeinstellungen aufgezeichnet. Angenommen, Sie haben eine Druckansicht erstellt, die auf einer Genehmigungsansicht in Ihrer Formularvorlage basiert. Wenn Benutzer in der Ansicht Genehmigung auf die Schaltfläche Drucken klicken, druckt InfoPath alles, was in der Ansicht Druckversionsgenehmigung angezeigt wird.

Nachdem Sie eine Druckansicht erstellt haben, können Sie sie so entwerfen, dass das Formular beim Drucken angezeigt werden soll. Dies umfasst in der Regel das Kopieren und Einfügen von Steuerelementen aus anderen Ansichten in der Formularvorlage in die Druckansicht. Bei Bedarf können Sie bestimmte Steuerelemente durch andere Steuerelemente in der Druckansicht ersetzen. Sie können beispielsweise ein Dropdownlistenfeld, das Listenfeldeinträge standardmäßig ausblendet, durch ein Standardlistenfeld ersetzen, in dem die Einträge standardmäßig angezeigt werden. Auf diese Weise werden alle Einträge auf dem gedruckten Formular angezeigt. Sie können auch benutzerdefinierte Druckoptionen für die Druckansicht im Dialogfeld Ansichtseigenschaften angeben, z. B. Kopfzeilen, Fußzeilen und Seitenränder.

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Entwerfen einer Druckansicht, die auf einer vorhandenen Ansicht basiert

Wenn ein Benutzer ein Formular druckt, dem keine bestimmte Druckansicht zugeordnet ist, wird standardmäßig die Ansicht gedruckt, die derzeit auf dem Computer des Benutzers angezeigt wird. Wenn Sie eine Druckansicht erstellen, druckt InfoPath diese Ansicht anstelle der aktuellen Ansicht. Sie können jede vorhandene Ansicht als Druckansicht festlegen. Im folgenden Verfahren wird erläutert, wie eine vorhandene Ansicht als Grundlage für eine Druckansicht verwendet wird.

1. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansichten verwalten.

2. Klicken Sie in der Liste Ansicht auswählen im Aufgabenbereich Ansichten auf die Ansicht, für die Sie eine Druckansicht erstellen möchten.

3. Klicken Sie unter Aktionen auf Druckversion für diese Ansicht erstellen.

4. Geben Sie im Dialogfeld Druckversion erstellen einen Namen für die Druckansicht ein, und klicken Sie dann auf OK.

5. Doppelklicken Sie im Aufgabenbereich Ansichten auf die Druckansicht.

6. Wählen Sie im Dialogfeld Ansichtseigenschaften die gewünschten Optionen auf den Registerkarten Druckeinstellungen und Seite einrichten aus, und klicken Sie dann auf OK. Sie können beispielsweise Standardrandeinstellungen für die Druckansicht angeben oder Kopf- oder Fußzeilen hinzufügen.

7. Um zur ursprünglichen Ansicht zu wechseln, klicken Sie im Aufgabenbereich Ansichten in der Liste Ansicht auswählen auf den Namen der Ansicht.

8. Um alles in der Ansicht auszuwählen, drücken Sie STRG+A.

9. Um die Auswahl in die Zwischenablage zu kopieren, drücken Sie STRG+C.

10. Um zur Druckansicht zu wechseln, klicken Sie im Aufgabenbereich Ansichten in der Liste Ansicht auswählen auf den Namen der Ansicht.

11. Um die Auswahl aus der ursprünglichen Ansicht in die Druckansicht einzufügen, drücken Sie STRG+V.

12. Löschen Sie alle Steuerelemente oder Layoutelemente, die Sie nicht benötigen, oder fügen Sie zusätzliche Steuerelemente hinzu.

    Tipp

    Um schnell zu bestimmen, ob Steuerelemente und andere Designelemente auf eine gedruckte Seite passen, können Sie eine Seitenbreitenführung rechts von der Formularvorlage anzeigen, indem Sie im Menü Ansicht auf Seitenbreitenhinweisliste klicken. Eine Seitenbreitenführung wird in der Formularvorlage als gestrichelte vertikale Linie angezeigt. Die Zeile gibt an, wo sich der rechte Rand der gedruckten Seite befindet, basierend auf dem Standarddrucker für Ihren Computer.

13. Klicken Sie zum Hinzufügen von Seitenumbrüchen zur Druckansicht auf die Stelle, an der eine neue Seite beginnen soll, und klicken Sie dann im Menü Einfügen auf Seitenumbruch.

    Hinweis

    Ein Seitenumbruch wird in einer Formularvorlage als gestrichelte horizontale Linie angezeigt. Wenn Sie eine Vorschau Ihrer Formularvorlage anzeigen, wird diese gestrichelte Zeile oder ein anderer Hinweis auf den Seitenumbruch nicht angezeigt. Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Seitenvorschau, um zu sehen, wie sich der Seitenwechsel auf gedruckte Formulare auswirkt, die auf Ihrer Formularvorlage basieren.

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Entwerfen einer Druckansicht speziell für Word

Wenn Sie ein erweiterter Formular-Designer sind, der XML-Technologien versteht, können Sie den Assistenten zum Hinzufügen von Druckansichten für Word verwenden, um eine Microsoft Office Word-basierte Druckansicht zu erstellen, die Formulardaten direkt aus Word druckt. Dadurch können Sie die in Word verfügbaren Druckfunktionen nutzen. Dazu benötigen Sie Zugriff auf eine vorhandene XSL-Transformationsdatei (XSLT), die Daten in Ihrer Formularvorlage in ein Format transformiert, das zum Drucken aus Word geeignet ist. Wenn ein Benutzer ein Formular druckt, das eine Word-basierte Druckansicht enthält, werden die Daten in diesem Formular direkt aus Word gedruckt. Die XSLT-Datei muss mit Microsoft Office Word 2003 oder Microsoft Office Word 2007 erstellt werden.

1. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansichten verwalten.
2. Klicken Sie unter Aktionen im Aufgabenbereich Ansichten auf Druckansicht hinzufügen für Word.
3. Befolgen Sie die Anweisungen im Assistenten zum Hinzufügen der Druckansicht für Word, um die XSLT-Datei anzugeben, die Sie für die Word-basierte Druckansicht verwenden möchten.
4. Klicken Sie in der Liste Ansicht auswählen im Aufgabenbereich Ansichten auf die Ansicht, für die Sie die Word-basierte Druckansicht festlegen möchten, und klicken Sie dann auf Ansichtseigenschaften.
5. Klicken Sie auf die Registerkarte Druckeinstellungen .
6. Klicken Sie in der Liste Vorhandene Ansicht auswählen, die beim Drucken dieser Ansicht verwendet werden soll auf die Word-basierte Druckansicht.

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