Sie können ihrer Formularvorlage eine sekundäre Sendedatenverbindung hinzufügen, mit der Benutzer ihre Formulardaten in einer E-Mail-Nachricht senden können. Sie können statische Werte, Werte basierend auf den Daten im Formular oder eine Formel verwenden, um die E-Mail-Adressen, an die das Formular gesendet wird, die Betreffzeile der E-Mail-Nachricht und den Namen des Formulars anzugeben. Sie können auch angeben, ob das Formular im Textkörper der E-Mail-Nachricht oder als Anlage zur Nachricht angezeigt werden soll.
Wenn Sie ihre Formularvorlage so konfigurieren, dass sie das Formular als Anlage zur E-Mail-Nachricht einschließt, können Sie die Formularvorlage auch an die E-Mail-Nachricht anfügen. Indem Sie das Formular und die Formularvorlage als Anlagen zur E-Mail-Nachricht einschließen, können Sie sicherstellen, dass die E-Mail-Empfänger das Formular in Microsoft Office InfoPath öffnen können, auch wenn die Formularvorlage nicht auf ihren Computern zwischengespeichert ist. Damit die Empfänger die Anlagen öffnen können, muss InfoPath auf ihren Computern installiert sein.
Wenn Benutzer ihre Formulardaten in einer E-Mail-Nachricht senden, erstellt InfoPath eine E-Mail-Nachricht mit den Formulardaten und sendet die Nachricht an die E-Mail-Empfänger, die Sie beim Erstellen der Datenverbindung angegeben haben. Wenn die Personen, die die ausgefüllten Formulare erhalten, Microsoft Office Outlook 2007 verwenden, können sie ihrem Posteingang einen Ordner hinzufügen, der alle infoPath-Formulare enthält, die sie erhalten, und diesen Ordner so konfigurieren, dass die Daten in den Formularen in Spalten in Outlook angezeigt werden.
Nachdem Sie die Verbindung zum Senden von Daten hinzugefügt haben, konfigurieren Sie Ihre Formularvorlage so, dass Benutzer ihre Formulardaten übermitteln können. Wenn Benutzer das Formular öffnen, fügt InfoPath der Symbolleiste des Standard automatisch die Schaltfläche Senden und dem Menü Datei den Befehl Senden hinzu. Sie können die Übermittlungsoptionen für Ihre Formularvorlage auch auf folgende Weise anpassen:
- Ändern Sie den Text, der auf der Standard Symbolleiste auf der Schaltfläche Senden und im Menü Datei den Befehl Senden angezeigt wird.
- Ändern Sie die Tastenkombination für die Schaltfläche Senden auf der symbolleiste Standard und den Befehl Senden im Menü Datei.
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Nachrichten, die Ihren Benutzern angezeigt werden, wenn sie ihre Formulare übermitteln.
- Geben Sie an, ob das Formular geöffnet, geschlossen oder ein anderes leeres Formular geöffnet werden soll, nachdem der Benutzer das Formular übermittelt hat.
Hinzufügen einer Übermittlungsdatenverbindung
Klicken Sie im Menü Extras auf Übermittlungsoptionen.
Aktivieren Sie im Dialogfeld Übermittlungsoptionen das Kontrollkästchen Benutzern das Senden dieses Formulars gestatten .
Klicken Sie auf Formulardaten an ein einzelnes Ziel senden, und klicken Sie dann in der Liste auf E-Mail.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie im Datenverbindungs-Assistenten in den entsprechenden Feldern die E-Mail-Adressen der Empfänger, den Betreff, der in der E-Mail-Nachricht angezeigt werden soll, sowie den gewünschten Einführungstext ein, und klicken Sie dann auf Weiter.
Tipp
Sie können auch ein Feld angeben oder eine Formel verwenden, um den Wert für jedes Feld mit Ausnahme des Felds Einführung zu erstellen.
Wie?
Klicken Sie auf Formel
.Führen Sie im Dialogfeld Formel einfügen eine der folgenden Aktionen aus:
Um ein Feld in der Formel zu verwenden, klicken Sie auf Feld oder Gruppe einfügen, klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf das Feld, das Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.
Wenn Sie eine Funktion in der Formel verwenden möchten, klicken Sie auf Funktion einfügen, wählen Sie im Dialogfeld Funktion einfügen die gewünschte Funktion aus, und klicken Sie dann auf OK.
Tipp
Wenn die Funktion Parameter erfordert, wählen Sie die Funktion im Dialogfeld Funktion einfügen aus, klicken Sie auf OK, und doppelklicken Sie dann im DialogfeldFormel einfügen im Dialogfeld Formel einfügen auf die hinzugefügte Funktion, und klicken Sie auf ein Feld oder eine Gruppe. Links zu weiteren Informationen zu Funktionen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Um einen Wert oder einen mathematischen Operator in die Formel einzufügen, geben Sie den Wert oder das Symbol für die mathematische Operation in das Feld Formel ein.
Vorgang Symbol Hinzufügen + Subtrahieren - Multiplizieren * Dividieren / -
Hinweis
Wenn ihre Formel den Divisionsoperator (/) verwendet, stellen Sie sicher, dass vor und nach dem Divisionsoperator ein Leerzeichen vorhanden ist. Wenn der Divisionsoperator kein Leerzeichen vor und nach diesem hat, kann InfoPath "/" als Trennzeichen für XPath-Standortschritte und nicht als Divisionsoperator interpretieren.
Um die Formel auf die richtige Syntax zu überprüfen, klicken Sie im Dialogfeld Formel einfügen auf Formel überprüfen.
Links zu weiteren Informationen zu Formeln finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Führen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten eine der folgenden Aktionen aus:
Um das Formular im Textkörper der E-Mail-Nachricht anzuzeigen, klicken Sie auf Nur die aktive Ansicht des Formulars und keine Anlage senden.
Um die Formulardaten als Anlage an die E-Mail-Nachricht zu senden, klicken Sie auf Formulardaten als Anlage senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formularvorlage anfügen, um sicherzustellen, dass Benutzer das Formular öffnen können , und geben Sie dann einen Namen für das Formular in das Feld Anlagenname ein. Sie können auch ein Feld angeben oder eine Formel verwenden, um sicherzustellen, dass jeder Formularname eindeutig ist.
Wie?Klicken Sie auf Formel
.Führen Sie im Dialogfeld Formel einfügen eine der folgenden Aktionen aus:
Um ein Feld in der Formel zu verwenden, klicken Sie auf Feld oder Gruppe einfügen, klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf das Feld, das Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.
Wenn Sie eine Funktion in der Formel verwenden möchten, klicken Sie auf Funktion einfügen, wählen Sie im Dialogfeld Funktion einfügen die gewünschte Funktion aus, und klicken Sie dann auf OK.
Tipp
Wenn die Funktion Parameter erfordert, wählen Sie die Funktion im Dialogfeld Funktion einfügen aus, klicken Sie auf OK, und doppelklicken Sie dann im DialogfeldFormel einfügen im Dialogfeld Formel einfügen auf die hinzugefügte Funktion, und klicken Sie auf ein Feld oder eine Gruppe. Links zu weiteren Informationen zu Funktionen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Um einen Wert oder einen mathematischen Operator in die Formel einzufügen, geben Sie den Wert oder das Symbol für die mathematische Operation in das Feld Formel ein.
Vorgang Symbol Hinzufügen + Subtrahieren - Multiplizieren * Dividieren / -
Hinweis
Wenn ihre Formel den Divisionsoperator (/) verwendet, stellen Sie sicher, dass vor und nach dem Divisionsoperator ein Leerzeichen vorhanden ist. Wenn der Divisionsoperator kein Leerzeichen vor und nach diesem hat, kann InfoPath "/" als Trennzeichen für XPath-Standortschritte und nicht als Divisionsoperator interpretieren.
Um die Formel auf die richtige Syntax zu überprüfen, klicken Sie im Dialogfeld Formel einfügen auf Formel überprüfen.
Links zu weiteren Informationen zu Formeln finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
Hinweis
Die Personen, die die Formulardaten als Anlage in einer E-Mail-Nachricht erhalten, müssen InfoPath auf ihren Computern installieren, um die Anlage zu öffnen.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten im Feld Namen für diese Datenverbindung eingeben einen beschreibenden Namen für diese Datenverbindung ein.
Überprüfen Sie im Abschnitt Zusammenfassung , ob die Informationen korrekt sind, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Um den Namen der Schaltfläche Senden, die auf der Symbolleiste Standard angezeigt wird, und den Befehl Senden, der im Menü Datei angezeigt wird, zu ändern, wenn Benutzer das Formular ausfüllen, geben Sie im Dialogfeld Übermittlungsoptionen den neuen Namen in das Feld Beschriftung ein.
Tipp
Wenn Sie dieser Schaltfläche und dem Befehl eine Tastenkombination zuweisen möchten, geben Sie vor dem Zeichen, das Sie als Tastenkombination verwenden möchten, ein kaufmännisches und -& ein. Wenn Sie beispielsweise ALT+B als Tastenkombination für die Schaltfläche "Senden " und den Befehl zuweisen möchten, geben Sie Su&bmit ein.
Wenn Sie nicht möchten, dass Personen beim Ausfüllen Des Formulars einen Befehl Senden oder die Schaltfläche Senden auf der symbolleiste Standard verwenden, deaktivieren Sie das Menüelement Senden anzeigen und die Symbolleistenschaltfläche Absenden.
Nachdem Benutzer ein Formular gesendet haben, hält InfoPath das Formular standardmäßig geöffnet und zeigt eine Meldung an, die angibt, ob das Formular erfolgreich gesendet wurde. Um dieses Standardverhalten zu ändern, klicken Sie auf Erweitert, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
Um das Formular zu schließen oder ein neues leeres Formular zu erstellen, nachdem der Benutzer ein ausgefülltes Formular übermittelt hat, klicken Sie in der Liste Nach dem Senden auf die gewünschte Option.
Um eine benutzerdefinierte Nachricht zu erstellen, die angibt, ob das Formular erfolgreich gesendet wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte Nachrichten verwenden , und geben Sie dann Ihre Nachrichten in die Felder Bei Erfolg und Ein Fehler ein.
Tipp
Verwenden Sie eine Meldung im Feld Bei Fehler , um Benutzern mitzuteilen, was zu tun ist, wenn sie ihr Formular nicht übermitteln können. Beispielsweise können Sie benutzern vorschlagen, ihr Formular zu speichern und sich an eine andere Person zu wenden, um weitere Anweisungen zu erhalten.
Wenn Sie keine Meldung anzeigen möchten, nachdem der Benutzer ein Formular gesendet hat, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erfolgs- und Fehlermeldungen anzeigen .