Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook

Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zum neuen Outlook

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines freigegebenen Postfachs hinzugefügt hat, schließen Sie das neue Outlook, und starten Sie es dann neu. Das freigegebene Postfach sollte automatisch in Ihrem Ordnerbereich angezeigt werden.

Was tun, wenn es nicht funktioniert hat?

Wenn Ihr Administrator Sie gerade erst zu einem geteilten Postfach hinzugefügt hat, dauert es möglicherweise einige Minuten, bevor das geteilte Postfach angezeigt wird. Warten Sie einen Moment, schließen Sie dann das neue Outlook, und starten Sie es erneut. Sie können das freigegebene Feld aber auch manuell hinzufügen.

1. Wählen Sie im Navigationsbereich im neuen Outlook "E-Mail" aus.

2. Klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen, und wählen Sie Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus.
   

3. Geben Sie im Fenster Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen den Namen des Postfachs ein, auf das Sie zugreifen möchten, info@contoso.comz. B. . .

   Hinweis

   Sie können das freigegebene Postfach jederzeit hinzufügen, aber bevor Sie es verwenden können, muss Ihr IT-Administrator Sie als Mitglied hinzufügen.

Suchen Sie das freigegebene Postfach im Ordnerbereich

Suchen Sie im Ordnerbereich auf der linken Seite den Ordner Für mich freigegeben . Wählen Sie den Ordner aus, um ihn zu erweitern. Ihr freigegebenes Postfach ist ein Unterordner unter Für mich freigegeben. Wenn Sie dort den Namen des freigegebenen Postfachs auswählen, wird es erweitert und zeigt die E-Mail-Standardordner an, z. B. "Posteingang", "Entwürfe" und "Gesendete Elemente".

Senden von E-Mails über das geteilte Postfach

1. Wählen Sie im Navigationsbereich im neuen Outlook für Windows "E-Mail" aus.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte "Start " auf "Neue>E-Mail".
3. Wenn das Feld "Von " oben in Ihrer Nachricht (neben "Senden") nicht angezeigt wird, wählen Sie auf der Registerkarte "Optionen " die Option "Anzeigen von" aus.
4. Wählen Sie "Von " in der Nachricht aus, und wechseln Sie zur freigegebenen E-Mail-Adresse. Wenn Sie die geteilte E-Mail-Adresse nicht sehen, wählen Sie Andere E-Mail-Adresse aus, und geben Sie Ihre geteilte E-Mail-Adresse ein.
5. Schließen Sie die Eingabe Ihrer Nachricht ab, und wählen Sie dann Senden aus.
   Wenn Sie von nun an eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in der Dropdownliste "Von " verfügbar.
   Wenn Sie eine Nachricht aus einem freigegebenen Postfach senden, sehen die Empfänger nur die geteilte E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Beantworten von E-Mails, die an das geteilte Postfach gesendet wurden

1. Öffnen Sie das neue Outlook für Windows.
2. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.
3. Im Feld "Von " sollte oben in Ihrer Nachricht der Name Ihres freigegebenen Postfachs angezeigt werden. Wenn Sie dies nicht tun, wählen Sie das Dropdownfeld "Von " und dann Ihr freigegebenes Postfach aus.
4. Schließen Sie die Eingabe Ihrer Nachricht ab, und wählen Sie dann Senden aus.
   Wenn Sie eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, finden Sie die Adresse in der Dropdownliste "Von ".
   Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Suchen im freigegebenen Postfach

Nachdem ein freigegebenes Postfach zum neuen Outlook hinzugefügt wurde, ist die Suche darin mit der Suche in einem primären Postfach vergleichbar.

1. Öffnen Sie das neue Outlook für Windows.
2. Wählen Sie im Ordnerbereich einen Ordner innerhalb des freigegebenen Postfachs aus.
3. Geben Sie im Suchfeld oben im Outlook-Fenster die Abfrage ein, die Sie für die Suche verwenden möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
   In der Nachrichtenliste werden Ergebnisse basierend auf der Suche in diesem ausgewählten Ordner im freigegebenen Postfach angezeigt.

Verwenden des freigegebenen Kalenders aus dem freigegebenen Postfach

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Der geteilte Kalender, der mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Kalender hinzugefügt.

1. Wechseln Sie im neuen Outlook zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.
   Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des geteilten Postfachs ist.
2. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann diese Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.

Verwenden der freigegebenen Kontaktliste im Postfach

Kontakte für freigegebene Postfächer und Postfächer anderer Benutzer sind im neuen Outlook derzeit nicht verfügbar. Die Outlook-Organization von Microsoft arbeitet aktiv an der Aktualisierung dieses Features.

Add-In-Verfügbarkeit in freigegebenen Postfächern

Im neuen Outlook unter Windows variiert die Add-In-Unterstützung in freigegebenen Postfächern je nach dem jeweiligen Szenario und davon, ob das freigegebene Postfach zu einem vollständigen Konto heraufgestuft wurde. Weitere Informationen zu diesen Szenarien finden Sie unter Verwenden von Add-Ins in Outlook.

Was muss ich im neuen Outlook noch über freigegebene Postfächer wissen?

Weitere Informationen zum Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs als Konto finden Sie hier. Das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs als Konto bietet Unterstützung für die folgenden Funktionen:

Andere Funktionen, die derzeit für freigegebene Postfächer nicht verfügbar sind, aber in einem zukünftigen Update hinzugefügt werden:

• Gewähren eines neuen delegierten Zugriffs auf ein Postfach

Hier sind einige E-Mail-Tipps, die Assistenten und Stellvertretungen der Geschäftsleitung dabei helfen, die Postfachverwaltung im neuen Outlook besser zu navigieren.

E-Mail-Tipps

E-Mail-Filter und Regeln für leitende Verwaltungsangestellte

Im neuen Outlook können leitende Administratoren den E-Mail-Filter "Kalendereinladungen " verwenden, um Besprechungseinladungen auf einfache Weise zu finden.

Sie können auch eine Regel "Email für andere empfangen" für das Konto Ihrer Führungskraft einrichten und diese automatisch in einen separaten Ordner verschieben und nach Belieben kategorisieren.

Ziehen und Ablegen von E-Mails zum Erstellen von Aufgaben

Bleiben Sie mühelos auf dem Laufenden, indem Sie E-Mails in "Mein Tag" ziehen, um sie in Aufgaben umzuwandeln.

Anheften von E-Mails für schnellen Zugriff

Sie können jetzt eine E-Mail anheften, damit sie oben in Ihrem Posteingang angezeigt wird. So sparen Sie Zeit, dass Sie erneut nach ihr suchen müssen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, und wählen Sie "Anheften " aus, um sie anzuheften.

Planen, wann E-Mails gesendet werden sollen

In der hybriden Arbeitswelt von heute kann Ihr Tag der Abend eines anderen sein, so dass Sie nicht mitten in der Nacht eine E-Mail an jemanden schicken wollen. Mit dem neuen Outlook ist es ganz einfach, eine E-Mail zu versenden, wann immer Sie möchten. Wählen Sie einfach den Dropdownpfeil neben Senden und dann Senden planen aus.

Snooze-E-Mail

Manchmal sind E-Mails sehr wichtig, aber noch nicht. Mit dem Erneut erinnern-Feature können Sie eine Zeit für die erneute Zustellung der E-Mail an Ihren Posteingang planen, die zum gewünschten Zeitpunkt angezeigt wird, sodass Sie sie behandeln können, wenn es der richtige Zeitpunkt für Sie ist. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Nachricht, und wählen Sie " Erneut erinnern" oder " Erneut erinnern" aus dem Menüband. Wählen Sie dann die Uhrzeit aus, zu der sie übermittelt werden soll.

Hinzufügen eines geteilten Postfachs zum klassischen Outlook

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Das freigegebene Postfach sollte im klassischen Outlook automatisch in Ihrem Ordnerbereich angezeigt werden.

Was tun, wenn es nicht funktioniert hat?

• Wenn Ihr Administrator Sie gerade erst zu einem geteilten Postfach hinzugefügt hat, dauert es möglicherweise einige Minuten, bevor das geteilte Postfach angezeigt wird. Warten Sie einen Moment, schließen Sie Outlook und starten Sie es erneut.

• Wenn das nicht funktioniert hat, fügen Sie das geteilte Postfach manuell in Outlook hinzu:

  1. Öffnen Sie das klassische Outlook.
  2. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte Datei und dann Kontoeinstellungen>Kontoeinstellungen.
  3. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.
  4. Stellen Sie sicher, dass das richtige Konto hervorgehoben ist, und wählen Sie dann Ändern aus.
  5. Wählen Sie Weitere Einstellungen>Erweitertes>Hinzufügen aus.
  6. Geben Sie die freigegebene E-Mail-Adresse ein, z. B info@contoso.com. .
  7. Wählen Sie OK>OK aus.
  8. Wählen Sie "Nächster>Finish"> aus.

Senden von E-Mails über das geteilte Postfach

1. Öffnen Sie das klassische Outlook.
2. Wählen Sie Neue E-Mail aus.
3. Wenn das Feld "Von " oben in der Nachricht nicht angezeigt wird, wählen Sie "Optionen>aus".
4. Wählen Sie "Von " in der Nachricht aus, und wechseln Sie zur freigegebenen E-Mail-Adresse. Wenn Sie die geteilte E-Mail-Adresse nicht sehen, wählen Sie Andere E-Mail-Adresse aus, und geben Sie Ihre geteilte E-Mail-Adresse ein.
5. Klicken Sie auf OK.
6. Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.
   Wenn Sie von nun an eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in der Dropdownliste "Von " verfügbar.
   Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Beantworten von E-Mails, die an das geteilte Postfach gesendet wurden

1. Öffnen Sie das klassische Outlook.
2. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.
3. Im Feld "Von " sollte oben in Ihrer Nachricht der Name Ihres freigegebenen Postfachs angezeigt werden. Wenn das nicht der Fall ist, wählen Sie in der Dropdownliste im Feld "Von“ Ihr geteiltes Postfach aus.
4. Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.
   Wenn Sie eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, finden Sie die Adresse in der Dropdownliste "Von ".
   Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Suchen im freigegebenen Postfach

Nachdem ein freigegebenes Postfach zu Outlook hinzugefügt wurde, ist die Suche darin ähnlich wie die Suche in einem primären Postfach.

1. Öffnen Sie das klassische Outlook.
2. Wählen Sie einen Ordner innerhalb des freigegebenen Postfachs im Ordnerbereich auf der linken Seite aus.
3. Geben Sie die Abfrage in das Suchfeld oben auf dem Menüband (Symbolleiste) ein.
4. Starten Sie die Suche, indem Sie die Eingabetaste drücken oder die Bildschirmlupe rechts neben dem Suchfeld auswählen.
   Die Nachrichtenliste gibt Ergebnisse basierend auf der Suche aus dem ausgewählten Ordner im freigegebenen Postfach zurück.

Verwenden des geteilten Kalenders

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Der geteilte Kalender, der mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Kalender hinzugefügt.

1. Wechseln Sie im klassischen Outlook zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.
   
2. Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des geteilten Postfachs ist.
3. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann diese Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.

Verwenden einer geteilten Kontaktliste

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Die geteilte Kontaktliste, die mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Meine Kontakte hinzugefügt.

1. Wählen Sie im klassischen Outlook "People" aus.
2. Wählen Sie unter Meine Kontakte den Ordner "Kontakte" der geteilten Kontaktliste aus.
   

Add-In-Verfügbarkeit in freigegebenen Postfächern

Im klassischen Outlook unter Windows variiert die Add-In-Unterstützung in freigegebenen Postfächern je nach Szenario. Weitere Informationen zu diesen Szenarien finden Sie unter Verwenden von Add-Ins in Outlook.

Hinzufügen des freigegebenen Postfachs, sodass es unter Ihrem primären Postfach angezeigt wird

Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie Ihre E-Mails im primären Postfach und im freigegebenen Postfach gleichzeitig überwachen möchten. Nachdem Sie diese Aufgabe abgeschlossen haben, werden das freigegebene Postfach und die zugehörigen Ordner jedes Mal, wenn Sie Outlook im Web öffnen, im linken Navigationsbereich angezeigt.

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto in Outlook im Web an.
2. Klicken Sie bei Exchange Online-Postfächern im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ordner, und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus. Klicken Sie für lokale Exchange-Postfächer im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihres primären Postfachs (z. B. Molly Dempsey), und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus.
   
3. Geben Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen den Namen des freigegebenen Postfachs ein, dem Sie angehören, z info@contoso.com. B. .

Das freigegebene Postfach wird in Ihrer Ordnerliste in Outlook im Web angezeigt. Sie können die Ordner des freigegebenen Postfachs ebenso erweitern und reduzieren wie die des primären Postfachs. Sie können das freigegebene Postfach auch aus der Ordnerliste entfernen. Klicken Sie zum Entfernen mit der rechten Maustaste auf das freigegebene Postfach und dann auf Löschen.

Empfangen von Benachrichtigungen über neue Nachrichten in einem freigegebenen Postfach

Um Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Posteingang eines freigegebenen Postfachs zu erhalten, müssen Sie das freigegebene Postfach in einem separaten Browserfenster öffnen.

Öffnen des freigegebenen Postfachs in einem separaten Browserfenster

Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie die E-Mail für das freigegebene Postfach in einem eigenen Browserfenster anzeigen und verwalten möchten. Mit dieser Methode können Sie auch Benachrichtigungen über neue Elemente im Posteingang des freigegebenen Postfachs erhalten.

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto in Outlook im Web an.

2. Wählen Sie in der Navigationsleiste von Outlook im Web Ihren Namen aus. Nun wird eine Liste angezeigt.

3. Klicken Sie auf Weiteres Postfach öffnen.

4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des anderen Postfachs ein, das Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen. Eine andere Outlook im Web-Sitzung wird in einem separaten Fenster geöffnet, sodass auf das andere Postfach zugegriffen werden kann.

   Tipp

   Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Postfachs falsch eingeben, lautet das Ergebnis "keine Übereinstimmung wurde gefunden". Versuchen Sie erneut, die E-Mail-Adresse einzugeben.

E-Mails über das freigegebene Postfach senden

1. Wählen Sie "Neue E-Mail" oberhalb der Ordnerliste aus. Ein neues Nachrichtenformular wird im Lesebereich geöffnet.

2. Wählen Sie oben in der Nachricht >"aus.
   
   Damit sehen die Personen, die diese E-Mail empfangen, dass sie über das freigegebene Postfach und nicht über Ihr eigenes E-Mail-Konto gesendet wurde.

3. Wenn Sie das freigegebene Postfach zum ersten Mal verwenden, müssen Sie die Adresse zu den Optionen hinzufügen, die in der Dropdownliste "Von " verfügbar sind:

   1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Absenderadresse , und wählen Sie Entfernen aus.
      
   2. Geben Sie die freigegebene Adresse ein. Wenn Sie das nächste Mal aus dem freigegebenen Postfach antworten, wird dessen Adresse als Option in der Dropdownliste "Von " angezeigt.

4. Um Empfänger hinzuzufügen, geben Sie den Namen einer Person ein, die sich in Ihrem Kontaktordner oder der Adressliste der organization befindet, oder geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld An oder Cc ein. Wenn Sie den Namen einer Person zum ersten Mal eingeben, sucht Outlook im Web nach der Adresse dieser Person. Danach ist der Name im Cache gespeichert, sodass er schnell aufgelöst werden kann.

5. Geben Sie einen Betreff ein.

6. Verfassen Sie die Nachricht.

7. Wenn Ihre Nachricht fertig ist, wählen Sie Senden aus.

Beantworten von E-Mails, die an das geteilte Postfach gesendet wurden

Wenn Sie zum ersten Mal auf eine Nachricht antworten, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, müssen Sie die freigegebene Adresse zum Dropdownfeld "Von " hinzufügen. Hier erfahren Sie, wie das geht:

1. Öffnen Sie Outlook im Web, und wechseln Sie zu Ihrem freigegebenen Postfach.
2. Öffnen Sie eine an die freigegebene Adresse gesendete Nachricht.
3. Wählen Sie Antworten aus.
4. Wählen Sie oben in der Nachricht >"aus.
   
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Absenderadresse , und wählen Sie Entfernen aus.
   
6. Geben Sie die freigegebene Adresse ein, und senden Sie die Nachricht. Wenn Sie das nächste Mal aus dem freigegebenen Postfach antworten, wird dessen Adresse als Option in der Dropdownliste "Von " angezeigt.

Senden von automatischen Antworten aus einem geteilten Postfach

Nur Ihr Microsoft 365-Administrator verfügt über Berechtigungen zum Einrichten der Möglichkeit, automatische Antworten aus einem freigegebenen Postfach zu senden. Anweisungen hierzu finden Sie bei Ihrem Administrator: Erstellen eines freigegebenen Postfachs.

Add-In-Verfügbarkeit in freigegebenen Postfächern

In Outlook im Web variiert die Add-In-Unterstützung in freigegebenen Postfächern je nach dem jeweiligen Szenario und der Art und Weise, wie auf das freigegebene Postfach zugegriffen wird. Weitere Informationen zu diesen Szenarien finden Sie unter Verwenden von Add-Ins in Outlook.