Ein Datensatz ist ein Dokument oder ein anderes elektronisches oder physisches Unternehmen in einer Organisation, das als Nachweis einer von der Organisation ausgeführten Aktivität oder Transaktion dient und für die eine Aufbewahrung für einen bestimmten Zeitraum erforderlich ist. Die Datensatzverwaltung ist der Prozess, mit dem eine Organisation:
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Bestimmt, welche Arten von Informationen als Datensätze betrachtet werden sollen.
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Bestimmt, wie aktive Dokumente, die zu Datensätzen werden, behandelt werden sollen, während sie verwendet werden, und bestimmt, wie sie gesammelt werden sollen, nachdem sie als Datensätze deklariert wurden.
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Bestimmt, in welcher Weise und wie lange die einzelnen Datensatztypen aufbewahrt werden sollen, um gesetzliche, geschäftliche oder behördliche Anforderungen zu erfüllen.
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Recherchiert und implementiert technische Lösungen und Geschäftsprozesse, um sicherzustellen, dass die Organisation ihre Datensatzverwaltungsverpflichtungen auf kostengünstige und nicht aufdringliche Weise erfüllt.
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Führt datensätzebezogene Aufgaben aus, z. B. das Löschen abgelaufener Datensätze oder das Suchen und Schützen von Datensätzen, die sich auf externe Ereignisse wie Rechtsklagen bezogen haben.
Die Entscheidung darüber, welche Dokumente und sonstigen physischen oder elektronischen Elemente in Ihrer Organisation Datensätze sind, liegt in der Verantwortung der Compliance Officers des Unternehmens, der Datensatzverwalter und der Verwalter. Durch sorgfältige Kategorisierung aller Unternehmensinhalte in Ihrer Organisation können Ihnen diese Personen dabei helfen sicherzustellen, dass Dokumente für den entsprechenden Zeitraum aufbewahrt werden. Ein gut konzipiertes Datensatzverwaltungssystem hilft beim gesetzgemäßen Schutz einer Organisation, hilft der Organisation, die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen zu demonstrieren, und erhöht die organisatorische Effizienz, indem es die Verfügung veralteter Elemente fördert, die keine Datensätze sind.
Ein Datensatzverwaltungssystem umfasst die folgenden Elemente:
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Eine Inhaltsanalyse, die Inhalte im Unternehmen beschreibt und kategorisiert, die zu Datensätzen werden können, Quellpositionen enthält und beschreibt, wie der Inhalt in die Anwendung für die Datensatzverwaltung bewegt wird.
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Ein Dateiplan, der für jede Art von Datensatz im Unternehmen, in dem sie als Datensätze aufbewahrt werden sollen, die für sie geltenden Richtlinien, die Dauer, für die sie aufbewahrt werden müssen, wie sie verworfen werden sollen und wer für deren Verwaltung zuständig ist, angibt.
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Ein Dokument zu Complianceanforderungen, in dem die Regeln definiert sind, die die IT-Systeme der Organisation befolgen müssen, um die Compliance und die Methoden zur Sicherstellung der Teilnahme von Mitgliedern des Unternehmensteams sicherzustellen.
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Eine Methode zum Sammeln von Datensätzen, die nicht mehr aus allen Datensatzquellen aktiv sind, z. B. aus Servern für die Zusammenarbeit, Dateiservern und E-Mail-Systemen.
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Eine Methode zum Überwachen von Datensätzen, während sie aktiv sind.
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Eine Methode zum Erfassen von Metadaten und Überwachungsverläufen von Datensätzen und deren Verwaltung.
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Ein Prozess zum Halten von Datensätzen (Anhalten ihrer Anordnung), wenn Ereignisse wie Rechtsstreitigkeiten auftreten.
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Ein System für die Überwachung und Berichterstellung zur Behandlung von Datensätzen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter sie gemäß den definierten Richtlinien und Prozessen ablegen, darauf zugreifen und sie verwalten.
SharePoint enthält Features, die Organisationen bei der Implementierung integrierter Datensatzverwaltungssysteme und -prozesse unterstützen können.
Übersicht über die Planung der Datensatzverwaltung
In diesem Thema werden die Planungsschritte beschrieben, die Sie unternehmen sollten, um sicherzustellen, dass das auf SharePoint implementierte Datensatzverwaltungssystem die Ziele ihrer Organisation bei der Datensatzverwaltung erreicht. Es folgt eine Vorschau auf den Planungsprozess der Datensatzverwaltung:
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Identifizieren von Datensatzverwaltungsrollen Eine erfolgreiche Datensatzverwaltung erfordert spezielle Rollen wie die folgenden:
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Datensatzverwalter und Compliance Officers zum Kategorisieren der Datensätze in der Organisation und zum Ausführen des Datensatzverwaltungsprozesses.
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IT-Mitarbeiter zur Implementierung der Systeme, die die Datensatzverwaltung effizient unterstützen.
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Inhalts-Manager, um herauszufinden, wo die Organisationsinformationen aufbewahrt werden, und um sicherzustellen, dass ihre Teams den Datensatzverwaltungsverfahren folgen.
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Analysieren von Organisationsinhalten Vor dem Erstellen eines Dateiplans befragen Datensatzverwalter und Inhaltsmanager die Verwendung von Dokumenten in der Organisation, um zu bestimmen, welche Dokumente und anderen Elemente zu Datensätzen werden können.
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Entwickeln eines Dateiplans Nachdem Sie die Inhalte Ihrer Organisation analysiert und die Aufbewahrungszeitpläne festgelegt haben, füllen Sie den restlichen Dateiplan aus. Dateipläne unterscheiden sich von Organisation zu Organisation, aber im Allgemeinen beschreiben sie die Arten von Elementen, die das Unternehmen als Datensätze bestätigt, geben an, wo sie gespeichert sind, beschreiben ihre Aufbewahrungszeiträume und stellen weitere Informationen zur Verfügung, z. B. wer für deren Verwaltung zuständig ist und zu welcher breiteren Kategorie von Datensätzen sie gehören.
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Entwickeln von Aufbewahrungszeitplänen Bestimmen Sie für jeden Datensatztyp, wann er nicht mehr aktiv ist (verwendet wird), wie lange er anschließend aufbewahrt werden soll und wie er letztendlich verworfen werden soll.
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Auswerten und Verbessern von Dokumentverwaltungsmethoden Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Richtlinien in Dokumentrepositorys angewendet werden. Stellen Sie z. B. sicher, dass der Inhalt entsprechend überwacht wird, damit geeignete Audits zusammen mit Datensätzen aufbewahrt werden.
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Entwerfen der Lösung für die Datensatzverwaltung Bestimmen Sie, ob ein Datensatzarchiv erstellt, Datensätze am Platz verwaltet oder eine Kombination aus beiden Vorgehensweisen verwendet werden soll. Entwerfen Sie auf der Grundlage Ihres Dateiplans das Datensatzarchiv, oder bestimmen Sie, wie vorhandene Websites zum Speichern von Datensätzen verwendet werden sollen. Definieren Sie Inhaltstypen, Bibliotheken, Richtlinien und, wenn dies erforderlich ist, Metadaten, die den Speicherort bestimmen, an den ein Dokument geroutet werden soll.
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Planen, wie Inhalte zu Datensätzen werden Wenn Sie Dokumente sowohl SharePoint aktive Dokumentverwaltung als auch Datensatzverwaltung verwenden, können Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen, um Dokumente in ein Datensatzarchiv zu verschieben. Wenn Sie entweder SharePoint oder ein externes Dokumentverwaltungssystem verwenden, können Sie Schnittstellen planen und entwickeln, mit denen Inhalte aus diesen Systemen in das Datensatzarchiv verschoben werden oder die ein Dokument als Datensatz deklarieren, das Dokument aber nicht verschieben. Außerdem erstellen Sie einen Schulungsplan, um den Benutzern das Erstellen und Arbeiten mit Datensätzen beibringen zu können.
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Planen der E-Mail-Integration Bestimmen Sie, ob Sie E-Mail-Datensätze SharePoint oder ob E-Mail-Datensätze in der E-Mail-Anwendung selbst verwaltet werden.
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Planen der Compliance für soziale Inhalte Wenn Ihre Organisation soziale Medien wie Blogs oder Wikis verwendet, bestimmen Sie, wie diese Inhalte zu Datensätzen werden sollen.
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Planen von Complianceberichten und -dokumentation Um zu überprüfen, ob Ihre Organisation die erforderlichen Praktiken bei der Datensatzverwaltung verifiziert, und um diese Methoden zu kommunizieren, sollten Sie Ihre Pläne und Prozesse zur Datensatzverwaltung dokumentieren. Wenn sich Ihr Unternehmen mit Datensätzen in einem Rechtsstreit beschäftigt, müssen Sie möglicherweise diese Richtlinien für die Datensatzverwaltung, Implementierungspläne und Metriken zur Effektivität erstellen.
