Öffnen und Verwenden eines geteilten Postfachs in Outlook

Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zum neuen Outlook

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines freigegebenen Postfachs hinzugefügt hat, schließen Sie outlook, und starten Sie es dann neu. Das freigegebene Postfach sollte automatisch im Ordnerbereich angezeigt werden.

Was tun, wenn es nicht funktioniert hat?

Wenn Ihr Administrator Sie gerade erst zu einem geteilten Postfach hinzugefügt hat, dauert es möglicherweise einige Minuten, bevor das geteilte Postfach angezeigt wird. Warten Sie etwas, schließen Sie dann das neue Outlook, und starten Sie es erneut. Oder fügen Sie das freigegebene Feld manuell hinzu.

1. Wählen Sie im Navigationsbereich des neuen Outlook die Option E-Mail aus.

2. Klicken Sie im Bereich Ordner mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen, und wählen Sie Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus.
   

3. Geben Sie im Fenster Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen den Namen des Postfachs ein, info@contoso.comauf das Sie zugreifen möchten, z. B. .

   Hinweis

   Sie können das freigegebene Postfach jederzeit hinzufügen, aber bevor Sie es verwenden können, muss Ihr IT-Administrator Sie als Mitglied hinzufügen.

Suchen des freigegebenen Postfachs im Ordnerbereich

Suchen Sie im Ordnerbereich auf der linken Seite den Ordner Für mich freigegeben . Wählen Sie den Ordner aus, um ihn zu erweitern. Ihr freigegebenes Postfach ist ein Unterordner unter Für mich freigegeben. Wenn Sie dort den Namen des freigegebenen Postfachs auswählen, wird er erweitert, um die Standard-E-Mail-Ordner wie Posteingang, Entwürfe und Gesendete Elemente anzuzeigen.

Senden von E-Mails über das geteilte Postfach

1. Wählen Sie im Navigationsbereich des neuen Outlook für Windows die Option E-Mail aus.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Startdie Option Neue>E-Mail aus.
3. Wenn das Feld Von oben in ihrer Nachricht (neben Senden) nicht angezeigt wird, wählen Sie auf der Registerkarte Optionen die Option Anzeigen von aus.
4. Wählen Sie in der Nachricht Von aus, und ändern Sie in die freigegebene E-Mail-Adresse. Wenn Sie die geteilte E-Mail-Adresse nicht sehen, wählen Sie Andere E-Mail-Adresse aus, und geben Sie Ihre geteilte E-Mail-Adresse ein.
5. Schließen Sie die Eingabe Ihrer Nachricht ab, und wählen Sie dann Senden aus.
   Wenn Sie nun eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in Der Dropdownliste Von verfügbar.
   Wenn Sie eine Nachricht aus einem freigegebenen Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Beantworten von E-Mails, die an das geteilte Postfach gesendet wurden

1. Öffnen Sie das neue Outlook für Windows.
2. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.
3. Im Feld Von am oberen Rand Ihrer Nachricht sollte der Name Ihres freigegebenen Postfachs angezeigt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie das Dropdownfeld Von und dann Ihr freigegebenes Postfach aus.
4. Schließen Sie die Eingabe Ihrer Nachricht ab, und wählen Sie dann Senden aus.
   Wenn Sie eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in der Dropdownliste Von verfügbar.
   Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Suchen nach dem freigegebenen Postfach

Nachdem ein freigegebenes Postfach dem neuen Outlook hinzugefügt wurde, ähnelt die Suche darin der Suche in einem primären Postfach.

1. Öffnen Sie das neue Outlook für Windows.
2. Wählen Sie im Ordnerbereich einen Ordner innerhalb des freigegebenen Postfachs aus.
3. Geben Sie im Feld Suchen oben im Outlook-Fenster die Abfrage ein, die Sie für die Suche verwenden möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
   In der Nachrichtenliste werden Ergebnisse angezeigt, die auf der Suche aus diesem ausgewählten Ordner im freigegebenen Postfach basieren.

Verwenden des freigegebenen Kalenders aus dem freigegebenen Postfach

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Der geteilte Kalender, der mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Kalender hinzugefügt.

1. Wechseln Sie im neuen Outlook zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.
   Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des geteilten Postfachs ist.
2. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann diese Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.

Verwenden der freigegebenen Kontaktliste im Postfach

Kontakte für freigegebene Postfächer und postfächer anderer Benutzer sind derzeit im neuen Outlook nicht verfügbar. Die Outlook-organization von Microsoft arbeitet aktiv daran, dies zu aktualisieren.

Add-In-Verfügbarkeit in freigegebenen Postfächern

Im neuen Outlook für Windows variiert die Add-In-Unterstützung in freigegebenen Postfächern abhängig vom jeweiligen Szenario und davon, ob das freigegebene Postfach zu einem vollständigen Konto heraufgestuft wurde. Weitere Informationen zu diesen Szenarien finden Sie unter Verwenden von Add-Ins in Outlook.

Was muss ich sonst noch über freigegebene Postfächer im neuen Outlook wissen?

Weitere Informationen zum Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs als Konto finden Sie hier. Das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs als Konto bietet Unterstützung für die folgenden Funktionen:

Andere Funktionen, die derzeit nicht für freigegebene Postfächer verfügbar sind, aber in einem zukünftigen Update hinzugefügt werden:

• Gewähren des neuen delegierten Zugriffs auf ein Postfach

Im Folgenden finden Sie einige E-Mail-Tipps, mit denen Assistenten und Stellvertretungen in der Postfachverwaltung im neuen Outlook besser navigieren können.

E-Mail-Tipps

E-Mail-Filter und -Regeln für Leitende Administratoren

Im neuen Outlook können Leitende Administratoren den E-Mail-Filter hat Kalendereinladungen verwenden, um Besprechungseinladungen einfach zu finden.

Sie können auch eine Email für das Konto Ihrer Führungskraft erhaltene Email einrichten und automatisch in einen separaten Ordner verschieben und nach Bedarf kategorisieren.

Ziehen und Ablegen von E-Mails zum Erstellen von Aufgaben

Behalten Sie mühelos den Überblick, indem Sie E-Mails in "Mein Tag" ziehen, um sie in Aufgaben zu verwandeln.

Anheften von E-Mails für den Schnellzugriff

Sie können jetzt eine E-Mail anheften, die am oberen Rand Ihres Posteingangs angezeigt wird, sodass Sie keine Zeit mehr benötigen, um danach zu suchen. Zeigen Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, und wählen Sie Anheften aus, um sie anzuheften.

Planen, wann E-Mails gesendet werden sollen

In der heutigen hybriden Arbeitswelt ist Ihr Tag möglicherweise die Nacht einer anderen Person, sodass Sie mitten in der Nacht keine E-Mail an jemanden senden möchten. Mit dem neuen Outlook ist es einfach, eine E-Mail zu senden, wenn Sie möchten. Wählen Sie einfach den Dropdownpfeil neben Senden aus, und wählen Sie Senden planen aus.

Snooze-E-Mail

Manchmal sind E-Mails sehr wichtig, aber noch nicht. Mit dem Snooze-Feature können Sie eine Zeit für die erneute Zustellung der E-Mail an Ihren Posteingang planen, die zum gewünschten Zeitpunkt angezeigt wird, sodass Sie sie behandeln können, wenn es der richtige Zeitpunkt für Sie ist. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Nachricht, und wählen Sie Snooze aus dem Menüband aus. Wählen Sie dann die Uhrzeit aus, zu der sie übermittelt werden soll.

Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zum klassischen Outlook

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Das freigegebene Postfach sollte im klassischen Outlook automatisch im Ordnerbereich angezeigt werden.

Was tun, wenn es nicht funktioniert hat?

• Wenn Ihr Administrator Sie gerade erst zu einem geteilten Postfach hinzugefügt hat, dauert es möglicherweise einige Minuten, bevor das geteilte Postfach angezeigt wird. Warten Sie etwas, und schließen Sie dann Outlook, und starten Sie es erneut neu.

• Wenn das nicht funktioniert hat, fügen Sie das geteilte Postfach manuell in Outlook hinzu:

  1. Öffnen Sie das klassische Outlook.
  2. Wählen Sie im Menüband die Registerkarte Datei und dann Kontoeinstellungen>Kontoeinstellungen aus.
  3. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.
  4. Stellen Sie sicher, dass das richtige Konto hervorgehoben ist, und wählen Sie dann Ändern aus.
  5. Wählen Sie Weitere Einstellungen>Erweitert>Hinzufügen aus.
  6. Geben Sie die freigegebene E-Mail-Adresse ein, z info@contoso.com. B. .
  7. Wählen Sie OK>OK aus.
  8. Wählen Sie Weiter>Fertig stellen>Schließen aus.

Senden von E-Mails über das geteilte Postfach

1. Öffnen Sie das klassische Outlook.
2. Wählen Sie Neue E-Mail aus.
3. Wenn das Feld Von oben in Ihrer Nachricht nicht angezeigt wird, wählen Sie Optionen>von aus.
4. Wählen Sie in der Nachricht Von aus, und ändern Sie in die freigegebene E-Mail-Adresse. Wenn Sie die geteilte E-Mail-Adresse nicht sehen, wählen Sie Andere E-Mail-Adresse aus, und geben Sie Ihre geteilte E-Mail-Adresse ein.
5. Klicken Sie auf OK.
6. Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.
   Wenn Sie nun eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in Der Dropdownliste Von verfügbar.
   Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Beantworten von E-Mails, die an das geteilte Postfach gesendet wurden

1. Öffnen Sie das klassische Outlook.
2. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Sie beantworten möchten.
3. Im Feld Von am oberen Rand Ihrer Nachricht sollte der Name Ihres freigegebenen Postfachs angezeigt werden. Wenn das nicht der Fall ist, wählen Sie in der Dropdownliste im Feld "Von“ Ihr geteiltes Postfach aus.
4. Schreiben Sie Ihre E-Mail fertig, und klicken Sie dann auf Senden.
   Wenn Sie eine Nachricht aus Ihrem freigegebenen Postfach senden möchten, ist die Adresse in der Dropdownliste Von verfügbar.
   Immer wenn Sie eine Nachricht über das geteilte Postfach senden, sehen Ihre Empfänger nur die freigegebene E-Mail-Adresse in der Nachricht.

Suchen nach dem freigegebenen Postfach

Sobald ein freigegebenes Postfach zu Outlook hinzugefügt wurde, ähnelt die Suche darin der Suche in einem primären Postfach.

1. Öffnen Sie das klassische Outlook.
2. Wählen Sie im Ordnerbereich auf der linken Seite einen Ordner im freigegebenen Postfach aus.
3. Geben Sie die Abfrage im Suchfeld oben im Menüband (Symbolleiste) ein.
4. Beginnen Sie die Suche, indem Sie die EINGABETASTE drücken oder rechts neben dem Suchfeld die Bildschirmlupe-Schaltfläche auswählen.
   Die Nachrichtenliste gibt Ergebnisse basierend auf der Suche aus dem ausgewählten Ordner im freigegebenen Postfach zurück.

Verwenden des geteilten Kalenders

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Der geteilte Kalender, der mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Kalender hinzugefügt.

1. Wechseln Sie im klassischen Outlook zur Kalenderansicht, und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.
   
2. Wenn Sie Termine eingeben, kann sie jeder anzeigen, der ein Mitglied des geteilten Postfachs ist.
3. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann diese Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.

Verwenden einer geteilten Kontaktliste

Nachdem Ihr Administrator Sie als Mitglied eines geteilten Postfachs hinzugefügt hat, schließen und starten Sie Outlook erneut. Die geteilte Kontaktliste, die mit dem freigegebenen Postfach verknüpft ist, wird automatisch zu Ihrer Liste Meine Kontakte hinzugefügt.

1. Wählen Sie im klassischen Outlook People aus.
2. Wählen Sie unter Meine Kontakte den Ordner "Kontakte" der geteilten Kontaktliste aus.
   

Add-In-Verfügbarkeit in freigegebenen Postfächern

Im klassischen Outlook unter Windows variiert die Add-In-Unterstützung in freigegebenen Postfächern je nach Szenario. Weitere Informationen zu diesen Szenarien finden Sie unter Verwenden von Add-Ins in Outlook.

Hinzufügen des freigegebenen Postfachs, sodass es unter Ihrem primären Postfach angezeigt wird

Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie Ihre E-Mails im primären Postfach und im freigegebenen Postfach gleichzeitig überwachen möchten. Nachdem Sie diese Aufgabe abgeschlossen haben, werden das freigegebene Postfach und seine Ordner jedes Mal im linken Navigationsbereich angezeigt, wenn Sie Outlook im Web öffnen.

1. Melden Sie sich in Outlook im Web bei Ihrem Konto an.
2. Klicken Sie für Exchange Online Postfächer im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ordner, und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus. Klicken Sie bei lokalen Exchange-Postfächern im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihres primären Postfachs (z. B. Molly Dempsey), und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus.
   
3. Geben Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen den Namen des freigegebenen Postfachs ein, in dem Sie Mitglied sind, z info@contoso.com. B. .

Das freigegebene Postfach wird in Ihrer Ordnerliste in Outlook im Web angezeigt. Sie können die Ordner des freigegebenen Postfachs ebenso erweitern und reduzieren wie die des primären Postfachs. Sie können das freigegebene Postfach auch aus der Ordnerliste entfernen. Klicken Sie zum Entfernen mit der rechten Maustaste auf das freigegebene Postfach und dann auf Löschen.

Empfangen von Benachrichtigungen über neue Nachrichten in einem freigegebenen Postfach

Um Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Posteingang eines freigegebenen Postfachs zu erhalten, müssen Sie das freigegebene Postfach in einem separaten Browserfenster öffnen.

Öffnen des freigegebenen Postfachs in einem separaten Browserfenster

Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie die E-Mail für das freigegebene Postfach in einem eigenen Browserfenster anzeigen und verwalten möchten. Mit dieser Methode können Sie auch Benachrichtigungen über neue Elemente im Posteingang des freigegebenen Postfachs erhalten.

1. Melden Sie sich in Outlook im Web bei Ihrem Konto an.

2. Wählen Sie auf der Outlook im Web Navigationsleiste Ihren Namen aus. Nun wird eine Liste angezeigt.

3. Klicken Sie auf Weiteres Postfach öffnen.

4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des anderen Postfachs ein, das Sie öffnen möchten, und wählen Sie dann Öffnen aus. Eine weitere Outlook im Web Sitzung wird in einem separaten Fenster geöffnet, sodass der Zugriff auf das andere Postfach möglich ist.

   Tipp

   Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Postfachs falsch eingeben, lautet das Ergebnis "keine Übereinstimmung wurde gefunden". Versuchen Sie erneut, die E-Mail-Adresse einzugeben.

E-Mails über das freigegebene Postfach senden

1. Wählen Sie neue E-Mail über der Ordnerliste aus. Ein neues Nachrichtenformular wird im Lesebereich geöffnet.

2. Wählen Sie oben in der Nachricht >Anzeigen von aus.
   
   Damit sehen die Personen, die diese E-Mail empfangen, dass sie über das freigegebene Postfach und nicht über Ihr eigenes E-Mail-Konto gesendet wurde.

3. Wenn Sie das freigegebene Postfach zum ersten Mal verwenden, müssen Sie die Adresse den Optionen in der Dropdownliste Von hinzufügen:

   1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse Von , und wählen Sie Entfernen aus.
      
   2. Geben Sie die freigegebene Adresse ein. Wenn Sie das nächste Mal aus dem freigegebenen Postfach antworten, wird seine Adresse als Option in der Dropdownliste Von angezeigt.

4. Um Empfänger hinzuzufügen, geben Sie den Namen einer Person ein, die sich in Ihrem Kontaktordner oder in der Adressliste organization befindet, oder geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld An oder Cc ein. Wenn Sie den Namen einer Person zum ersten Mal eingeben, sucht Outlook im Web nach der Adresse dieser Person. Danach ist der Name im Cache gespeichert, sodass er schnell aufgelöst werden kann.

5. Geben Sie einen Betreff ein.

6. Verfassen Sie die Nachricht.

7. Wenn Ihre Nachricht einsatzbereit ist, wählen Sie Senden aus.

Beantworten von E-Mails, die an das geteilte Postfach gesendet wurden

Wenn Sie zum ersten Mal auf eine Nachricht antworten, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, müssen Sie die freigegebene Adresse dem Dropdownfeld Von hinzufügen. Hier erfahren Sie, wie das geht:

1. Öffnen Sie Outlook im Web, und wechseln Sie zu Ihrem freigegebenen Postfach.
2. Öffnen Sie eine an die freigegebene Adresse gesendete Nachricht.
3. Wählen Sie Antworten aus.
4. Wählen Sie oben in der Nachricht >Anzeigen von aus.
   
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Adresse Von , und wählen Sie Entfernen aus.
   
6. Geben Sie die freigegebene Adresse ein, und senden Sie die Nachricht. Wenn Sie das nächste Mal aus dem freigegebenen Postfach antworten, wird seine Adresse als Option in der Dropdownliste Von angezeigt.

Senden von automatischen Antworten aus einem geteilten Postfach

Nur Ihr Microsoft 365-Administrator verfügt über Berechtigungen zum Einrichten der Möglichkeit, automatische Antworten aus einem freigegebenen Postfach zu senden. Anweisungen hierzu finden Sie unter Erstellen eines freigegebenen Postfachs von Ihrem Administrator.

Add-In-Verfügbarkeit in freigegebenen Postfächern

In Outlook im Web variiert die Add-In-Unterstützung in freigegebenen Postfächern je nach Szenario und Zugriff auf das freigegebene Postfach. Weitere Informationen zu diesen Szenarien finden Sie unter Verwenden von Add-Ins in Outlook.