Wenn einer Person eine SAP-Workflowaufgabe zugewiesen wird, sendet Duet Enterprise für Microsoft SharePoint und SAP automatisch eine E-Mail mit einer Aufgabenbenachrichtigung an die zugewiesene Person oder Gruppe. Sie können den Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung anpassen, die Duet Enterprise sendet. Sie können z. B. Links zu verwandten Informationen oder weitere Informationen zur Aufgabe hinzufügen.
Die Benachrichtigung ist Teil der internen Definition eines bestimmten Workflows. Das heißt, alle einzelnen Aufgaben eines bestimmten Workflows verfügen über die gleiche zugeordnete E-Mail-Benachrichtigungsnachricht. Um die Benachrichtigung zu ändern, müssen Sie den Workflow für den Aufgabentyp ändern.
Wichtig
Sie müssen über Websitebesitzerberechtigungen verfügen, um die Verfahren in diesem Artikel ausführen zu können.
Inhalt dieses Artikels
Schritt 1: Zugreifen auf die Benachrichtigungsvorlage für E-Mail-Aufgaben
Schritt 2: Ändern des Inhalts einer Aufgabenbenachrichtigung
Schritt 1: Zugreifen auf die Benachrichtigungsvorlage für E-Mail-Aufgaben
Öffnen Sie die Workflowwebsite in SharePoint Designer
Sie können eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung anpassen. Die Benachrichtigung ist Teil der Workflowdefinition. Um die Benachrichtigung zu ändern, öffnen Sie die Workflowwebsite in Microsoft SharePoint Designer 2010.
Klicken Sie im Windows-Startmenü auf SharePoint Designer 2010, und klicken Sie dann auf Website öffnen.
Geben Sie im Dialogfeld Website öffnen im Feld Website-URL die URL für den Workflow ein, mit dem Sie arbeiten möchten. Dadurch wird die Seite Websiteinformationen für den Workflow geöffnet.
Klicken Sie im Navigationsbereich auf Workflows , um eine Seite zu öffnen, auf der Sie Workfloweinstellungen verwalten können.
Suchen Sie im Bereich Workflows den Abschnitt Workflow auflisten und den Namen des Aufgabentyps für die Benachrichtigungsnachricht. Die folgende Abbildung zeigt z. B. diese Seite für den TestTask-Aufgabentyp.
Zugreifen auf die Einstellungen für die Benachrichtigungsnachricht
Duet Enterprise sendet eine Benachrichtigung für jede einzelne Aufgabe. Um die Nachricht zu ändern, müssen Sie die Art und Weise ändern, wie der Workflow jede einzelne Aufgabe behandelt.
So ändern Sie die Meldung für jede Aufgabe:
- Doppelklicken Sie auf den Namen der Aufgabe type.to öffnen Sie die Seite für den Workflow, mit dem Sie Einstellungen anzeigen und verwalten können.
- Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf Workflow bearbeiten
, um den Workflow-Editor zu öffnen. - Suchen Sie im Editorbereich nach Schritt 1, und klicken Sie dann auf Genehmigung.
- Klicken Sie auf der Seite Genehmigung auf Verhalten einer einzelnen Aufgabe ändern , um die Seite Aufgabenverhalten zu öffnen.
- Klicken Sie auf der Seite Aufgabenverhalten im Bereich Wenn ein Vorgang aussteht auf Aktuelle Aufgabe:Zugewiesen zu.
In der folgenden Abbildung weisen die Aktionen Duet Enterprise an, die Aufgabe in der Workflowverlaufsliste zu protokollieren und dann eine E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung an den Benutzer zu senden, dem die Aufgabe zugewiesen ist.
Schritt 2: Ändern des Inhalts einer Aufgabenbenachrichtigung
Sie können die Optionen im Fenster Email Nachricht definieren verwenden, um den Inhalt einer E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung zu ändern. Der Inhalt der Nachricht kann sowohl statische Informationen (gewöhnlicher Text und Hyperlinks) als auch dynamische (Variable) Informationen enthalten. Duet Enterprise ruft die dynamischen Informationen jedes Mal ab, wenn eine bestimmte Nachricht erstellt wird.
In dieser Abbildung werden beispielsweise die folgenden statischen Informationen verwendet: eine nummerierte Liste, Text, der eine fett formatierte Schriftart verwendet, und zwei Hyperlinks, die diese Aufgabe und ausführliche Informationen neu zuweisen. Darüber hinaus zeigt die Abbildung mehrere Beispiele für Variablen, die dynamische Informationen enthalten: CurrentTask:Assigned To, %Variable:MailSubject%, %Variable:WFInitiatorUser%, usw.
Angeben der Empfänger der Aufgabenbenachrichtigung
Duet Enterprise verwendet standardmäßig eine dynamische Form der E-Mail-Adresse für die Aufgabenbenachrichtigungsnachricht, eine Variable namens Current Task: Assigned to. Wenn die Aufgabenbenachrichtigung gesendet wird, sucht Duet Enterprise die richtige Person oder SAP-Rolle und sendet die Benachrichtigung dann an diese Adresse.
So ändern Sie die Empfängeradresse:
- Klicken Sie in der Zeile An: des Fensters E-Mail-Nachricht definieren auf die Schaltfläche Adressbuch .
- Geben Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen im Feld Name oder E-Mail-Adresse eingeben einen Namen ein, oder wählen Sie einen Empfänger aus der liste verfügbar aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen>>.
Wichtig
Wenn Sie eine statische Adresse angeben, müssen Sie bei jeder Änderung der Adresse den Workflow in SharePoint Designer 2010 öffnen und den Empfänger manuell ändern.
- Um einen Namen aus der Empfängerliste zu entfernen, wählen Sie im Feld Ausgewählte Benutzer: den Namen des Empfängers aus, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf Entfernen<<.
- Wenn Sie die Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf OK , um zum Fenster E-Mail-Nachricht definieren zurückzukehren.
Ändern des statischen Texts in der Nachricht
Sie können statische Informationen in die Nachricht einschließen: Jedes Mal, wenn der Workflow eine instance der E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung erstellt, ist dieser Text identisch.
So schließen Sie statische Informationen ein:
- Positionieren Sie im Fenster E-Mail-Nachricht definieren den Cursor an der Stelle, an der der Text angezeigt werden soll. Geben Sie dann die Informationen direkt in den Nachrichtentext oder die Betreffzeile ein.
Hinzufügen eines Links zur Nachricht
Sie können einen statischen Link , d. h. einen Link, der immer mit derselben Adresse oder demselben Speicherort verknüpft ist, in den Text ihrer Workflowaufgabe-Benachrichtigungsnachricht einschließen. Verwenden Sie zum Hinzufügen eines Links das HTML-Ankertag (<a> und </a>) mit dem href-Attribut , und geben Sie die Zieladresse als Wert des href-Attributs an.
Sie können beispielsweise einen Link zu einem Vorgangsdetail hinzufügen, indem Sie den folgenden Text und link verwenden.
You can find <a href="http://MyWorkflowURL.com/">detailed information </a> about this task in SharePoint.
In der resultierenden Nachricht wird der Text zwischen den Ankertags als Link zur angegebenen Adresse angezeigt.
Hinzufügen von dynamischem Inhalt zur Nachricht
Häufig ist es hilfreich, dynamisch veränderlich ändernde Informationen in einer Aufgabenbenachrichtigung zu verwenden. Sie können z. B. Kommentare von anderen Personen in den Workflow oder die Client-ID einschließen, damit der Benutzer über einen bestimmten Verweis sicher sein kann. Wenn Sie dynamischen Inhalt hinzufügen, verwenden Sie in der Regel den Wert eines Felds im aktuellen Element (der aktuellen Aufgabe im Workflow).
So fügen Sie dynamischen Inhalt zu einer E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung hinzu:
Klicken Sie im Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren auf Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern , um das Dialogfeld Nachschlagen für Zeichenfolge zu öffnen.
In SharePoint Designer 2010 ist ein Lookup ein Feature, das Daten zur Workflowlaufzeit aus einer Datenquelle abruft. Der Workflow kann dann die Daten verwenden, um eine andere Workflowaktion auszuführen.Wählen Sie in der Dropdownliste Datenquelle die Datenquelle für die dynamischen Informationen aus, die Sie der Benachrichtigung hinzufügen möchten. Workflows verwenden häufig dynamische Inhalte aus einer Datenquelle für aktuelles Element oder einer Datenquelle für Workflowvariablen und -parameter . Wenn Sie nicht wissen, welche Datenquelle Sie auswählen möchten, wenden Sie sich an Ihren Workflowadministrator.
Wählen Sie in der Dropdownliste Feld aus Quelle das Feld aus, das Sie verwenden möchten.
Die Optionen, die in der Liste Feld aus Quelle angezeigt werden, hängen davon ab, welche Datenquelle Sie ausgewählt haben, und hängen davon ab, ob der Workflowwebsite-Designer erweiterte Geschäftseigenschaften für den Workflow erstellt hat.
Die folgende Liste enthält zusätzliche Informationen zu vordefinierten Feldern in der Datenquelle Aktuelles Element und in der Datenquelle Workflowvariablen und Parameter . Um weitere Informationen zu Feldern aus diesen Datenquellen anzuzeigen, erweitern Sie eines oder mehrere der Elemente in dieser Liste.
Felder für Datenquelle = Aktuelles Element.
Die Datenquelle Aktuelles Element verweist auf die aktuelle Aufgabe im Workflow. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie einen Wert aus dieser Aufgabe auswählen. Beispielsweise enthält die Datenquelle Aktuelles Element Felder wie Genehmigungsstatus, Eincheckkommentar und andere Werte, die Informationen zu einer bestimmten aktiven Aufgabe im Workflow bereitstellen. Darüber hinaus enthält die Liste der gültigen Felder für Aktuelles Element alle Eigenschaften, die als erweiterte Geschäftseigenschaften konfiguriert sind.
Die Datenquelle Aktuelles Element enthält zu viele Felder, um hier aufzulisten. Die folgende Liste enthält jedoch einige der am häufigsten verwendeten Felder.- Genehmigungsstatus
- Kommentare zur genehmigenden Person
- Check-In Kommentare
- Klienten-ID
- Erstellt von
- ID
- Name
- Pfad
- Vorlagenlink
- URL-Pfad
Felder für Datenquelle = Workflowvariablen und Parameter
In der folgenden Tabelle sind die Werte aufgeführt, die Sie aus der Dropdownliste Feld aus Quelle verwenden können, wenn Sie Workflowvariablen und -parameter auswählen..
Klicken Sie auf OK , um den Nachschlagewert zu akzeptieren und zum Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren zurückzukehren.
Klicken Sie auf OK , um Änderungen an der E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung zu akzeptieren.
Schritt 3: Veröffentlichen sie die Änderungen.
Klicken Sie im Menüband auf der Seite mit den Aufgabeneinstellungen auf Veröffentlichen. Die resultierende E-Mail enthält die Änderungen, die Sie für alle zukünftigen Aufgaben vorgenommen haben.