Anpassen einer E-Mail-Benachrichtigung für eine SAP-Workflowaufgabe

Öffnen der Workflowwebsite in SharePoint Designer

Sie können eine e-Mail-aufgabenbenachrichtigung anpassen. Die Benachrichtigung ist Teil der Workflowdefinition an. Wenn Sie die Benachrichtigung ändern möchten, öffnen Sie die Workflow-Website in Microsoft SharePoint Designer 2010 aus.

1. Klicken Sie im Windows Starten zum Starten der SharePoint Designer 2010 auf, und klicken Sie dann auf Website öffnen.

2. Geben Sie im Dialogfeld Website öffnen im Feld Website-URL die URL des Workflows ein, den Sie bearbeiten möchten. Hiermit wird die Seite Websiteinformationen für den Workflow geöffnet.

3. Klicken Sie im Bereich Navigation auf Workflows, um eine Seite zu öffnen, in dem Sie workfloweinstellungen verwalten können.

4. Suchen Sie im Bereich Workflows den Abschnitt Listenworkflow sowie den Namen des Aufgabentyps für die Benachrichtigung. Die folgende Abbildung zeigt beispielsweise die Seite für den Aufgabentyp TestAufgabe.
   

   

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Zugreifen auf die Einstellungen für die E-Mail-Benachrichtigung

Duet Enterprise sendet eine Benachrichtigung für die einzelnen Aufgaben. Wenn Sie die Nachricht ändern möchten, müssen Sie die Handhabung von Workflows jeden einzelnen Aufgabe ändern.

So ändern Sie die Nachricht für jede Aufgabe

1. Doppelklicken Sie auf den Namen des Aufgabetyps, um die Seite für den Workflow zu öffnen, auf der Sie die Einstellungen anzeigen und verwalten können.

2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen auf Workflow bearbeiten , um den Workflow-Editor geöffnet.

3. Suchen Sie im Editor-Fenster Schritt 1, und klicken Sie dann auf Genehmigung.

4. Klicken Sie auf der Seite Genehmigung auf das Verhalten einer einzelnen Aufgabe ändern, um die Aufgabe Verhaltensweisen Seite zu öffnen.

   

5. Klicken Sie auf der Seite Vorgang Verhaltensweisen im Bereich Wenn eine Aufgabe steht noch aus auf aktuelle Aufgabe: zugewiesen an.

   In der folgenden Abbildung direkte Aktionen Duet Enterprise, um die Aufgabe in der Workflow-Verlaufsliste protokollieren, und senden Sie eine e-Mail-aufgabenbenachrichtigung an den Benutzer, der die Aufgabe zugewiesen ist.

   

Festlegen der Empfänger der Aufgabenbenachrichtigung

Standardmäßig verwendet Duet Enterprise eine dynamische Form der e-Mail-Adresse für die Benachrichtigung eine Variable namens aktuelle Aufgabe: zugewiesen an. Wenn sie die aufgabenbenachrichtigung sendet, Duet Enterprise sucht die richtige Person oder SAP-Rolle, und klicken Sie dann die Benachrichtigung an diese Adresse gesendet.

So ändern Sie die Empfängeradresse

1. Klicken Sie im Fenster E-Mail-Nachricht definieren in der Zeile An auf die Schaltfläche Adressbuch.

2. Geben Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen einen Namen in das Feld Name oder E-Mail-Adresse eingeben ein, oder wählen Sie einen Empfänger in der verfügbaren Liste aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen >>.

1. Wenn Sie einen Namen aus der Empfängerliste entfernen möchten, wählen Sie im Feld Ausgewählte Benutzer den Namen des zu entfernenden Empfängers aus, und klicken Sie dann auf Entfernen <<.

2. Wenn Sie alle gewünschten Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf OK, um zum Fenster E-Mail-Nachricht definieren zurückzukehren.

Ändern des statischen Texts in der Nachricht

Sie können statischen Text in die Nachricht einschließen, der dann jedes Mal in identischer Weise verwendet wird, wenn im Workflow eine Instanz der E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung erstellt wird.

So schließen Sie statische Informationen ein

• Setzen Sie im Fenster E-Mail-Nachricht definieren den Cursor an die Stelle, an der der Text angezeigt werden soll. Geben Sie den Text dann direkt in den Textkörper oder in die Betreffzeile ein.

Hinzufügen eines Links zur Nachricht

Sie können einen statischen Hyperlink einfügen – d. h., wenn eine immer mit derselben Adresse oder Speicherort verknüpft – im Textkörper der Workflow-aufgabenbenachrichtigung. Verwenden Sie einen Hyperlink hinzuzufügen, der HTML-Anker-Tags (< einer > und </a >) mit dem Href Attribut aus, und geben Sie die Zieladresse, die als Wert des Href -Attribut.

So können Sie beispielsweise einen Link zu Aufgabendetails hinzufügen, indem Sie den folgenden Text und Link verwenden.

You can find <a href="http://MyWorkflowURL.com/">detailed information </a> about this task in SharePoint. 

In der fertigen Nachricht wird der Text zwischen den Ankertags als Link zu der angegebenen Adresse dargestellt.

Hinzufügen von dynamischem Inhalt zur Nachricht

Oftmals ist es hilfreich, in einer Aufgabenbenachrichtigung dynamisch veränderbare Informationen zu verwenden. Auf diese Weise können Sie Kommentare von anderen Personen im Workflow oder die Client-ID hinzufügen, damit der Benutzer sicher sein kann, dass ein bestimmter Verweis für ihn gültig ist. Wenn Sie dynamischen Inhalt hinzufügen, verwenden Sie normalerweise den Wert eines Felds im aktuellen Element (der aktuellen Aufgabe im Workflow).

So fügen Sie dem Inhalt einer E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung dynamischen Inhalt hinzu

1. Klicken Sie im Dialogfeld die e-Mail-Nachricht definieren klicken Sie auf Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern zum Öffnen des Dialogfelds Nachschlagen für Zeichenfolge.

   

   In SharePoint Designer 2010 ist ein Nachschlagen eines Features, das Daten aus einer Datenquelle auf den Workflow Laufzeit abruft. Der Workflow kann dann die Daten verwenden, um Workflows andere Aktionen auszuführen.

2. Wählen Sie in der Dropdownliste Datenquelle die Datenquelle für die dynamischen Informationen aus, die Sie der Benachrichtigung hinzufügen möchten. Von Workflows wird häufig dynamischer Inhalt aus den Datenquellen Aktuelles Element oder Workflowvariablen und -parameter verwendet. Wenn Sie die auszuwählende Datenquelle nicht kennen, wenden Sie sich an den Workflowadministrator.

3. Wählen Sie in der Dropdownliste Quellenfeld das Feld aus, das Sie verwenden möchten.

   Welche Optionen in der Liste Quellenfeld angezeigt werden, hängt von der ausgewählten Datenquelle sowie davon ab, ob vom Entwickler der Workflowwebsite erweiterte Geschäftseigenschaften für den Workflow erstellt wurden.

   Die nachstehende Liste enthält zusätzliche Informationen zu den vordefinierten Feldern in den Datenquellen Aktuelles Element und Workflowvariablen und -parameter. Wenn Sie weitere Informationen zu den Feldern aus diesen Datenquellen benötigen, erweitern Sie eines oder mehrere Elemente in dieser Liste.

   Felder für die Datenquelle = des aktuellen Elements.

   Die Datenquelle Aktuelles Element verweist auf die aktuelle Aufgabe im Workflow. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie einen Wert aus der Aufgabe auswählen. Beispiel: Die Datenquelle Aktuelles Element enthält Felder wie Genehmigungsstatus, Kommentare zum Einchecken sowie weitere Werte mit Informationen zu einer bestimmten aktiven Aufgabe im Workflow. Darüber hinaus enthält die Liste gültiger Felder für Aktuelles Element alle Eigenschaften, die als Erweiterte Geschäftseigenschaften konfiguriert wurden.

   Die Datenquelle Aktuelles Element enthält zu viele Datenfelder, um sie hier alle aufzulisten. In der nachstehenden Liste sind jedoch einige der am häufigsten verwendeten Felder aufgeführt.

   • Genehmigungsstatus

   • Kommentare zur Genehmigung

   • Kommentare zum Einchecken

   • Client-ID

   • Erstellt von

   • ID

   • Name

   • Pfad

   • Vorlageverknüpfung

   • URL-Pfad

   Felder für die Datenquelle = Workflow-Variablen und Parameter

   In der nachstehenden Tabelle finden Sie die Einträge aus der Dropdownliste Quellenfeld, die bei Auswahl von Workflowvariablen und -parameter verwendet werden können.

   Feldname	Beschreibung
   Variable: Comments (Kommentare)	Diese Variable enthält, sofern vorhanden, Kommentare des Initiators der SAP-Aufgabe.
   Variable: DueDateForAllTasks (Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben)	Diese Variable enthält den Fertigstellungstermin für alle Aufgaben im Workflow.
   Variable: MailSubject (E-Mail-Betreff)	Diese Variable enthält die Betreffzeile der E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung.
   Variable: NotificationMessage (Aufgabenbenachrichtigung)	Diese Variable enthält eine Aufgabenbenachrichtigung vom Ersteller der SAP-Aufgabe.
   Variable: StartDeadline (Anfangstermin)	Diese Variable enthält das Datum, zu dem alle Aufgaben begonnen werden müssen.
   Variable: TaskPriority (Aufgabenpriorität)	Diese Variable enthält die Priorität der Aufgabe.
   Variable: TaskTypeName (Name des Aufgabentyps)	Diese Variable enthält den Namen des Aufgabentyps.
   Variable: WFInitiatorUser (Initiator des Workflows)	Diese Variable enthält den Namen des Workflowinitiators.

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4. Klicken Sie auf OK, um den Nachschlagewert zu übernehmen und zum Dialogfeld E-Mail-Nachricht definieren zurückzukehren.

5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen an der E-Mail-Aufgabenbenachrichtigung zu übernehmen.