Sie können Aufbewahrungsbezeichnungen auf Dateien in SharePoint und OneDrive anwenden, entweder einzeln oder gemeinsam.
Die angezeigten Bezeichnungen wurden von Ihrem organization angepasst. Wenn Sie Fragen dazu haben, welche Bezeichnung angewendet werden soll, wenden Sie sich an Ihren Helpdesk oder ihre IT-Abteilung.
Anwenden einer Aufbewahrungsbezeichnung auf ein Element
In OneDrive oder einer SharePoint-Bibliothek können Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung auf eine Datei anwenden, z. B. auf einMicrosoft 365 Dokument, das in Word, PowerPoint, Excel oder einemOneNote Notebook erstellt wurde. Sie können auch Nicht-Office-Dateien bezeichnen, z. B. ein PDF-Dokument oder eine Bilddatei. SharePointListenelementekönnen auch beschriftet werden.
Sie können auch eine Bezeichnung auf eine Bibliothek oder einen Ordner anwenden. Wenn Sie eine Bibliothek oder einen Ordner bezeichnen, wird diese Aufbewahrungsbezeichnung standardmäßig auf dateien ohne Bezeichnung in diesem Ordner angewendet. Erfahren Sie mehr über Standardbezeichnungen für SharePoint.
Anwenden einer Bezeichnung in OneDrive oder SharePoint
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Wählen Sie das Element aus.
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Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Detailbereich öffnen
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Wählen Sie unter Bezeichnung anwenden die Option Bezeichnung auswählen aus, um die Liste der Optionen zu öffnen.
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Wählen Sie die entsprechende Aufbewahrungsbezeichnung für Ihr Dokument aus. (Um mehr über die Unterschiede zwischen den Bezeichnungen zu erfahren, können Sie auf die einzelnen Bezeichnungen verweisen, um eine Beschreibung und ihren Aufbewahrungszeitraum anzuzeigen.)
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Wenn eine Option Speichern angezeigt wird, wählen Sie sie aus.
Festlegen einer Standardaufbewahrungsbezeichnung für eine SharePoint-Dokumentbibliothek
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Öffnen Sie die Dokumentbibliothek.
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Wählen Sie oben rechts im Fenster das Symbol Einstellungen aus:
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Wählen Sie Bibliothekseinstellungen aus.
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Wählen Sie auf der Seite Einstellungen unter Berechtigungen und Verwaltung die Option Bezeichnung auf Elemente in dieser Liste oder Bibliothek anwenden aus.
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Wählen Sie auf der Seite Bezeichnung anwenden das Dropdownfeld aus, und wählen Sie dann die Bezeichnung aus, die Sie anwenden möchten.
Die von Ihnen ausgewählte Bezeichnung wird ab sofort automatisch auf alle neuen Dateien angewendet, die der Dokumentbibliothek hinzugefügt werden.
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Optional: Um die Bezeichnung automatisch auf alle Dateien anzuwenden, die sich derzeit in der Dokumentbibliothek befinden, wählen Sie Bezeichnung auf vorhandene Elemente in der Bibliothek anwenden aus.
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Wählen Sie Speichern aus.
Hinweis: Aufbewahrungsbezeichnungen können auf Dateiebene überschrieben werden. Anders ausgedrückt: Nachdem Sie eine Standardbezeichnung für eine Bibliothek festgelegt haben, können Sie einem oder mehreren Elementen in der Bibliothek ggf. eine alternative Bezeichnung zuweisen.
Erstellen einer Ansicht, die Aufbewahrungsbezeichnungen enthält
In SharePoint (und Teams – aber nicht OneDrive ) können Sie eine Ansicht der Bibliothek erstellen, die die Spalte Bezeichnungen oder Element ist eine Datensatzspalte enthält. In dieser Ansicht können Sie auf einen Blick sehen, welche Aufbewahrungsbezeichnungen allen Elementen zugewiesen sind und welche Elemente Datensätze sind. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Ansicht nicht nach der Spalte Element ist ein Datensatzfiltern können. Hier erfahren Sie, wie Sie eine solche Ansicht erstellen.
Machen Sie zunächst die Spalte Aufbewahrungsbezeichnung sichtbar:
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Wählen Sie oben in einer Spalte den Pfeil nach unten
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Aktivieren Sie im Bereich Ansichtsspalten bearbeiten das Kontrollkästchen Aufbewahrungsbezeichnung.
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Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Übernehmen aus.
Wenn Sie möchten, können Sie die Ansicht zu einem späteren Zeitpunkt für den Schnellzugriff speichern:
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Wählen Sie am rechten Ende der Befehlsleiste Ansichtsoptionen > Ansicht speichern unter aus:
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Weisen Sie der Ansicht einen Namen zu.
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Wählen Sie aus, ob die Ansicht öffentlich sein soll, damit andere Personen sie sehen können.
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Wählen Sie Speichern aus.
Einige Aktionen sind für bezeichnete Elemente nicht zulässig.
Wenn ein Element über eine Aufbewahrungsbezeichnung verfügt, sind einige Aktionen nicht zulässig – abhängig von den Einstellungen, die Ihr Administrator ausgewählt hat.
Wenn in SharePoint eine Meldung angezeigt wird, dass Sie ein beschriftetes Element nicht bearbeiten können, liegt dies daran, dass es als Datensatz bezeichnet wurde. Sie können dieses Element möglicherweise bearbeiten, wenn Sie es zuerst entsperren. Anweisungen finden Sie im nächsten Abschnitt.
Sperren oder Entsperren eines Datensatzes
Einige Aufbewahrungsbezeichnungen haben die Möglichkeit, ein Element zu "sperren", da es sich um einen Datensatz handelt, der beibehalten werden muss. Dadurch wird beispielsweise verhindert, dass das Element gelöscht wird. Für Dinge wie Verträge ist dies eine wichtige Aufzeichnungsmaßnahme. Möglicherweise können Sie Jedoch Elemente entsperren, sodass sie mit einer neuen Version überarbeitet oder aktualisiert werden können.
Hinweis: Ob Sie ein Element sperren oder entsperren können, hängt von den Einstellungen ab, die der Kontrolle von Administratoren untersteht, einschließlich der Bezeichnungskonfiguration, der Standortkonfiguration und der Berechtigung "Mitwirken".
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Wählen Sie in der Bibliothek oder Liste das Element aus, das Sie sperren oder entsperren möchten.
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Wählen Sie oben rechts im Fenster Detailbereich öffnen aus:
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Wählen Sie im Bereich Details unter Datensatz statusdie Option Gesperrt aus.
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Neben dem Namen der Einstellung wird ein Umschaltsteuerelement angezeigt. Klicken Sie auf den Umschalter, um von Gesperrt in Entsperrt zu wechseln oder umgekehrt.
Nachdem das Element entsperrt wurde, können Sie es bearbeiten. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie das Element auch erneut sperren, indem Sie die obigen Schritte ausführen und die Status Datensatz wieder auf Gesperrt umschalten.
Wichtig: Wenn Ihr Administrator die Versionsverwaltung deaktiviert hat und der Datensatz als entsperrt beginnt, können Sie das Element sperren, aber dann nicht mehr entsperren. Anders ausgedrückt: In diesem Szenario handelt es sich um eine unidirektionale Aktion und nicht um einen Umschalter.
Siehe auch
Für Administratoren: Vergleichen der Einschränkungen, welche Aktionen zulässig oder blockiert sind
