Was sind Vertraulichkeitsbezeichnungen?
Vertraulichkeitsbezeichnungen werden entweder manuell oder automatisch auf Dateien angewendet, damit sie mit den Datenschutzrichtlinien Ihrer Organization konform bleiben. Vertraulichkeitsbezeichnungen geben die Klassifizierung von Dateien an und können auf sie Schutz anwenden.
Ihre organization passt die Namen und Beschreibungen der Bezeichnungen an. Wenden Sie sich an die IT-Abteilung Ihrer organization, um weitere Informationen darüber zu erhalten, welche Bezeichnung wann angebracht werden soll. Vertraulichkeitsbezeichnungen werden für Benutzer und nicht an Speicherorten wie Websites oder Postfächern veröffentlicht, sodass Sie und ein Kollege möglicherweise unterschiedliche Vertraulichkeitsbezeichnungen sehen, die angewendet werden können.
Hinweis
- Für dieses Feature ist ein Microsoft 365-Abonnement erforderlich. Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützt meine Office-Version Vertraulichkeitsbezeichnungen? Wenn Sie ein Administrator sind, der mit Vertraulichkeitsbezeichnungen beginnen möchte, lesen Sie Erste Schritte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen.
- Eine vollständige Liste der Features und Releaseverfügbarkeit finden Sie unter "Funktionen für Vertraulichkeitsbezeichnungen in Word, Excel und PowerPoint".
Was geschieht, wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung anwenden?
Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung anwenden, bleiben die Bezeichnungsinformationen in Ihrer Datei erhalten, während sie zwischen Geräten, Anwendungen und Clouddiensten verschoben wird. Das Anwenden einer Vertraulichkeitsbezeichnung kann auch zu Änderungen an Ihrer Datei führen, die der Konfiguration Ihrer organization entsprechen, z. B.:
- Die Verschlüsselung mit Information Rights Management kann angewendet werden
- Möglicherweise wird eine Kopfzeile, Fußzeile oder ein Wasserzeichen angezeigt
- Es können dynamische Wasserzeichen angezeigt werden.
Hinweis
Wenn Sie nicht über die Berechtigung zum Ändern oder Entfernen einer Vertraulichkeitsbezeichnung verfügen, zeigen die meisten Apps eine Fehlermeldung an und hindern Sie daran, dies zu tun. In einigen Apps werden Vertraulichkeitsbezeichnungen einfach deaktiviert.
Nicht alle Apps auf allen Plattformen unterstützen dasselbe Verhalten, sodass die genauen Ergebnisse der Anwendung einer Vertraulichkeitsbezeichnung leicht variieren können. Weitere Informationen zu den Funktionen, die auf jeder Plattform unterstützt werden, finden Sie unter Unterstützung für Vertraulichkeitsbezeichnungsfunktionen in Apps.
Wie werden Vertraulichkeitsbezeichnungen angewendet?
Vertraulichkeitsbezeichnungen können manuell oder automatisch angewendet werden.
Wählen Sie selbst eine Vertraulichkeitsbezeichnung aus
Wichtig
Sie können eine Vertraulichkeitsbezeichnung nur anwenden, wenn:
• Ihr Office-Konto ist ein Geschäftskonto, dem eine Office 365 Enterprise E3- oder Office 365 Enterprise E5-Lizenz zugewiesen ist.
• Ihr Administrator hat Vertraulichkeitsbezeichnungen konfiguriert und für Sie veröffentlicht.
Über die Vertraulichkeitsleiste:
Klicken Sie auf die Titelleiste neben dem Dateinamen.
Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die auf Ihre Datei angewendet werden soll.
Hinweis
" Erfahren Sie mehr, wenn Ihre organization eine Website konfiguriert hat, um mehr über ihre Vertraulichkeitsbezeichnungen zu erfahren.
Wenn die Datei noch keine Bezeichnung enthält, werden Sie in der Vertraulichkeitsleiste darüber informiert, ob eine Bezeichnung erforderlich ist oder nicht. Wenn eine Bezeichnung erforderlich ist, wird die Eingabeaufforderung "Bezeichnung auswählen" angezeigt. Wenn keine Bezeichnung erforderlich ist, lautet die Eingabeaufforderung einfach Keine Bezeichnung.
Weitere Informationen finden Sie unter Neue Vertraulichkeitsleiste in Office für Windows.
Über die Schaltfläche "Vertraulichkeit":
Klicken Sie auf die Registerkarte Start und wählen Sie dann
" Empfindlichkeit.Wählen Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die auf Ihre Datei angewendet werden soll.
Tipp
- Sie wissen nicht genau, was eine Bezeichnung ist? Zeigen Sie auf die Bezeichnung, um eine Beschreibung anzuzeigen, die Ihre organization zur Erläuterung hinzugefügt hat.
- Wenn Sie ein IT-Experte sind und nach Informationen zum Konfigurieren oder Verwalten der Vertraulichkeitsleiste suchen, lesen Sie Verwalten von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office-Apps.
Beim Speichern einer neuen Datei:
Klicken Sie auf das Symbol "Speichern ".
Wählen Sie im Dialogfeld "Speichern" die Vertraulichkeitsbezeichnung aus, die auf Ihre Datei angewendet werden soll.
Automatische und empfohlene Beschriftung
Automatische Beschriftung
Wenn der Administrator automatische Bezeichnungen eingerichtet hat, kann auf Dateien, die bestimmte Arten von Informationen enthalten, wie Sozialversicherungsnummern, Kartennummern oder andere vertrauliche Informationen, automatisch eine bestimmte Bezeichnung angewendet werden.
Wenn eine Bezeichnung automatisch angewendet wurde, wird unterhalb des Office-Menübands eine Benachrichtigung angezeigt, die wie folgt aussieht:
Empfohlene Bezeichnung
Ebenso können Administratoren eine empfohlene Bezeichnung einrichten, die basierend auf den in der Datei enthaltenen vertraulichen Inhalten eine bestimmte Bezeichnung vorschlägt. Wenn eine Bezeichnung vorgeschlagen wird, wird unterhalb des Office-Menübands eine Benachrichtigung angezeigt, die wie folgt aussieht:
Standardbezeichnung
Wenn Ihr Administrator eine Standardbezeichnung eingerichtet hat, wird auf Dateien beim ersten Speichern automatisch die angegebene Standardbezeichnung angewendet. Wenn die Datei erstellt, aber nicht gespeichert wurde, oder wenn Ihre Datei erstellt wurde, bevor die Standardbezeichnungsrichtlinie implementiert wurde, wird in der Titelleiste ein Indikator angezeigt, auf den beim Speichern der Datei eine Bezeichnung angewendet wird.
Weitere Informationen finden Sie unter Vertraulichkeitsbezeichnungen werden für Ihre Dateien und E-Mails in Office automatisch angewendet oder empfohlen.
Entfernen einer Vertraulichkeitsbezeichnung
Um eine Vertraulichkeitsbezeichnung zu entfernen, die bereits auf eine Datei angewendet wurde, deaktivieren Sie sie auf der Vertraulichkeitsleiste Vertraulichkeitsschaltfläche Vertraulichkeit auf der Registerkarte Start. Wenn Ihre organization verlangt, dass die Datei bezeichnet wird, können Sie die Bezeichnung nicht entfernen.
Gewusst wie wissen, welche Vertraulichkeitsbezeichnung derzeit angewendet wird?
Die Vertraulichkeitsbezeichnung der Datei, falls derzeit eine angewendet wird, wird in der Titelleiste angezeigt.
Gewusst wie ich wissen, welche Berechtigungen ich habe?
Klicken Sie in der Statusleiste auf das Berechtigungssymbol. Das Dialogfeld "Meine Berechtigung" wird geöffnet und zeigt an, welche Berechtigungen Sie haben.
Wenn das Berechtigungssymbol nicht angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste
, und wählen Sie im Menü Berechtigungen aus, um es hinzuzufügen.
Wenn derzeit eine Bezeichnung mit benutzerdefinierten Berechtigungen auf die Datei angewendet wird, wird beim Öffnen der Datei unterhalb des Office-Menübands eine Business-Leiste angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Berechtigungen anzeigen ", um das Dialogfeld "Meine Berechtigungen " zu öffnen.
Was können Vertraulichkeitsbezeichnungen bewirken?
Von Ihrem Administrator definierte Berechtigungen anwenden
Die ausgewählte Vertraulichkeitsbezeichnung enthält möglicherweise vordefinierte Berechtigungen, die von Ihrem Administrator konfiguriert wurden. Wenn Sie diese Art von Bezeichnung auswählen, müssen Sie keine weiteren Schritte ausführen, um die Bezeichnung anzuwenden.
Von Ihnen ausgewählte benutzerdefinierte Berechtigungen anwenden
Wenn Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung auswählen, die für benutzerdefinierte Berechtigungen konfiguriert ist und diese Bezeichnungskonfiguration für Ihre Apps unterstützt wird, werden Sie aufgefordert auszuwählen, wer die Datei lesen oder ändern darf.
Anwenden von Inhaltsmarken
Je nach Konfiguration Ihrer organization kann das Anwenden einer Vertraulichkeitsbezeichnung dazu führen, dass eine Kopf-, Fußzeile oder ein Wasserzeichen in Ihre Datei eingefügt wird. Diese Inhaltsmarkierungen enthalten Text, der von Ihrem Administrator definiert wurde.
Dynamische Wasserzeichen anwenden
Um Dateiinhalte noch besser zu schützen, kann Ihre organization eine Vertraulichkeitsbezeichnung konfigurieren, um dynamische Wasserzeichen auf eine Datei anzuwenden. Diese Wasserzeichen enthalten Details im Zusammenhang mit der Person, die die Datei anzeigt. Da es sich um eine von Ihrer organization konfigurierte Einstellung handelt, können Sie die Wasserzeichen nicht entfernen oder ändern.
Nachverfolgen und Widerrufen von Dateizugriffen
Unter Windows können Sie den Zugriff auf geschützte, lokale Dateien über das Microsoft Compliance-Portal nachverfolgen und widerrufen.
Weitere Informationen finden Sie unter: Nachverfolgen und Widerrufen des Zugriffs auf Ihre Dateien
Wie werden Vertraulichkeitsbezeichnungen erzwungen?
Obligatorische Bezeichnung
Ihr Administrator kann eine obligatorische Bezeichnung einrichten, bei der Benutzer ihren Dateien eine Bezeichnung zuweisen müssen. Wenn Sie eine Datei ohne Bezeichnung öffnen oder speichern, werden Sie aufgefordert, eine Vertraulichkeitsbezeichnung auszuwählen, bevor Sie fortfahren.
Wenn die obligatorische Bezeichnung aktiv ist, können Sie die Vertraulichkeitsbezeichnung einer Datei nicht entfernen, aber Sie können eine vorhandene Bezeichnung ändern. Wenn Sie aufgefordert werden, beim Öffnen einer Datei ohne Bezeichnung eine Vertraulichkeitsbezeichnung hinzuzufügen, können Sie die Datei im schreibgeschützten Modus öffnen, anstatt eine Bezeichnung auszuwählen.
Hinweis
Wenn die obligatorische Bezeichnung in Kraft ist, ist die Option "In PDF drucken" für Dateien mit Bezeichnungen oder Verschlüsselung nicht verfügbar.
Begründung für ein Downgrade
Ihre organization kann über eine Richtlinie verfügen, die von Ihnen eine Begründung verlangt, bevor Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung von einer höheren in eine niedrigere Vertraulichkeit ändern. Wenn die Downgrade-Begründung aktiviert ist, werden Sie möglicherweise aufgefordert, einen Begründungsgrund auszuwählen oder einen eigenen anzugeben, wenn Sie eine weniger sensible Bezeichnung auswählen.
Hinweis
Sie werden nur einmal nach dem Öffnen eines Dokuments aufgefordert, Änderungen im Blocksatz auszurichten. Nach der ersten Ausrichtung müssen nachfolgende Änderungen nicht gerechtfertigt werden, es sei denn, die Datei wird geschlossen und erneut geöffnet.
Siehe auch
Bekannte Probleme beim Anwenden von Vertraulichkeits-Beschriftungen auf Ihren Office-Dateien
Für Administratoren: Informationen zu Vertraulichkeitsbezeichnungen
Für Administratoren: Verwalten von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office-Apps