Eine Abfrage ist eine Reihe von Anweisungen, die Sie für die Arbeit mit Daten verwenden können. Sie führen eine Abfrage aus, um diese Anweisungen auszuführen. Zusätzlich zu den Ergebnissen, die sortiert, gruppiert oder gefiltert werden können, kann eine Abfrage auch Daten erstellen, kopieren, löschen oder ändern.
Dieser Artikel erklärt das Ausführen von Abfragen und bietet nur kurze Übersichten über die verschiedenen Arten von Abfragen. Der Artikel behandelt auch Fehlermeldungen, die beim Ausführen verschiedener Arten von Abfragen auftreten können, und enthält Schritte, mit denen Sie diese Fehler umgehen oder korrigieren können.
Dieser Artikel enthält keine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Abfragen.
Wichtig
Sie können keine Aktionsabfragen ausführen, wenn eine Datenbank im Modus "Deaktiviert" betrieben wird – einem Modus mit eingeschränkter Funktionalität, den Access unter bestimmten Umständen zum Schutz Ihrer Daten verwendet. Möglicherweise wird eine Warnung im Dialogfeld oder in der Meldungsleiste angezeigt.
Weitere Informationen zum deaktivierten Modus und zum Aktivieren von Aktionsabfragen finden Sie im Abschnitt Ausführen einer Aktionsabfrage.
Inhalt dieses Artikels
- Ausführen einer Auswahl- oder Kreuztabellenabfrage
- Ausführen einer Aktionsabfrage
- Ausführen einer Parameterabfrage
- Ausführen einer SQL-spezifischen Abfrage
- Problembehandlung bei einer Fehlermeldung
Ausführen einer Auswahl- oder Kreuztabellenabfrage
Mit Hilfe von Select-Abfragen und Kreuztabellenabfragen können Sie Daten abrufen und darstellen sowie Formulare und Berichte mit Daten versorgen. Wenn Sie eine Auswahl- oder Kreuztabellenabfrage ausführen, zeigt Access die Ergebnisse in der Datenblattansicht an.
Ausführen der Abfrage
Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
- Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Wenn die Abfrage, die Sie ausführen möchten, aktuell in der Entwurfsansicht geöffnet ist, können Sie sie auch ausführen, indem Sie auf dem Menüband auf der Registerkarte Entwurf auf der Registerkarte "Entwurf" auf "Ausführen" klicken.
Ausführen einer Aktionsabfrage
Es gibt vier Arten von Aktionsabfragen: Anfügeabfragen, Löschabfragen, Aktualisierungsabfragen und Tabellenerstellungsabfragen. Mit Ausnahme von Tabellenerstellungsabfragen (bei denen neue Tabellen erstellt werden) nehmen Aktionsabfragen Änderungen an den Daten in Tabellen vor, auf denen sie basieren. Diese Änderungen können nicht einfach rückgängig gemacht werden, z. B. durch Drücken von STRG+Z. Wenn Sie mithilfe einer Aktionsabfrage Änderungen vornehmen, die Sie später nicht vornehmen möchten, müssen Sie in der Regel die Daten aus einer Sicherungskopie wiederherstellen. Aus diesem Grund sollten Sie immer sicherstellen, dass Sie über eine neue Sicherung der zugrunde liegenden Daten verfügen, bevor Sie eine Aktionsabfrage ausführen.
Sie können das Risiko des Ausführens einer Aktionsabfrage verringern, indem Sie zunächst eine Vorschau der Daten anzeigen, auf die reagiert wird. Sie können auf zwei Arten vorgehen:
Zeigen Sie die Aktionsabfrage in der Datenblattansicht an, bevor Sie sie ausführen. Öffnen Sie dazu die Abfrage in der Entwurfsansicht, klicken Sie auf der Access-status-Leiste auf Ansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Datenblattansicht. Um zur Entwurfsansicht zurückzukehren, klicken Sie erneut auf "Ansicht ", und klicken Sie dann im Kontextmenü auf "Entwurfsansicht ".
Ändern Sie die Abfrage in eine Auswahlabfrage, und führen Sie sie aus.
Hinweis
Notieren Sie sich, mit welchem Typ von Aktionsabfrage (Anfügen, Aktualisieren, Tabellenerstellen oder Löschen) Sie beginnen, damit Sie die Abfrage wieder in diesen Typ ändern können, nachdem Sie eine Vorschau der Daten mit dieser Methode angezeigt haben.
Ausführen einer Aktionsabfrage als Auswahlabfrage
- Öffnen Sie die Aktionsabfrage in der Entwurfsansicht.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Auswählen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
Ausführen der Abfrage
Wenn Sie bereit sind, eine Aktionsabfrage auszuführen, doppelklicken Sie im Navigationsbereich darauf, oder klicken Sie darauf, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Wichtig
Standardmäßig deaktiviert Access alle Aktionsabfragen in einer Datenbank, es sei denn, Sie geben an, dass Sie der Datenbank vertrauen. Sie können angeben, dass Sie einer Datenbank vertrauen, indem Sie die Meldungsleiste direkt unter dem Menüband verwenden.
Vertrauen einer Datenbank
- Klicken Sie in der Meldungsleiste auf Optionen.
Das Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen wird angezeigt - Wählen Sie Diesen Inhalt aktivieren aus, und klicken Sie dann auf OK.
Ausführen einer Parameterabfrage
Eine Parameterabfrage fordert Sie zur Eingabe eines Werts auf, wenn Sie sie ausführen. Wenn Sie den Wert angeben, wendet die Parameterabfrage ihn als Feldkriterium an. Auf welches Feld das Kriterium angewendet wird, wird im Abfrageentwurf festgelegt. Wenn Sie bei Aufforderung keinen Wert angeben, interpretiert die Parameterabfrage Ihre Eingabe als leere Zeichenfolge.
Eine Parameterabfrage ist immer auch eine andere Art von Abfrage. Bei den meisten Parameterabfragen handelt es sich um Auswahlabfragen oder Kreuztabellenabfragen, aber auch Anfüge-, Tabellenerstellungs- und Aktualisierungsabfragen können Parameterabfragen sein.
Sie führen eine Parameterabfrage entsprechend dem anderen Abfragetyp aus, verwenden aber im Allgemeinen das folgende Verfahren.
Ausführen der Abfrage
Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
- Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie die EINGABETASTE.
Wenn die Parametereingabeaufforderung angezeigt wird, geben Sie einen Wert ein, der als Kriterium angewendet werden soll.
Ausführen einer SQL-spezifischen Abfrage
Es gibt drei Haupttypen von SQL-spezifischen Abfragen: Union-Abfragen, Pass-Through-Abfragen und Datendefinitionsabfragen.
Bei Union-Abfragen werden Daten aus zwei oder mehr Tabellen kombiniert, jedoch nicht auf die gleiche Weise wie bei anderen Abfragen. Während die meisten Abfragen Daten durch Verketten von Zeilen kombinieren, kombinieren Union-Abfragen Daten durch Anfügen von Zeilen. Union-Abfragen unterscheiden sich von Anfügeabfragen dadurch, dass Union-Abfragen die zugrunde liegenden Tabellen nicht ändern. Union-Abfragen fügen die Zeilen in einem Recordset an, das nach dem Schließen der Abfrage nicht beibehalten wird.
Pass-Through-Abfragen werden nicht von dem Datenbankmodul verarbeitet, das in Access enthalten ist. Stattdessen werden sie direkt an einen entfernten Datenbankserver übergeben, der die Verarbeitung durchführt und die Ergebnisse anschließend an Access zurückgibt.
Datendefinitionsabfragen sind eine spezielle Art von Abfragen, die keine Daten verarbeiten. Stattdessen erstellen, löschen oder ändern Datendefinitionsabfragen andere Datenbankobjekte.
SQL-spezifische Abfragen können nicht in der Entwurfsansicht geöffnet werden. Sie können nur in der SQL-Ansicht geöffnet oder ausgeführt werden. Mit Ausnahme von Datendefinitionsabfragen wird beim Ausführen einer SQL-spezifischen Abfrage diese in der Datenblattansicht geöffnet.
Ausführen der Abfrage
Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
- Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Problembehandlung bei einer Fehlermeldung
Die folgende Tabelle enthält einige häufige Fehlermeldungen, die möglicherweise angezeigt werden. Diese Fehler können entweder als Meldung in einer Zelle (anstelle eines erwarteten Werts) oder als Fehlermeldung angezeigt werden. Die Abschnitte, die der Liste folgen, enthalten Verfahren, mit denen Sie diese Fehler beheben können.
Hinweis
Dieser Inhalt dieser Tabelle ist nicht vollständig. Wenn die Fehlermeldung, die Sie erhalten haben, nicht enthalten ist, können Sie ein Feedback senden, indem Sie das Formular am Ende dieses Artikels verwenden und spezifische Informationen zur Fehlermeldung in das bereitgestellte Kommentarfeld eingeben.
| Fehlermeldung | Problem | Lösung |
|---|---|---|
| Typkonflikt im Ausdruck | Die Abfrage verknüpft möglicherweise Felder mit unterschiedlichen Datentypen. | Überprüfen Sie den Abfrageentwurf, und stellen Sie sicher, dass die verknüpften Felder denselben Datentyp aufweisen. Anweisungen finden Sie im Abschnitt Überprüfen der verknüpften Felder in der Abfrage. |
| Datensatz wird gelöscht | Dies kann geschehen, wenn das Objekt oder die Datenbank beschädigt ist. | Komprimieren und reparieren Sie die Datenbank. Anweisungen finden Sie im Abschnitt Komprimieren und Reparieren der Datenbank. |
| Zirkelbezug durch Alias | Der einem Feld zugewiesene Alias ist mit einer Komponente des Ausdrucks für dieses Feld identisch. Ein Alias ist ein Name, der einem Ausdruck in der Feldzeile des Abfrageentwurfsbereichs zugewiesen wird, der kein tatsächliches Feld ist. Access weist Ihnen den Alias zu, wenn Sie dies nicht selbst tun. Beispiel: EXPR1. Auf einen Alias folgt unmittelbar ein Doppelpunkt (:) und dann der Ausdruck. Wenn Sie die Abfrage ausführen, wird der Alias zum Spaltennamen im Datenblatt. |
Ändern Sie den Alias. Anweisungen finden Sie im Abschnitt Ändern eines Feldalias. |
| #Error | Dieser Fehler kann auftreten, wenn der Wert eines berechneten Felds größer als der Wert ist, der durch die Einstellung der FieldSize-Eigenschaft des Felds zulässig ist. Dies geschieht auch, wenn der Nenner eines berechneten Felds gleich Null (0) ist oder als Null ausgewertet wird. | Stellen Sie sicher, dass der Nenner des berechneten Felds nicht gleich Null (0) ist. Ändern Sie ggf. die FieldSize-Eigenschaft . |
| #Deleted | Der Eintrag, auf den Bezug genommen wird, wurde gelöscht. | Wenn der Datensatz versehentlich gelöscht wurde, muss er aus einer Sicherung wiederhergestellt werden. Wenn der Löschvorgang absichtlich erfolgte, können Sie diese Fehlermeldung schließen, indem Sie UMSCHALT+F9 drücken, um die Abfrage zu aktualisieren. |
Überprüfen der verknüpften Felder in der Abfrage
Wenn Sie die Datentypen der Felder in einer Abfrage überprüfen möchten, überprüfen Sie die Quelltabellen in der Entwurfsansicht, und überprüfen Sie die Eigenschaften der zu überprüfenden Felder.
- Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht. Verknüpfungen werden als Linien angezeigt, die Felder in den Quelltabellen verbinden. Notieren Sie die Tabellen- und Feldnamen für jede Verknüpfung.
- Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf jede Tabelle, die ein oder mehrere verknüpfte Felder in der Abfrage enthält, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
Verknüpfte Felder mit unterschiedlichen Datentypen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. - Vergleichen Sie für jede Verknüpfung die Werte in der Spalte "Datentyp " des Tabellenentwurfsbereichs für die Felder, die an dieser Verknüpfung beteiligt sind.
Überprüfen Sie den Datentyp der verknüpften Felder in der Tabellenentwurfsansicht. - Um zu einer Tabelle zu wechseln, sodass Sie die zugehörigen Felder sehen können, klicken Sie auf die Registerkarte mit dem Namen dieser Tabelle.
Komprimieren und Reparieren einer Datenbank
Die Ausführung des Dienstprogramms "Datenbank komprimieren und reparieren" in Access kann die Leistung Ihrer Datenbank verbessern. Dieses Hilfsprogramm erstellt eine Kopie der Datenbankdatei und ordnet die Speicherung der Datenbankdatei auf dem Datenträger neu an, wenn sie fragmentiert ist. Nach Abschluss des Komprimierungs- und Reparaturvorgangs hat die komprimierte Datenbank verschwendeten Speicherplatz zurückgewonnen und ist in der Regel kleiner als das Original. Durch häufiges Komprimieren der Datenbank können Sie eine optimale Leistung der Datenbankanwendung sicherstellen und Fehler beheben, die durch Hardwareprobleme, Stromausfälle oder Überspannungen und ähnliche Ursachen entstehen.
Nach Abschluss des Komprimierungsvorgangs wird die Abfragegeschwindigkeit erhöht, da die zugrunde liegenden Daten in die Tabellen auf zusammenhängenden Seiten umgeschrieben wurden. Das Scannen zusammenhängender Seiten ist wesentlich schneller als das Scannen fragmentierter Seiten. Abfragen werden auch nach jeder Datenbankkomprimierung optimiert.
Während des Komprimierungsvorgangs können Sie den ursprünglichen Namen für die komprimierte Datenbankdatei verwenden oder einen anderen Namen verwenden, um eine separate Datei zu erstellen. Wenn Sie den gleichen Namen verwenden und die Datenbank erfolgreich komprimiert wird, ersetzt Access automatisch die Originaldatei durch die komprimierte Version.
Festlegen einer Option, die diesen Prozess automatisiert
- Klicken Sie auf "Dateioptionen>", um das Dialogfeld "Access-Optionen" zu öffnen.
- Klicken Sie auf Aktuelle Datenbank , und aktivieren Sie unter Anwendungsoptionen das Kontrollkästchen Beim Schließen komprimieren .
Dies bewirkt, dass Access die Datenbank bei jedem Schließen automatisch komprimiert und repariert.
Manuelles Komprimieren und Reparieren einer Datenbank
- Klicken Sie auf Datenbanktools>Datenbank komprimieren und reparieren.
Ändern eines Feldalias
- Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
- Suchen Sie im Abfrageentwurfsbereich nach Feldern mit Aliasen. Diese haben einen Doppelpunkt am Ende des Feldnamens, wie in Name:.
- Überprüfen Sie jeden Alias, um sicherzustellen, dass der Alias nicht mit dem Namen eines Felds übereinstimmt, das Teil des Ausdrucks des Alias ist. Wenn dies der Fall ist, ändern Sie den Alias.