Einfügen von Barcodes in ein Office-Dokument

Wenn Sie eine Datei in eine Dokumentbibliothek hochladen, die über eine Barcoderichtlinie verfügt, wird den Eigenschaften (Metadaten) des Elements ein Barcode hinzugefügt, aber nicht in die Datei selbst eingefügt. Nur wenn Sie das Dokument bearbeiten und dann entweder speichern oder drucken, wird der Barcode als Bild in die Datei eingefügt. Wenn Sie mit gedruckten Dokumenten arbeiten, die diese Barcodes enthalten, können Sie die im Dokument angezeigten Barcodeinformationen verwenden, um nach der Originalkopie des Dokuments auf einer Office SharePoint Server 2007 Website zu suchen. Dies bedeutet, dass Sie den gesamten zugeordneten Workflow, die Metadaten, den Überwachungsverlauf und andere Informationen problemlos anzeigen können.

Sie können keinen Barcode in ein Dokument einfügen, bis der Websiteadministrator oder Listen-Manager die entsprechende Richtlinie für die Bibliothek konfiguriert hat.  Wenn eine solche Richtlinie vorhanden ist, wird der Befehl Barcode auf der Registerkarte Einfügen angezeigt, damit Sie Barcodes einfügen können.

Jedem Dokument, das beim Erstellen der Richtlinie bereits in der Liste oder Bibliothek vorhanden ist, wird kein Barcode zugewiesen (der daher nicht eingefügt werden kann), bis das Dokument ausgecheckt und wieder eingecheckt ist. Dokumenten, die in eine Liste oder Bibliothek hochgeladen wurden, deren Barcoderichtlinie bereits gültig ist, werden automatisch Barcodes zugewiesen, die sofort eingefügt werden können.

Wenn ein Websiteadministrator oder Listenbesitzer eine Barcoderichtlinie für eine Liste oder Bibliothek konfiguriert, werden auf dem Server automatisch Barcodes für die Elemente oder Dokumente in dieser Liste oder Bibliothek generiert, wenn die Elemente oder Dokumente hochgeladen oder bearbeitet werden.

Je nachdem, wie eine Barcoderichtlinie konfiguriert ist, müssen Sie möglicherweise auch Barcodebilder in Dokumente einfügen, die sich in Bibliotheken auf einer SharePoint-Website befinden.

1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

   Falls der Name der Bibliothek auf der Schnellstartleiste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

2. Zeigen Sie auf das gewünschte Dokument, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf die Bearbeitungsoption für den Office-Programmnamen, z. B. Bearbeiten in Microsoft Office Word.

3. Platzieren Sie den Cursor an der Position im Dokument, an der Sie den Barcode einfügen möchten.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Barcode auf Barcode.

   

   Hinweis: Der Befehl Barcode wird nur dann auf der Registerkarte Einfügen angezeigt, wenn eine Barcoderichtlinie für ein Serverdokument in Kraft ist.

5. Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen.

Eine Bibliothek auf einer SharePoint-Website verfügt möglicherweise über eine Barcoderichtlinie, die erfordert, dass Sie beim Speichern oder Drucken eines Dokuments einen Barcode einfügen müssen.

Wenn das Dokument beim Speichern oder Drucken noch keinen Barcode enthält, werden Sie aufgefordert, einen Barcode einzufügen. Wenn Sie auf Ja klicken, wenn Sie dazu aufgefordert werden, wird der Barcode an einer Standardposition eingefügt.

• Wenn die Datei schreibgeschützt ist, wird der Barcode an der aktuellen Position des Cursors eingefügt.

• Wenn sich die Datei im Bearbeitungsmodus befindet, wird der Barcode an einem Standardspeicherort eingefügt.

  • In Word    Der Barcode wird in die Kopfzeile der ersten Seite des Dokuments eingefügt.

  • In Excel    Der Barcode wird in die erste Zelle des ersten Arbeitsblatts in der Arbeitsmappe eingefügt.

  • In PowerPoint    Der Barcode wird in die Mitte der ersten Folie der Präsentation eingefügt.