In Ihrem gesamten Unternehmen verwenden Teams Microsoft SharePoint-Websites, um an Dokumenten zusammenzuarbeiten und Informationen zu teilen. Sie möchten SharePoint-Lösungen erstellen, die die Produktivität und Effizienz Ihrer organization verbessern, aber sie möchten keinen Code schreiben. Wo fangen Sie an?
Mit Microsoft SharePoint Designer 2010 können Sie Workflowlösungen ohne Code entwerfen, die einfache bis komplexere Geschäftsprozesse in einem organization verwalten. Workflows fügen Sowohl Systemprozessen als auch menschlichen Prozessen Logik hinzu. Workflows für Systemprozesse können eine Datenquelle aktualisieren, wenn sich eine andere Datenquelle ändert. Workflows für menschliche Prozesse können ein Dokument, z. B. eine Spesenabrechnung, zur Genehmigung an den Vorgesetzten eines Mitarbeiters und, falls genehmigt, zur Verarbeitung an die Buchhaltungsabteilung senden.
Dies wird durch den leistungsstarken, aber intuitiven Workflow-Editor in SharePoint Designer 2010 ermöglicht, der geschachtelte Logik, Teilschritte und vieles mehr ermöglicht. Wenn Ihr Workflow beispielsweise einer Dokumentbibliothek zugeordnet ist oder nach dem Dokumentinhaltstyp gefiltert wird, wird eine Gruppe kontextbezogener Dokumentmappenaktionen angezeigt. Eine Dokumentenmappe ist ein neues Feature in SharePoint Server 2010 wobei eine Gruppe von Dokumenten als einzelne Einheit behandelt wird, sodass eine Workflowaktion für eine Dokumentenmappe alle Elemente in dieser Dokumentenmappe durchlaufen wird.
Weitere neue Workflowaktionen umfassen Aktionen, die die Grundlage der drei beliebtesten Workflows in SharePoint Server bilden: Genehmigungs-, Feedback- und Signaturerfassungsworkflows, Hilfsaktionen zum Bearbeiten von Zeichenfolgen und Datumsangaben. eine neue relationale Aktion, die den SharePoint-Benutzerprofilspeicher verwendet, um den Vorgesetzten einer Person nachzuschlagen; und neue Listenaktionen, die ein Workflow verwenden kann, um Berechtigungen für ein Listenelement festzulegen.
Sie können Workflows auch entwerfen und freigeben, indem Sie Microsoft Visio mit seinen Flussdiagrammvorlagen verwenden, die in SharePoint Designer 2010 exportiert werden können.
In diesem Artikel werden die Grundlagen von Workflows vorgestellt. Wenn Sie die Typen und grundlegenden Bausteine von Workflows – Aktionen, Bedingungen und Schritte – verstehen, können Sie workflows schnell hinzufügen, um Prozesse zu automatisieren und die Produktivität und Effizienz Ihrer organization zu verbessern.
Inhalt dieses Artikels
Was ist ein Workflow?
Workflows sind die Art und Weise, wie ein organization Funktionen, eine Reihe von Aktionen, die einem Arbeitsprozess entsprechen, z. B. der Prozess für Bestellungen. SharePoint 2010 hilft Ihnen dabei, diese Workflows zu automatisieren und so die Effizienz und Produktivität der organization zu steigern. Dies liegt daran, dass die automatisierten Workflows die Prozesse vorantreiben, sodass sich die organization auf die Arbeit konzentrieren können, anstatt die Prozesse zu verwalten.
Workflows können die meisten Aspekte einer SharePoint 2010-Website, Liste, Bibliothek, Inhaltstyp oder Listenelement steuern, einschließlich des Lebenszyklus dieses Elements. Der Workflow kann sowohl Aktionen umfassen, die von Personen (oder Workflowteilnehmern) ausgeführt werden, als auch Aktionen, die vom Workflow ausgeführt werden. Workflowteilnehmer können mit dem Workflow über die angegebene Aufgabenliste interagieren, in der ein Workflow eine Aufgabe für eine andere Person erstellen und angehalten bleiben kann, bis die Aufgabe als abgeschlossen markiert ist.
Workflows können so einfach oder so komplex sein, wie Ihre Geschäftsprozesse erfordern. Sie können einen Workflow erstellen, den der Benutzer initiiert, oder einen Workflow, der automatisch basierend auf einem Ereignis initiiert wird, z. B. wenn ein Listenelement erstellt oder geändert wird.
Wenn Sie SharePoint Designer 2010 zum Entwerfen eines Workflows verwenden, führen Sie im Allgemeinen die folgenden grundlegenden Schritte aus:
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Wählen Sie den Typ der Workflows aus, die Sie erstellen möchten: Liste, wiederverwendbare Liste oder Website.
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Verwenden Sie den Workflow-Editor, um die Bedingungen und Aktionen auszuwählen und zusammenzustellen, die die Schritte des Workflows definieren, sodass er den Geschäftsprozess darstellt, den Sie automatisieren.
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Speichern und veröffentlichen Sie den Workflow.
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Passen Sie bei Bedarf die Workflowformulare an, die automatisch generiert wurden.
Sie können sich einen Workflow als Flussdiagramm von Aktionen mit einem Anfang, einem Ende und einem sequenziellen Ablauf von Anfang bis Ende vorstellen. Workflows können parallele Verzweigungen integrieren, aber letztendlich werden sie von der ersten Aktion bis zur endgültigen Aktion fortgesetzt.
Angenommen, Sie würden einen Workflow darstellen, der ein Dokument in SharePoint 2010 zur Genehmigung weitergibt. Wenn der Workflow gestartet wird, benachrichtigt er den angegebenen Prüfer automatisch per E-Mail, dass er über ein zu überprüfende Dokument verfügt. Der Prüfer überprüft dann das Dokument und ändert die status des Dokuments, um anzugeben, dass er seine Aufgabe abgeschlossen hat und ob er das Dokument genehmigt oder abgelehnt hat. Basierend auf der Antwort des Prüfers führt der Workflow eine von zwei parallelen Branches aus. Wenn der Prüfer das Dokument genehmigt, verschiebt der Workflow das genehmigte Dokument in eine bestimmte Dokumentbibliothek und sendet dann eine E-Mail-Nachricht an das gesamte Team, um es über das genehmigte Dokument zu informieren. Wenn der Prüfer das Dokument ablehnt, benachrichtigt der Workflow den Dokumentautor darüber. In beiden Fällen erreicht der Workflow dann sein Ende, und der Prozess ist abgeschlossen.
Diagramm 1: Beispiel für einen Genehmigungsworkflow
Welche Art von Workflows sollte ich entwerfen?
Es gibt drei Arten von Workflows in SharePoint 2010:
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Liste
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Wiederverwendbare Liste
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Site
Workflows auflisten
Ein Listenworkflow ist der Workflowtyp, der in SharePoint 2007 verfügbar war. Da sie den Kontext der Liste enthält, für die sie erstellt wurden, haben Listenworkflows automatisch Zugriff auf die Werte der benutzerdefinierten Felder für das Listenelement, für das sie ausgeführt werden, z. B. das benutzerdefinierte Notizenfeld für eine Dokumentbibliothek. Listenworkflows können nicht für andere Listen oder Bibliotheken auf dieser oder anderen Websites verfügbar gemacht werden. Um die gleiche Workflowfunktionalität für mehrere Listen zu erhalten, müssen Sie die Workflows an allen Speicherorten manuell neu erstellen.
Wenn Sie wissen, dass Sie nur die Workflows benötigen, die Sie für eine bestimmte Liste entwerfen, hat der Listenworkflow den Vorteil, dass die benutzerdefinierten Felder der Listen automatisch verfügbar gemacht werden.
Wiederverwendbare Listenworkflows
Sie können einen wiederverwendbaren Listenworkflow (wiederverwendbarer Workflow) in der Websitesammlung auf oberster Ebene erstellen, und dieser Workflow kann global wiederverwendbar gemacht werden. Dies bedeutet, dass der Workflow einer beliebigen Liste, Bibliothek oder jedem Inhaltstyp in der Websitesammlung zugeordnet werden kann. Sie können auch einen wiederverwendbaren Workflow in jeder Unterwebsite in der Websitesammlung erstellen. Dieser Workflow ist für die Wiederverwendung in dieser bestimmten Unterwebsite verfügbar.
Sie können auch einen wiederverwendbaren Workflow von einer Website exportieren und dann diesen Workflow auf einer anderen Website hochladen und aktivieren. Beispielsweise können Sie einen wiederverwendbaren Workflow in einer Testumgebung erstellen, testen und dann in eine Produktionsumgebung exportieren. SharePoint Designer 2010 unterstützt das Exportieren eines Workflows als Vorlage.
Wiederverwendbare Workflows verfügen standardmäßig nicht über den Kontext einer bestimmten Liste oder Bibliothek. Daher stellen sie standardmäßig nur die Spalten bereit, die listen- und bibliotheksübergreifend verwendet werden, z. B. Erstellt und erstellt von.
Wenn ihr wiederverwendbarer Workflow erfordert, dass bestimmte Spalten in der Liste oder Bibliothek vorhanden sind, der Sie ihn zugeordnet haben, können Sie diese Spalten als Zuordnungsspalten hinzufügen. Zuordnungsspalten werden automatisch einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt, wenn dieser Liste oder Bibliothek ein wiederverwendbarer Workflow zugeordnet ist.
Wenn Sie einen wiederverwendbaren Workflow erstellen, können Sie alternativ den wiederverwendbaren Workflow nach einem bestimmten Inhaltstyp filtern. Dadurch können Sie mit den Feldern des Inhaltstyps in SharePoint Designer 2010 arbeiten. Wenn dem Dokumentinhaltstyp beispielsweise wiederverwendbare Listenworkflows zugeordnet sind, können Sie in Ihren Workflowfeldern anzeigen und verwenden, die für den Inhaltstyp spezifisch sind, z. B. Dokument-ID. Anschließend können Sie ihren wiederverwendbaren Workflow im Browser einem bestimmten Inhaltstyp oder einem beliebigen Inhaltstyp zuordnen, der von diesem Inhaltstyp erbt. Wenn Sie einem Websiteinhaltstyp einen Workflow zuordnen, machen Sie diesen Workflow für alle Elemente dieses Inhaltstyps in jeder Liste und Bibliothek auf der Website verfügbar, der dieser Inhaltstyp hinzugefügt wurde. Sie können ihn sogar für Websites in einer Sammlung verfügbar machen, wenn der Workflow als global wiederverwendbarer Workflow konfiguriert ist.
Wenn Sie möchten, dass Benutzer die workflows, die Sie entwerfen, auf mehreren Websites, Listen, Bibliotheken und Inhaltstypen verwenden können, wird ein wiederverwendbarer Workflow wahrscheinlich am besten Ihren Anforderungen entsprechen. Wir gehen davon aus, dass die meisten Workflows für SharePoint 2010 wiederverwendbare Workflows verwenden.
Website-Workflows
Ein Websiteworkflow ist einer Website zugeordnet, nicht einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp. Im Gegensatz zu den meisten Workflows wird ein Websiteworkflow also nicht für ein bestimmtes Listenelement ausgeführt. Aus diesem Grund sind viele der Aktionen, die für Elemente verfügbar sind, nicht für Websiteworkflows verfügbar.
Im Browser starten Sie einen Websiteworkflow oder zeigen die status ausgeführter Websiteworkflows an, indem Sie auf das Menü Websiteaktionen, auf Alle Websiteinhalte anzeigen und dann auf Websiteworkflows klicken.
Wenn Sie einen Workflow erstellen möchten, aber keine Liste, Bibliothek oder inhaltstyp für die Workflows benötigen, wird ein Websiteworkflow Wahrscheinlich am besten Ihren Anforderungen entsprechen. Beispielsweise können Sie einen Websiteworkflow erstellen, um Benutzern Feedback zu Ihrer Website zu geben.
Anpassen der Workflows in SharePoint Server 2010
Sie müssen nicht von Grund auf neu beginnen, um Workflows zu entwerfen, die den Prozessen Ihrer organization entsprechen. Die vier beliebtesten Workflows in SharePoint Server 2007 – Genehmigung, Feedback sammeln, Signaturen sammeln, Genehmigung veröffentlichen – wurden vollständig als deklarative wiederverwendbare Workflows neu erstellt, was bedeutet, dass sie jetzt vollständig in SharePoint Designer 2010 angepasst werden können. Sie können diese Workflows sowie benutzerdefinierte wiederverwendbare Workflows kopieren und ändern (empfohlen), um die Anforderungen Ihrer organization zu erfüllen.
Hinweis: Es gibt zusätzliche Workflows in SharePoint 2010, z. B. den Workflow mit drei Status, aber sie sind keine deklarativen Workflows und können daher nicht geändert werden.
Diese Workflows sind ereignisgesteuert, und alle wichtigen Ereignisse im Workflow werden im Workflow-Editor angezeigt, sowohl für jede Aufgabe im Prozess als auch für den gesamten Prozess. Sie können beispielsweise ganz einfach Bedingungen und Aktionen hinzufügen, um zu definieren, was geschieht, wenn jede Aufgabe zugewiesen, abgelaufen oder abgeschlossen wird.
Was sind Ereignisse, Aktionen, Bedingungen und Schritte?
Dies sind die Bausteine eines Workflows. Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten, und jeder Schritt besteht aus Aktionen und allen zugehörigen Bedingungen. Jeder Workflow wird durch ein Ereignis initiiert.
Was sind Ereignisse?
Ein Ereignis startet oder initiiert einen Workflow. Ereignisse können auch verwendet werden, um das Timing von Aktionen innerhalb eines Workflows zu verwalten, z. B. das Warten auf die status eines Elements. Es gibt drei Ereignisse, die einen Workflow starten können:
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Ein Element wird erstellt.
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Ein Element wird geändert.
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Ein Workflowteilnehmer klickt auf eine Startschaltfläche auf der SharePoint-Website.
Hinweis: Websiteworkflows können nur manuell gestartet werden.
Sie können einen Workflow erstellen, den ein Teilnehmer manuell startet, oder einen Workflow, der automatisch gestartet wird, wenn ein Listenelement erstellt oder geändert wird. Beispielsweise möchten Sie Ihren benutzerdefinierten Workflow für die Genehmigung von Entwurfsänderungsanforderungen so konfigurieren, dass er manuell gestartet werden kann und wenn sich ein Element ändert, aber nicht, wenn ein Element anfänglich erstellt wird. Wählen Sie auf der Einstellungsseite für den Workflow unter Startoptionen die Option Automatisches Starten bei der Elementerstellung deaktivieren aus.
Wenn ein Workflowteilnehmer einen Workflow manuell startet, naviziert diese Person zuerst zu der Liste oder Bibliothek, an die der Workflow angefügt ist. Jede Person mit mindestens der Berechtigungsstufe "Mitwirken" kann einen Workflow initiieren, der manuell gestartet werden soll. Um die Workflows manuell zu starten, klickt der Teilnehmer auf ein Element, klickt im Menü auf Workflows und wählt dann einen Workflow auf einer Seite aus, auf der alle für dieses Element verfügbaren Workflows angezeigt werden. Der Teilnehmer füllt ggf. ein Workflowinitiierungsformular aus und initiiert dann den Workflow, indem er auf die Startschaltfläche im Formular klickt. Durch das Initiieren eines Workflows wird eine neue instance dieses Workflows für dieses bestimmte Element erstellt.
Hinweis: Der Befehl Workflows ist nur verfügbar, wenn sich das Element in einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp befindet, an den mindestens ein Workflow angefügt ist.
Für einen Workflow, der manuell gestartet wird, kann das Initiierungsformular so einfach wie das Bild auf der linken Seite oder komplexer sein, z. B. das Bild auf der rechten Seite.
Einfaches Formular
Komplexere Form
Sie können einem Initiierungsformular auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen, wenn Sie den Workflow entwerfen. Workflowteilnehmer können dann Informationen für den Workflow bereitstellen, indem sie dieses Formular ausfüllen, und diese Einstellungen werden an den Workflow übergeben. Ein neuer Workflow instance gestartet wird, und dieser Workflow kann dann die informationen, die über das Formular bereitgestellt werden, jederzeit im Workflow suchen und verwenden. Sie können auch die Felder angeben, die in einem Zuordnungsformular für wiederverwendbare Workflows verwendet werden.
Was sind Aktionen?
Eine Aktion ist die grundlegendste Arbeitseinheit in einem Workflow. SharePoint Designer 2010 bietet eine Reihe von vorgefertigten, wiederverwendbaren Aktionen, die Sie in Ihren Workflow integrieren können. Ihr Workflow kann z. B.:
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Erstellen, Kopieren, Ändern oder Löschen von Listenelementen (einschließlich Dokumenten).
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Elemente ein- oder auschecken.
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Senden Sie eine E-Mail-Nachricht.
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Erstellen Sie eine Aufgabe für eine Person in der Aufgabenliste Ihrer Teamwebsite.
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Sammeln Sie Daten von einem Teilnehmer, auf die später im Workflow verwiesen werden kann.
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Anhalten oder Beenden des Workflows.
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Protokollieren Sie Workflowinformationen in einer Verlaufsliste, die für ablehnungs- oder workflowdebuggen verwendet werden sollen.
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Festlegen von Workflowvariablen oder Ausführen von Berechnungen.
SharePoint Server 2010 umfasst drei neue Aufgabenaktionen: Genehmigungsprozess starten, Feedbackprozess starten und Benutzerdefinierten Vorgangsprozess starten. Die "großen drei" Workflows, die in SharePoint Server 2010 enthalten sind – die Workflows Genehmigung, Feedback sammeln und Signaturen sammeln – werden mit diesen Aktionen erstellt. Die Genehmigungsaktionen enthalten alle wichtigen Ereignisse in einem Genehmigungsprozess, sodass Sie einen menschlichen Workflowprozess entwerfen können, bei dem viele Personen an einem bestimmten Dokument interagieren oder daran zusammenarbeiten.
Ein Workflow kann eine beliebige Anzahl von Aktionen enthalten. Die soeben aufgeführten Aktionen werden vom Workflow ausgeführt, aber andere Aktionen können von Workflowteilnehmern ausgeführt werden. In einem Genehmigungsworkflow wird das Dokument beispielsweise von einem Workflowteilnehmer überprüft und genehmigt. Aktionen, die von einem Workflowteilnehmer ausgeführt werden, werden durch Aufgaben dargestellt, die dieser Person in der festgelegten Aufgabenliste zugewiesen sind. Die fünf Aktionen in Diagramm1: Beispieldiagrammworkflow am Anfang dieses Artikels sind:
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Senden einer E-Mail-Nachricht zur Benachrichtigung des Prüfers
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Überprüfen des Dokuments (eine Aufgabe, die einem Workflowteilnehmer zugewiesen ist)
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Verschieben des Dokuments in die Genehmigte Dokumentbibliothek
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Senden einer E-Mail-Nachricht zur Benachrichtigung des Teams
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Senden einer E-Mail-Nachricht zur Benachrichtigung des Dokumentautors
Im einfachsten Sinne identifizieren Sie beim Entwerfen eines Workflows die erforderliche Abfolge von Aktionen und stellen diese Aktionssequenz dann mithilfe des Workflow-Editors zusammen. In Diagramm 1: Beispiel für den Genehmigungsworkflow ist die erste aktion, die Sie möchten, eine E-Mail-Nachricht zu senden, um den Prüfer zu benachrichtigen.
Daher klicken Sie im Workflow-Editor auf den ersten Schritt, geben Sie eine oder alle E-Mails ein, und wählen Sie Email senden aus.
Was sind Bedingungen?
Wenn Sie einen Workflow entwerfen, können Sie den Workflow-Editor verwenden, um Regeln zu erstellen, die bedingte Logik auf SharePoint-Websites, -Listen, -Elemente und -Inhaltstypen anwenden. Eine Regel legt eine Bedingung fest, bei der der Workflow die zugeordnete Aktion nur dann ausführt, wenn diese Bedingung erfüllt ist. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, bei der der Workflow einem Prüfer nur dann eine E-Mail-Nachricht sendet, wenn ein Element von einer bestimmten Person erstellt wurde. Sie können auch mehrere Bedingungen pro Branch hinzufügen. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, bei der einem Prüfer nur dann eine E-Mail-Nachricht gesendet wird, wenn ein Element sowohl (1) von einer bestimmten Person erstellt wurde als auch (2) der Dokumenttitel bestimmte Schlüsselwörter enthält. Schließlich können Sie einer Bedingung mehrere Aktionen zuordnen. Sie können z. B. eine Regel erstellen, bei der ein Element von einer bestimmten Person erstellt wird, (1) dem Prüfer eine E-Mail gesendet wird und (2) Workflowinformationen in der Liste Verlauf protokolliert werden.
Zusammenfassend ist eine Regel eine oder mehrere Bedingungen, die einer oder mehreren Aktionen zugeordnet sind: Wenn alle Klauseln in der Bedingung true sind, führen Sie alle zugeordneten Aktionen aus.
Im vorherigen Beispiel hat der Benutzer einen Satz von zwei Bedingungen und einen Satz von zwei Aktionen für den Workflow angegeben. Sie können jedoch mehrere Verzweigungen im Workflow erstellen: Wenn Bedingung A erfüllt ist, führen Sie eine Aktion aus. Wenn Bedingung B erfüllt ist, führen Sie eine andere Aktion aus. Um einem Schritt einen Branch hinzuzufügen, klicken Sie auf Else-If Branch einfügen. Wenn der Prüfer beispielsweise im Genehmigungsworkflow ein Dokument genehmigt, führt der Workflow eine Reihe von Aktionen aus. Wenn der Prüfer ein Dokument ablehnt, führt derselbe Workflow eine andere Aktion aus. Dies ist ein bedingter Branch.
Im Workflow-Editor hat dieser Schritt zwei Verzweigungen und sieht wie folgt aus.
Sie können auch einen Branch erstellen, der keine Bedingung aufweist. Auf diese Weise führt der Workflow eine Aktion aus, wenn eine Bedingung oder ein Satz von Bedingungen wahr ist, und eine andere Aktion, wenn sie false sind. Der folgende Schritt in einem Workflow sendet z. B. nur dann eine Nachricht an die genehmigenden Personen, wenn die Bedingung erfüllt ist. Andernfalls sendet der Workflow eine Nachricht nur an den Workflowinitiator. Durch Hinzufügen eines Branchs ohne Bedingung führt der Workflow die Aktion in diesem Branch in jedem Fall aus, wenn die Bedingung im ersten Branch false ist.
Hinweis: Um einen Branch ohne Bedingung zu erhalten, muss es sich um den letzten Branch im bedingten Block und nicht um den einzigen Branch im bedingten Block sein.
Hinweis: Die Verzweigung in einem Workflow kann nicht von einem Schritt zu einem anderen erweitert werden. Ein Satz von "Else If"-Branches, die auch als bedingter Block bezeichnet werden, ist immer in einem einzelnen Schritt enthalten. Sie können jedoch Schritte als Teilschritte schachteln.
SharePoint Designer 2010 bietet mehrere vorgefertigte, wiederverwendbare Bedingungen, die Sie in Ihren Workflow integrieren können. Sie können beispielsweise angeben, dass der Workflow die zugeordneten Aktionen nur ausführt, wenn ein Element:
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Wird in einem bestimmten Zeitraum erstellt oder geändert.
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Wird von einer bestimmten Person erstellt oder geändert.
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Verfügt über ein Titelfeld, das angegebene Schlüsselwörter enthält.
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Ist eine Datei eines bestimmten Typs oder hat eine Dateigröße in einem bestimmten Bereich. (Diese Bedingung ist nur verfügbar, wenn der Workflow an eine Dokumentbibliothek angefügt ist.)
Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Bedingungen und erweiterte Bedingungen in SharePoint Designer 2010 erstellen, in denen Sie eine vielzahl von Parametern angeben können. Mit benutzerdefinierten Bedingungen können Sie ein Feld in der aktuellen Liste mit einem Wert vergleichen. Sie können beispielsweise eine benutzerdefinierte Bedingung erstellen, bei der die zugeordnete Aktion ausgeführt wird, wenn das Feld Genehmigungsstatus den Wert Genehmigt hat. Mit erweiterten Bedingungen können Sie einen Wert mit einem anderen Wert vergleichen. Auf diese Weise können Sie einen Vergleich zwischen einem Feld in einer beliebigen Liste und einem Wert aus einer anderen Liste erstellen. Sie können z. B. eine erweiterte Bedingung für die Bibliothek freigegebene Dokumente erstellen. Wenn der Wert des Felds Status in der Aufgabenliste auf Ausstehend festgelegt ist, führen Sie die zugeordnete Aktion aus.
Hinweis: Eine Aktion erfordert keine Bedingung. Beispielsweise sendet der erste Schritt in Diagramm 1: Beispielgenehmigungsworkflow am Anfang dieses Artikels eine E-Mail, um den Prüfer zu benachrichtigen. Dieser Aktion ist keine Bedingung zugeordnet. Für einen parallelen Aktionsblock ist auch keine Bedingung erforderlich.
Parallele und serielle Aktionen
Wenn einer Bedingung mehr als eine Aktion zugeordnet ist, können die Aktionen so eingerichtet werden, dass sie gleichzeitig (parallel) oder nacheinander (seriell) ausgeführt werden. Dies ist die Standardeinstellung.
Serielle Aktionen Im folgenden Workflow können Sie z. B. zwei Aktionen so einrichten, dass bei der Genehmigung eines Dokuments das Dokument in die Archivdokumentbibliothek kopiert und dann (danach) eine Nachricht gesendet wird. Gibt dann im Workflow-Editor an, dass die zweite Aktion nach der ersten erfolgt.
Parallele Aktionen Im folgenden Workflow können Sie beispielsweise zwei Aktionen so einrichten, dass bei der Genehmigung eines Dokuments eine Nachricht gesendet und (gleichzeitig) das Dokument in die Genehmigte Dokumentbibliothek kopiert wird. Im Workflow-Editor und gibt an, dass die zweite Aktion zur gleichen Zeit wie die erste erfolgt. Dies ist besonders hilfreich bei Aufgaben und Aktionen, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei Vorgängen kann sie beispielsweise verwendet werden, um zu steuern, wann Aufgaben zugewiesen werden.
Hinweis: Parallele Aktionen sind nicht absolut gleichzeitig. Die genaue Reihenfolge kann nicht angegeben werden und kann bei jeder Ausführung des Workflows variieren.
Hinweise:
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In einer Regel (Bedingungen und Aktionen) können Aktionen in Reihe, parallel oder in einer Kombination aus Reihe und Parallel ausgeführt werden.
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Eine Reihe von seriellen oder parallelen Aktionen muss in einem einzelnen Schritt enthalten sein.
Was sind Schritte?
Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten. Jeder Schritt kann zahlreiche Aktionen und zugehörige Bedingungen enthalten. Sie können sogar Schritte in anderen Schritten schachteln. Sie können dies tun, um Ihren Workflow zu organisieren. Sie können sich Schritte als Funktionsblöcke im Workflow-Editor vorstellen. Der folgende Workflow umfasst z. B. zwei Schritte, wie im Workflow-Editor gezeigt.
Mit Schritten können Sie Bedingungen und Aktionen gruppieren, sodass ein Satz von Regeln (Bedingungen und Aktionen) ausgewertet und vor einem zweiten Satz ausgeführt werden kann.
Konfigurieren Sie Aktionen in einem Workflow für die Ausführung mithilfe der Berechtigungen des Workflowautors. In SharePoint Designer 2010 können Sie Die Schritte zum Identitätswechsel verwenden, damit der Workflow Aktionen ausführt, indem er die Identität des Workflowautors anstelle des Workflowinitiators annehmen muss. Identitätswechselschritte sind besonders nützlich in Genehmigungs- und Veröffentlichungsszenarien, in denen die Personen, die Inhalte zur Genehmigung übermitteln, und die Personen, die Inhalte genehmigen, über unterschiedliche Berechtigungen verfügen.
Der Workflowautor ist die letzte Person, die den Workflow veröffentlicht hat. Wenn ein Workflow von einem anderen Benutzer erneut veröffentlicht wird, ändert sich der Workflowautor nicht für laufende Instanzen des Workflows. Instanzen der Workflows, die nach der erneuten Veröffentlichung des Workflows gestartet werden, verwenden den aktualisierten Workflowautor.
Hinweis: Identitätswechselschritte können nur zum Stamm eines Workflows hinzugefügt und nicht in einem anderen Schritt geschachtelt werden.
Im folgenden Szenario verfügt die Person, die die Workflows initiiert, nicht über die Berechtigungen zum Hinzufügen einer Datei zur Archivbibliothek, aber der Workflowautor. Wenn die Person den Workflow initiiert und die Bedingung im Identitätswechselschritt als true ausgewertet wird, wird das Dokument mithilfe der Berechtigungen des Workflowautors in die Archivbibliothek kopiert. Schritt 2 ist kein Identitätswechselschritt, daher wird er als Workflowinitiator ausgeführt. Es ist eine bewährte Methode, nur Identitätswechselschritte für einen minimalen Satz von Aktionen zu verwenden, für die die Berechtigungen des Workflowautors erforderlich sind, um erfolgreich zu sein.
Ein Schritt oder viele? Einige Workflows können entweder als Abfolge von Aktionen innerhalb eines Schritts oder als Sequenz von Schritten entworfen werden. Beispielsweise können die Aktionen im folgenden Schritt in separate Schritte unterteilt oder mit dem bedingten Block als separate Schritte geschachtelt werden.
Es folgt ein Beispiel für den Prozess mit geschachtelten Schritten in einem bedingten Block.
Schritte sind eine Möglichkeit, Ihren Workflow zu organisieren. Wie Sie Die Schritte in Ihren Workflows genau verwenden, hängt in hohem Maße von der persönlichen Präferenz ab. Beispielsweise kann ein Workflow viele Aktionen in einem Schritt enthalten, der keine Bedingungen verwendet. In diesem Fall sollten Sie die Aktionen in Schritte unterteilen, um sie besser zu organisieren. Die Regeln in einem Schritt werden bis zum Abschluss verarbeitet, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, sodass Sie die gleichen Schrittregeln gruppieren möchten, die erforderlich sind, um die gewünschte Aktion oder Aktionen auszuführen.
Was sind Workflowformulare?
Um Ihren Workflow dynamischer und flexibler zu gestalten, können Sie dem Workflow ein Formular hinzufügen. Mit einem Formular können Sie Informationen von Workflowteilnehmern zu vordefinierten Zeiten im Workflow sammeln und es Teilnehmern ermöglichen, mit den Aufgaben für diesen Workflow zu interagieren und sicherzustellen, dass Daten für wiederverwendbare Workflows verfügbar sind, unabhängig davon, welcher Liste, Bibliothek oder welchem Inhaltstyp sie zugeordnet sind.
Mit SharePoint Designer 2010 können Sie drei Arten von Workflowformularen erstellen:
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Ein Initiierungsformular sammelt Informationen vom Workflowteilnehmer, wenn er den Workflow startet. Sie wird automatisch generiert, wenn Sie den Workflow in SharePoint Designer 2010 erstellen. Initiierungsformulare werden Benutzern angezeigt, wenn sie einen Workflow für ein bestimmtes SharePoint-Element manuell starten. Mit einem Initiierungsformular können Benutzer zusätzliche Parameter oder Informationen zum Workflow angeben, wie er für das angegebene SharePoint-Element gilt. Sie können beispielsweise ein Initiierungsformular verwenden, um zu fragen, wer ein Dokument überprüfen soll und bis wann die Überprüfung abgeschlossen sein soll. SharePoint Designer 2010 generiert automatisch ein InfoPath- oder ASP.NET-Initiierungsformular gemäß Ihren Initiierungsspezifikationen. Wenn keine Initiierungsparameter erforderlich sind, enthält das Formular nur die Schaltflächen "Start " und "Abbrechen ".
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Ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular ermöglicht Workflowteilnehmern die Interaktion mit Aufgaben in der für den Workflow angegebenen Aufgabenliste. Mit dem Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben können Sie ganz einfach benutzerdefinierte Formularfelder erstellen und einem benutzerdefinierten Aufgabenformular hinzufügen. Wenn Sie den Entwurf des Workflows abgeschlossen haben, generiert SharePoint Designer 2010 automatisch die InfoPath- oder ASP.NET-Formulare für Ihre benutzerdefinierten Aufgaben. Wenn der Workflow ausgeführt und Aufgaben erstellt werden, navihiert der Benutzer zur für den Workflow angegebenen Aufgabenliste, markiert die Aufgabe als abgeschlossen und gibt alle optionalen oder erforderlichen Informationen ein, die für den Workflow spezifisch sind. Der Workflow kann dann auf diese Änderungen reagieren, wie im Workflow angegeben, oder diese Informationen in späteren Schritten des Workflows suchen und auswerten.
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Ein wiederverwendbarer Workflow stellt standardmäßig nur die Felder bereit, die allen Elementen gemeinsam sind, z. B. Erstellt und geändert von. Dies liegt daran, dass ein wiederverwendbarer Workflow nicht standardmäßig einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp zugeordnet ist. Mit einem Zuordnungsformular können Sie Felder einem wiederverwendbaren Workflow zuordnen, sodass die Felder beim Entwerfen und Ausführen des Workflows verfügbar sind.
Nachdem SharePoint Designer 2010 die Formulare automatisch generiert hat, können Sie sie anpassen, indem Sie zur Einstellungsseite für den Workflow wechseln und im Abschnitt Forms auf das Formular klicken, das Sie anpassen möchten. Workflowformulare sind entweder InfoPath- oder ASP.NET-Seiten. Sie werden auf der SharePoint-Website mit den Workflowquelldateien gespeichert.
Erweiterte Funktionalität mit InfoPath 2010 Formularen in SharePoint Server 2010
Wenn ihr Server SharePoint Server 2010 ausführt (nicht allein SharePoint Foundation 2010 ), sind die Workflowformulare – Zuordnung, Initiierung und Aufgabe – jetzt InfoPath 2010 Formulare. Es ist einfach, die Darstellung und das Layout von InfoPath-Formularen zu ändern, und Sie können einem InfoPath-Formular Validierungsregeln hinzufügen. Um ein Workflowformular in InfoPath 2010 zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf das Formular, und InfoPath öffnet das Formular direkt aus SharePoint Designer 2010.InfoPath-Formulare sind für Listen, Bibliotheken und Workflows verfügbar.
Wo werden Workflows gespeichert?
Workflows werden in einer Dokumentbibliothek auf Websiteebene gespeichert, die als Workflows bezeichnet wird. Diese Dokumentbibliothek wird automatisch von SharePoint Designer 2010 erstellt. Standardmäßig ist die Dokumentbibliothek Workflows im Browser ausgeblendet und verfügt über keine Listenansichten, z. B. AllItems.aspx oder EditForm.aspx. Um den Inhalt der Workflowbibliothek anzuzeigen, klicken Sie in SharePoint Designer 2010 im Navigationsbereich auf Alle Dateien, und klicken Sie dann im Bereich Standard auf Workflows.
Hinweise:
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Möglicherweise können Sie Workflows nicht mit "Alle Dateien" anzeigen. Dies hängt davon ab, wie der Server konfiguriert ist.
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Die primäre Möglichkeit, auf Workflows in SharePoint Designer 2010 zuzugreifen und diese zu entwerfen, besteht darin, im Navigationsbereich auf Workflows zu klicken.
Die Workflowdokumentbibliothek enthält einen Ordner für jeden Workflow, der mit SharePoint Designer 2010 erstellt wurde. Der Ordner enthält die Quelldateien, die für den Workflow erforderlich sind, z. B.:
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Die Workflowmarkupdatei (.xoml).
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Die Workflowkonfigurationsdatei.
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InfoPath xsn oder ASP.NET aspx-Formulare, die für die Workflows benötigt werden, z. B. Initiierungsformulare (für Workflows, die manuell gestartet werden) oder benutzerdefinierte Aufgabenformulare.
Um einen vorhandenen Workflow in SharePoint Designer 2010 zu bearbeiten, klicken Sie im Navigationsbereich auf Workflows. Klicken Sie im bereich Standard mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Workflow, und klicken Sie auf Workflow bearbeiten.
Um einen wiederverwendbaren Workflow in SharePoint Designer 2010 zu kopieren und zu ändern, klicken Sie im Navigationsbereich auf Workflows. Klicken Sie im Bereich Standard mit der rechten Maustaste auf den gewünschten wiederverwendbaren Workflow, und klicken Sie dann auf Kopieren und Ändern.
Beide vorherigen Prozeduren öffnen den Workflow im Workflow-Editor. Sie können auf das Menüband oder die Breadcrumb-Navigation klicken, um den Workflow zu bearbeiten, Einstellungen zu verwalten und den Aufgabenprozess für den Workflow zu definieren.
Der Workflow-Editor stellt eine Aktion namens In Verlaufsliste protokollieren bereit. Es ist eine bewährte Methode, diese Aktion in Ihren Workflows zu verwenden, um den Workflowverlauf aufzuzeichnen. Der Workflowverlauf ist für die Untersuchung von Fehlern oder für Nachverfolgungs- und Ablehnungszwecke von unschätzbarem Wert.
Wenn Sie einen Workflow erstellen, der die Aktion Protokollieren in Verlaufsliste verwendet, erstellt SharePoint Designer 2010 automatisch eine Liste namens Workflowverlauf. Die Liste wird standardmäßig unter http://<Websitename>/Listen/Workflow%20History erstellt. Sie können angeben, dass eine andere Verlaufsliste erstellt werden soll, wenn Sie eine Liste oder Websiteworkflows entwerfen und einen wiederverwendbaren Listenworkflow zuordnen. Diese Liste enthält Spalten für Informationen wie Benutzer-ID, Datum, Ereignis und Fehlerbeschreibung. Wie die Workflow-Dokumentbibliothek ist die Liste Verlauf standardmäßig im Browser ausgeblendet, kann aber in SharePoint Designer 2010 angezeigt werden, indem Sie im Navigationsbereich auf Alle Dateien klicken.
Der Workflow-Editor bietet sechs Aktionen, die mit der Aufgabenliste interagieren, einschließlich Zuweisen eines To-Do Elements, Sammeln von Daten von einem Benutzer und Zuweisen eines Formulars zu einer Gruppe. Workflows verwenden standardmäßig die Aufgabenliste, können jedoch für die Verwendung einer benutzerdefinierten Aufgabenliste konfiguriert werden. Sie können eine benutzerdefinierte Aufgabenliste verwenden, um Workflowaufgaben von anderen Aufgabentypen zu trennen oder probleme mit Berechtigungen zu beheben. Sie können eine benutzerdefinierte Aufgabenliste für alle Workflows auf der Website oder eine benutzerdefinierte Aufgabenliste für jeden Workflow verwenden. Dies hängt von den technischen und organisatorischen Anforderungen für die Workflows ab.
Wenn Sie einen Workflow erstellen, der eine der drei vorherigen Aktionen verwendet, erstellt SharePoint Designer 2010 bei Bedarf automatisch das Formular, den Inhaltstyp für die Aufgabe und die Aufgabenliste. Standardmäßig kann die Aufgabenliste im Browser angezeigt werden, im Gegensatz zur Dokumentbibliothek "Workflows" und der Liste "Workflowverlauf".
Wo kann ich die status eines Workflows überprüfen?
Sie können den Fortschritt von Workflows für ein ausgewähltes Element ganz einfach über den Browser anzeigen. In der Ansicht Alle Elemente einer Liste oder Dokumentbibliothek wird standardmäßig die aktuelle status von Workflows angezeigt, die für ein Element ausgeführt werden. Im folgenden Beispiel ist der Workflow Entwurfsänderungsanforderung für den Widget 1 DCRin Bearbeitung.
Hinweise:
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Es gibt mehrere Spalten, wenn der Liste oder Bibliothek mehrere Workflows zugeordnet sind.
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Die Spalten können aus der Ansicht Alle Elemente entfernt werden, ohne die Funktionalität des Workflows zu beeinträchtigen.
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Die status Spalte wird der Ansicht nicht hinzugefügt, wenn bereits sechs oder mehr Nachschlagespalten\status in der Ansicht vorhanden sind.
Wenn Sie auf die status des Workflows für ein Element klicken, z. B. In Bearbeitung oder Abgeschlossen, gelangen Sie zur Seite Workflowstatus für den Workflow für das jeweilige Element. Um die status für Websiteworkflows anzuzeigen, klicken Sie auf das Menü Websiteaktionen, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte anzeigen, und klicken Sie dann auf Websiteworkflows. Auf der Seite workflow status finden Sie Informationen zu Folgenden:
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Wer hat die Workflows initiiert und wann für das Element?
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Aufgaben, die dem Workflow für das Element zugeordnet sind
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Verlauf des Workflows für das Element, z. B. wann die Workflows initiiert wurden und wann es abgeschlossen wurde
Workflowvisualisierung
Es wird auch eine Workflowvisualisierung für die status des Workflows angezeigt, wenn Folgendes gilt:
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Die Option "Workflowvisualisierung auf status Seite anzeigen" wurde in SharePoint Designer 2010 ausgewählt, als der Workflow veröffentlicht wurde
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Auf dem Computer, auf dem die Workflows veröffentlicht wurden, war Visio Premium 2010 installiert.
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Workflow wird auf SharePoint Server 2010 ausgeführt
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Visio Graphics Services wird auf dem Server ausgeführt
Hinweis: Visio muss nicht auf dem lokalen Computer installiert werden, um die Workflowvisualisierung anzeigen zu können.
Bei der Workflowvisualisierung wird automatisch ein Visio-Diagramm Ihres Workflows erstellt und in einem Visio-Webpart auf der Seite Workflowstatus angezeigt. Die Workflowvisualisierung zeigt eine "Liveansicht", an der sich ein bestimmter Workflow befindet.
Um die Seite Workflows für ein Element anzuzeigen, können Sie auch auf das Element in der Liste klicken und dann im Menü auf Workflows klicken.
Hinweis: Der Befehl Workflows ist nur verfügbar, wenn sich das Element in einer Liste oder Bibliothek befindet, an die mindestens ein Workflow angefügt ist.
Wenn ein Benutzer einen Workflow für ein Element startet, SharePoint Foundation 2010 oder SharePoint Server 2010 dieser Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, eine neue Spalte hinzufügt. Standardmäßig stimmt der Spaltenname mit dem Namen des Workflows überein. In dieser schreibgeschützten Spalte wird die aktuelle status des Elements in diesem Workflow angezeigt. Diese status Spalte wird automatisch für jeden Workflow hinzugefügt, wenn er zum ersten Mal ausgeführt wird.
In jeder Spalte ist der Workflow status ein Link. Wenn Sie z. B. auf In Bearbeitung klicken, wird die Seite Workflowstatus für diesen instance des Workflows angezeigt.
Empfohlene nächste Schritte
Workflows sind eine leistungsstarke Möglichkeit zum Hinzufügen von Anwendungslogik zu Ihren SharePoint-Websites und -Anwendungen. Nachdem Sie nun mit den Workflowgrundlagen vertraut sind, sollten Sie zunächst einen Workflow erstellen. Weitere Informationen zum Entwerfen und Anpassen von Workflows finden Sie im Abschnitt Siehe auch .
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