Einführung in die Konvertierung von Papierformularen in InfoPath-Formulare

Inhalt dieses Artikels

• Vorteile der Verwendung von elektronische Formulare

• Bewährte Methoden zum Konvertieren von Papierformulare

Vorteile der Verwendung von elektronische Formulare

Es gibt viele Vorteile bei der Verwendung von elektronische Formulare anstelle von Formularen auf Papier. Diese Vorteile umfassen Folgendes:

Genau, konsistenten Daten    Mit Papierformulare Personen, die häufig schreiben Informationen an der falschen Stelle oder fälschlicherweise Anweisungen zum Ausfüllen des Formulars. Fehler können auch auftreten, wenn ein Mitarbeiters manuell die Formulardaten in einer Datenbank oder ein anderes Programm eintritt. Suchen und Beheben von diese Dateneingabe Fehlertypen können Kosten- und zeitaufwändiger Prozess sein. InfoPath enthält eine Reihe von automatisierten Methoden Benutzern die Eingabe von Daten zu vermeiden. Beispielsweise können Sie Formeln verwenden, um mathematische Werte für Benutzer automatisch zu berechnen. Sie können auch Bedingte Formatierung verwenden, um die Aufmerksamkeit des Benutzers auf Daten zu zeichnen, oder aktivieren die Rechtschreibprüfung, damit Benutzer für Rechtschreibfehler erkennen können, bevor Sie ihre Formulare. Es kann auch mithilfe von vorhandenen Daten aus einer Datenbank oder anderen Speicher Datensystem automatisch in die Felder für Benutzer füllen. Sie können beispielsweise ein Umsatz Formular entwerfen, die in die Felder für Mitarbeiter Informationen automatisch ausgefüllt, wenn Benutzer ihre Identifikationsnummer in ein Mitarbeiter-ID-Feld eingeben.

Einfache updates    Wenn Sie eine vorhandenen Formularvorlage aktualisieren müssen, können Sie es ändern, die Veröffentlichung und ihn an Benutzer weitergeben. Die Aktualisierung geschieht automatisch das nächste Mal, dass Benutzer ein Formular öffnen, die auf Ihrer Formularvorlage basieren. Wenn Benutzer offline arbeiten, wenn Sie eine aktualisierte Formularvorlage veröffentlichen, wird die Aktualisierung das nächste Mal, die sie mit dem Netzwerk. Benutzer wird nicht in der Regel Beachten Sie, dass eine Aktualisierung ausgeführt wird, auch wenn Sie Ihre Formularvorlage, um Benutzer darauf hinzuweisen entwerfen können.

Workflow-Optionen    Durch die Nutzung der Workflowfeatures in InfoPath, können Sie die gesamte Leistungsfähigkeit allgemeiner Geschäftsprozesse erhöhen, in denen die Daten aus einer Person zu einem anderen weitergeleitet werden. Workflows können die Kosten und Geschäftsprozesse wie Project genehmigt oder Dokument überprüfen, indem verwalten und Nachverfolgen der personenbezogenen Aufgaben, die diese Prozesse koordinieren erforderliche Zeit zu verringern. Angenommen Sie, eine Papier-basierten Ausgabe reporting Prozess, in denen ein Mitarbeiters gedruckten Spesenabrechnungsformular ausfüllt, fügt einen Verteiler Papier auf das Formular, und klicken Sie dann durch hier seinen Manager sendet. Nach der Genehmigung des Berichts, der Manager das Kontrollkästchen neben dem Namen auf den Verteiler überprüft und sendet den Bericht dann an die Buchhaltung bis hier. Wenn der Buchhaltung Manager den Bericht genehmigt, werden Rückerstattung Prüfungen ausgestellt. Wochen können zwischen dem Zeitpunkt übergeben, die der ursprüngliche Bericht übermittelt wurde und wann der Mitarbeiter seine Rückerstattung Kontrollkästchen empfangen, werden. Wenn Sie InfoPath in Verbindung mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwenden, können Sie diese Art von Workflow automatisieren die viel Zeit und Aufwand gespeichert werden kann.

Integration in andere Betriebssysteme    Sie können mit anderen Produkten und Technologien Formulardaten in InfoPath integrieren. Sie können beispielsweise Speichern von Formulardaten in einer Microsoft SQL Server-Datenbank oder festlegen, dass das Design der Formularvorlage auf einem Webdienst basieren, so dass Sie Daten in eine Datenbank senden können, die nicht direkt von InfoPath unterstützt wird. InfoPath funktioniert mit anderen Programmen und Servern in Microsoft Office System, einschließlich Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel und Microsoft Office Access. Unter anderem können entwerfen und Ausfüllen von InfoPath-Formularen in Outlook e-Mail-Nachrichten, Exportieren von InfoPath-Daten in Excel-Arbeitsmappen, InfoPath-Daten in einer Access-Datenbank senden, oder Abfragen von Daten aus einer SharePoint-Liste. Darüber hinaus können Entwickler einbetten InfoPath-Steuerelemente in der benutzerdefinierten branchenanwendungen, die verwendet werden in Ihrem Unternehmen.

Sicherheit hinzugefügt    Gedruckte Formulare sind nicht unbedingt sicher. Diese fehlerhaft weitergeleitet wurden oder verloren gegangen sind, welche stellt eine Möglichkeit für die Offenlegung von vertraulichen Informationen. Das Sicherheitsmodell für InfoPath bezieht sich auf die Sicherheitszone und Ebene Einstellungen in Windows Internet Explorer. Diese Sicherheitsfeatures dienen zum Schutz der Benutzer Formularen und Computern unsicheren Operationen wie den Zugriff auf oder Senden von Daten mit einer Quelle, die nicht vertrauenswürdig ist. InfoPath bietet weitere Sicherheitsmaßnahmen einschließlich Schutz des Entwurfs einer Formularvorlage, mithilfe von digitalen Signaturen, Verwalten von bestimmter Vorgänge, z. B. zusammenführen und senden und vertrauen Formulare, die auf den Benutzercomputern installiert werden.

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Bewährte Methoden zum Konvertieren von Papierformulare

In der folgenden Liste werden einige Punkte zu beachten, wenn Sie Papierformulare in InfoPath-Formularvorlagen konvertieren beschrieben.

• Verwenden von Layouttabellen zum Organisieren von Abschnitten des Formulars    Wie bei einem Papierformular, sollten Sie ein elektronisches Formular organisieren, damit Personen, die sie ausfüllen logisch durch das Formular navigieren können. In InfoPath können Sie Layouttabellen zum Organisieren von Steuerelementen, Logos und andere Grafiken aufzunehmen und die einzelnen Abschnitte voneinander zu trennen. Darüber hinaus gibt unter Verwendung von Layouttabellen Ihnen hinzugefügten Servercomputer können einfach Textfelder, Kontrollkästchen und andere Elemente ausrichten, damit Ihre Formularvorlage professionelle und hervorragend aussieht. Im folgenden Beispiel wird eine Layouttabelle zum Anordnen von Textfeldern innerhalb einer Bereich einer Formularvorlage.

  

  1. diese Layouttabelle enthält zwei Zeilen an.

  2. Es gibt drei Spalten in der zweiten Zeile ein. Die mittlere Spalte wird nur für Abstandszwecke verwendet.

• Möglicherweise empfiehlt sich die Lösungen für optionale Informationen    Gedruckte Formulare enthalten häufig Abschnitte, die für bestimmte Kategorien von Benutzern reserviert werden. Beispielsweise kann ein Informationsformular Patienten am Beispiel eines Krankenhauses einen Abschnitt "für administrative verwenden" enthalten, der vom Krankenschwestern oder anderen medizinischen Personal und nicht von den Patienten ausgefüllt werden soll. In InfoPath gibt es eine Reihe von Methoden, um diese Art von optionale Informationen zu berücksichtigen. Eine die beste Möglichkeit besteht darin, verwenden einen optionalen Abschnitt, also ein Steuerelement, die anderen Steuerelemente enthält, aber nicht auf dem Formular angezeigt, wenn der Benutzer beschließt, um es hinzuzufügen. Klicken Sie auf eine Formularvorlage für Statusberichte, können Sie beispielsweise einen optionalen Abschnitt über Notizen einbeziehen. Benutzer, die ergänzende Notizen hinzufügen möchten, einfügen und diese Optionaler Abschnitt ausfüllen können. Für alle anderen Benutzer kann den Abschnitt ausgeblendet lassen.

  

  Sie können auch Bedingte Formatierung verwenden, um bestimmte Felder ausblenden, es sei denn, im Formular eine bestimmte Bedingung erfüllt ist – beispielsweise in einer Formularvorlage Anwendung, Sie können ausblenden eine bestimmte Reihe von Feldern, bis der Benutzer ein Kontrollkästchen 18 oder älter auswählt.

• Verwenden Sie wiederholte Tabellen anstelle von regulären Tabellen    Wiederholte Tabellen können Sie sparen Sie Platz, und bieten die Benutzer eine zusätzliche Maß an Flexibilität beim Ausfüllen des Formulars. Wenn Sie wiederholte Tabellen verwenden, muss nicht Ihrer Formularvorlage zahlreichen leere Zeilen angezeigt, wenn der Benutzer zuerst geöffnet wird. Stattdessen Benutzer finden Sie in der Regel nur eine Zeile und weiteren nur und bei Bedarf hinzufügen.

  

• Ermitteln der Daten    Bevor Sie das Papierformular konvertieren, sollten Sie entscheiden, was schließlich geschehen, mit den Daten, die Benutzer in die elektronische Formular eingeben werden muss. Denken über Ihren Bedürfnissen betreiben, bevor Sie das Papierformular konvertieren können Sie feststellen, ob Sie zum Erstellen der Formularvorlage notwendigen Infrastruktur besitzen. Beispielsweise möglicherweise Wenn Benutzer Formulardaten schnell hin und her gesendet werden müssen, und Sie nicht die Daten wieder verwenden müssen, klicken Sie dann Sie Ihre Formularvorlage als E-mail-Nachricht veröffentlichen möchten. Sie können Benutzerformulare in einem Ordner für InfoPath-Formulare in Ihrem Posteingang speichern. Wenn andere Personen zugreifen und die Formulardaten freigeben müssen, sollten Sie Sammlungen zusammengehöriger InfoPath-Formulare in Bibliotheken auf einer Microsoft Windows SharePoint Services-Server zu speichern. Wenn Benutzer auf die Formulardaten in anderen branchenanwendungen oder bedienen, beispielsweise Fußball reporting oder Buchhaltung Applications Zugriff müssen, empfiehlt es sich möglicherweise zum Speichern der Daten in Datenbanken Ihres Unternehmens. Dies geschieht häufig durch Herstellen einer Verbindung die Formularvorlage mit einem Webdienst, der als Mittler zwischen der Formularvorlage und der Datenbank oder Business System dient.

• Bestimmen, wie viele Ansichten, die Sie benötigen    In InfoPath können Sie verschiedene Ansichten derselben Formularvorlage erstellen. Eine Ansicht ist eine alternative Möglichkeit zum Präsentieren von Daten in einer Formularvorlage. Beispielsweise wenn Sie eine Genehmigung Anwendung Formularvorlage entwerfen, können Sie eine Ansicht für den Plan für Elektrik Vertragsnehmer füllen Sie eine andere Ansicht für den Agent empfangen und eine dritte Ansicht für den Prüfer, die genehmigt oder verweigert die Anwendung. Mithilfe von Ansichten, vermeiden Sie das Entwerfen und verwalten mehrere Formulare für denselben Geschäftsprozess müssen.

• Bestimmen, welche Art von Steuerelementen, die Sie benötigen    Wenn Sie ein Papierformular in einem Programm wie Word, die wirklich vorgesehen ist nicht erstellt für das Entwerfen von Formularen, haben Sie wahrscheinlich Textfelder, Kontrollkästchen, Schaltflächen und vielleicht ein paar andere Steuerelemente verwendet. InfoPath bietet mehr als 30 verschiedene Steuerelemente, die Sie zur Formularvorlage hinzufügen können. Zusätzlich standard Steuerelementen wie Textfeldern und Listenfeldern enthält InfoPath eine Reihe von neuen Steuerelementen, wie z. B. wiederholte Tabellen, Wahlmöglichkeiten Gruppen und optionale Abschnitte. Diese Typen von Steuerelementen ermöglichen Ihnen das Entwerfen einer flexible Formularvorlage, die Ihre Benutzer ausgelegt ist. Angenommen, in einem Formular spesenabrechnungsvorlage können eine wiederholte Tabelle, dass Benutzer nur so viele eingeben können benötigten Ausgaben.

• Möglicherweise empfiehlt sich die Verwendung von Vorlagenparts für allgemeine Gruppen von Steuerelementen    Wenn Sie mit großen Anzahl von Papier zu konvertierenden Masken verfügen, suchen Sie können allgemeine Abschnitte und Sätze von Feldern, die in InfoPath-Vorlagenparts aktiviert werden können. Ein Vorlagenpart ist ein Teil einer Formularvorlage, die für die Wiederverwendung in mehreren Formularvorlagen gespeichert werden kann. Eine typische Vorlagenparts Steuerelemente und eine Datenquelle besteht aus, und kann auch Features wie datenverbindungen, datenüberprüfung und Regeln enthalten. Durch Erstellen und die Verwendung von Vorlagenparts, können Sie sicherstellen, dass die Formularvorlagen in Ihrer Organisation in Ton, Struktur und Verhalten konsistent sind. Beispielsweise kann eine Abteilung Personalwesen ein einzelnes Kontaktinformationen Vorlagenparts in allen Formularvorlagen verwenden.

  

• Digitale Signaturen ermöglichen    In InfoPath können Sie Ihre Formularvorlage konfigurieren, damit Benutzer auf bestimmte Teile eines Formulars oder das gesamte Formular signieren können. Signieren eines Formulars vereinfacht die Authentifizierung eines Benutzers als die Person, die das Formular ausgefüllt und hilft auch Stellen Sie sicher, dass der Inhalt des Formulars nicht geändert wurden.

• Verwenden von Funktionen, die beim Ausfüllen der Formulare Benutzern dabei helfen können    In InfoPath können Sie Standardwerte zu Steuerelementen zuweisen, um schneller Ausfüllen der Formulare Benutzern dabei helfen können. Beispielsweise können Sie in einer Spesenabrechnung des heutigen Datums als Standardwert für ein Datumsauswahl-Steuerelement zuweisen. Sie können Formeln Teilergebnis und Summe Felder zuweisen, sodass die Ausgaben automatisch berechnet werden, wenn der Benutzer Ausgaben. Sie können auch die Rechtschreibprüfung, damit Benutzer den Text, den sie für Rechtschreibung Probleme, geben Sie erkennen können, wie in jedem anderen Microsoft Office-Dokument aktivieren. Und wenn Sie das Formular-spezifischen Befehlen bereitstellen oder diese Hilfeinhalte möchten, können Sie erstellen eine Benutzerdefinierter Aufgabenbereich, die neben dem Formular angezeigt werden.

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