Sie können die Berechtigung für Inhalte in E-Mail-Nachrichten in Outlook Information Rights Management (IRM) einschränken, genauso wie Sie die Berechtigung auf andere Microsoft Office können.

Wichtig: Wenn Sie Office auf einem Surface RT verwenden, können Sie IRM-geschützte E-Mails anzeigen, aber nicht senden. Möchten Sie erfahren, welche Office-Version Sie verwenden?

Mit Information Rights Management (IRM) können Sie Zugriffsberechtigungen für E-Mail-Nachrichten angeben. IRM verhindert, dass vertrauliche Informationen von nicht autorisierten Personen gelesen, gedruckt, weitergeleitet oder kopiert werden. IRM hilft Organisationen außerdem, Unternehmensrichtlinien für die Kontrolle und Verbreitung vertraulicher oder proprietärer Informationen zu erzwingen, sowohl innerhalb der Organisation als auch bei Kunden und Partnern.

Nachdem die Berechtigung für eine Nachricht mithilfe von IRM eingeschränkt wurde, werden die Zugriffs- und Nutzungseinschränkungen unabhängig davon erzwungen, wohin die Nachricht gesendet wird, da die Berechtigungen für den Zugriff auf eine E-Mail-Nachricht in der Nachrichtendatei selbst gespeichert werden.

Hinweis: IRM kann nicht verhindern, dass Inhalte gelöscht, gestohlen, beschädigt oder von Schadprogrammen oder Computerviren erfasst und übertragen werden. Sie kann auch nicht verhindern, dass eingeschränkte Inhalte von Hand kopiert oder neu eingegeben werden, oder es kann nicht verhindert werden, dass ein digitales Foto oder eine Bildschirmaufnahme der eingeschränkten Inhalte aufgenommen wird.

Bei einer Nachricht mit eingeschränkten Berechtigungen wird in der Nachrichtenliste ein Sperrsymbol angezeigt.

Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, eine E-Mail-Nachricht mit eingeschränkten Berechtigungen zu öffnen, sind Sie mit einem Lizenzierungsserver verbunden. Wenn der Lizenzierungsserver Ihre Anmeldeinformationen überprüft, gibt er eine Nutzungslizenz aus, die die Zugriffsebene definiert, die Sie auf eine Datei haben. Dieser Vorgang ist für jede Datei erforderlich, die eingeschränkte Berechtigungen verwendet. Mit anderen Worten: Inhalte mit eingeschränkter Berechtigung können nicht geöffnet werden, wenn Der Lizenzierungsserver Ihnen keine Nutzungslizenz für diese Inhalte ausgestellt hat.

Anzeigen von Nachrichten, wenn IRM nicht verfügbar ist

Wenn Sie Inhalte mit eingeschränkter Berechtigung lesen oder öffnen müssen Outlook auf dem computer, den Sie verwenden, nicht verfügbar ist, können Sie einen Webbrowser verwenden. Wenn Sie eine Outlook im Web oder Outlook Web App (OWA) verwenden, können Sie eingeschränkte Nachrichten in jedem beliebigen Browser anzeigen.

Entfernen von IRM aus einer gesendeten Nachricht

Wenn Sie der ursprüngliche Absender einer Nachricht sind und die eingeschränkten Berechtigungen entfernen möchten, verwenden Sie die folgenden Schritte.

  1. Öffnen Sie die verschlüsselte Nachricht aus dem Ordner Gesendete Elemente, indem Sie darauf doppelklicken.

  2. Wählen Sie Datei> Verschlüsseln> uneingeschränkten Zugriff aus.

  3. Wählen Sie Speichern aus.

Hinweise: 

  • Wenn Sie die eingeschränkten Berechtigungen aus einer nachricht entfernen, die Sie gesendet haben, werden die Nachrichten in den Postfächern der Empfänger nicht aktualisiert. Nur die Kopie der Nachricht im Ordner "Gesendete Elemente" ist betroffen.

  • Sie können IRM nicht aus einer Nachricht entfernen, die eine andere Person an Sie gesendet hat.

Dateitypen, die von IRM-Richtlinien abgedeckt werden, wenn sie an Nachrichten angefügt sind

Wenn die folgenden Dateitypen an eine Nachricht mit verwalteten Rechten in Outlook angefügt werden, werden sie automatisch mit Rechten verwaltet. 

Hinweis: Wenn Sie Outlook Nachrichtendateien (MSG) an eine mit Rechten verwaltete Nachricht anfügen (z. B. das Weiterleiten mehrerer Outlook Nachrichten innerhalb einer Nachricht), werden die angefügten Nachrichten nicht verwaltet.

Word-Dokumente

Dateityp

Erweiterung

Dokument

DOC

Dokument

DOCX

Dokument mit Makros

DOCM

Vorlage

DOT

Vorlage

DOTX

Vorlage mit Makros

DOTM

Excel-Dokumente

Dateityp

Erweiterung

Arbeitsmappe

XLS

Arbeitsmappe

XLSX

Arbeitsmappe mit Makros

XLSM

Vorlage

XLT

Vorlage

XLTX

Vorlage mit Makros

XLTM

Nicht-XML-Binärarbeitsmappe

XLSB

Add-In mit Makros

XLA

Add-In mit Makros

XLAM

PowerPoint-Dokumente

Dateityp

Erweiterung

Präsentation

PPT

Präsentation

PPTX

Präsentation mit Makros

PPTM

Vorlage

POT

Vorlage

POTX

Vorlage mit Makros

POTM

Bildschirmpräsentation

PPS

Bildschirmpräsentation

PPSX

Bildschirmpräsentation mit Makros

PPSM

Office-Design

THMX

InfoPath-Dateien

Dateityp

Erweiterung

Dynamisches Formular/Vorlage

XSN

XPS-Dokumente

Dateityp

Erweiterung

XML Paper Specification

XPS

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