Information Rights Management (IRM) hilft Ihnen, zu verhindern, dass vertrauliche Informationen von unbefugten Personen gedruckt, weitergeleitet oder kopiert werden. Die Berechtigungen werden in dem Dokument gespeichert, in dem sie von einem IRM-Server authentifiziert werden.

Mithilfe von IRM in Office können Sie xml Paper Specification (XPS)-Dateien und die folgenden Word-Dateitypen verwalten:

  • Dokumente    .doc, .docx

  • Dokument docm mit Makros   

  • Template    .dot, .dotx

  • Makrofähige Vorlage    .dotm

Konfigurieren Ihres Computers für die Verwendung von IRM

Um IRM in Office zu verwenden, ist mindestens Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1) erforderlich. Der RMS-Administrator kann unternehmensspezifische IRM-Richtlinien konfigurieren, die definieren, wer auf Informationen zugreifen kann und welche Bearbeitungsstufe für E-Mail-Nachrichten zulässig ist.

Beispielsweise kann ein Unternehmensadministrator eine Rechtevorlage mit dem Namen "Firmenvertraulich" definieren, die angibt, dass E-Mail-Nachrichten, die dieser Richtlinie unterliegen, nur von Benutzern innerhalb der Unternehmensdomäne geöffnet werden können.

Herunterladen von Berechtigungen

Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, ein Dokument mit eingeschränkter Berechtigung zu öffnen, müssen Sie eine Verbindung mit einem Lizenzierungsserver herstellen, um Ihre Anmeldeinformationen zu überprüfen und eine Nutzungslizenz herunterzuladen. Die Nutzungslizenz definiert die Zugriffsebene, die Sie für eine Datei haben. Dieser Vorgang ist für jede Datei mit eingeschränkten Berechtigungen erforderlich.

Zum Herunterladen von Berechtigungen muss Office Ihre Anmeldeinformationen (einschließlich E-Mail-Adresse) und Informationen über Ihre Berechtigungen an den Lizenzserver senden. Im Dokument enthaltene Informationen werden nicht an den Lizenzierungsserver gesendet.

Beschränken von Zugriffsberechtigungen auf Dateiinhalte

Mit IRM können Sie Einschränkungen auf Benutzer-, Datei- oder Gruppenbasis anwenden (gruppenbasierte Berechtigungen erfordern Active Directory).

In einem dokument, das Ranjit erstellt, kann er Adele die Berechtigung zum Lesen erteilen, aber nicht ändern. und erteilen Sie Alex die Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments. Ranjit kann sich auch dazu entschließen, sowohl Adele als auch Alex einen Fünf-Tage-Grenzwert für den Zugriff auf das Dokument zuzuweisen. 

Im Dialogfeld "IRM-Berechtigungen" wird angezeigt, wer über Leseberechtigungen für diese Datei verfügt und wer über Änderungsberechtigungen für die Datei verfügt.

  1. Speichern Sie das Dokument.

  2. Wählen Sie die Registerkarte "Datei " aus.

  3. Wählen Sie "Info" aus, wählen Sie "Dokument schützen" aus, zeigen Sie auf "Berechtigung nach Personen einschränken", und wählen Sie dann " Eingeschränkter Zugriff" aus.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld "Berechtigungen " die Option "Berechtigung für dieses Dokument einschränken" aus, und weisen Sie dann die gewünschten Zugriffsebenen für jeden Benutzer zu.

    Hinweis: Ihre Auswahlmöglichkeiten sind möglicherweise eingeschränkt, wenn ein Administrator benutzerdefinierte Berechtigungsrichtlinien festgelegt hat, die einzelne Personen nicht ändern können.

Berechtigungsstufen
  • Lesen     Benutzer mit Leseberechtigung können ein Dokument lesen, verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten, Drucken oder Kopieren.

  • Ändern     Benutzer mit der Berechtigung "Ändern" können Änderungen an einem Dokument lesen, bearbeiten und speichern, verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Drucken.

  • Vollzugriff     Benutzer mit vollzugriffsberechtigter Berechtigung verfügen über vollständige Autoringberechtigungen und können alles mit dem Dokument tun, das ein Autor ausführen kann, einschließlich festlegen von Ablaufdaten für Inhalte, Verhindern des Druckens und Erteilen von Berechtigungen für Benutzer.

Nachdem die Berechtigung für ein Dokument für autorisierte Benutzer abgelaufen ist, kann das Dokument nur vom Autor oder von Benutzern mit Vollzugriffsberechtigung für das Dokument geöffnet werden. Autoren besitzen immer die Berechtigungsstufe „Vollzugriff“.

  1. Wenn Sie einer Person die Berechtigung "Vollzugriff" erteilen möchten, wählen Sie im Dialogfeld "Berechtigungen " die Option "Weitere Optionen" und dann in der Spalte " Zugriffsebene " den Pfeil und dann " Vollzugriff " in der Liste " Zugriffsebene " aus.

    Das Dialogfeld "Weitere Optionen" der IRM-Einstellungen mit zusätzlichen Optionen zum Steuern des Zugriffs auf eine Datei.

  2. Nachdem Sie Berechtigungsstufen zugewiesen haben, wählen Sie "OK" aus.

    Die Meldungsleiste wird angezeigt, die angibt, dass das Dokument rechteverwaltet ist. Wenn Sie zugriffsberechtigungsänderungen am Dokument vornehmen müssen, wählen Sie " Berechtigung ändern" aus.

    Statusleiste in Word

    Wenn ein Dokument mit eingeschränkter Berechtigung an eine nicht autorisierte Person weitergeleitet wird, wird eine Nachricht mit der E-Mail-Adresse oder Websiteadresse des Autors angezeigt, sodass die nicht autorisierte Person die Berechtigung für das Dokument anfordern kann.

    Dialogfeld in Word, in dem angezeigt wird, dass ein Dokument mit Zugriffseinschränkung an eine nicht autorisierte Person weitergeleitet wurde

    Wenn der Autor sich entscheidet, keine E-Mail-Adresse einzuschließen, erhalten nicht autorisierte Benutzer einfach eine Nachricht, in der sie informiert werden, dass sie nicht auf die Datei zugreifen können.

Festlegen eines Ablaufdatums für eine Datei

  1. Öffnen Sie die Datei.

  2. Wechseln Sie zu "Datei".

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte " Informationen " die Option "Dokument schützen" aus, zeigen Sie auf "Berechtigung nach Personen einschränken", und wählen Sie dann " Eingeschränkter Zugriff" aus.

  4. Aktivieren Sie im Dialogfeld "Berechtigungen " das Kontrollkästchen " Berechtigung für dieses Dokument einschränken ", und wählen Sie dann " Weitere Optionen" aus.

  5. Aktivieren Sie unter "Zusätzliche Berechtigungen für Benutzer" das Kontrollkästchen "Dieses Dokument läuft ab ", und geben Sie dann ein Datum ein.

  6. Wählen Sie zweimal "OK " aus.

Verwenden eines anderen Windows-Benutzerkontos zum Verwalten von Dateien mit verwalteten Rechten

  1. Speichern Sie das Dokument, das Arbeitsblatt oder die Präsentation.

  2. Wählen Sie die Registerkarte "Datei " aus.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte " Informationen " die Option "Dokument schützen" aus, zeigen Sie auf "Berechtigung nach Personen einschränken", und wählen Sie dann "Anmeldeinformationen verwalten" aus.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie im Dialogfeld " Benutzer auswählen " die E-Mail-Adresse für das Konto aus, das Sie verwenden möchten, und wählen Sie dann "OK" aus.

    • Wählen Sie im Dialogfeld " Benutzer auswählen " die Option "Hinzufügen" aus, geben Sie Ihre Anmeldeinformationen für das neue Konto ein, und wählen Sie dann zweimal "OK " aus.

      Dialogfeld 'Benutzer wählen'

Anzeigen von Inhalt mit eingeschränkten Berechtigungen

Um Inhalte mit verwalteten Rechten anzuzeigen, für die Sie über berechtigungen verfügen, indem Sie Office verwenden, öffnen Sie einfach das Dokument.

Wenn Sie die Berechtigungen anzeigen möchten, über die Sie verfügen, wählen Sie entweder " Berechtigung anzeigen" in der Meldungsleiste aus, oder wählen Sie " Dieses Dokument enthält eine Berechtigungsrichtlinie Schaltfläche für Dokument/Arbeitsmappe/Präsentation mit Berechtigungsrichtlinie.

IRM in Office für Mac 2016 oder höher bietet drei Berechtigungsstufen.

  • Lesen   Lesen

  • Ändern   Lesen, Bearbeiten, Kopieren, Speichern von Änderungen

  • Vollzugriff   Lesen, Bearbeiten, Kopieren, Speichern, Drucken, Festlegen von Ablaufdaten für Inhalte, Erteilen von Benutzerberechtigungen, programmgesteuerter Zugriff auf Inhalte

Gehen Sie wie folgt vor:

Manuelles Festlegen von Berechtigungsstufen

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Überprüfen " unter "Schutz" die Option "Berechtigungen" und dann " Eingeschränkter Zugriff" aus.

    Word-Registerkarte "Überprüfen", Gruppe "Schutz"

  2. Wenn Sie zum ersten Mal auf den Lizenzierungsserver zugreifen, geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort für den Lizenzierungsserver ein, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Kennwort im Mac OS-Schlüsselbund speichern.

    Hinweis: Wenn Sie im Mac OS-Schlüsselbund nicht "Kennwort speichern" auswählen, müssen Sie Möglicherweise Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort mehrmals eingeben.

  3. Geben Sie in den Feldern Lesen, Ändern oder Vollzugriff die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person oder Gruppe ein, der Sie eine Zugriffsstufe zuweisen möchten.

  4. Wenn Sie das Adressbuch nach der E-Mail-Adresse oder dem Namen durchsuchen möchten, wählen Sie Schaltfläche 'Kontakte'aus.

  5. Wenn Sie allen Personen in Ihrem Adressbuch eine Zugriffsebene zuweisen möchten, wählen Sie " Jeder hinzufügen " 'Jeder' hinzufügenaus.

  6. Nachdem Sie Berechtigungsstufen zugewiesen haben, wählen Sie "OK" aus.

    Die Statusleiste wird mit einer Meldung angezeigt, dass das Dokument der Rechteverwaltung unterliegt.

Verwenden einer Vorlage zum Einschränken von Berechtigungen

Administratoren können unternehmensspezifische IRM-Richtlinien konfigurieren, die definieren, wer auf die Informationsberechtigungsstufen für Personen zugreifen kann. Diese Aspekte der Rechteverwaltung werden mithilfe von AD RMS-Servervorlagen (Active Directory Rights Management Services) definiert. Beispielsweise kann ein Unternehmensadministrator eine Rechtevorlage mit dem Namen "Firmenvertraulich" definieren, die angibt, das Dokumente, die dieser Richtlinie unterliegen, nur von Benutzern innerhalb der Unternehmensdomäne geöffnet werden können.

  • Wählen Sie auf der Registerkarte "Überprüfen " unter "Schutz" die Option "Berechtigungen" und dann die gewünschte Rechtevorlage aus.

    Word-Registerkarte "Überprüfen", Gruppe "Schutz"

Ändern oder Entfernen von Berechtigungsstufen, die Sie selbst festgelegt haben

Wenn Sie eine Vorlage zum Einschränken von Berechtigungen angewendet haben, können Sie keine Berechtigungsstufen ändern oder entfernen; diese Schritte funktionieren nur, wenn Sie die Berechtigungsstufen manuell festgelegt haben.

  1. Wählen Sie auf der Meldungsleiste " Berechtigungen ändern" aus.

  2. Geben Sie in den Feldern Lesen, Ändern und Vollzugriff eine neue E-Mail-Adresse oder den Namen der Person oder Gruppe ein, der Sie eine Zugriffsstufe zuweisen möchten.

  3. Um eine Person oder Gruppe von Personen aus einer Zugriffsebene zu entfernen, wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, und drücken Sie dann ENTF.

  4. Um "Jeder" aus einer Berechtigungsstufe zu entfernen, wählen Sie "Jeder hinzufügen" 'Jeder' hinzufügenaus.

Festlegen eines Ablaufdatums für eine eingeschränkte Datei

Autoren können das Dialogfeld "Berechtigungen festlegen" verwenden, um Ablaufdaten für Inhalte festzulegen.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Überprüfen " unter "Schutz" die Option "Berechtigungen" und dann " Eingeschränkter Zugriff" aus.

    Word-Registerkarte "Überprüfen", Gruppe "Schutz"

  2. Wählen Sie "Weitere Optionen" und dann " Dieses Dokument läuft ab" aus, und geben Sie dann das Datum ein.

    Nachdem die Berechtigung für ein Dokument für autorisierte Personen abgelaufen ist, kann das Dokument nur vom Autor oder von Personen mit der Berechtigung „Vollzugriff“ geöffnet werden.

Personen mit der Berechtigung „Ändern“ oder „Lesen“ das Drucken von Inhalten erlauben

Standardmäßig können Personen mit den Berechtigungen „Ändern“ und „Lesen“ nicht drucken.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Überprüfen " unter "Schutz" die Option "Berechtigungen" und dann " Eingeschränkter Zugriff" aus.

    Word-Registerkarte "Überprüfen", Gruppe "Schutz"

  2. Wählen Sie "Weitere Optionen" und dann " Personen mit der Berechtigung "Ändern" oder "Lesen" das Drucken von Inhalten erlauben.

Personen mit der Berechtigung „Lesen“ das Kopieren von Inhalten erlauben

Standardmäßig können Personen mit der Berechtigung „Lesen“ keine Inhalte kopieren.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Überprüfen " unter "Schutz" die Option "Berechtigungen" und dann " Eingeschränkter Zugriff" aus.

    Word-Registerkarte "Überprüfen", Gruppe "Schutz"

  2. Wählen Sie "Weitere Optionen" und dann " Personen mit Leseberechtigung zum Kopieren von Inhalten erlauben" aus.

Ausführung von Skripts in eingeschränkten Dateien zulassen

Autoren können die Einstellungen ändern, um die Ausführung von Visual Basic-Makros beim Öffnen eines Dokuments zu erlauben und AppleScript-Skripts den Zugriff auf Informationen im eingeschränkten Dokument zu gestatten.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Überprüfen " unter "Schutz" die Option "Berechtigungen" und dann " Eingeschränkter Zugriff" aus.

    Word-Registerkarte "Überprüfen", Gruppe "Schutz"

  2. Wählen Sie "Weitere Optionen" und dann programmgesteuert Access-Inhalte aus.

Vorschreiben einer Verbindung zum Überprüfen von Berechtigungen

Standardmäßig müssen Benutzer sich authentifizieren, indem sie beim ersten Öffnen eines eingeschränkten Dokuments eine Verbindung mit dem AD RMS-Server herstellen. Sie können dieses Verhalten jedoch ändern und ihnen vorschreiben, sich bei jedem Öffnen eines eingeschränkten Dokuments zu authentifizieren.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Überprüfen " unter "Schutz" die Option "Berechtigungen" und dann " Eingeschränkter Zugriff" aus.

    Word-Registerkarte "Überprüfen", Gruppe "Schutz"

  2. wählen Sie "Weitere Optionen" und dann " Verbindung anfordern" aus, um Berechtigungen zu überprüfen .

Entfernen von Einschränkungen

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Überprüfen " unter "Schutz" die Option "Berechtigungen" und dann "Keine Einschränkungen" aus.

    Word-Registerkarte "Überprüfen", Gruppe "Schutz"

  2. Wählen Sie im Dialogfeld " Einschränkungen entfernen" aus.

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Beschränken von Zugriffsberechtigungen auf Dateiinhalte

Hinzufügen von Anmeldeinformationen zum Öffnen einer Datei oder Nachricht
mit verwalteten Rechten Dateiformate, die mit IRM funktionieren

In den iOS-Versionen von Office werden alle IRM-geschützten Dateien, die Sie erhalten, geöffnet, wenn Sie mit einem Konto angemeldet sind, das über Berechtigungen für die Datei verfügt. Beim Öffnen einer IRM-geschützten Datei wird am oberen Rand eine Informationsleiste angezeigt, über die Sie die Berechtigungen anzeigen können, die dieser Datei zugeordnet wurden.

Wenn Sie ein Microsoft 365-Abonnent bei Azure Rights Management sind und Ihre IT-Abteilung einige IRM-Vorlagen für Sie definiert hat, können Sie diese Vorlagen Dateien in Office auf iOS zuweisen.

Um eine Datei zu schützen, tippen Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" Symbol „Bearbeiten" in Ihrer App, wechseln Sie zur Registerkarte " Überprüfen ", und tippen Sie auf die Schaltfläche " Berechtigungen einschränken ". Es wird eine Liste der verfügbaren IRM-Richtlinien angezeigt. wählen Sie die gewünschte Option aus, und tippen Sie auf "Fertig ", um sie anzuwenden.

Hinweis: Wenn die Schaltfläche Berechtigungen einschränken in Ihrer App nicht aktiviert ist, öffnen Sie ein vorhandenes IRM-geschütztes Dokument, um sie zu initialisieren.

In den Android Versionen von Office werden alle IRM-geschützten Dateien, die Sie erhalten, geöffnet, wenn Sie mit einem Konto angemeldet sind, das über Berechtigungen für die Datei verfügt. Beim Öffnen einer IRM-geschützten Datei wird am oberen Rand eine Informationsleiste angezeigt, über die Sie die Berechtigungen anzeigen können, die dieser Datei zugeordnet wurden.

Wenn Sie eine IRM-geschützte Datei in Office für Android öffnen, können Sie die Berechtigungen anzeigen, die Ihnen zugewiesen wurden.

Information Rights Management (IRM) unterstützt Sie bei Folgendem:

  • Verhindern, dass autorisierte Empfänger eingeschränkter Inhalte diese Inhalte weiterleiten, kopieren, ändern, drucken, faxen oder sie für nicht autorisierte Zwecke einfügen

  • Einschränken von Inhalten ungeachtet des Ziel

  • Bereitstellen von Ablaufmechanismen für Dateien, damit der Inhalt der Dokumente nach einem bestimmten Zeitraum nicht mehr angezeigt werden kann

  • Durchsetzen von Unternehmensrichtlinien hinsichtlich der Verwendung und Verbreitung von Inhalten innerhalb des Unternehmens

IRM kann die folgenden Aktionen mit eingeschränkten Inhalten nicht verhindern:

  • Löschung, Diebstahl oder Erfassung und Übertragung durch Schadprogramme, wie Trojaner, Tastaturprotokollierer und bestimmte Formen von Spyware

  • Verlust oder Beschädigung durch Aktionen von Computerviren

  • Manuelles Kopieren oder Abtippen der Anzeige auf dem Bildschirm eines Empfängers

  • Digitales Abfotografieren der Bildschirmanzeige durch einen Empfänger

  • Kopieren mithilfe von Bildschirmerfassungsprogrammen von Drittanbietern

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