Überlegungen zum Schutz von Unternehmensdaten in Microsoft OneNote

Beim Schutz von Unternehmensdaten gibt es einige Risiken und Einschränkungen bei der Verwendung von Features in Microsoft OneNote, die über den OneNote-Dienst bereitgestellt und in einer Webansicht angezeigt werden. Diese Risiken und Einschränkungen gelten für unternehmensgeschützte Umgebungen wie Windows Information Protection (WIP) oder Microsoft Intune für die Verwaltung mobiler Geräte.

Beschränkungen

In einer unternehmensgeschützten Umgebung werden bestimmte Features in OneNote aufgrund einer Einschränkung der Webtechnologien nicht geschützt. In den folgenden Beispielen können Benutzer Unternehmensdaten ohne Unternehmensschutz an einen persönlichen Standort übertragen.

Wenn in einer Webansicht Unternehmensdaten in auswählbarem Text angezeigt werden, kann ein Benutzer diese Daten kopieren und sie dann in ein persönliches OneNote-Notizbuch oder in andere persönliche Apps einfügen.
Wenn in einer Webansicht personenbezogene Daten angezeigt werden, oneNote jedoch Unternehmensdaten anzeigt, kann ein Benutzer Daten aus OneNote kopieren und dann ohne Unternehmensschutz in eine Webansicht einfügen.

Abgesehen vom Kopieren und Einfügen gibt es in bestimmten Betriebssystemen weitere Mechanismen, die Daten übertragen können. In Windows und iOS kann ein Benutzer beispielsweise die Daten per Drag and Drop übertragen.

Beispiele in OneNote

Die oben genannten Einschränkungen wirken sich auf die folgenden Features in OneNote aus:

Besprechungsdetails
Recherche
Plastischer Reader
Kurznotizen
Kursnotizbuch-Add-In
Microsoft Translator
Copilot in OneNote

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie ein Benutzer den Titel und die Zeitinformationen einer Besprechungseinladung mithilfe der Funktion Besprechungsdetails in OneNote für Windows 10 kopiert und diese Informationen dann in ein persönliches Notizbuch eingibt.

Klicken Sie in OneNote für Windows 10 auf > Besprechungsdetailseinfügen.
Melden Sie sich mit Ihrem Organisationskonto an, und warten Sie dann, bis Ihre Besprechungen in die Webansicht geladen sind.
Markieren Sie Text in der Webansicht, und kopieren Sie den Text (STRG+C).
Öffnen Sie ein beliebiges persönliches Notizbuch, das auf OneDrive gespeichert ist, und fügen Sie dann den Text in das Notizbuch ein.

Das nächste Beispiel zeigt, wie ein Benutzer Informationen aus einem Arbeitsnotizbuch kopieren und dann in eine persönliche Kurznotiz einfügen kann.

Öffnen Sie in OneNote auf dem iPad ein Notizbuch aus Ihrem Geschäftskonto.
Kopieren Sie Arbeitsinhalte aus dem Notizbuch.
Tippen Sie auf Start > Sticky Notes.
Fügen Sie den Inhalt in eine neue Kurznotiz ein.

Hinweis: Die vorherigen Schritte gelten nur für die iPad-Version von Microsoft OneNote. Das Problem tritt in OneNote auf dem iPhone nicht auf.

Problemumgehungen

Um diese Probleme zu umgehen, kann ein IT-Administrator den Zugriff auf OneNote-Features mithilfe der folgenden URLs einschränken.

Features	URLs, die eingeschränkt werden müssen
Besprechungsdetails	https://www.onenote.com/officeaddins/*
Recherche	https://entity.osi.office.net/officeentity/web/views/juno.agave.cshtml
Plastischer Reader	https://www.onenote.com/officeaddins/*
Kurznotizen	https://www.onenote.com/officeaddins/*
Kursnotizbuch-Add-Ins	https://www.onenote.com/officeaddins/*
Microsoft Translator	https://ogma.osi.office.net/TradukoApi/*

Wichtig: Wenn Sie die oben genannten URLs kopieren und einfügen, achten Sie darauf, die nachfolgenden Sternchen ( * ) an der angegebenen Stelle einzufügen.

Alternativer Ansatz mit Microsoft Intune

Ein IT-Administrator kann auch die Add-In-Features von OneNote deaktivieren, indem er Microsoft Intune Dienst verwendet, um App- oder Geräteeinstellungen auf Intune verwalteten OneNote auf unterstützten Plattformen bereitzustellen.

OneNote unter iOS

Lesen Sie die Anweisungen in Intune Dokumentation, und geben Sie die folgende App-Konfiguration an.

Schlüssel	Wert	Geräteregistrierungstyp
com.microsoft.onenote.DisableOfficeAddins	Akzeptierte Werte: True, FalseDefault if not specified: False	Verwaltete Apps

OneNote auf Windows 10

Lesen Sie die Anweisungen in Intune Dokumentation, und geben Sie die folgende Gerätekonfiguration an.

OMA-URI	Value	Geräteregistrierungstyp
./User/Vendor/MSFT/EnterpriseModernAppManagement/AppManagement/AppStore/Microsoft.Office.OneNote_8wekyb3d8bbwe/AppSettingPolicy/DisableOfficeAddins	Datumstyp: Zeichenfolge Wert: Wahr Standardwert, wenn nicht angegeben: Falsch	Verwaltete Geräte

OMA-URI

Value

Geräteregistrierungstyp

./User/Vendor/MSFT/EnterpriseModernAppManagement/AppManagement/AppStore/Microsoft.Office.OneNote_8wekyb3d8bbwe/AppSettingPolicy/DisableOfficeAddins

Datumstyp: Zeichenfolge

Wert: Wahr

Standardwert, wenn nicht angegeben: Falsch

Verwaltete Geräte

OneNote für Mac

OneNote unter Mac unterstützt derzeit keine Intune

OneNote auf anderen Plattformen

OneNote auf anderen Plattformen ist nicht anwendbar, da sie zu diesem Zeitpunkt nicht über funktionen verfügen, die vom Dienst bereitgestellt werden.

Weitere Hilfe

Zusätzliche technische Unterstützung finden Sie in den OneNote-Foren in der Microsoft Community, wo Sie sich mit dem OneNote-Produktteam in Verbindung setzen können, um Probleme zu melden und Informationen zu Ihren Fragen zu erhalten.