Tipp
Wenn Sie nur ohne Kommentare drucken möchten, wählen Sie auf der Registerkarte "Datei" die Option "Drucken" aus, wählen Sie "Alle Seiten drucken" aus, und deaktivieren Sie "Markup drucken".
Informationen, die von der Dokumentprüfung in Word-Dokumenten gefunden und entfernt werden
Die Dokumentprüfung zeigt mehrere verschiedene Inspektoren an, die Ihnen helfen, ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Word-Dokumenten vor der Freigabe zu finden und zu entfernen.
Wichtig
Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
So finden und entfernen Sie schnell Daten und Informationen:
- Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Dokumentprüfung die Optionen (wie unten beschrieben), um zu entfernen oder zu speichern.
- Wählen Sie Prüfen aus.
- Überprüfen Sie die Überprüfungsergebnisse, und wählen Sie "Alle entfernen" für alle zu löschenden Elemente aus.
Hinweise und Informationen zum Entfernen von Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
- Wählen Sie "Erneut überprüfen " oder "Schließen" aus.
Hinweis
Es gibt einige Informationen, die die Dokumentprüfung nicht entfernen kann, die in den folgenden Tabellen erläutert werden.
|
Inspektor |
Sucht und entfernt |
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Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen |
- Kommentare
- Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen
- Dokumentversionsinformationen
- Freihandanmerkungen
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Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen |
- Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften
- E-Mail-Kopfzeilen
- Verteiler
- Zur Durchsicht versendete Informationen
- Dokumentservereigenschaften
- Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie
- Inhaltstypinformationen
- Datenbinding-Verknüpfungsinformationen für datengebundene Felder (der letzte Wert wird in Text konvertiert)
- Benutzername
- Vorlagenname
|
|
Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen |
- Informationen in Dokumentkopfzeilen
- Informationen in Dokumentfußzeilen
- Wasserzeichen
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Ausgeblendeter Text |
Text, der als ausgeblendet formatiert ist (ein Schriftarteffekt, der im Dialogfeld Schriftart zur Verfügung steht)
Hinweis: Dieser Inspektor kann keinen Text erkennen, der durch andere Methoden ausgeblendet wurde (z. B. weißen Text auf weißem Hintergrund). |
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Benutzerdefinierte XML-Daten |
- Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einem Dokument gespeichert werden können
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Nicht sichtbarer Inhalt |
Objekte, die nicht sichtbar sind, da sie als unsichtbar formatiert wurden
Hinweis: Dieser Inspektor kann keine Objekte erkennen, die von anderen Objekten verdeckt werden. |
Hinweis
Wenn Ihre organization die Dokumentprüfung durch Hinzufügen von Inspector-Modulen angepasst hat, können Sie Ihre Dokumente möglicherweise auf zusätzliche Arten von Informationen überprüfen.
Word-Dokumente können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:
-
Kommentare, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Versionen und Freihandanmerkungen Wenn Sie mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, um Ihr Dokument zu erstellen, kann Ihr Dokument Elemente wie Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Kommentare, Freihandanmerkungen oder Versionen enthalten. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrem Dokument gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen sehen, die an Ihrem Dokument vorgenommen wurden – Dinge, die Sie möglicherweise nicht mit Personen außerhalb Ihres Teams teilen möchten.
-
Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen Dokumenteigenschaften, oder Metadaten, enthalten Details zu Ihrem Dokument, z. B. Autor, Betreff und Titel. Dokumenteigenschaften enthalten auch Informationen, die von Microsoft 365-Programmen automatisch verwaltet werden, wie den Namen der Person, die ein Dokument zuletzt gespeichert hat, und das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, kann Ihr Dokument auch zusätzliche Arten von personenbezogenen Informationen (Personally Identifiable Information, PII) enthalten, z. B. E-Mail-Kopfzeilen, Informationen zum Senden zur Überprüfung, Routing-Belege und Vorlagennamen.
-
Kopf-, Fuß- und Wasserzeichen Word Dokumente können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten. Möglicherweise haben Sie außerdem ein Wasserzeichen zu Ihrem Word-Dokument hinzugefügt.
-
Ausgeblendeter TextWord-Dokumente können Text enthalten, der als ausgeblendeter Text formatiert ist. Wenn Sie nicht wissen, ob Ihr Dokument ausgeblendeten Text enthält, können Sie mithilfe der Dokumentprüfung danach suchen.
-
Eigenschaften des Dokumentservers Wenn das Dokument an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert wurde, z. B. auf einer Website im Dokumentarbeitsbereich oder in einer auf Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, enthält das Dokument möglicherweise zusätzliche Dokumenteigenschaften oder Informationen zu diesem Serverspeicherort.
-
Benutzerdefinierte XML-Daten Dokumente können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.
Wichtig
Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen.
Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.
Wählen Sie auf der Registerkarte Dateidie Option Speichern unter aus, und geben Sie dann einen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments zu speichern.
Wählen Sie in der Kopie Ihres Originaldokuments auf der Registerkarte Dateidie Option Info aus.
Wählen Sie "Auf Probleme prüfen" und dann " Dokument prüfen" aus.
Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die zugehörigen Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, die geprüft werden sollen.
Wählen Sie Prüfen aus.
Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentprüfung.
Wählen Sie "Alle entfernen " neben den Überprüfungsergebnissen für die Arten von ausgeblendetem Inhalt aus, die Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten.
Wichtig
- Wenn Sie ausgeblendete Inhalte aus Ihrem Dokument entfernen, können Sie diese möglicherweise nicht mehr wiederherstellen, indem Sie "Rückgängig" auswählen.
- Wenn Sie ausgeblendete Daten und personenbezogene Informationen aus Dokumenten entfernen möchten, die Sie im OpenDocument-Textformat (.odt) speichern, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie das Dokument in diesem Format speichern.
Die Dokumentprüfung kann Ihnen helfen, versteckte Daten und persönliche Informationen, die in Excel-Dokumenten gespeichert sind, vor der Freigabe zu finden und zu entfernen.
Hinweis
Sie können zwar ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Arbeitsmappen entfernen, die Sie an andere Personen gesendet haben, aber wenn die Excel-Arbeitsmappe als freigegebene Arbeitsmappe gespeichert wurde, können Sie keine Kommentare, Anmerkungen, Dokumenteigenschaften und persönlichen Informationen entfernen. Um diese Informationen aus einer freigegebenen Arbeitsmappe zu entfernen, kopieren Sie zuerst das Feature "Freigegebene Arbeitsmappe", und deaktivieren Sie es.
Informationen, die von der Dokumentprüfung in Excel-Dokumenten gefunden und entfernt werden
In dieser Tabelle sind die Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen aufgeführt, die die Dokumentprüfung aus Ihren Arbeitsmappen suchen und entfernen kann.
Wichtig
Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihrer ursprünglichen Arbeitsmappe zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
So finden und entfernen Sie Daten und Informationen schnell:
- Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Dokumentprüfung die Optionen (wie unten beschrieben), um zu entfernen oder zu speichern.
- Wählen Sie Prüfen aus.
- Überprüfen Sie die Überprüfungsergebnisse, und wählen Sie "Alle entfernen" für alle zu löschenden Elemente aus.
Hinweise und Informationen zum Entfernen von Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
- Wählen Sie "Erneut überprüfen " oder "Schließen" aus.
Nicht alle Informationen können entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen, die die Dokumentprüfung findet, aber nicht entfernen kann.
Hinweis
Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Prüfungsmodule zur Dokumentprüfung hinzugefügt hat, werden möglicherweise weitere Informationstypen angezeigt.
| Elemente |
Von der Dokumentprüfung gefunden und entfernt |
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Kommentare und Anmerkungen |
- Kommentare
- Freihandanmerkungen
|
|
Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen |
- Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften
- Dokumentspeicherort: Wenn Sie "Alle entfernen" auswählen, wird der vorhandene Dokumentspeicherort aus der Datei bereinigt. Der Dokumentspeicherort wird der Datei beim Speichern erst wieder hinzugefügt, wenn Sie Excel schließen und die Datei erneut öffnen.
- E-Mail-Header
- Verteiler
- Zur Durchsicht versendete Informationen
- Dokumentservereigenschaften
- Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie
- Inhaltstypinformationen
- Benutzername
- Druckerpfadinformationen
- Szenariokommentare
- Dateipfad für die Veröffentlichung von Webseiten
- Kommentare zu definierten Namen und Tabellennamen
- Inaktive externe Datenverbindungen
|
|
Kopf- und Fußzeilen |
- Informationen in Arbeitsblattkopfzeilen
- Informationen in Arbeitsblattfußzeilen
|
|
Ausgeblendete Zeilen und Spalten |
- Ausgeblendete Zeilen
- Ausgeblendete Spalten, die Daten enthalten
- Wenn es in der Arbeitsmappe ausgeblendete Spalten gibt, die keine Daten enthalten und sich zwischen Spalten befinden, die Daten enthalten, werden diese leeren ausgeblendeten Spalten ebenfalls erkannt und entfernt.
- Falls die ausgeblendeten Zeilen oder Spalten in Ihrer Arbeitsmappe Daten enthalten, können Sie die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in der Arbeitsmappe ändern, indem Sie diese entfernen. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen in den ausgeblendeten Zeilen oder Spalten enthalten sind, schließen Sie die Dokumentprüfung, blenden die ausgeblendeten Zeilen oder Spalten ein und prüfen dann ihren Inhalt.
- Die Dokumentprüfung erkennt keine Formen, Diagramme, Steuerelemente, Microsoft ActiveX-Objekte und -Steuerelemente, Bilder oder SmartArt-Grafiken, die sich möglicherweise in ausgeblendeten Spalten befinden.
- Ausgeblendete Zeilen oder ausgeblendete Spalten werden nicht entfernt, wenn sie zu einer Tabellenüberschrift, Listenüberschrift oder einer PivotTable gehören. Diese Zeilen und Spalten werden eingeblendet.
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|
Ausgeblendete Arbeitsblätter |
Ausgeblendete Arbeitsblätter
Hinweis: Wenn die ausgeblendeten Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe Daten enthalten, können Sie die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in der Arbeitsmappe ändern, indem Sie sie entfernen. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen die ausgeblendeten Arbeitsblätter enthalten, schließen Sie die Dokumentprüfung, blenden die ausgeblendeten Arbeitsblätter ein und prüfen dann ihren Inhalt. |
|
Benutzerdefinierte XML-Daten |
Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einer Arbeitsmappe gespeichert werden können |
|
Nicht sichtbarer Inhalt |
Objekte, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind
Hinweis: Die Dokumentprüfung erkennt keine Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden. |
Die Dokumentprüfung hilft Ihnen, ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Excel-Arbeitsmappen zu finden und zu entfernen.
Wichtig
Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihrer ursprünglichen Arbeitsmappe zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen.
Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.
Klicken Sie auf der Registerkarte "Datei " auf "Speichern unter", und geben Sie einen anderen Namen in das Feld "Dateiname " ein, um eine Kopie Ihrer ursprünglichen Arbeitsmappe zu speichern.
Wählen Sie in der Kopie Ihrer ursprünglichen Arbeitsmappe auf der Registerkarte "Datei " die Option "Info" aus.
Wählen Sie "Auf Probleme prüfen" und dann " Dokument prüfen" aus.
Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die betreffenden Kontrollkästchen für die Arten von ausgeblendetem Inhalt, die geprüft werden sollen. Weitere Informationen zu den einzelnen Prüfern finden Sie unter Was die Dokumentprüfung in Excel-Dokumenten findet und entfernt.
Wählen Sie "Untersuchen" aus.
Überprüfen Sie die Ergebnisse im Feld Dokumentprüfung.
Wählen Sie "Alle entfernen" neben den Überprüfungsergebnissen für die Arten von ausgeblendeten Inhalten, die Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, aus.
Wichtig
- Wenn Sie ausgeblendete Inhalte aus Ihrer Arbeitsmappe entfernen, können Sie diese möglicherweise nicht mehr wiederherstellen, indem Sie " Rückgängig" auswählen.
- Wenn Sie ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter entfernen, die Daten enthalten, ändern Sie möglicherweise die Ergebnisse der Berechnungen oder Formeln in Ihrer Arbeitsmappe. Wenn Sie nicht wissen, welche Informationen in den ausgeblendeten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblättern enthalten sind, schließen Sie die Dokumentprüfung, blenden die ausgeblendeten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter ein und prüfen dann ihren Inhalt.
- Die Inspektoren für Kommentare und Anmerkungen, Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen sowie Kopf- und Fußzeilen können nicht in einer Arbeitsmappe verwendet werden, die als freigegebene Arbeitsmappe gespeichert wurde (ÜberprüfenSie "Arbeitsmappe freigeben>"). Dies liegt daran, dass bei freigegebenen Arbeitsmappen persönliche Informationen dazu genutzt werden, die Zusammenarbeit verschiedener Personen an derselben Arbeitsmappe zu ermöglichen. Um Informationen dieser Art aus einer freigegebenen Arbeitsmappe zu entfernen, können Sie die Arbeitsmappe kopieren und dann die Freigabe aufheben. Um die Freigabe einer Arbeitsmappe aufzuheben, wählen Sie auf der Registerkarte "Überprüfen " die Option "Arbeitsmappe freigeben " aus, und deaktivieren Sie die Option "Änderungen von mehreren Benutzern gleichzeitig zulassen".
- Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Kalkulationstabellen entfernen möchten, die im OpenDocument-Kalkulationstabellenformat (ODS) gespeichert werden, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie die Kalkulationstabelle in diesem Format speichern.
Nachfolgend sind einige Elemente aufgeführt, bei denen es sich um Quellen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen in Ihren Excel-Arbeitsmappen handeln kann:
-
Kommentare und Freihandanmerkungen Ihre Arbeitsmappe kann Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen enthalten, wenn Sie mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, um Ihre Arbeitsmappe zu erstellen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrer Arbeitsmappe gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen anzeigen, die an Ihrer Arbeitsmappe vorgenommen wurden.
-
Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen Metadaten- oder Dokumenteigenschaften enthalten in Excel genau wie in anderen Microsoft 365-Apps Details wie Autor, Betreff und Titel. Microsoft 365 speichert automatisch den Namen der Person, die eine Arbeitsmappe zuletzt gespeichert hat, das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde, und den Speicherort des Dokuments. Ihr Dokument enthält eventuell weitere personenbezogene Informationen (Personally Identifiable Information, PII), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler, Druckereigenschaften (beispielsweise Druckerpfad und sicheres Druckerkennwort) sowie Dateipfadinformationen zum Veröffentlichen von Webseiten.
-
Kopf- und Fußzeilen Arbeitsmappen können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten.
-
Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Arbeitsblätter Arbeitsmappen können Zeilen, Spalten und ganze Arbeitsblätter enthalten, die ausgeblendet sind. Wenn Sie eine Kopie einer Arbeitsmappe verteilen, die ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Arbeitsblätter enthält, können andere Personen diese einblenden und die darin enthaltenen Daten anzeigen.
-
Eigenschaften des Dokumentservers Arbeitsmappen, die an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert werden, z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereichswebsite oder einer auf Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, enthalten möglicherweise zusätzliche Dokumenteigenschaften oder Informationen zum Serverspeicherort.
-
Benutzerdefinierte XML-Daten Arbeitsmappen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.
-
Unsichtbarer Inhalt Arbeitsmappen können Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, da sie als unsichtbar formatiert sind.
-
Externe Links Arbeitsmappen können Verknüpfungen zu Daten in anderen Arbeitsmappen enthalten (externe Verknüpfungen). Die Namen der Arbeitsblätter, die diese Daten enthalten, werden dann mit den Arbeitsmappen gespeichert, sind aber möglicherweise nicht sichtbar.
-
Eingebettete Dateien oder Objekte Arbeitsmappen können eingebettete Dateien (z. B. ein Microsoft 365- oder Textdokument) oder eingebettete Objekte (z. B. ein Diagramm oder eine Formel) enthalten, die möglicherweise nicht sichtbare Daten enthalten.
-
Makros oder VBA-Code Arbeitsmappen können Makros, VBA-Module, COM- oder ActiveX-Steuerelemente, Benutzerformulare oder benutzerdefinierte Funktionen (User Defined Functions, UDFs) aufweisen, die möglicherweise ausgeblendete Daten enthalten.
-
Elemente, die möglicherweise zwischengespeicherte Daten enthalten Arbeitsmappen können zwischengespeicherte Daten für PivotTables, PivotCharts, Datenschnitte, Zeitachsen und Cubeformeln aufweisen, die möglicherweise nicht sichtbar sind.
-
Excel-Umfragen Arbeitsmappen können ausgeblendete Excel-Umfragefragen enthalten, die in Excel für das Web eingegeben und mit der Arbeitsmappe gespeichert wurden, aber dort nicht sichtbar sind.
-
Szenario-Manager-Szenarien Arbeitsmappen können Szenarien enthalten, die mithilfe des Szenario-Managers definiert wurden. Diese Szenarien können zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten enthalten.
-
Filter Arbeitsmappen können aktive AutoFilter oder Tabellenfilter aufweisen, die möglicherweise dazu führen, dass zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten mit der Arbeitsmappe gespeichert werden.
-
Ausgeblendete Namen Arbeitsmappen können ausgeblendete Namen aufweisen, die möglicherweise eine Quelle ausgeblendeter Daten sind.
Die Dokumentprüfung erkennt die folgenden Elemente, die möglicherweise Daten enthalten, die in der Arbeitsmappe nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung kann diese Elemente nicht für Sie entfernen, da dadurch die Arbeitsmappe möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert. Sie können jedes gefundene Element prüfen und bestimmen, ob Sie es manuell entfernen oder durch ein Element ersetzen möchten, das keine ausgeblendeten Daten aufweist, z. B. ein statisches Bild.
| Elemente |
Von der Dokumentprüfung gefunden |
|
Externe Verknüpfungen |
Verknüpfungen zu Daten in anderen Arbeitsmappen. Die Namen der Arbeitsblätter, die die Daten enthalten, werden mit der Arbeitsmappe gespeichert, sind aber dort nicht sichtbar. Externe Verknüpfungen umfassen externe Bezüge, die bei Folgendem verwendet werden:
- Arbeitsblattzellen
- Namen
- Objekte wie Textfelder oder Formen
- Diagrammtitel
- Diagrammdatenreihen
|
|
Eingebettete Dateien oder Objekten |
Eingebettete Dateien (z. B. Microsoft 365- oder Textdokumente) oder eingebettete Objekte (z. B. ein Diagramm oder eine Formel), die möglicherweise Daten enthalten, die in Ihrer Arbeitsmappe nicht sichtbar sind. Hier einige Beispiele für Objekttypen:
- Bitmap-Bildobjekte
- Microsoft Equation 3.0-Objekte
- Microsoft Graph-Diagrammobjekte
- PowerPoint-Präsentationsobjekte
- Visio Zeichnungsobjekte
- Word-Dokumentobjekte
- OpenDocument-Textobjekte
|
|
Makros oder VBA-Code |
Makro- oder VBA-Elemente, die ausgeblendete Daten in der Arbeitsmappe aufweisen können. Dies umfasst Folgendes:
- Makros, einschließlich Excel 4.0-Makrovorlagen (XLM)
- VBA-Module
- COM- oder ActiveX-Steuerelemente
- Benutzerformulare, einschließlich Excel 5.0-Formulare
- Benutzerdefinierte Funktionen (User Defined Functions, UDFs)
|
|
BI-Features mit zwischengespeicherten Daten |
BI-Features, die möglicherweise zwischengespeicherte Daten aufweisen, die mit der Arbeitsmappe gespeichert werden, können Daten enthalten, die nicht sichtbar ist. Die Dokumentprüfung sucht nach folgenden Elementen, die einen PivotCache, SlicerCache oder Cubeformelcache aufweisen können:
- PivotTables und PivotCharts
- Datenschnitte und Zeitachsen
- Cubeformeln
|
|
Excel-Umfragen |
Excel-Umfragefragen, die in Excel für das Web erstellt und mit der Arbeitsmappe gespeichert wurden, ohne dort sichtbar zu sein. |
|
Szenarien des Szenario-Managers |
Szenarien, die mit dem Szenario-Manager definiert wurden und dazu führen können, dass zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten mit der Arbeitsmappe gespeichert werden. |
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Filter |
Filter, die die Ursache für zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten in der Arbeitsmappe sein können. Die Dokumentprüfung sucht nach AutoFiltern und Tabellenfiltern, die auf die Daten angewendet werden. |
|
Ausgeblendete Namen |
Ausgeblendete Namen, mit denen ausgeblendete Daten in der Arbeitsmappe gespeichert werden können. |
Sie können ausgeblendete Informationen in Ihren PowerPoint-Präsentationen mithilfe der Dokumentprüfung suchen und entfernen.
Tipp
Wenn Sie nur ohne Kommentare drucken möchten, wählen Sie auf der Registerkarte "Datei" die Option "Drucken" aus, wählen Sie "Alle Seiten drucken" aus, und deaktivieren Sie "Markup drucken".
In dieser Tabelle sind die Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen aufgeführt, die die Dokumentprüfung aus Ihren PowerPoint-Präsentationen finden und entfernen kann.
Wichtig
Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
So finden und entfernen Sie Daten und Informationen schnell:
- Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Dokumentprüfung die Optionen (wie unten beschrieben), um zu entfernen oder zu speichern.
- Wählen Sie Prüfen aus.
- Überprüfen Sie die Überprüfungsergebnisse, und wählen Sie "Alle entfernen" für alle zu löschenden Elemente aus.
Hinweise und Informationen zum Entfernen von Informationen finden Sie unter Verwenden der Dokumentprüfung.
- Wählen Sie "Erneut überprüfen " oder "Schließen" aus.
Nicht alle ausgeblendeten Daten und Informationen können mit der Dokumentprüfung entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen, die die Dokumentprüfung findet, aber nicht entfernen kann.
Wenn die Dokumentprüfung von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Prüfungsmodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihre Präsentation auf weitere Informationstypen prüfen.
|
Inspektor |
Sucht und entfernt |
|
Kommentare und Anmerkungen |
- Kommentare
- Freihandanmerkungen
|
|
Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen |
- Dokumenteigenschaften, u. a. Informationen von den Registerkarten Zusammenfassung, Statistik und Benutzerdefiniert im Dialogfeld Dokumenteigenschaften
- E-Mail-Header
- Verteiler
- Zur Durchsicht versendete Informationen
- Dokumentservereigenschaften
- Informationen zur Dokumentverwaltungsrichtlinie
- Inhaltstypinformationen
- Dateipfad für die Veröffentlichung von Webseiten
|
|
Überarbeitungsmarkierungsdaten |
Informationen zu den Personen, die Änderungen am Dokument vorgenommen haben, und zum Zeitpunkt der Änderung. |
|
Nicht sichtbarer Inhalt in Folie |
Objekte, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind
Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden, werden von diesem Inspektor nicht gefunden. |
|
Externer Folieninhalt |
- Inhalte oder Objekte, die in einer Präsentation nicht unmittelbar sichtbar sind, weil sie sich außerhalb des Folienbereichs befinden, u. a.:
- ClipArt
- Textfelder
- Grafiken
- Tabellen
Externe Folienobjekte mit Animationseffekten werden von Dokumentprüfung nicht gefunden oder entfernt.
|
|
Präsentationsnotizen |
Text, der dem Abschnitt "Notizen" einer Präsentation hinzugefügt wurde
Die Dokumentprüfung kann keine Bilder entfernen, die dem Abschnitt "Notizen" einer Präsentation hinzugefügt wurden. |
|
Benutzerdefinierte XML-Daten |
Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einer Präsentation gespeichert werden können |
Wichtig
Es wird dringend empfohlen, die Dokumentprüfung für eine Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation zu verwenden, da es nicht immer möglich ist, die von der Dokumentprüfung entfernten Daten wiederherzustellen.
Öffnen Sie die PowerPoint-Präsentation, die Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.
Wählen Sie auf der Registerkarte Dateidie Option Speichern unter aus, und geben Sie dann einen Namen in das Feld Dateiname ein, um eine Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation zu speichern.
Wählen Sie in der Kopie Ihrer ursprünglichen Präsentation auf der Registerkarte "Datei " die Option "Info" aus.
Wählen Sie "Auf Probleme prüfen" und dann "Dokument prüfen" aus.
Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentprüfung die zugehörigen Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, die geprüft werden sollen. Weitere Informationen zu den einzelnen Inspektoren finden Sie unter Entfernen ausgeblendeter Daten und persönlicher Informationen durch Prüfen von Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsmappen.
Wählen Sie Prüfen aus.
Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentprüfung.
Wählen Sie "Alle entfernen " neben den Überprüfungsergebnissen für die Arten von ausgeblendetem Inhalt aus, die Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten.
- Wenn Sie ausgeblendete Inhalte aus Ihrer Präsentation entfernen, können Sie diese möglicherweise nicht mehr wiederherstellen, indem Sie "Rückgängig" auswählen.
- Wenn Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen aus Präsentationen entfernen möchten, die im OpenDocument-Präsentationsformat (ODP) gespeichert werden, müssen Sie die Dokumentprüfung jedes Mal ausführen, wenn Sie die Präsentation in diesem Format speichern.
Wenn Sie nach der Verwendung der Dokumentprüfung persönliche Informationen entfernt haben, wird PowerPoint beim Speichern dieser Datei weiterhin automatisch die persönlichen Informationen entfernen, wenn Sie die Präsentation weiter ändern. Wenn für diese Präsentation jedoch noch mehr Zusammenarbeit erforderlich ist (z. B. müssen Sie die Namen des Mitautors mit den Kommentaren verknüpfen, die er hinterlassen hat), können Sie verhindern, dass PowerPoint automatisch personenbezogene Informationen entfernt, indem Sie auf die Schaltfläche "Einstellung ändern" in der Benachrichtigung "Entfernung personenbezogener Daten aktiviert" klicken.
In einer PowerPoint-Präsentation können verschiedene Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen gespeichert werden. Diese Informationen sind zwar möglicherweise nicht unmittelbar sichtbar, können sie dennoch aus der Präsentation abgerufen werden.
Zu den ausgeblendeten Informationen können die Daten gehören, die PowerPoint hinzufügt, damit Sie gemeinsam mit anderen Personen eine Präsentation erstellen können. Es kann sich auch um Informationen handeln, die Sie ausdrücklich als ausgeblendet kennzeichnen.
PowerPoint-Präsentationen können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:
-
Kommentare und Freihandanmerkungen Wenn Sie beim Erstellen Ihrer Präsentation mit anderen Personen zusammenarbeiten, kann Ihre Präsentation Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen enthalten. Anhand dieser Informationen können andere Personen die vorgenommenen Änderungen und die Namen der Personen, die an Ihrer Präsentation gearbeitet haben, zusammen mit Kommentaren von Prüfern anzeigen.
-
Daten zur RevisionsnachverfolgungWenn Sie gemeinsam an einem freigegebenen Dokument arbeiten, das in der Cloud gespeichert ist, speichert PowerPoint 2016 für Microsoft 365 Daten darüber, wer Änderungen am Dokument vorgenommen hat und wann die Änderungen vorgenommen wurden.
-
Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen Dokumenteigenschaften, auch Metadaten genannt, enthalten Details zu Ihrer Präsentation, z. B. Autor, Betreff und Titel. Dokumenteigenschaften enthalten auch Informationen, die von Microsoft 365-Programmen automatisch verwaltet werden, wie den Namen der Person, die ein Dokument zuletzt gespeichert hat, und das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, kann Ihr Dokument auch zusätzliche Arten von personenbezogenen Informationen (Personally Identifiable Information, PII) enthalten, z. B. E-Mail-Kopfzeilen, Informationen zum Senden zur Überprüfung, Routingbelege und Dateipfadinformationen für die Veröffentlichung von Webseiten.
-
Unsichtbarer Folieninhalt Ihre Präsentation kann Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, da sie als unsichtbar formatiert sind.
-
Off-Slide-InhaltePowerPoint-Präsentationen können Objekte enthalten, die nicht sofort sichtbar sind, da sie von der Folie in den Bereich außerhalb der Folie gezogen wurden. Dieser externe Folieninhalt kann Textfelder, ClipArt, Grafiken und Tabellen enthalten.
-
Anmerkungen zur Präsentation Der Abschnitt "Notizen" einer PowerPoint-Präsentation kann Text enthalten, den Sie möglicherweise nicht öffentlich freigeben möchten, insbesondere, wenn die Notizen ausschließlich für die Verwendung durch die Person geschrieben wurden, die die Präsentation vorträgt.
-
Eigenschaften des Dokumentservers Wenn die Präsentation an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert wurde, z. B. auf einer Website im Dokumentarbeitsbereich oder in einer Bibliothek basierend auf Windows SharePoint Services, enthält die Präsentation möglicherweise zusätzliche Dokumenteigenschaften oder Informationen zu diesem Serverspeicherort.
-
Benutzerdefinierte XML-Daten Präsentationen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit der Dokumentprüfung gefunden und entfernt werden.
Die Dokumentprüfung erkennt die folgenden Elemente, die möglicherweise Daten enthalten, die in Ihrer Präsentation nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung kann diese Elemente nicht für Sie entfernen, da die Präsentation sonst möglicherweise nicht ordnungsgemäß funktioniert. Sie können jedes gefundene Element prüfen und bestimmen, ob Sie es manuell entfernen oder durch ein Element ersetzen möchten, das keine ausgeblendeten Daten aufweist, z. B. ein statisches Bild.
| Elemente |
Von der Dokumentprüfung gefunden |
|
Eingebettete Dateien oder Objekten |
Eingebettete Dateien (z. B. Microsoft 365- oder Textdokumente) oder eingebettete Objekte (z. B. ein Diagramm oder eine Formel), die möglicherweise Daten enthalten, die in Ihrer Arbeitsmappe nicht sichtbar sind. Hier einige Beispiele für Objekttypen:
- Bitmap-Bildobjekte
- Microsoft Equation 3.0-Objekte
- Microsoft Graph-Diagrammobjekte
- PowerPoint-Präsentationsobjekte
- Visio Zeichnungsobjekte
- Word-Dokumentobjekte
- OpenDocument-Textobjekte
|
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Makros oder VBA-Code |
Makro- oder VBA-Elemente, die in den Präsentationen ausgeblendete Daten enthalten können. Dazu zählen:
- Makros
- VBA-Module
- COM- oder ActiveX-Steuerelemente
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Dokumentprüfung und persönliche Daten
Die in PowerPoint 2016 Build 8403 für Microsoft 365 Insider eingeführten Revisionsverfolgungsdaten veranschaulichen eine Einschränkung der Dokumentprüfung. Beispielsweise arbeiten Kelly und Linda gemeinsam an Präsentation A in Microsoft 365. Anschließend öffnet Martin Präsentation A in PowerPoint_2013 und führt zum Entfernen der persönlichen Daten in der Datei die DocumentInspector aus. Wenn Mohammed anschließend Präsentation A in einer früheren PowerPoint-Version öffnet und die Dokumentprüfung für die Datei ausführt, um personenbezogene Daten zu entfernen, kann die Dokumentprüfung in dieser PowerPoint-Version die Revisionsnachverfolgungsdaten, die der Präsentation von der neueren Microsoft 365-Version von PowerPoint, die von Kelly und Linda verwendet wurde, hinzugefügt wurden, nicht erkennen und entfernen. Mohammed kann die Revisionsverfolgungsdaten nicht entfernen, ohne ein Upgrade auf die aktuelle Version von PowerPoint durchzuführen und dann die Dokumentprüfung auszuführen
In Visio können Sie ausgeblendete und personenbezogene Informationen entfernen, bevor Sie eine Kopie eines Visio-Dokuments für andere freigeben.
Wichtig
Es wird dringend empfohlen, persönliche und ausgeblendete Informationen auf einer Kopie des ursprünglichen Dokuments zu entfernen, da es nicht immer möglich ist, die entfernten Daten wiederherzustellen.
Persönliche und ausgeblendete Informationen können aus den folgenden Featurebereichen in Visio entfernt werden:
- Kommentare, die auf den Seiten des Dokuments eingefügt wurden
- Dateieigenschaften (Autor, Manager und Unternehmen)
- Namen der Bearbeiter, Initialen und Markup
- Dateipfade von Schablonen
- Dateipfad und Name von Vorlagen
Hinweis
Wenn das Dokument auf einem freigegebenen Server für andere Personen verfügbar ist und jemand das Dokument öffnet, werden der Name des Benutzers, der die Datei geöffnet hat, und der Name des Computers, auf dem die Datei gespeichert ist, angezeigt. Um diese Informationen besser zu schützen, sollten Sie sicherstellen, dass nur vertrauenswürdige Benutzer auf freigegebene Dokumente zugreifen können.
Mit diesen Schritten können Sie ausgeblendete Informationen in Ihren Visio-Präsentationen finden und entfernen.
Wählen Sie im Menü Datei die Option Info aus.
Wählen Sie "Auf Probleme prüfen" und dann "Persönliche Informationen entfernen" aus.
Wählen Sie auf der Registerkarte "Persönliche Informationen " die Option "Diese Elemente aus dem Dokument entfernen" aus.
Tipp
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Warnung anzeigen bei Versuch, diese Informationen erneut einzufügen, wenn bei jedem erneuten Einfügen von persönlichen Informationen eine Warnung angezeigt werden soll.
Um potenziell vertrauliche Daten aus externen Datenquellen zu entfernen, wählen Sie Daten aus externen Quellen entfernen, die im Dokument gespeichert sind.
Hinweis
Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens werden keine Daten entfernt, die mit einem Shape verknüpft wurden. Die Datenquelle wird aus dem Diagramm entfernt, aber wenn Daten aus der Datenquelle im Diagramm vorhanden sind, müssen Sie sie manuell entfernen.
