Ergänzung zu den Datenschutzbestimmungen für Microsoft Lync 2013 für Android

Inhalt

• Ergänzung zu den Datenschutzbestimmungen für Microsoft Lync 2013 für Android

• Stellvertretungen (Anrufweiterleitung/Gleichzeitiges Anrufen)

• Clientseitige Protokollierung

• Visitenkarte

• Aufgezeichnete Unterhaltungen

• Notfalldienste

• Standortfreigabe

• Persönliches Bild

• Zusammenarbeit mit PowerPoint

• Anwesenheits- und Kontaktinformationen

• Datenschutzmodus

• Als E-Mail senden

• Senden von Protokollen

• Meldung von Anmeldefehlern

• Einheitlicher Kontaktspeicher

• Verbesserung der Sprachqualität

Ergänzung zu den Datenschutzbestimmungen für Microsoft Lync 2013 für Android

Dies ist eine Ergänzung zu den Datenschutzbestimmungen zu Microsoft Lync 2013-Produkten. Sie sollten sowohl die Datenschutzbestimmungen zu Microsoft Lync-Produkten als auch diese Ergänzung lesen, damit Sie das Konzept der Datensammlung verstehen und die entsprechenden Methoden für ein bestimmtes Microsoft Lync-Produkt oder einen bestimmten Dienst verwenden können.

Diese Ergänzung zu den Datenschutzbestimmungen befasst sich mit der Bereitstellung und Verwendung von Microsoft Lync 2013 für Android auf den mobilen Geräten in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie die Kommunikationssoftware Microsoft Lync Server als Dienst verwenden (d. h., wenn die Server, auf denen die Software ausgeführt wird, von einem Drittanbieter (z. B. Microsoft) gehostet werden), werden Informationen an den betreffenden Drittanbieter übertragen. Weitere Informationen zur Verwendung der von Ihrem Unternehmen an den Drittanbieter übertragenen Daten können Sie bei Ihrem Unternehmensadministrator oder Ihrem Dienstanbieter erfragen.

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Stellvertretungen (Anrufweiterleitung/Gleichzeitiges Anrufen)

Funktion dieses Features: Mithilfe der Anrufdelegierung können Benutzer (einen oder mehrere) Stellvertreter festlegen, die in ihrem Auftrag Anrufe führen und annehmen sowie Lync-Besprechungen einrichten und an ihnen teilnehmen können. Die Benutzer können sich außerdem entscheiden, Anrufe automatisch an die Voicemail, an eine andere Rufnummer oder an einen Stellvertreter weiterzuleiten oder zugleich an eine primäre Nummer und an eine Alternativnummer, wie etwa ein Mobilgerät, eine Stellvertretung oder eine Anrufgruppe, durchzustellen.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Beim Benennen von Stellvertretungen muss der Benutzer während des Konfigurationsvorgangs Kontaktinformationen der Stellvertretung bereitstellen. Benutzer, die als Stellvertretungen eingerichtet werden, erhalten eine Benachrichtigung, mit der sie informiert werden, dass ein Mitarbeiter ihrer Organisation sie als Stellvertretung benannt hat. Wenn ein oder mehrere Stellvertretungen einen Anruf im Namen der Person entgegennehmen, die sie als Stellvertretung benannt hat, erhält diese Person eine E-Mail, mit der sie zu diesem Ereignis benachrichtigt wird. Es werden keine Informationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Informationen: Lync verwendet die Kontaktinformationen der Stellvertretung, um diese in die Lage zu versetzen, im Namen der Person, deren Stellvertretung sie übernommen hat, Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen sowie Besprechungen zu planen oder daran teilzunehmen.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Standardmäßig ist die Anrufdelegierung deaktiviert und kann mit den folgenden Schritten aktiviert oder deaktiviert werden:

1. Tippen Sie in Lync für Android auf der Registerkarte Mein Status auf Anrufweiterleitung.

2. Schieben Sie auf der Optionsseite Anrufweiterleitung den Schalter Anrufweiterleitung auf Ein.

3. Tippen Sie auf Gleichzeitig anrufen oder auf Anrufe weiterleiten an.

4. Wählen Sie in der Liste der Optionen Meine Stellvertretungen aus.

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Clientseitige Protokollierung

Funktion dieses Features: Mithilfe der clientseitigen Protokollierung können Sie Informationen zur Verwendung von Lync für Android erfassen. Mithilfe dieser Informationen können Probleme behoben werden, die in Verbindung mit Lync für Android ggf. auftreten.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Wenn die clientseitige Protokollierung aktiviert ist, werden Informationen wie etwa die Geräte-ID, Benutzer-Alias und -domäne, Anwesenheitsdaten, Nachrichtendetails, Anmeldeverlauf, Kontaktliste und Daten zur Clientkonfiguration lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Der Inhalt Ihrer Lync-Unterhaltungen wird nicht gespeichert. Es werden keinerlei Informationen an Microsoft gesendet, Sie können jedoch manuell auswählen, dass diese Informationen zur Problembehandlung an Microsoft gesendet werden (siehe Abschnitt „Senden von Protokollen“).

Verwendung der Informationen: Die in den clientseitigen Protokollen gesammelten Informationen können vom Kundensupport Ihres Unternehmens verwendet oder an Microsoft gesendet werden, um die Problembehandlung zu unterstützen.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Standardmäßig ist die clientseitige Protokollierung deaktiviert und kann mit den folgenden Schritten aktiviert oder deaktiviert werden:

1. Tippen Sie in Lync für Android auf der Registerkarte Meine Infos auf Optionen.

2. Wählen Sie in der Liste der Optionen Protokollierung aus.

3. Setzen Sie auf der Optionsseite Protokollierung den Schalter Protokollierung auf Ein.

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Visitenkarte

Funktion dieses Features: Auf der Visitenkarte werden Kontakt-, Anwesenheits- und Standortinformationen über Sie und die Personen in Ihrem Unternehmen sowohl in Lync als auch in aktuellen Versionen von Outlook angezeigt. Von der Visitenkarte aus können Sie auch in nur einem Schritt mithilfe von Chat, E-Mail oder Telefon kommunizieren.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Visitenkarteninformationen werden an verschiedenen Speicherorten gesammelt. Statische Informationen, wie Ihr Name, Ihr Gebäude und Ihre Büronummer, werden im Unternehmensverzeichnis der Organisation (z. B. den Active Directory-Domänendiensten) gesammelt. Dynamische Informationen, wie Frei-/Gebucht-Informationen aus dem Kalender, werden von Microsoft Exchange Server abgerufen und Standortinformationen werden auf verschiedene Weisen abgerufen (siehe Abschnitt „Standort“). Telefonnummern können aus dem Unternehmensverzeichnis abgerufen oder manuell vom Benutzer eingegeben werden. Anwesenheitsinformationen werden von Lync unter Verwendung des Outlook-Kalenders verwaltet (sofern vom Benutzer aktiviert) oder vom Benutzer manuell eingegeben. Es werden keine Informationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Informationen: Visitenkarteninformationen werden von Lync Server für die Personen in Ihrer Organisation freigegeben.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Kontakte werden im Lync-Desktopclient verwaltet.

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Aufgezeichnete Unterhaltungen

Funktion dieses Features: In „Aufgezeichnete Unterhaltungen“ sind Ihre Chatnachrichtenunterhaltungen im sicheren Speicher auf Ihrem Gerät gespeichert.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: „Aufgezeichnete Unterhaltungen“ speichern den Inhalt Ihrer Chatnachrichtenunterhaltungen sowie Statistiken zu Ihren VoIP-Unterhaltungen, wie etwa Datum, Uhrzeit, Dauer und Anruferdetails, lokal auf Ihrem Gerät. Der von Lync für Android erstellte Verlauf der Chatnachrichtenunterhaltungen wird nicht in Ihrem Outlook-Ordner „Aufgezeichnete Unterhaltungen“ gespeichert. Es werden keine Informationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Informationen: In Lync werden diese Informationen auf der Hauptbenutzeroberfläche auf der Registerkarte „Chat“ angezeigt. Dadurch können frühere Unterhaltungen angezeigt und fortgesetzt werden.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Aufgezeichnete Unterhaltungen in Lync für Android werden vom Unternehmensadministrator aktiviert und deaktiviert. Der Unterhaltungsverlauf kann mithilfe der folgenden Schritte gelöscht werden:

1. Tippen Sie in Lync für Android auf der Registerkarte Mein Status auf Anrufweiterleitung.

2. Schieben Sie auf der Optionsseite Anrufweiterleitung den Schalter Anrufweiterleitung auf Ein.

3. Tippen Sie auf Gleichzeitig anrufen oder auf Anrufe weiterleiten an.

4. Wählen Sie in der Liste der Optionen Meine Stellvertretungen aus.

Notfalldienste

Standortfreigabe

Funktion dieses Features: Bei der Standortfreigabe wird Ihre Zeitzone mithilfe der Funktion für Anwesenheitsinformationen der Visitenkarte für andere angezeigt, wenn der Datenschutzmodus aktiviert ist (siehe Abschnitt „Datenschutzmodus“).

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Ihre Zeitzone wird aus dem Betriebssystem des mobilen Geräts abgerufen und für Ihre Lync-Kontakte freigegeben. Es werden keine Informationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Informationen: Die Standortfreigabe zeigt Ihren Standort für Ihre Kontakte und die Personen innerhalb Ihrer Organisation auf Ihrer Visitenkarte an. Beachten Sie, dass keine weiteren Informationen – wie etwa Ihr geografischer Aufenthaltsort, die formatierte Adresse oder die Privatadresse – über die Anwesenheitsinformationen freigegeben werden.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Die Standortfreigabe wird vom Unternehmensadministrator aktiviert und deaktiviert und kann über den Lync-Desktopclient verwaltet werden.

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Persönliches Bild

Funktion dieses Features: Mit diesem Feature können Sie ein eigenes Bild sowie Bilder anderer Personen im Unternehmen anzeigen.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Die Einstellung zum Freigeben eines persönlichen Bilds wird zum Anzeigen von Bildern und zum Freigeben Ihres Bilds erfasst. In Lync für Android können nur Bilder angezeigt werden, die in Active Directory gespeichert sind. Es werden keine Informationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Informationen: Die Informationen werden verwendet, um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und Ihr Bild für andere Benutzer freizugeben.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Die Einstellungen für das persönliche Bild werden im Lync-Desktopclient verwaltet.

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Zusammenarbeit mit PowerPoint

Funktionsweise dieses Features: Dank der Zusammenarbeit mit PowerPoint können Benutzer während einer Onlineunterhaltung oder -besprechung PowerPoint-Präsentationen vorführen, anzeigen und diesen Anmerkungen hinzufügen.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Wenn eine PowerPoint-Präsentation von einem anderen Besprechungsteilnehmer freigegeben wird, können Benutzer von Lync für Android die Präsentation auf ihrem Gerät sehen. Sie können jedoch nicht die Kontrolle übernehmen oder mit der Präsentation interagieren. Es werden keine Informationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Informationen: Die freigegebenen Informationen werden von den Besprechungsteilnehmern für die Zusammenarbeit per Videoübertragung verwendet.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Android-Benutzer können PowerPoint-Präsentationen, die von einem anderen Besprechungsteilnehmer freigegeben wurden, nur ansehen. Sie können von ihrem Gerät aus keine PowerPoint-Präsentationen hochladen, mit Anmerkungen versehen oder freigeben.

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Anwesenheits- und Kontaktinformationen

Funktion dieses Features: Die Anwesenheits- und Kontaktinformationen ermöglichen Benutzern das Anzeigen von Anwesenheits- und Kontaktinformationen anderer Mitglieder ihrer Organisation sowie ihrer persönlichen Kontakte (sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation). Der Administrator kann darüber hinaus die Integration in Outlook und Exchange Server konfigurieren, um Abwesenheitsnotizen und andere Statusinformationen (z. B. eine geplante Besprechung in Ihrem Outlook-Kalender) anzuzeigen.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Sie verwenden Ihre Anmeldeadresse und ein Kennwort, um die Verbindung mit Lync Server herzustellen. Sie und der Administrator können Informationen über Ihren Anwesenheitsstatus und Kontaktinformationen veröffentlichen, die Ihrer Anmeldeadresse zugeordnet werden. Es werden keine Informationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Informationen: Andere Lync-Benutzer und -Programme können auf Ihre Anwesenheits- und Kontaktinformationen zugreifen und Ihren veröffentlichten Status und weitere Informationen ermitteln, um besser mit Ihnen kommunizieren zu können.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Die Einstellungen für Anwesenheits- und Kontaktinformationen werden im Lync-Desktopclient verwaltet.

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Datenschutzmodus

Funktion dieses Features: Der Datenschutzmodus ist eine Einstellung, mit deren Hilfe Benutzer bestimmen können, wie viel von ihren Anwesenheitsinformationen (wie etwa „Verfügbar“, „Beschäftigt“, „Nicht stören“ usw.) sie für Kontakte freigeben, die sich in ihrer Kontaktliste befinden.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Wenn der Datenschutzmodus aktiviert wird, wechselt Lync in einen Modus, in dem Benutzer die Benutzereinstellungen so anpassen können, dass ihre Anwesenheitsinformationen nur für Kontakte freigegeben werden, die sich in ihrer Kontaktliste befinden. Es werden keine Informationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Informationen: Die Einstellung lässt Benutzer entscheiden, wie ihre Anwesenheitsdaten freigegeben werden.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Standardmäßig ist der Datenschutzmodus deaktiviert. Er wird vom Unternehmensadministrator aktiviert oder deaktiviert und wird über den Lync-Desktopclient verwaltet.

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Als E-Mail senden

Funktion dieses Features: Mithilfe von „Als E-Mail senden“ kann der Benutzer seine aufgezeichneten Unterhaltungen in Lync für Android als Anlage an eine vom Benutzer festgelegte E-Mail-Adresse senden.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Die letzten 50 eingehenden und ausgehenden Unterhaltungen werden lokal auf dem Gerät in einem isolierten Speicher für unbestimmte Zeit gespeichert, bis 1) der Benutzer die Unterhaltung löscht, 2) der Benutzer die Anwendung deinstalliert oder 3) sich ein neuer Benutzer auf dem gleichen Gerät anmeldet. Der Chatverlauf, der mithilfe von „Als E-Mail senden“ gesendet wird, wird in Form einer E-Mail-Nachricht an die vom Benutzer festgelegte E-Mail-Adresse übermittelt. Es werden keine Informationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Informationen: Benutzer können ihren Unterhaltungsverlauf als E-Mail-Anlage an die festgelegte E-Mail-Adresse senden, um Unterhaltungen außerhalb des Geräts zur Verfügung zu stellen (z. B. zum Zweck der Archivierung oder Freigabe).

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Damit Sie „Als E-Mail senden“ verwenden können, muss E-Mail auf dem Gerät aktiviert sein. Informationen zum Aktivieren und Konfigurieren von E-Mail finden Sie im Benutzerhandbuch des Geräts.

1. Tippen Sie auf der Registerkarte Chats auf die Unterhaltung, die Sie löschen möchten, und halten Sie den Stift gedrückt.

2. Tippen Sie im Popupmenü auf Unterhaltung löschen.

3. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld für den Löschvorgang auf OK.

Der Chatverlauf kann in folgender Weise gesendet werden:

1. Drücken Sie im Unterhaltungsfenster die Menütaste.

2. Wählen Sie Als E-Mail senden aus dem Menü aus.

3. Geben Sie die E-Mail-Zieladresse ein, wenn Sie den Verlauf an eine andere Person als sich selbst senden möchten.

4. Tippen Sie auf Senden.

Oder

1. Tippen Sie auf der Registerkarte Chats auf die Unterhaltung, die Sie senden möchten, und halten Sie den Stift gedrückt.

2. Tippen Sie im Popupmenü auf Als E-Mail senden.

3. Geben Sie die E-Mail-Zieladresse ein, wenn Sie den Verlauf an eine andere Person als sich selbst senden möchten.

4. Tippen Sie auf Senden.

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Senden von Protokollen

Funktion dieses Features: Mit der Funktion „Protokolle senden“ können Benutzer die clientseitigen Protokolle an Microsoft senden, um die Untersuchung von aufgetretenen Audio- oder Verbindungsproblemen zu unterstützen (siehe Abschnitt „Clientseitige Protokollierung“.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Wenn die clientseitige Protokollierung aktiviert ist, werden nur die von der clientseitigen Protokollierung gesammelten Informationen gesendet. Clientseitige Protokolle werden nicht automatisch von Ihrem Gerät gesendet. Vielmehr werden Protokolle nur gesendet, wenn die Protokollierung auf Ihrem Gerät aktiviert ist (siehe Abschnitt „Clientseitige Protokollierung“).

Verwendung der Informationen: Die auf Ihrem Gerät erfassten Informationen werden zur Behandlung des bei Ihnen aufgetretenen Problems sowie zur Verbesserung von Lync verwendet.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Damit Sie die Funktion zum Senden von Protokollen verwenden können, muss E-Mail auf dem Gerät aktiviert sein. Informationen zum Aktivieren und Konfigurieren von E-Mail finden Sie im Benutzerhandbuch des Geräts.

Clientseitige Protokolle können in folgender Weise gesendet werden:

1. Tippen Sie in Lync für Android auf der Registerkarte Mein Status auf Optionen.

2. Tippen Sie in der Liste der Optionen auf Protokollierung.

3. Tippen Sie auf der Optionsseite Protokollierung auf Protokolldateien senden.

4. Geben Sie in dem E-Mail-Formular, das mit den Protokollen als Anlage geöffnet wird, die Ziel-E-Mail-Adresse ein und tippen Sie dann auf Senden.

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Meldung von Anmeldefehlern

Funktion dieses Features: Die Funktion zur Meldung von Anmeldefehlern erstellt automatisch einen Fehlerbericht, wenn ein Benutzer erfolglos versucht, sich bei Lync anzumelden. Der Benutzer hat dann die Möglichkeit, den Fehlerbericht an Microsoft zu senden.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Die Informationen, die für den Fehlerbericht gesammelt werden, enthalten Daten zur Qualität der Internetverbindung des Benutzers und zu sämtlichen Fehlercodes oder Ausnahmedaten, die als Folge fehlerhafter Anmeldeversuche generiert werden. Der Bericht kann außerdem Informationen enthalten, anhand derer der Benutzer persönlich identifiziert werden kann, wie die IP-Adresse des Benutzers und der SIP-URI (Session Initiation Protocol Uniform Resource Identifier). Diese Informationen können ggf. an Microsoft gesendet werden.

Verwendung der Informationen: Die im Anmeldefehlerbericht enthaltenen Daten werden von Microsoft verwendet, um die Behandlung von Anmeldeproblemen zu unterstützen. Sie dienen Microsoft außerdem dazu, häufige Anmeldeprobleme und Tendenzen zu erkennen, damit das Anmeldeverhalten von Lync verbessert werden kann.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und kann von einem Unternehmensadministrator verwaltet werden. Der Administrator kann sich entscheiden, die Anmeldefehlerberichte immer oder nie an Microsoft zu senden oder die Entscheidung dem Benutzer zu überlassen.

Benutzer können ihre Voreinstellungen mithilfe der folgenden Schritte ändern:

1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Lync-Hauptfensters auf Optionen (Zahnradsymbol).

2. Klicken Sie im Dialogfeld Lync – Optionen auf Allgemein.

3. Aktivieren oder deaktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Lync-Fehlerinformationen automatisch an Microsoft senden.

4. Klicken Sie auf OK.

Einheitlicher Kontaktspeicher

Funktion dieses Features: Der einheitliche Kontaktspeicher setzt sich aus drei Hauptfunktionen zusammen, von denen in Lync für Android nur eine, nämlich „Suche zusammenführen“, zur Verfügung steht. Mit „Suche zusammenführen“ führen Sie Ihre globale Adressliste (GAL) mit Ihren Lync-Kontakten zusammen, sodass die Suchergebnisse bei der Suche nach einem Kontakt nur einen Eintrag ergeben.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: In Lync für Android werden die Kontaktinformationen aus Active Directory-Domänendiensten oder aus den Anwesenheitsinformationen abgerufen. Diese Informationen werden intern von Lync für Android verwendet.

Verwendung der Informationen: Die Kontaktinformationen aus Active Directory-Domänendiensten oder aus den Anwesenheitsinformationen werden auf der Benutzeroberfläche von Lync für Android angezeigt.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: Die Einstellungen für den einheitlichen Kontaktspeicher werden im Lync-Desktopclient verwaltet.

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Verbesserung der Sprachqualität

Funktion dieses Features: Lync sendet Informationen an Remoteteilnehmer, wenn das Programm während eines Anrufs Geräte- oder Netzwerkprobleme erkennt, um anzuzeigen, dass bei Ihnen möglicherweise schlechte Audioqualität auftritt.

Gesammelte, verarbeitete oder übertragene Informationen: Wenn Sie ein Gerät eingerichtet haben, das bei einem Anruf die Audioqualität beeinträchtigt (z. B. durch Echo oder Rauschen), werden auch die anderen Gesprächsteilnehmer von Lync darüber informiert, dass die Gesprächsqualität aufgrund der Geräteeinrichtung auf Ihrer Seite beeinträchtigt ist. Den anderen Teilnehmern wird nur eine Benachrichtigung angezeigt, dass Sie ein Gerät verwenden, durch das die Audioqualität beeinträchtigt wird. Sie erfahren nicht, welches Gerät Sie verwenden. Es werden keine Informationen an Microsoft gesendet.

Verwendung der Informationen: Anhand der Informationen, die während des Gesprächs an die anderen Teilnehmer gesendet werden, können diese die Anrufqualität verbessern. So können Referenten beispielsweise Ihre Leitung stumm schalten, wenn Sie an dem Gespräch nur als Zuhörer teilnehmen.

Wahlmöglichkeiten/Kontrolle: In Lync können die Benachrichtigungen über die Gesprächsqualität nicht deaktiviert werden.

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