Erstellen einer "FindTime"-Umfrage

FindTime ist ein Outlook-Add-In zum Planen von Besprechungen. Der Organisator kann mehrere Zeitoptionen über FindTime senden und die hin- und her-E-Mails in der Planung minimieren.

So planen Sie eine Besprechung in Outlook mit FindTime:

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, oder wählen Sie eine E-Mail aus, auf die Sie antworten möchten.

  2. Listen Sie die für die Besprechung erforderlichen Personen in "An" und optionale Teilnehmer in "Cc" auf. 

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte "Start"die Option "Mit Besprechungsumfrage antworten" aus.

    FindTime > Reply with Meeting Poll

  4. Wählen Sie die Besprechungseinstellungen aus:

    Dauer der FindTime-Besprechung

    • Dauer:Wählen Sie eine Dauer aus der Liste aus.

      • Wählen Sie 8 Stunden für eine ganztägige Besprechung aus.

      • Wählen Sie "Benutzerdefiniert" im Dropdownmenü "Zeit" aus, um Ihre eigene Uhrzeit auszuwählen. Die maximale Dauer beträgt 23 Stunden 59 Minuten.

    • Arbeitszeiten:Überprüfen Sie, ob vorgeschlagene Besprechungszeiten ausschließlich auf Arbeitszeiten und -stunden begrenzt sind.

      Hinweis: Die standardmäßig verwendeten Arbeitszeiten werden aus den Organisatoreinstellungen abgerufen, und diese Einstellungen werden nicht angezeigt. Sie sind standardmäßig von 8:00 bis 17:00 Uhr festgelegt, wenn keine Einstellungen gefunden werden.

    • Zeitzone:Wählen Sie das Dropdownmenü für die Zeitzone aus, um die Zeitzone für die Besprechung zu ändern.

      Hinweise: 

      • Die verwendete Zeitzone wird aus den Organisatoreinstellungen abgerufen, Sie können aber eine neue Zeitzone aus der Liste auswählen.

      • Sommerzeit wird berücksichtigt, und Besprechungen nach der jährlichen Umstellung zeigen die richtige Zeit an.

  5. FindTime durchschlägt die Zeitpläne der Teilnehmer (sofern verfügbar) und schlägt geeignete Besprechungszeiten vor.

    Hinweis: FindTime verwendet IhrMicrosoft 365 Business-Konto, um auf Ihren Kalender und die Kalender der Teilnehmer in Ihrer Organisation zu zugreifen, um die Verfügbarkeit zu ermitteln. Kalender, die keinem Microsoft 365 zugeordnet sind, werden nicht unterstützt.

    Verwenden Sie die Links, um die Besprechungsoptionen zu sortieren.

    Optionen für "Verfügbarkeit und Uhrzeit" für FindTime-Datumsangaben.

    • Verfügbarkeit:Listet zuerst die besten Optionen auf (Zeiten, zu denen alle erforderlichen Besprechungsteilnehmer kostenlos sind). Die zur Ermittlung der besten Optionen verwendeten Faktoren umfassen, wie viele Teilnehmer kostenlos sind, wie viele erforderliche und optionale Teilnehmer kostenlos sind, ob für konfliktbelastet Oder gebuchte Zusagen in ihrem Kalender verfügbar sind.

    • Zeit:Listet die Optionen chronologisch auf.

      Hinweis: Sie können mithilfe der Pfeile durch die Tage und Monate scrollen. Verfügbare Tage sind grün unterstrichen. Dunkelgrün kennzeichnet Tage mit den meisten Optionen, heller grün und rot gibt die meisten Konflikte an. Wochenendtage sind als verfügbar markiert, wenn keine Arbeitszeiten ausgewählt sind.

    • Die Personensymbole zeigen an, ob Besprechungsteilnehmer erforderlich sind und wie sie verfügbar sind.

      Symboltaste "Personen"

      • Unterstrichen:Erforderlich

      • Grün:Verfügbar

      • Gelb:Möglicherweise beschäftigt

      • Rot:Beschäftigt

      • Grau:Unbekannt

    • Sie können die Symbole verwenden, um auf weitere Informationen zu zugreifen.

      • Wählen Statussymbol "Eingeladene Personen" , um den Statusschacht des Teilnehmers zu öffnen.

      • Zeigen Sie mit der Maus auf die einzelnen Personensymbole, oder zeigen Sie auf deren Verfügbarkeitsinformationen.

      • Wählen Sie Symbol "Kalender" aus, um Ihren Kalender anzuzeigen.

  6. Wählen Sie ein paar geeignete Besprechungszeiten aus.

    • Das Zeitfeld wird blau angezeigt, wenn es ausgewählt ist.

      Ausgewählte Besprechungsoptionen

      Hinweis: Umfragen mit 20 oder weniger Vorschlägen sind wahrscheinlicher, um zu einem Konsens zu gelangen. 

  7. Wählen Sie Weiter aus.

  8. Geben Sie den Besprechungsort ein.

    • Onlinebesprechungen sind standardmäßig aktiviert. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Online-Besprechung", um es zu deaktivieren. 


      Screenshot des Umfragebereichs "Neue Besprechung"
      Wenn "Online-Besprechung" ausgewählt ist, plant FindTime eineSkype for Business oderMicrosoft Teams Besprechung. FindTime verwendet den von Ihrer Organisation als standardmäßigen Online-Besprechungskanal festgelegten Kanal. 

      Hinweis: Wenn Sie eineSkype for Business in Ihrem Dashboard gespeichert haben, verwendet FindTime diese Einstellung anstelle Microsoft Teams. Wenn Sie diese EinstellungMicrosoft Teams möchten, löschen SieSkype for Business Einstellung im Dashboard.

  9. Wählen Sie "Umfrageeinstellungen" aus, und aktivieren Sie die Ein-/Aus-Optionen.

    Hinweis: Sie können markierte Besprechungszeiten an diesem Punkt weiterhin löschen, indem Sie in der Liste "Ausgewählte Zeiten" das X auswählen.

    • Benachrichtigen Sie mich über Umfrageaktualisierungen:Sie erhalten jedes Mal eine E-Mail, wenn ein Teilnehmer abstimmen wird. Die Nachricht enthält den aktuellen Umfragestatus und eine Option zum Planen.

    • Planen Sie, wann die Teilnehmer zu Konsensgelangen: Ein Kalenderereignis wird automatisch geplant, wenn alle erforderlichen Teilnehmer für eine bestimmte Zeitoption abgestimmt haben. Wenn mehrere Optionen verfügbar sind, wird die früheste Option geplant.

    • Ausgewählte Zeiten in meinem Kalenderhalten: Für jede von Ihnen vorschlagene Zeitoption wird ein mit Vor 2010 in Ihren Kalender gesetztes Ereignis platziert. Alle Haltewerte werden entfernt, wenn die Besprechung geplant oder die Abstimmung abgesagt wird.

    • Umfrage für Teilnehmer sperren:Teilnehmer können keine neuen Zeiten vorschlagen oder andere Teilnehmer bearbeiten.

    • Fordern Sie die Teilnehmer auf, ihre Identität zu bestätigen:Um anonyme Abstimmungen zu verhindern, müssen sich die Teilnehmer vor der Abstimmung authentifizieren.

    • E-Mail-Benachrichtigungen in FindTime-Sprache:Die Sprache, in der Sie FindTime verwenden, wird zum Senden zugehöriger E-Mail-Benachrichtigungen verwendet. Andernfalls werden diese Benachrichtigungen in Englisch gesendet.

  10. Wählen Sie "In E-Mail einfügen" aus.

  11. FindTime fügt die vorgeschlagenen Besprechungszeiten in Ihre E-Mail ein. Wählen Sie "Bearbeitungsoptionen" aus, um die Besprechungseinstellungen bei Bedarf zu ändern.

    Hinweis: Wenn Sie Änderungen vornehmen und die Besprechungszeiten erneut eingeben, müssen Sie die ursprüngliche Einladung manuell löschen.

  12. Wählen Sie "Senden" aus, um die Besprechungs-Einladungen zu senden und den Abstimmungsvorgang zu starten.

  13. Sie erhalten einen direkten Link zur Abstimmungsseite für Ihre Besprechung.

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