Erstellen einer neuen Datenbank

Dieser Artikel befasst sich mit dem grundlegenden Verfahren zum Starten Access und Erstellen einer Datenbank, die auf Desktopcomputern und nicht über das Web verwendet wird. Es wird erläutert, wie Sie eine Desktopdatenbank mithilfe einer Vorlage erstellen und eine Datenbank von Grund auf neu erstellen, indem Sie eigene Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellen. Außerdem werden einige Techniken erläutert, mit deren nen Sie vorhandene Daten in Ihre neue Datenbank ein- und ausspeichern können.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Wenn Sie Access zum ersten Mal starten oder eine Datenbank schließen, ohne Access zu schließen, Microsoft Office die Backstage-Ansicht angezeigt.

Die Backstage-Ansicht ist ein Ausgangspunkt, von dem aus Sie eine neue Datenbank erstellen, eine vorhandene Datenbank öffnen, empfohlene Inhalte von Office.com anzeigen können – alles, was Sie mithilfe von Access für eine Datenbankdatei oder außerhalb einer Datenbank tun können, im Gegensatz zu einer Datenbank.

Erstellen einer Datenbank

Wenn Sie Access öffnen, zeigt die Backstage-Ansicht die Registerkarte Neu an. Die Registerkarte Neu bietet verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen einer neuen Datenbank:

  • Eine leere Datenbank    Wenn Sie möchten, können Sie von Grund auf neu beginnen. Dies ist eine gute Option, wenn Sie sehr spezifische Entwurfsanforderungen haben oder vorhandene Daten haben, die Sie berücksichtigen oder integrieren müssen.

  • Eine Vorlage, die mit Access installiert ist    Erwägen Sie die Verwendung einer Vorlage, wenn Sie ein neues Projekt starten und einen Voranfang haben möchten. Access ist standardmäßig mit mehreren Vorlagen installiert.

  • Eine Vorlage aus Office.com    Zusätzlich zu den Vorlagen, die in Access enthalten sind, finden Sie viele weitere Vorlagen auf Office.com. Sie müssen nicht einmal einen Browser öffnen, die Vorlagen sind auf der Registerkarte Neu verfügbar.

Hinzufügen zu einer Datenbank

Sobald Sie in einer Datenbank arbeiten, können Sie Felder, Tabellen oder Anwendungsteile hinzufügen.

Anwendungsparts sind ein Feature, mit dem Sie mehrere verwandte Datenbankobjekte zusammen verwenden können, als wären sie eins. Ein Anwendungsteil kann z. B. aus einer Tabelle und einem Formular bestehen, das auf der Tabelle basiert. Sie können die Tabelle und das Formular gleichzeitig mithilfe des Anwendungsteils hinzufügen.

Sie können auch Abfragen, Formulare, Berichte, Makros erstellen – alle Datenbankobjekte, mit deren Arbeit Sie arbeiten.

Erstellen einer Datenbank mithilfe einer Vorlage

Access enthält eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Eine Vorlage ist eine sofort einsatzbereite Datenbank, die alle Tabellen, Abfragen, Formulare, Makros und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen, die Sie verwenden können, um Probleme nachverfolgt, Kontakte zu verwalten oder eine Aufzeichnung der Ausgaben zu führen. Einige Vorlagen enthalten einige Beispieldatensätze, mit deren Hilfe sie veranschaulichen können.

Wenn eine dieser Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, ist die Verwendung in der Regel die schnellste Möglichkeit, um eine Datenbank zu erstellen. Wenn Sie jedoch Daten in einem anderen Programm haben, das Sie in Access importieren möchten, sollten Sie eine Datenbank erstellen, ohne eine Vorlage zu verwenden. Vorlagen haben bereits eine Datenstruktur definiert, und es kann viel Arbeit erfordern, um ihre vorhandenen Daten an die Struktur der Vorlage anzupassen.

  1. Wenn Sie eine Datenbank geöffnet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Schließen. In der Backstage-Ansicht wird die Registerkarte Neu angezeigt.

  2. Auf der Registerkarte Neu stehen mehrere Vorlagengruppen zur Verfügung, von denen einige in Access integrierte sind. Sie können weitere Vorlagen von Office.com. Details finden Sie im nächsten Abschnitt in diesem Artikel.

  3. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

  4. Access schlägt im Feld Dateiname einen Dateinamen für Ihre Datenbank vor. Sie können den Dateinamen bei Benn ändern. Wenn Sie die Datenbank in einem anderen Ordner als dem unter dem Dateinamenfeld angezeigten Ordner speichern möchten, klicken Sie auf Alternativtext , navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie sie speichern möchten, und klicken Sie dann auf OK. Optional können Sie Ihre Datenbank erstellen und mit einer SharePoint-Website verknüpfen.

  5. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt eine Datenbank aus der von Ihnen gewählten Vorlage und öffnet dann die Datenbank. Bei vielen Vorlagen wird ein Formular angezeigt, in dem Sie mit der Eingabe von Daten beginnen können. Wenn Ihre Vorlage Beispieldaten enthält, können Sie jeden Datensatz löschen, indem Sie auf die Datensatzauswahl klicken (das schattierte Feld oder die schattierte Leiste links vom Datensatz), und dann die folgenden Schritte unternehmen:

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Löschen. Schaltflächensymbol

  6. Um mit der Eingabe von Daten zu beginnen, klicken Sie in die erste leere Zelle im Formular, und beginnen Sie mit der Eingabe. Verwenden Sie Navigationsbereich, um nach anderen Formularen oder Berichten zu suchen, die Sie möglicherweise verwenden möchten. Einige Vorlagen enthalten ein Navigationsformular, mit dem Sie zwischen den verschiedenen Datenbankobjekten wechseln können.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Vorlagen finden Sie im Artikel Verwenden einer Vorlage zum Erstellen einer Access-Desktopdatenbank.

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Erstellen einer Datenbank ohne Verwendung einer Vorlage

Wenn Sie nicht an der Verwendung einer Vorlage interessiert sind, können Sie eine Datenbank erstellen, indem Sie eigene Tabellen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte erstellen. In den meisten Fällen umfasst dies eine oder beide der folgenden Punkte:

  • Eingeben, Ein- oder Importieren von Daten in die Tabelle, die beim Erstellen einer neuen Datenbank erstellt wird, und anschließendes Wiederholen des Vorgangs mit neuen Tabellen, die Sie mithilfe des Befehls Tabelle auf der Registerkarte Erstellen erstellen erstellen.

  • Importieren von Daten aus anderen Quellen und Erstellen neuer Tabellen im Prozess

Erstellen einer leeren Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Leere Datenbank.

  2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Dateinamen ein. Wenn Sie den Speicherort der Datei von der Standardeinstellung ändern möchten, klicken Sie auf Nach einem Speicherort suchen, um die Datenbank Alternativtext (neben dem Feld Dateiname) zu speichern, navigieren Sie zum neuen Speicherort, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt die Datenbank mit einer leeren Tabelle namens Tabelle1, und öffnet dann Tabelle1 in der Datenblattansicht. Der Cursor wird in der ersten leeren Zelle in der Spalte Zum Hinzufügen klicken platziert.

  4. Beginnen Sie mit der Eingabe, um Daten hinzuzufügen, oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.

Die Eingabe von Daten in der Datenblattansicht ist so konzipiert, dass sie der Arbeit in einem Excel-Arbeitsblatt sehr ähnlich ist. Die Tabellenstruktur wird erstellt, während Sie Daten eingeben. Wenn Sie dem Datenblatt eine neue Spalte hinzufügen, wird in der Tabelle ein neues Feld definiert. Access legt automatisch den Datentyp jedes Felds basierend auf den daten fest, die Sie eingeben.

Wenn Sie derzeit keine Daten in Tabelle1 eingeben möchten, klicken Sie auf Schließen Schaltflächensymbol . Wenn Sie Änderungen an der Tabelle vorgenommen haben, werden Sie von Access aufgefordert, die Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Nein, um sie zu verwerfen, oder klicken Sie auf Abbrechen, um die Tabelle geöffnet zu lassen.

Tipp:  Access sucht im Ordner unter [Installationslaufwerk]:\Programmdateien\Microsoft Office\Templates\1033\Access\ nach einer Datei namens Blank.accdb. Wenn sie vorhanden ist, ist Blank.accdb die Vorlage für alle neuen leeren Datenbanken. Alle inhalte, die es enthält, werden von allen neuen leeren Datenbanken geerbt. Dies ist eine gute Möglichkeit zum Verteilen von Standardinhalten, z. B. Teilenummern oder Haftungsausschlüsse und Richtlinien des Unternehmens.

Wichtig: Wenn Sie Tabelle1 schließen, ohne sie mindestens einmal zu speichern, löscht Access die gesamte Tabelle, auch wenn Sie Daten eingegeben haben.

Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank neue Tabellen hinzufügen, indem Sie die Befehle in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen verwenden.

Bild der Multifunktionsleiste in Access

Erstellen einer Tabelle ab der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten sofort eingeben und Access die Tabellenstruktur hinter den Kulissen erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 und so weiter), und Access legt automatisch den Datentyp jedes Felds basierend auf den von Ihnen eingeben daten fest.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Schaltflächensymbol

    Access erstellt die Tabelle und wählt die erste leere Zelle in der Spalte Zum Hinzufügen klicken aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe & Löschen auf den Feldtyp, den Sie hinzufügen möchten. Wenn der von Ihnen angezeigte Typ nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Felder Schaltflächensymbol .

  3. Access zeigt eine Liste häufig verwendeter Feldtypen an. Klicken Sie auf den feldtyp, den Sie verwenden möchten, und Access fügt das neue Feld dem Datenblatt an der Einfügemarke hinzu.

    Sie können das Feld verschieben, indem Sie es ziehen. Wenn Sie ein Feld in ein Datenblatt ziehen, wird eine vertikale Einfügeleiste an der Stelle angezeigt, an der das Feld platziert wird.

  4. Wenn Sie Daten hinzufügen möchten, beginnen Sie mit der Eingabe in die erste leere Zelle, oder fügen Sie Daten aus einer anderen Quelle ein, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.

  5. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den neuen Namen ein, um eine Spalte (Feld) umzubenennen.

    Sie sollten jedem Feld einen aussagekräftigen Namen geben, damit Sie wissen können, was es enthält, wenn es im Bereich Feldliste angezeigt wird.

  6. Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, klicken Sie auf die Überschrift, um die Spalte auszuwählen, und ziehen Sie dann die Spalte an die von Ihnen ausgewählte Position. Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und sie dann auf einmal an eine neue Position ziehen. Wenn Sie mehrere zusammenhängende Spalten auswählen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der ersten Spalte, und klicken Sie dann, während Sie die UMSCHALTTASTE drücken, auf die Spaltenüberschrift der letzten Spalte.

Erstellen einer Tabelle ab der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zuerst die Tabellenstruktur. Anschließend wechseln Sie zur Datenblattansicht, um Daten ein- oder mit einer anderen Methode wie dem Ein- oder Importieren von Daten ein.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp aus der Liste Datentyp aus.

  3. Wenn Sie möchten, können Sie eine Beschreibung für jedes Feld in der Spalte Beschreibung eingeben. Die Beschreibung wird dann auf der Statusleiste angezeigt, wenn sich der Cursor in diesem Feld in der Datenblattansicht befindet. Die Beschreibung wird auch als Statusleistentext für alle Steuerelemente in einem Formular oder Bericht verwendet, die Sie erstellen, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste ziehen, und für alle Steuerelemente, die für dieses Feld erstellt werden, wenn Sie den Formular-Assistenten oder den Berichts-Assistenten verwenden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern.

  5. Sie können jederzeit mit der Eingabe von Daten in der Tabelle beginnen, indem Sie zur Datenblattansicht wechseln und in die erste leere Zelle klicken. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle beschrieben.

Festlegen von Feldeigenschaften in der Entwurfsansicht    Unabhängig davon, wie Sie die Tabelle erstellt haben, sollten Sie Feldeigenschaften prüfen und festlegen. Während einige Eigenschaften in der Datenblattansicht verfügbar sind, können einige Eigenschaften nur in der Entwurfsansicht festgelegt werden. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um die Eigenschaften eines Felds zu sehen, klicken Sie auf das Feld im Entwurfsbereich. Die Eigenschaften werden unter dem Entwurfsraster unter Feldeigenschaften angezeigt.

Wenn Sie eine Beschreibung der einzelnen Feldeigenschaften sehen möchten, klicken Sie auf die Eigenschaft, und lesen Sie die Beschreibung im Feld neben der Eigenschaftenliste unter Feldeigenschaften. Sie können ausführlichere Informationen erhalten, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe klicken.

In der folgenden Tabelle werden einige der Feldeigenschaften beschrieben, die häufig angepasst werden.

Eigenschaft

Beschreibung

Feldgröße

Für Textfelder legt diese Eigenschaft die maximale Anzahl von Zeichen fest, die im Feld gespeichert werden können. Das Maximum beträgt 255. Für Zahlenfelder legt diese Eigenschaft den Typ der zu speichernde Zahl fest (Long Integer, Double und so weiter). Für die effizienteste Datenspeicherung empfiehlt es sich, den geringsten Speicherplatz zuzuordnen, den Sie für die Daten benötigen. Sie können den Wert später nach oben anpassen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Formatieren

Diese Eigenschaft legt fest, wie die Daten angezeigt werden. Dies wirkt sich nicht auf die tatsächlichen Daten aus, da sie im Feld gespeichert werden. Sie können ein vordefiniertes Format auswählen oder ein benutzerdefiniertes Format eingeben.

Eingabeformat

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um ein Muster für alle Daten anzugeben, die in dieses Feld eingegeben werden sollen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten ordnungsgemäß eingegeben werden und die erforderliche Anzahl von Zeichen enthält. Wenn Sie Hilfe zum Erstellen eines Eingabeformats Schaltfläche "Generator" klicken Sie auf der rechten Seite des Eigenschaftenfelds.

Standardwert

Verwenden Sie diese Eigenschaft, um den Standardwert anzugeben, der bei jedem Hinzufügen eines neuen Datensatzes in diesem Feld angezeigt wird. Wenn Sie beispielsweise über ein Datums-/Uhrzeitfeld verfügen, in dem Sie immer das Datum aufzeichnen möchten, an dem der Datensatz hinzugefügt wurde, können Sie "Datum()" (ohne die Anführungszeichen) als Standardwert eingeben.

Erforderlich

Diese Eigenschaft legt fest, ob in diesem Feld ein Wert erforderlich ist. Wenn Sie diese Eigenschaft auf Ja festlegen,lässt Access das Hinzufügen eines neuen Datensatzes nur zu, wenn für dieses Feld ein Wert eingegeben wurde.

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Kopieren von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Wenn Ihre Daten derzeit in einem anderen Programm wie Excel gespeichert sind, können Sie sie kopieren und in eine Access-Tabelle einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten getrennt sind, wie sie sich in einem Excel-Arbeitsblatt befinden. Wenn sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befindet, ist es am besten, die Datenspalten mithilfe von Registerkarten zu trennen oder die Daten in eine Tabelle im Textverarbeitungsprogramm zu konvertieren, bevor Sie die Daten kopieren. Wenn Ihre Daten bearbeitet oder bearbeitet werden müssen (z. B. vollständige Namen in Vor- und Nachnamen trennen), sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren, insbesondere, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, legt Access den Datentyp jedes Felds entsprechend der Art der dort gefundenen Daten fest. Wenn z. B. ein eingedungenes Feld nur Datumswerte enthält, wendet Access den Datentyp "Datum/Uhrzeit" auf dieses Feld an. Wenn das eingedpagte Feld nur die Wörter "ja" und "nein" enthält, wendet Access den Datentyp Ja/Nein auf das Feld an.

Access nennt die Felder je nach dem, was in der ersten Zeile der eingedrierten Daten gefunden wird. Wenn die erste Zeile der einfügenden Daten typell mit den folgenden Zeilen vergleichbar ist, ermittelt Access, dass die erste Zeile Teil der Daten ist, und weist den Feldern generische Namen (F1, F2 usw.) zu. Wenn die erste Zeile der einfügenen Daten nicht mit den folgenden Zeilen vergleichbar ist, ermittelt Access, dass die erste Zeile aus Feldnamen besteht. Access nennt die Felder entsprechend und enthält nicht die erste Zeile in den Daten.

Wenn Access generische Feldnamen zu weist, sollten Sie die Felder so schnell wie möglich umbenennen, um Verwirrung zu vermeiden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Drücken Sie STRG+S, um die Tabelle zu speichern.

  2. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann einen beschreibenden Feldnamen für jede Spalte ein.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut.

Hinweis: Sie können die Felder auch umbenennen, indem Sie zur Entwurfsansicht wechseln und dort die Feldnamen bearbeiten. Um zur Entwurfsansicht zu wechseln, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht. Um zurück zur Datenblattansicht zu wechseln, doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle.

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Importieren, Anfügen oder Verknüpfen mit Daten aus einer anderen Quelle

Möglicherweise verfügen Sie über Daten, die in einem anderen Programm gespeichert sind, und Sie möchten diese Daten in eine neue Tabelle importieren oder an eine vorhandene Tabelle in Access anfügen. Sie können auch mit Personen zusammenarbeiten, die ihre Daten in anderen Programmen speichern, und sie in Access verwenden, indem Sie eine Verknüpfung dazu erstellen. So oder so erleichtert Access die Arbeit mit Daten aus anderen Quellen. Sie können Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt, aus einer Tabelle in einer anderen Access-Datenbank, aus einer SharePoint-Liste oder aus einer Vielzahl anderer Quellen importieren. Der prozess, den Sie verwenden, unterscheidet sich je nach Quelle geringfügig, aber das folgende Verfahren wird Sie starten.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe & Verknüpfen importieren auf den Befehl für den Dateityp, den Sie importieren möchten.

    'Importieren' und 'Verknüpfungsgruppe' auf der Registerkarte 'Externe Daten'

    Wenn Sie beispielsweise Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, klicken Sie auf Excel. Wenn der von Ihnen benötigten Programmtyp nicht zu sehen ist, klicken Sie auf Weitere.

    Hinweis: Wenn Sie den richtigen Formattyp in der Gruppe & Verknüpfen importieren nicht finden können, müssen Sie möglicherweise das Programm starten, in dem Sie die Daten ursprünglich erstellt haben, und dann dieses Programm verwenden, um die Daten in einem allgemeinen Dateiformat (z. B. einem Textdatei mit Trennzeichen ) zu speichern, bevor Sie diese Daten in Access importieren können.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten erhalten auf Durchsuchen, um die Quelldatendatei zu finden, oder geben Sie den vollständigen Pfad der Quelldatendatei in das Feld Dateiname ein.

  3. Klicken Sie unter Angeben, wie und wo die Daten inder aktuellen Datenbank gespeichert werden sollen, auf die von Ihnen angezeigte Option (alle Programme können Sie importieren, und einige können Sie anfügen oder verknüpfen). Sie können eine neue Tabelle erstellen, in der die importierten Daten verwendet werden, oder (bei einigen Programmen) können Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen, die einen Link zu den Daten im Quellprogramm verwaltet.

  4. Wenn ein Assistent gestartet wird, folgen Sie den Anweisungen auf den nächsten Seiten des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Wenn Sie Objekte importieren oder Tabellen aus einer Access-Datenbank verknüpfen, wird entweder das Dialogfeld Objekte importieren oder Tabellen verknüpfen angezeigt. Wählen Sie die elemente aus, die Sie wünschen, und klicken Sie dann auf OK.

    Der genaue Vorgang hängt davon ab, ob Sie Daten importieren, anfügen oder verknüpfen möchten.

  5. Access fordert Sie auf, die Details des gerade abgeschlossenen Importvorgangs zu speichern. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie diesen Importvorgang in Zukunft erneut ausführen werden, klicken Sie auf Importschritte speichern,und geben Sie dann die Details ein. Sie können den Vorgang dann in Zukunft problemlos wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe &-Verknüpfung auf Gespeicherte Importe Schaltflächensymbol klicken. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie sich für den Import einer Tabelle entschieden haben, importiert Access die Daten in eine neue Tabelle und zeigt dann die Tabelle unter der Gruppe Tabellen im Navigationsbereich an. Wenn Sie daten an eine vorhandene Tabelle anfügen möchten, werden die Daten dieser Tabelle hinzugefügt. Wenn Sie sich für eine Verknüpfung mit Daten entschieden haben, erstellt Access eine verknüpfte Tabelle unter der Gruppe Tabellen im Navigationsbereich.

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Hinzufügen eines Anwendungsteils

Sie können ein Anwendungsteil verwenden, um einer vorhandenen Datenbank Funktionen hinzuzufügen. Ein Anwendungsteil kann so einfach wie eine einzelne Tabelle sein oder mehrere verwandte Objekte umfassen, z. B. eine Tabelle und ein gebundenes Formular.

Der Anwendungsteil Kommentare besteht z. B. aus einer Tabelle mit einem Feld "AutoWert-ID", einem Datumsfeld und einem Memofeld. Sie können sie zu jeder Beliebigen Datenbank hinzufügen und sie wie folgt oder mit minimaler Anpassung verwenden.

  1. Öffnen Sie die Datenbank, der Sie ein Anwendungsteil hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Vorlagen auf Anwendungsteile. Eine Liste der verfügbaren Teile wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf den Anwendungsteil, den Sie hinzufügen möchten.

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Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.

  2. Navigieren Sie im Dialogfeld Öffnen zu der Datenbank, die Sie öffnen möchten.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die Datenbank, um sie im Standardmodus zu öffnen, der im Dialogfeld Access-Optionen oder im Modus angegeben ist, der von einer Verwaltungsrichtlinie festgelegt wurde.

    • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für den freigegebenen Zugriff in einer Umgebung mit mehreren Benutzern zu öffnen, damit Sie und andere Benutzer die Datenbank lesen und schreiben können.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für den schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, damit Sie sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können. Andere Benutzer können die Datenbank weiterhin lesen und schreiben.

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen, um die Datenbank mithilfe des exklusiven Zugriffs zu öffnen. Wenn Sie eine Datenbank mit exklusivem Zugriff geöffnet haben, erhält jeder andere Benutzer, der versucht, die Datenbank zu öffnen, die Meldung "Datei wird bereits verwendet".

    • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen, um die Datenbank für den schreibgeschützten Zugriff zu öffnen. Andere Benutzer können die Datenbank weiterhin öffnen, sind aber auf den schreibgeschützten Modus beschränkt.

Hinweis: Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat öffnen, z. B. dBASE, Microsoft Exchange oder Excel. Sie können auch direkt alle ODBC-Datenquelle öffnen, z. B. Microsoft SQL Server. Access erstellt automatisch eine neue Access-Datenbank in demselben Ordner wie die Datendatei und fügt jeder Tabelle in der externen Datenbank Links hinzu.

Tipps

  • Um eine der zuletzt geöffneten Datenbanken zu öffnen, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Zuletzt verwendet ,und klicken Sie dann auf den Dateinamen für diese Datenbank. Access öffnet die Datenbank mit den gleichen Optionseinstellungen wie beim letzten Öffnen der Datenbank. Wenn die Liste der zuletzt verwendeten Dateien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Clienteinstellungen. Geben Sie unterAnzeigen die Anzahl der Dokumente ein, die in der Liste Zuletzt verwendete Dokumente angezeigt werden, bis zu maximal 50.

    Sie können auch die zuletzt verwendeten Datenbanken in der Navigationsleiste der Backstage-Ansicht anzeigen, um mit zwei Klicks darauf zugreifen zu können: 1) die Registerkarte Datei, 2) die zuletzt geöffnete Datenbank. Aktivieren Sie unten auf der Registerkarte Zuletzt verwendet das Kontrollkästchen Auf diese Anzahl zuletzt verwendeter Datenbanken schnell zugreifen, und passen Sie dann die Anzahl der zu anzeigende Datenbanken an.

  • Wenn Sie eine Datenbank öffnen, indem Sie auf der Registerkarte Datei auf den Befehl Öffnen klicken, können Sie eine Liste der Verknüpfungen zu Datenbanken anzeigen, die Sie zuvor geöffnet haben, indem Sie im Dialogfeld Öffnen auf Meine zuletzt verwendeten Dokumente klicken.

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