Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen

Identifizieren der Arten von Datensätzen

Um zu bestimmen, welche aktiven Dokumente in Ihrer Organisation als Datensätze deklarierbar sein können, ist die Zusammenarbeit von Datensatzverwaltern, Verwaltern, Compliance Officers und Inhaltsmanagern erforderlich. Beachten Sie, dass selbst wenn Ihr Unternehmen sich nicht in einer stark regulierten Branche befindet, allgemeine Gesetze gelten, die Ihr Unternehmen möglicherweise dazu verpflichtet, Datensätze zu behalten. Neben allgemeinen Geschäftsgesetzen müssen Sie für Ihr Unternehmen spezifische gesetzliche Anforderungen auswerten.

Dieser Artikel geht über die allgemeine Information hinaus, wie Sie bestimmen können, was ein Datensatz in Ihrer Organisation ist. Höchstwahrscheinlich nimmt Ihr Unternehmen bereits eine Form der Datensatzverwaltung vor und hat die meisten benötigten Datensatzverwaltungsrollen ausgefüllt, und möglicherweise verfügen Sie bereits über eine Taxonomie von Datensätzen.

Im Allgemeinen gilt für die Ermittlung, was Datensätze in Ihrer Organisation sind:

1. Verstehen sie die gesetzlichen Verpflichtungen und geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens.

2. Analysieren Sie in Zusammenarbeit mit den Abteilungen Ihrer Organisation, wie aktive Dokumente verwendet werden.

3. Entwickeln Sie eine Liste der Arten von Dokumenten, die zu Datensätzen werden sollen. Beispielsweise können Sie festlegen, dass Folgendes als Datensätze beibehalten werden soll:

   • Verträge zum Ausleihen von Firmenraum.

   • Dokumente im Zusammenhang mit den Leistungen der Mitarbeiter.

   • Dokumente zur Produktforschung und -entwicklung.

4. Kategorisieren Sie die Datensätze. Datensätze in derselben Kategorie weisen häufig dieselben Aufbewahrungszeiträume auf und erfordern möglicherweise auf andere Weise eine ähnliche Behandlung.

Zeichnen Sie die gesammelten Informationen auf. Zeichnen Sie die Art des Datensatzes, die Kategorie, zu der Datensätze dieser Art gehören, und eine kurze Beschreibung des Datensatztyps auf.

Es folgt ein Beispielarbeitsblatt:

Abschließen des Dateiplans

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Dokumente als Datensätze aufbewahrt werden sollen, und nachdem Sie eine Reihe von Datensatzkategorien erstellt haben, können Sie den Dateiplan fertig stellen, indem Sie zusätzliche Informationen zu den einzelnen Datensatztypen bereitstellen. Geben Sie Folgendes an:

• Die Dauer, für die die einzelnen Datensatze beibehalten werden sollen.

• Die Art und Weise, wie Datensätze beim Ablauf des Aufbewahrungszeitraums verworfen werden sollen.

• Wer ist der primäre Datensatz-Manager für Datensätze dieser Art.

• In welcher Art von Medien sind Datensätze dieser Art gespeichert.

Es folgt ein abgeschlossener Beispieldateiplan: