Mit dem Export-Assistenten können Sie Daten aus einer Access-Datenbank in ein Dateiformat exportieren, das von Excel gelesen werden kann. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Ihre Daten vorbereiten und nach Excel exportieren, und Sie erhalten einige Tipps zur Problembehandlung für häufig auftretende Probleme.
Inhalt dieses Artikels
Grundlegendes zum Exportieren von Daten nach Excel
Wenn Sie Daten nach Excel exportieren, erstellt Access eine Kopie der ausgewählten Daten und speichert die kopierten Daten in einer Datei, die in Excel geöffnet werden kann. Wenn Sie häufig Daten aus Access nach Excel kopieren, können Sie die Details des Exportvorgangs für die zukünftige Verwendung speichern und sogar einen Zeitplan für den Exportvorgang erstellen, der dafür sorgt, dass der Exportvorgang automatisch in den festgelegten Intervallen erfolgt.
Häufige Szenarien beim Exportieren von Daten nach Excel
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Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet zum Verarbeiten von Daten sowohl Access als auch Excel. In einer Access-Datenbank werden die Daten gespeichert, in Excel jedoch werden die Daten analysiert und die Analyseergebnisse verteilt. Zurzeit exportiert Ihr Team die Daten je nach Bedarf, allerdings würden Sie diesen Prozess gern rationalisieren.
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Sie verwenden Access schon seit längerer Zeit, doch Ihr Vorgesetzter möchte mit den Daten lieber in Excel arbeiten. Sie kopieren Daten in regelmäßigen Abständen nach Excel, würden diesen Prozess jedoch gern automatisieren, um Zeit zu sparen.
Informationen zum Exportieren von Daten nach Excel
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In Access gibt es keinen Befehl für "Speichern unter", mit dem Daten im Excel-Format gespeichert werden können. Zum Kopieren von Daten nach Excel müssen Sie die in diesem Artikel beschriebene Exportfunktion verwenden. Alternativ können Sie Access-Daten auch in die Zwischenablage kopieren und von dort in eine Excel-Tabelle einfügen.
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Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren. Sie können auch Datensätze exportieren, die Sie in einer Ansicht für mehrere Datensätze wie einem Datenblatt markiert haben.
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In Microsoft Excel gibt es einen Befehl zum Importieren von Daten aus einer Access-Datenbank. Sie können auch diesen Befehl anstelle des Exportbefehls von Access verwenden; mit dem Importbefehl von Excel können Sie jedoch nur Tabellen oder Abfragen importieren. Weitere Informationen finden Sie im Excel-Hilfeartikel Herstellen einer Verbindung mit externen Daten (Import).
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Makros oder Module können nicht nach Excel exportiert werden. Wenn Sie Formulare, Berichte oder Datenblätter exportieren, die Unterformulare, Unterberichte oder Unterdatenblätter enthalten, wird nur das Hauptformular, der Hauptbericht oder das Hauptdatenblatt exportiert. Der Exportvorgang muss für jedes Unterformular, jeden Unterbericht und jedes Unterdatenblatt ausgeführt werden, das Sie für Excel exportieren möchten.
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In einem Exportvorgang kann jeweils nur ein Datenbankobjekt exportiert werden. Sie können jedoch nach dem Abschluss der einzelnen Exportvorgänge mehrere Arbeitsblättern in Excel zusammenführen.
Vorbereiten für den Exportvorgang
Bevor Sie einen Exportvorgang durchführen, empfiehlt es sich, die Daten zu überprüfen, die Sie exportieren möchten, um sicherzustellen, dass sie keine Fehlerindikatoren oder Fehlerwerte enthalten. Wenn Fehler vorhanden sind, sollten Sie versuchen, diese vor dem Exportieren der Daten nach Excel zu beheben. Andernfalls können beim Exportvorgang Probleme auftreten, und es werden möglicherweise Nullwerte in Zellen im Excel-Arbeitsblatt eingefügt. Weitere Informationen zu Problemen, die beim Export nach Excel auftreten können, finden Sie im Abschnitt Problembehandlung bei fehlenden und falschen Werten.
Legen Sie fest, ob die Daten mit oder ohne Formatierung exportiert werden sollen, wenn das Quellobjekt eine Tabelle oder eine Abfrage ist. Diese Einstellung beeinflusst zwei Aspekte der resultierenden Arbeitsmappe: die Menge der exportierten Daten und das Anzeigeformat der Daten. Die folgende Tabelle beschreibt das Ergebnis bei exportierter und nicht exportierter Formatierung der Daten.
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Export |
Quellobjekt |
Felder und Datensätze |
Formatierung |
|---|---|---|---|
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Ohne Formatierung |
Tabelle oder Abfrage Hinweis: Formulare und Berichte können ohne Formatierung nicht exportiert werden. |
Alle Felder und Datensätze im zugrunde liegenden Objekt werden exportiert. |
Die Eigenschafteneinstellungen von "Format" werden bei dem Vorgang ignoriert. Bei Nachschlagefeldern werden nur die Nachschlage-ID-Werte exportiert. Bei Link-Feldern werden die Inhalte als Textspalte exportiert, in der die Verknüpfungen im Format Anzeigetext#Adresse# angezeigt werden. |
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Mit Formatierung |
Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht |
Nur Felder und Datensätze, die in der aktuellen Ansicht oder dem Objekt angezeigt werden, werden exportiert. Gefilterte Datensätze, in einem Datenblatt ausgeblendete Spalten und in einem Formular oder Bericht nicht angezeigte Felder werden nicht exportiert. |
Die Eigenschafteneinstellungen von "Format" werden vom Assistenten berücksichtigt. Bei Nachschlage-Feldern werden die Nachschlagewerte exportiert. Bei Link-Feldern werden die Werte als Links exportiert. Bei Rich-Text-Feldern wird der Text exportiert, nicht jedoch die Formatierung. |
Wählen Sie die Zielarbeitsmappe und das Dateiformat aus. Berichte können nur in das ältere XLS-Dateiformat und nicht in das neuere XLSX-Dateiformat exportiert werden.
Sie werden während des Exportvorgangs von Access aufgefordert, den Namen der Zielarbeitsmappe anzugeben. Die folgende Tabelle fasst zusammen, wann eine Arbeitsmappe erstellt wird (sofern noch nicht vorhanden) und wann sie überschrieben wird (wenn sie bereits vorhanden ist).
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Zielarbeitsmappe |
Quellobjekt |
Zu exportierende Daten |
Ergebnis |
|---|---|---|---|
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Ist nicht vorhanden |
Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht |
Die Daten mit oder ohne Formatierung |
Die Arbeitsmappe wird während des Exportvorgangs erstellt. |
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Ist bereits vorhanden |
Eine Tabelle oder Abfrage |
Die Daten, nicht jedoch die Formatierung |
Die Arbeitsmappe wird nicht überschrieben. Ein neues Arbeitsblatt wird der Arbeitsmappe hinzugefügt und erhält den Namen des Objekts, aus dem die Daten exportiert werden. Wenn in der Arbeitsmappe bereits ein Arbeitsblatt mit diesem Namen vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, den Inhalt des entsprechenden Arbeitsblatts zu ersetzen oder einen anderen Namen für das neue Arbeitsblatt anzugeben. |
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Ist bereits vorhanden |
Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht |
Die Daten, einschließlich der Formatierung |
Die Arbeitsmappe wird mit den exportierten Daten überschrieben. Alle vorhandenen Arbeitsblätter werden entfernt, und ein Arbeitsblatt mit demselben Namen wie das exportierte Objekt wird erstellt. Die Daten in dem Excel-Arbeitsblatt erben die Formateinstellungen des Quellobjekts. |
Die Daten werden immer in einem neuen Arbeitsblatt hinzugefügt. Sie können die Daten keinem vorhandenen Arbeitsblatt oder benannten Bereich anfügen.
Ausführen des Exportvorgangs
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Schließen Sie die Excel-Zielarbeitsmappe, falls sie geöffnet ist, bevor Sie fortfahren.
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Wählen Sie im Navigationsbereich der Quelldatenbank das zu exportierende Objekt aus.
Exportieren eines Teils der Daten
Wenn es sich bei dem Objekt um eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular handelt und Sie nur einen Teil der Daten exportieren möchten, dann öffnen Sie das Objekt in der Datenblattansicht, und wählen Sie die gewünschten Datensätze aus.
So öffnen Sie ein Formular in der Datenblattansicht
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Doppelklicken Sie auf das Formular, um es zu öffnen.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht. Wenn diese Option nicht verfügbar ist:
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Klicken Sie auf Entwurfsansicht.
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Drücken Sie F4, um den Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt anzuzeigen.
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Wählen Sie in der Dropdownliste oben im Eigenschaftenblatt die Option Formular aus.
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Legen Sie auf der Registerkarte Format des Eigenschaftenblatts für die Eigenschaft Datenblattansicht zulassen den Wert Ja fest.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ansichten auf Datenblattansicht.
Hinweis: Sie können keinen Teil eines Berichts exportieren. Sie können jedoch die Tabelle oder Abfrage auswählen oder öffnen, auf der der Bericht basiert und dann einen Teil der Daten in diesem Objekt exportieren.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Excel.
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Überprüfen Sie im Dialogfeld Exportieren - Excel-Tabelle den für die Excel-Arbeitsmappe vorgeschlagenen Dateinamen (Access verwendet den Namen des Quellobjekts). Den Dateinamen können Sie bei Bedarf ändern.
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Wählen Sie im Feld Dateiformat das gewünschte Dateiformat aus.
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Wenn Sie beim Exportieren einer Tabelle oder Abfrage formatierte Daten exportieren möchten, aktivieren Sie Exportieren von Daten mit Formatierung und Layout. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vorbereiten für den Exportvorgang.
Hinweis: Beim Exportieren eines Formulars oder Berichts ist diese Option zwar immer aktiviert, jedoch nicht verfügbar (sie wird abgeblendet angezeigt).
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Öffnen der Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs, wenn nach dem Abschluss des Exportvorgangs die Excel-Zielarbeitsmappe angezeigt werden soll.
Wenn das Quellobjekt geöffnet ist und Sie vor dem Starten des Exportvorgangs einen oder mehrere Datensätze in der Ansicht ausgewählt haben, können Sie Exportieren der ausgewählten Datensätze aktivieren. Falls Sie alle in der Ansicht angezeigten Datensätze exportieren möchten, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.
Hinweis: Das Kontrollkästchen ist nach wie vor nicht verfügbar (abgeblendet), wenn keine Datensätze ausgewählt sind.
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Klicken Sie auf OK.
Wenn der Exportvorgang aufgrund eines Fehlers fehlschlägt, zeigt Access eine Meldung mit einer Beschreibung der Fehlerursache an. Andernfalls exportiert Access die Daten und öffnet abhängig von Ihrer Auswahl in Schritt 7 die Zielarbeitsmappe in Excel. Access zeigt dann ein Dialogfeld an, mit dem Sie eine Spezifikation zum Speichern der Details des Exportvorgangs erstellen können.
Was ist beim Exportieren außerdem noch wichtig?
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Informationen zum Speichern der Details Ihres Exports in eine Spezifikation, die Sie später wiederverwenden können, finden Sie im Artikel Speichern der Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation.
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Informationen zum Ausführen von gespeicherten Exportspezifikationen finden Sie im Artikel Ausführen eines gespeicherten Import- oder Exportvorgangs.
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Informationen zum Planen von Spezifikationen, sodass sie zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden, finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.
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Informationen zum Ändern des Namens einer Spezifikation, zum Löschen von Spezifikationen oder zum Aktualisieren der Namen von Quelldateien in Spezifikationen finden Sie im Artikel Verwalten von Datentasks.
Problembehandlung bei fehlenden und falschen Werten
In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Möglichkeiten zum Beheben allgemeiner Fehler beschrieben.
Tipp: Falls nur wenige Werte fehlen, beheben Sie das Problem in der Excel-Arbeitsmappe. Beheben Sie andernfalls das Problem im Quellobjekt der Datenbank, und wiederholen Sie den Exportvorgang.
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Problem |
Beschreibung und Behebung |
|---|---|
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Berechnete Felder |
Bei berechneten Feldern werden die Ergebnisse exportiert; die den Berechnungen zugrunde liegenden Ausdrücke werden nicht exportiert. |
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Felder mit mehreren Werten |
Felder, die mehrere Werte unterstützen, werden als Liste mit Werten exportiert, die durch Semikolons (;) getrennt werden. |
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Bilder, Objekte und Anlagen |
Grafische Elemente werden nicht exportiert, wie Logos, Inhalte von OLE-Objektfeldern und Anlagen, die zu den Quelldaten gehören. Fügen Sie diese Elemente nach Abschluss des Exportvorgangs manuell hinzu. |
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Grafik |
Beim Exportieren eines Formulars oder Berichts, das/der ein Microsoft Graph-Objekt enthält, wird das Graph-Objekt nicht exportiert. |
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Daten in der falschen Spalte |
Nullwerte im resultierenden Arbeitsblatt werden manchmal durch die Daten ersetzt, die in die nächste Spalte gehören. |
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Fehlende Datumswerte |
Datumswerte vor dem 1. Januar 1900 werden nicht exportiert. Alle entsprechenden Zellen im Arbeitsblatt enthalten Nullwerte. |
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Fehlende Ausdrücke |
Die zur Berechnung der Werte verwendeten Ausdrücke werden nicht nach Excel exportiert. Nur die Ergebnisse der Berechnungen werden exportiert. Fügen Sie die Formel nach Abschluss des Exportvorgangs manuell zum Excel-Arbeitsblatt hinzu. |
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Fehlende Unterformulare, Unterberichte und Unterdatenblätter |
Wenn Sie ein Formular, einen Bericht oder ein Datenblatt exportieren, wird nur das Hauptformular, der Hauptbericht oder das Hauptdatenblatt exportiert. Sie müssen den Exportvorgang für jedes Unterformular, jeden Unterbericht und jedes Unterdatenblatt wiederholen, das/den Sie exportieren möchten. |
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Fehlende oder falsch formatierte Spalten |
Wenn keine der Spalten in dem resultierenden Arbeitsblatt formatiert ist, wiederholen Sie den Exportvorgang. Stellen Sie dabei sicher, dass das Kontrollkästchen Exportieren von Daten mit Formatierung und Layout im Assistenten aktiviert ist. Wenn hingegen nur einige Spalten anders formatiert sind als die Versionen im Quellobjekt, wenden Sie die gewünschte Formatierung in Excel manuell an. Formatieren einer Spalte in Excel
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Wert "#" in einer Spalte |
Möglicherweise sehen Sie den Wert # in einer Spalte, die einem Ja/Nein-Feld in einem Formular entspricht. Das kann geschehen, wenn Sie den Exportvorgang im Navigationsbereich oder in der Formularansicht starten. Öffnen Sie vor dem Exportieren der Daten das Formular in der Datenblattansicht, um das Problem zu beheben. |
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Fehlerindikatoren oder Fehlerwerte |
Überprüfen Sie die Zellen auf Fehlerindikatoren (grüne Dreiecke in den Ecken) oder Fehlerwerte (Zeichenfolgen die mit dem Zeichen # anstelle der entsprechenden Daten beginnen). |
