Mit dem Export-Assistenten können Sie Daten aus einer Access Datenbank in ein Dateiformat exportieren, das von Excel gelesen werden kann. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten vorbereiten und in Excel exportieren. Außerdem erhalten Sie tipps zur Problembehandlung bei häufig auftretenden Problemen.
Inhalt dieses Artikels
Exportieren von Daten nach Excel: Grundlagen
Wenn Sie Daten in Excel exportieren, erstellt Access eine Kopie der ausgewählten Daten und speichert dann die kopierten Daten in einer Datei, die in Excel geöffnet werden kann. Wenn Sie Daten häufig aus Access in Excel kopieren, können Sie die Details eines Exportvorgangs für die zukünftige Verwendung speichern und sogar die automatische Ausführung des Exportvorgangs in festgelegten Intervallen planen.
Häufige Szenarien zum Exportieren von Daten nach Excel
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Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet sowohl Access als auch Excel, um mit Daten zu arbeiten. Sie speichern die Daten in Access Datenbanken, aber Sie verwenden Excel, um die Daten zu analysieren und die Ergebnisse Ihrer Analyse zu verteilen. Ihr Team exportiert derzeit Daten nach Excel, wenn dies erforderlich ist, aber Sie möchten diesen Prozess effizienter gestalten.
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Sie sind ein langjähriger Benutzer von Access, aber Ihr Vorgesetzter bevorzugt, mit Daten in Excel zu arbeiten. In regelmäßigen Abständen kopieren Sie die Daten in Excel, aber Sie möchten diesen Prozess automatisieren, um Zeit zu sparen.
Informationen zum Exportieren von Daten in Excel
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Access enthält keinen Befehl "Speichern unter" für das Excel-Format. Zum Kopieren von Daten in Excel müssen Sie die in diesem Artikel beschriebene Exportfunktion verwenden, oder Sie können Access Daten in die Zwischenablage kopieren und dann in eine Excel Arbeitsblatt einfügen.
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Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren. Sie können auch Datensätze exportieren, die Sie in einer Ansicht für mehrere Datensätze wie einem Datenblatt markiert haben.
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Excel enthält einen Befehl zum Importieren von Daten aus einer Access Datenbank. Sie können diesen Befehl anstelle des Exportbefehls in Access verwenden. Mit dem Befehl Excel import können Sie jedoch nur Tabellen oder Abfragen importieren. Weitere Informationen finden Sie im Excel Hilfeartikel Herstellen einer Verbindung mit (Importieren) externer Daten.
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Makros oder Module können nicht in Excel exportiert werden. Wenn Sie Formulare, Berichte oder Datenblätter exportieren, die Unterformulare, Unterberichte oder Unterdatenblätter enthalten, wird nur das Hauptformular, der Hauptbericht oder das Hauptdatenblatt exportiert. Sie müssen den Exportvorgang für jedes Unterformular, jeden Unterbericht und jedes Unterdatenblatt wiederholen, das in Excel exportiert werden soll.
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In einem Exportvorgang kann jeweils nur ein Datenbankobjekt exportiert werden. Sie können jedoch mehrere Arbeitsblätter in Excel zusammenführen, nachdem Sie die einzelnen Exportvorgänge abgeschlossen haben.
Vorbereiten für den Exportvorgang
Bevor Sie einen Exportvorgang durchführen, empfiehlt es sich, die Daten zu überprüfen, die Sie exportieren möchten, um sicherzustellen, dass sie keine Fehlerindikatoren oder Fehlerwerte enthalten. Wenn Fehler auftreten, versuchen Sie, diese zu beheben, bevor Sie die Daten in Excel exportieren. Andernfalls können während des Exportvorgangs Probleme auftreten, und NULL-Werte können in Zellen im Excel Arbeitsblatt eingefügt werden. Weitere Informationen zu Problemen, die beim Exportieren nach Excel auftreten können, finden Sie im Abschnitt Problembehandlung bei fehlenden und falschen Werten.
Legen Sie fest, ob die Daten mit oder ohne Formatierung exportiert werden sollen, wenn das Quellobjekt eine Tabelle oder eine Abfrage ist. Diese Einstellung beeinflusst zwei Aspekte der resultierenden Arbeitsmappe: die Menge der exportierten Daten und das Anzeigeformat der Daten. Die folgende Tabelle beschreibt das Ergebnis bei exportierter und nicht exportierter Formatierung der Daten.
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Export |
Quellobjekt |
Felder und Datensätze |
Formatierung |
|---|---|---|---|
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Ohne Formatierung |
Tabelle oder Abfrage Hinweis: Formulare und Berichte können ohne Formatierung nicht exportiert werden. |
Alle Felder und Datensätze im zugrunde liegenden Objekt werden exportiert. |
Die Eigenschafteneinstellungen von "Format" werden bei dem Vorgang ignoriert. Bei Nachschlagefeldern werden nur die Nachschlage-ID-Werte exportiert. Bei Link-Feldern werden die Inhalte als Textspalte exportiert, in der die Verknüpfungen im Format Anzeigetext#Adresse# angezeigt werden. |
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Mit Formatierung |
Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht |
Nur Felder und Datensätze, die in der aktuellen Ansicht oder dem Objekt angezeigt werden, werden exportiert. Gefilterte Datensätze, in einem Datenblatt ausgeblendete Spalten und in einem Formular oder Bericht nicht angezeigte Felder werden nicht exportiert. |
Die Eigenschafteneinstellungen von "Format" werden vom Assistenten berücksichtigt. Bei Nachschlage-Feldern werden die Nachschlagewerte exportiert. Bei Link-Feldern werden die Werte als Links exportiert. Bei Rich-Text-Feldern wird der Text exportiert, nicht jedoch die Formatierung. |
Wählen Sie die Zielarbeitsmappe und das Dateiformat aus. Berichte können nur in das ältere XLS-Dateiformat und nicht in das neuere XLSX-Dateiformat exportiert werden.
Während des Exportvorgangs werden Sie von Access aufgefordert, den Namen der Zielarbeitsmappe anzugeben. Die folgende Tabelle fasst zusammen, wann eine Arbeitsmappe erstellt wird (sofern noch nicht vorhanden) und wann sie überschrieben wird (wenn sie bereits vorhanden ist).
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Zielarbeitsmappe |
Quellobjekt |
Zu exportierende Daten |
Ergebnis |
|---|---|---|---|
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Ist nicht vorhanden |
Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht |
Die Daten mit oder ohne Formatierung |
Die Arbeitsmappe wird während des Exportvorgangs erstellt. |
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Ist bereits vorhanden |
Eine Tabelle oder Abfrage |
Die Daten, nicht jedoch die Formatierung |
Die Arbeitsmappe wird nicht überschrieben. Ein neues Arbeitsblatt wird der Arbeitsmappe hinzugefügt und erhält den Namen des Objekts, aus dem die Daten exportiert werden. Wenn ein Arbeitsblatt mit diesem Namen bereits in der Arbeitsmappe vorhanden ist, werden Sie Access aufgefordert, entweder den Inhalt des entsprechenden Arbeitsblatts zu ersetzen oder einen anderen Namen für das neue Blatt anzugeben. |
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Ist bereits vorhanden |
Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht |
Die Daten, einschließlich der Formatierung |
Die Arbeitsmappe wird mit den exportierten Daten überschrieben. Alle vorhandenen Arbeitsblätter werden entfernt, und ein Arbeitsblatt mit demselben Namen wie das exportierte Objekt wird erstellt. Die Daten im Excel Arbeitsblatt erben die Formateinstellungen des Quellobjekts. |
Die Daten werden immer in einem neuen Arbeitsblatt hinzugefügt. Sie können die Daten keinem vorhandenen Arbeitsblatt oder benannten Bereich anfügen.
Ausführen des Exportvorgangs
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Wenn das Ziel Excel Arbeitsmappe geöffnet ist, schließen Sie sie, bevor Sie fortfahren.
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Wählen Sie im Navigationsbereich der Quelldatenbank das zu exportierende Objekt aus.
Exportieren eines Teils der Daten
Wenn es sich bei dem Objekt um eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular handelt und Sie nur einen Teil der Daten exportieren möchten, dann öffnen Sie das Objekt in der Datenblattansicht, und wählen Sie die gewünschten Datensätze aus.
So öffnen Sie ein Formular in der Datenblattansicht
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Doppelklicken Sie auf das Formular, um es zu öffnen.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht. Wenn diese Option nicht verfügbar ist:
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Klicken Sie auf Entwurfsansicht.
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Drücken Sie F4, um den Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt anzuzeigen.
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Wählen Sie in der Dropdownliste oben im Eigenschaftenblatt die Option Formular aus.
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Legen Sie auf der Registerkarte Format des Eigenschaftenblatts für die Eigenschaft Datenblattansicht zulassen den Wert Ja fest.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ansichten auf Datenblattansicht.
Hinweis: Sie können keinen Teil eines Berichts exportieren. Sie können jedoch die Tabelle oder Abfrage auswählen oder öffnen, auf der der Bericht basiert und dann einen Teil der Daten in diesem Objekt exportieren.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Excel.
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Überprüfen Sie im Dialogfeld Exportieren – Excel Arbeitsblatt den vorgeschlagenen Dateinamen für die Excel Arbeitsmappe (Access den Namen des Quellobjekts verwendet). Den Dateinamen können Sie bei Bedarf ändern.
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Wählen Sie im Feld Dateiformat das gewünschte Dateiformat aus.
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Wenn Sie beim Exportieren einer Tabelle oder Abfrage formatierte Daten exportieren möchten, aktivieren Sie Exportieren von Daten mit Formatierung und Layout. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vorbereiten für den Exportvorgang.
Hinweis: Beim Exportieren eines Formulars oder Berichts ist diese Option zwar immer aktiviert, jedoch nicht verfügbar (sie wird abgeblendet angezeigt).
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs öffnen , um das Ziel Excel Arbeitsmappe anzuzeigen.
Wenn das Quellobjekt geöffnet ist und Sie vor dem Starten des Exportvorgangs einen oder mehrere Datensätze in der Ansicht ausgewählt haben, können Sie Exportieren der ausgewählten Datensätze aktivieren. Falls Sie alle in der Ansicht angezeigten Datensätze exportieren möchten, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.
Hinweis: Das Kontrollkästchen ist nach wie vor nicht verfügbar (abgeblendet), wenn keine Datensätze ausgewählt sind.
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Klicken Sie auf OK.
Wenn der Exportvorgang aufgrund eines Fehlers fehlschlägt, zeigt Access eine Meldung an, die die Ursache des Fehlers beschreibt. Andernfalls exportiert Access die Daten und öffnet je nach Auswahl in Schritt 7 die Zielarbeitsmappe in Excel. Access zeigt dann ein Dialogfeld an, in dem Sie eine Spezifikation erstellen können, die die Details aus dem Exportvorgang verwendet.
Was ist beim Exportieren außerdem noch wichtig?
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Informationen zum Speichern der Details Ihres Exports in eine Spezifikation, die Sie später wiederverwenden können, finden Sie im Artikel Speichern der Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation.
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Informationen zum Ausführen von gespeicherten Exportspezifikationen finden Sie im Artikel Ausführen eines gespeicherten Import- oder Exportvorgangs.
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Informationen zum Planen von Spezifikationen, sodass sie zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden, finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.
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Informationen zum Ändern des Namens einer Spezifikation, zum Löschen von Spezifikationen oder zum Aktualisieren der Namen von Quelldateien in Spezifikationen finden Sie im Artikel Verwalten von Datentasks.
Problembehandlung bei fehlenden und falschen Werten
In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Möglichkeiten zum Beheben allgemeiner Fehler beschrieben.
Tipp: Wenn Sie feststellen, dass nur wenige Werte fehlen, korrigieren Sie diese in der Excel Arbeitsmappe. Korrigieren Sie andernfalls das Quellobjekt in der Access Datenbank, und wiederholen Sie dann den Exportvorgang.
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Problem |
Beschreibung und Behebung |
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Berechnete Felder |
Bei berechneten Feldern werden die Ergebnisse exportiert; die den Berechnungen zugrunde liegenden Ausdrücke werden nicht exportiert. |
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Felder mit mehreren Werten |
Felder, die mehrere Werte unterstützen, werden als Liste mit Werten exportiert, die durch Semikolons (;) getrennt werden. |
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Bilder, Objekte und Anlagen |
Grafische Elemente werden nicht exportiert, wie Logos, Inhalte von OLE-Objektfeldern und Anlagen, die zu den Quelldaten gehören. Fügen Sie diese Elemente nach Abschluss des Exportvorgangs manuell hinzu. |
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Grafik |
Wenn Sie ein Formular oder einen Bericht exportieren, der ein Microsoft Graph-Objekt enthält, wird das Graphobjekt nicht exportiert. |
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Daten in der falschen Spalte |
Nullwerte im resultierenden Arbeitsblatt werden manchmal durch die Daten ersetzt, die in die nächste Spalte gehören. |
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Fehlende Datumswerte |
Datumswerte vor dem 1. Januar 1900 werden nicht exportiert. Alle entsprechenden Zellen im Arbeitsblatt enthalten Nullwerte. |
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Fehlende Ausdrücke |
Ausdrücke, die zum Berechnen von Werten verwendet werden, werden nicht in Excel exportiert. Nur die Ergebnisse der Berechnungen werden exportiert. Fügen Sie die Formel manuell zum Excel Arbeitsblatt hinzu, nachdem Sie den Exportvorgang abgeschlossen haben. |
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Fehlende Unterformulare, Unterberichte und Unterdatenblätter |
Wenn Sie ein Formular, einen Bericht oder ein Datenblatt exportieren, wird nur das Hauptformular, der Hauptbericht oder das Hauptdatenblatt exportiert. Sie müssen den Exportvorgang für jedes Unterformular, jeden Unterbericht und jedes Unterdatenblatt wiederholen, das/den Sie exportieren möchten. |
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Fehlende oder falsch formatierte Spalten |
Wenn keine der Spalten in dem resultierenden Arbeitsblatt formatiert ist, wiederholen Sie den Exportvorgang. Stellen Sie dabei sicher, dass das Kontrollkästchen Exportieren von Daten mit Formatierung und Layout im Assistenten aktiviert ist. Wenn dagegen nur einige Spalten anders formatiert zu sein scheinen als die Versionen im Quellobjekt, wenden Sie die gewünschte Formatierung manuell in Excel an. Formatieren einer Spalte in Excel
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Wert "#" in einer Spalte |
Möglicherweise sehen Sie den Wert # in einer Spalte, die einem Ja/Nein-Feld in einem Formular entspricht. Das kann geschehen, wenn Sie den Exportvorgang im Navigationsbereich oder in der Formularansicht starten. Öffnen Sie vor dem Exportieren der Daten das Formular in der Datenblattansicht, um das Problem zu beheben. |
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Fehlerindikatoren oder Fehlerwerte |
Überprüfen Sie die Zellen auf Fehlerindikatoren (grüne Dreiecke in den Ecken) oder Fehlerwerte (Zeichenfolgen die mit dem Zeichen # anstelle der entsprechenden Daten beginnen). |
