Wenn Sie Briefe an Ihre Adressenliste senden, können Sie die Nachricht anpassen. Fügen Sie beispielsweise die Wörter "Überfällig" für einige Empfänger basierend auf Werten in bestimmten Feldern der Datenquelle ein. Die Anpassung basiert auf Regeln, die beim Zusammenführen ausgeführt werden.
Im Beispiel "Überfällig" wird ein Wenn... Dann... Andere Regel, die angibt, dass der Text "Überfällig" für Empfänger eingeschlossen werden soll, bei denen sich der Wert eines Fälligkeitsdatum-Felds in der Vergangenheit befindet.
Das Einrichten von Regeln erfolgt nach dem Auswählen der Empfänger für den Seriendruck und dem Einfügen von Seriendruckfeldern in das Dokument.
Wechseln Sie zu Sendungsregel>, und wählen Sie eine Regel basierend auf den folgenden Beschreibungen aus.
Frage stellen
Beispielsweise senden Sie dieselbe Einladung zu einer vierteljährlichen Besprechung. Ihre Datenquelle speichert die Besprechungstermine nicht, und das Besprechungsdatum wird mehrmals in der Einladung angezeigt.
Indem Sie Lesezeichen in Ihrem Dokument platzieren und ein Feld "Fragen" einschließen, können Sie für jede Besprechung dieselbe Zusammenführung ausführen. Das einzige, was Sie eingeben müssen, ist das Besprechungsdatum, und Sie geben es nur einmal ein.
- Drücken Sie im Seriendruckdokument STRG+F9, und geben Sie dann einen Namen ein, um ein Lesezeichen zu erstellen. Wiederholen Sie diesen Vorgang mit demselben Namen an jeder Stelle, an der die Antwort auf das Feld Fragen im Dokument angezeigt werden soll.
- Platzieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle im Dokument, bevor Sie das erste Lesezeichen erstellt haben, das Sie gerade erstellt haben.
- Wechseln Sie zu Mailings>Regeln>Fragen.
- Wählen Sie das soeben erstellte Lesezeichen aus (oder geben Sie den Namen ein), und geben Sie eine Eingabeaufforderung wie "Ereignisdatum?" in das Feld Eingabeaufforderung ein.
- Wählen Sie OK und dann erneut OK aus.
- Wenn Sie am Ende des Prozesses Fertig stellen & Zusammenführen auswählen, wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten aus. Sie werden zur Eingabe einer Antwort für jeden Empfänger aufgefordert. Diese Antwort wird in die von Ihnen angegebenen Lesezeichen in die Dokumente eingefügt, die sich aus der Zusammenführung ergeben.
Weitere Informationen: Feldfunktionen: Feld fragen
Eingeben
Sie senden beispielsweise dieselbe Einladung für eine vierteljährliche Besprechung. Ihre Datenquelle speichert die Besprechungstermine nicht, und das Besprechungsdatum wird nur einmal in der Einladung angezeigt.
Indem Sie ein Ausfüllen-Feld im Dokument platzieren, können Sie für jede Besprechung dieselbe Zusammenführung ausführen. Das einzige, was Sie eingeben müssen, ist das Besprechungsdatum.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Fülltext angezeigt werden soll.
- Wechseln Sie auf der Registerkarte Sendungen zu Regeln>Ausfüllen.
- Geben Sie eine Eingabeaufforderung wie "Ereignisdatum?" in das Feld Eingabeaufforderung ein.
- Wählen Sie OK und dann erneut OK aus.
- Wenn Sie am Ende des Prozesses auf Fertig stellen & Zusammenführen klicken, wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten aus. Sie werden zur Eingabe einer Antwort für jeden Empfänger aufgefordert. Diese Antwort wird in das Feld Ausfüllen in die Dokumente eingefügt, die sich aus der Zusammenführung ergeben.
Weitere Informationen: Feldfunktionen: Fill-In Feld
Wenn... Dann... Oder
Beispielsweise senden Sie Korrespondenz an eine Liste von Konferenzteilnehmern, die sowohl im In- als auch im Ausland reisen. Das Feld Land/Region in Ihrer Datenquelle ist für inländische Teilnehmer möglicherweise leer. Sie können eine Wenn... Dann... Oder... Regel, um die Nachricht für alle Empfänger zu personalisieren. Empfängern, deren Feld "Land/Region" leer ist, wird möglicherweise "Sie werden bei der Ankunft am Gate willkommen geheißen", während für alle anderen Empfänger "Sie werden am Schreibtisch in der Nähe des Zolls willkommen geheißen" angezeigt werden.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der bedingte Text angezeigt werden soll.
- Gehen Sie zu Mailings>Regeln>, wenn... Dann... Andernfalls.
- Wählen Sie in der Liste Feldname das Feld aus Ihrer Datenquelle aus, das den bedingten Text bestimmt.
- Wählen Sie in der Liste Vergleich eine Methode zum Vergleichen des Datenwerts aus.
- Geben Sie im Feld Vergleichen mit den Vergleichswert ein (überspringen Sie diesen Wert, wenn Sie als Vergleich leer oder nicht leer ausgewählt haben).
- Geben Sie im Feld Diesen Text einfügen den Text ein, der in das Dokument eingefügt wird, wenn die Vergleichskriterien erfüllt sind.
- Geben Sie im Feld Andernfalls diesen Text ein , der in das Dokument eingefügt wird, wenn die Vergleichskriterien nicht erfüllt sind.
- Wählen Sie OK aus.
Weitere Informationen: Feldfunktionen: WENN-Feld
Datensatz zusammenführen
Sie möchten beispielsweise, dass die Korrespondenz jedem Empfänger seine Position in einer Warteliste zeigt. Sie können die Empfängerliste in chronologischer Reihenfolge der Registrierungen sortieren und dann eine Regel datensatz # zusammenführen verwenden, um die nummerierte Position des Empfängers in der Liste anzuzeigen.
Die Datensatznummer gibt jede Sortierung oder Filterung wieder, die Sie vor dem Zusammenführen auf die Datenquelle angewendet haben.
Tipp
Verwenden Sie eine Zusammenführungsregel neben einem Druckdatumsfeld, um eindeutige Rechnungsnummern zu erstellen.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Datensatznummer angezeigt werden soll.
- Wechseln Sie zu Sendungsregeln>>Datensatz zusammenführen #.
Weitere Informationen: Feldfunktionen: MergeRec-Feld
Sequenz zusammenführen
Sie möchten beispielsweise, dass die Korrespondenz jedem Empfänger die Gesamtzahl der Personen zeigt, die sich für ein Ereignis registriert haben. Die Regel Mergesequenz # gibt Ihnen eine Anzahl der Datensätze im zusammengeführten Dokument an.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Datensatznummer angezeigt werden soll.
- Wechseln Sie zu Sendungsregeln>>Seriendrucksequenz #.
Weitere Informationen: Feldfunktionen: MergeSeq-Feld
Nächster Datensatz
Beispielsweise verwenden Sie den Seriendruck, um Ihre Kontaktliste auf einem einzigen Blatt Papier zu drucken. Verwenden Sie die Regel Nächster Datensatz, um Word anweisen, mit dem nächsten Datensatz fortzufahren, ohne eine neue Seite zu starten.
Hinweis
Ein Blatt mit Adressetiketten ist als Tabelle in Word ausgelegt. Um die nächste Adresse in der Bezeichnung zu platzieren, verwendet Word die Regel Nächster Datensatz in jeder Tabellenzelle.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Daten aus dem nächsten Datensatz angezeigt werden sollen.
- Wechseln Sie zu Sendungsregeln>>Nächster Datensatz.
- Einfügen eines Seriendruckfelds für die als Nächstes gewünschten Daten
Eine Liste von Firmennamen könnte wie folgt aussehen:
«Company_Name»
«Nächster Datensatz»«Company_Name»
«Nächster Datensatz»«Company_Name»
Weitere Informationen: Feldfunktionen: Nächstes Feld
Nächster Datensatz wenn
Sie möchten z. B. eine Liste der Teilnehmer von Nationalen Reisen konferenzen auf einem Blatt Papier und internationale Reiseteilnehmer auf einem anderen Blatt Papier. Das Feld Land/Region in Ihrer Datenquelle ist für inländische Reisende möglicherweise leer. Sie können die Regel Next Record If verwenden, um zu verhindern, dass Word eine neue Seite startet, bis sie Empfänger erreicht, deren Feld "Land/Region" nicht leer ist. Um dies zu erreichen, sortieren Sie zuerst Ihre Datenquelle nach Land/Region.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Daten aus dem nächsten Datensatz angezeigt werden sollen.
- Wechseln Sie zu MailingsRegeln>Nächstes>Aufzeichnen, wenn.
- Wählen Sie in der Liste Feldname den Namen des Mergefelds aus, z. B. City.
- Wählen Sie in der Liste Vergleich eine Methode zum Vergleichen des Datenwerts aus. Wählen Sie z. B. Gleich aus, um Empfänger in einer bestimmten Stadt auszusortieren.
- Geben Sie im Feld Vergleichen mit den Wert ein, den Sie verwenden möchten. Wenn Sie z. B. Empfänger in Tokio auswählten möchten, geben Sie Tokio ein (überspringen Sie dies, wenn Sie als Vergleich leer oder nicht leer ausgewählt haben).
Weitere Informationen: Feldfunktionen: Feld "NextIf"
Textmarke festlegen
Beispielsweise bereiten Sie Einladungen zu einer Konferenz vor, bei der der Keynote-Speaker noch nicht fertig gestellt wurde. Sie können Platzhalter für den Namen des Sprechers im gesamten Dokument belassen und eine Set Bookmark-Regel einschließen, in der Sie den Namen des Sprechers einmal eingeben und in allen Platzhaltern angezeigt werden.
Platzhalter sind Ref-Felder; Die Regel Lesezeichen festlegen fügt ein Feld ein, das im Dokument nicht angezeigt wird (es sei denn, Sie drücken ALT+F9, um Feldfunktionen anzuzeigen).
- Platzieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle im Dokument.
- Wechseln Sie zu Mailings>Regeln>Lesezeichen festlegen, geben Sie einen Namen ein, und wählen Sie dann OK aus.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Text im Lesezeichen angezeigt werden soll.
- Wechseln Sie zuQuickParts-Feld>einfügen>, und wählen Sie Ref aus.
- Wählen Sie den Namen der soeben erstellten Textmarke aus, und wählen Sie OK aus.
- Fügen Sie das Feld Ref überall dort ein, wo der Text im Lesezeichen angezeigt werden soll.
- Klicken Sie vor dem Zusammenführen mit der rechten Maustaste auf das Feld Festlegen, wählen Sie Feld bearbeiten aus, und geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld ein .
- Wählen Sie OK aus.
Weitere Informationen: Feldfunktionen: Feld festlegen
Datensatz überspringen wenn
Sie besitzen beispielsweise ein Bekleidungsgeschäft und stellen fest, dass Sie einen Überbestand eines bestimmten T-Shirts haben, aber nicht in der beliebtesten Größe. Wenn Sie bereit sind, einen Verkaufsflyer zu versenden, schließen Sie Kunden aus, die eine bestimmte Größe tragen. Verwenden Sie die Regel Datensatz überspringen wenn, um den Inhalt der Größendaten von Kunden mit der Größe zu vergleichen, die Sie ausschließen möchten.
- Wechseln Sie zu Sendungsregeln>>Datensatz überspringen, wenn.
- Wählen Sie in der Liste Feldname den Namen des Mergefelds aus, z. B. Größe.
- Wählen Sie in der Liste Vergleich eine Methode zum Vergleichen des Datenwerts aus. Wenn Sie beispielsweise Kunden herauswähle, die eine bestimmte Größe tragen, wählen Sie Gleich aus.
- Geben Sie im Feld Vergleichen mit den Wert ein, den Sie verwenden möchten. Wenn Sie beispielsweise Kunden herauswähln möchten, die eine extra kleine Größe tragen, wählen Sie XS aus (überspringen Sie dies, wenn Sie als Vergleich leer oder nicht leer ausgewählt haben).
Weitere Informationen: Feldfunktionen: Feld "SkipIf"