Festlegen einer benutzerdefinierten Vorlage für eine SharePoint-Bibliothek

Bearbeiten der Standarddateivorlage

1. Navigieren Sie zu der Website, auf der sich Ihre Bibliothek befindet.

2. Wählen Sie in SharePoint Server im Menüband die Registerkarte Bibliothek und dann Bibliothekseinstellungen aus.

   Wählen Sie für SharePoint in Microsoft 365 die Option Einstellungen und dann Bibliothekseinstellungen aus.

3. Wählen Sie unter Allgemeine Einstellungen die Option Erweiterte Einstellungen aus.

   

4. Wählen Sie im Abschnitt Dokumentvorlage unter dem Feld Vorlagen-URL die Option Vorlage bearbeiten aus. Dies hat eine der folgenden Aktionen zur Folge:

   Wenn Ihre Website Teil eines Microsoft 365-Abonnements ist, werden Sie an diesem Punkt möglicherweise aufgefordert, Den Benutzernamen und das Kennwort Ihres Microsoft 365 Abonnements einzugeben.

   • Dokumentbibliothek    Die Vorlage wird in einer App geöffnet, die mit SharePoint kompatibel ist und dem Dateityp der aktuellen Vorlage zugeordnet ist. So wird beispielsweise Word geöffnet, wenn es sich bei der Standardvorlage um eine Word-Vorlage handelt, oder Excel, wenn die Standardvorlage eine Excel-Kalkulationstabelle ist.

   • Formularbibliothek    Die Vorlage wird entweder in einem Programm geöffnet, das mit SharePoint kompatibel ist, entweder in einem XML-basierten Formularentwurfsprogramm wie InfoPath oder in einem XML-Editor.

     

   : Wenn Personen auf Ihrer Website bereits Formulare ausgefüllt haben, die auf der ursprünglichen Vorlage basierten, überlegen Sie, wie sich Änderungen an der Vorlage auf diese Formulare auswirken können. Beispielsweise kann das Hinzufügen eines Felds, für das ein Eintrag erforderlich ist, Fehler in den ursprünglichen Formularen verursachen, die vor dem Hinzufügen des Felds ausgefüllt wurden.

5. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie dann die Vorlage. Speichern Sie für SharePoint in Microsoft 365 die Vorlage mit einem neuen Dateinamen. Schließen Sie das Programm, wenn Sie es nicht mehr benötigen, oder wechseln Sie zu Ihrer Website.

   : Für SharePoint in Microsoft 365 muss die benutzerdefinierte Vorlage einen anderen Dateinamen als die Standardvorlage aufweisen. Verwenden Sie das Feature Speichern unter des Clients, um die Datei im ordner Forms mit einem neuen Dateinamen zu speichern. Verwenden Sie beispielsweise für Word nicht den Standarddateinamen template.dotx.

6. Je nach dem verwendeten Formularentwurfsprogramm müssen Sie darin die Vorlage gegebenenfalls erneut in der Bibliothek auf der Website veröffentlichen.

7. Wählen Sie auf Ihrer Website unten auf der Seite Erweiterte Einstellungen für Dokument- oder Formularbibliothek die Option OK aus.

Angeben einer benutzerdefinierten Dateivorlage

1. Erstellen und speichern Sie Ihre benutzerdefinierte Vorlage in einem Programm, das mit SharePoint kompatibel ist. Notieren Sie sich den Speicherort, und wechseln Sie dann zu SharePoint.

   : Wenn die Standarddokumentvorlage einen anderen Namen als template.dotx hat, werden keine Standardvorlagen in der Liste oder Bibliothek angezeigt.

2. Navigieren Sie zu der Website, die die Bibliothek enthält, für die Sie eine benutzerdefinierte Vorlage angeben möchten.
   
   Option 1: (Von der modernen Benutzeroberfläche der Bibliothek)
   Neue > Option 2 Vorlage
   
   
   
   hinzufügen:

3. Für diesen Schritt müssen Sie Internet Explorer verwenden. Wählen Sie in SharePoint in Microsoft 365 oben rechts Alle Dokumente und dann In Explorer anzeigen aus.

   Wählen Sie für SharePoint Server im Menüband die Registerkarte Bibliothek aus, und wählen Sie in der Gruppe & Exportieren verbinden die Option Mit Explorer öffnen aus.

   : Wenn der Datei-Explorer nicht geöffnet oder wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, müssen Sie Ihre Website in Ihren Browsereinstellungen möglicherweise als vertrauenswürdige Site hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen in Explorer oder Anzeigen mit Explorer in SharePoint.

4. Wechseln Sie im Datei-Explorer zu der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Vorlage.

5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und wählen Sie im Kontextmenü Kopieren aus.

6. Wählen Sie die Schaltfläche Zurück aus, bis Sie zur Bibliothek zurückkehren, und wählen Sie dann den ordner Forms aus, um ihn zu öffnen.

7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich im Ordnerfenster, und wählen Sie im Kontextmenü Einfügen aus.

8. Schließen Sie Explorer, und kehren Sie zur Website zurück.

9. Wählen Sie auf der linken Seite Websiteinhalte aus.

10. Suchen Sie ihre Dokumentbibliothek unter Inhalt, zeigen Sie auf den Namen, wählen Sie die Auslassungspunkte (...) und dann Einstellungen aus.

    Wenn diese Befehle nicht angezeigt werden, sind Sie möglicherweise im klassischen SharePoint. Wechseln Sie in diesem Fall zu Ihrer Dokumentbibliothek, wählen Sie im Menüband die Registerkarte Bibliothek und dann Bibliothekseinstellungen aus.

11. Wählen Sie unter Allgemeine Einstellungen die Option Erweiterte Einstellungen aus.

12. Führen Sie im Abschnitt Dokumentvorlage eine der folgenden Aktionen aus:

    Dokumentbibliothek    Geben Sie die Adresse Ihrer benutzerdefinierten Vorlage in das Feld Vorlagen-URL ein. Der Speicherort ist die Webadresse der Vorlage auf der Website relativ zum Namen der Website. Wenn Ihre Vorlage beispielsweise Watermark.dotx heißt und Sie sie dem ordner Forms der Dokumentbibliothek Freigegebene Dokumente hinzufügen, geben Sie Folgendes ein:

    "Freigegebene Dokumente/Forms/Wasserzeichen.dotx"

    Formularbibliothek    Geben Sie die Adresse der benutzerdefinierten Vorlage, die Sie verwenden möchten, in das Feld Vorlagen-URL ein. Der Speicherort ist die Webadresse der Vorlage auf der Website relativ zum Namen der Website. Wenn Ihre Vorlage beispielsweise Orders.xml heißt und Sie sie dem Ordner Forms der Käufe-Formularbibliothek hinzufügen, geben Sie Folgendes ein:

    "Einkäufe/Forms/Bestellungen.xsn"

    : Wenn die Einstellungen im Feld Dokumentvorlage nicht verfügbar sind, hat ein Administrator möglicherweise mehrere Inhaltstypen eingerichtet. Um zu überprüfen, ob mehrere Inhaltstypen aktiviert sind, prüfen Sie, ob direkt oberhalb des Abschnitts Dokumentvorlage im Abschnitt Inhaltstypen unter Verwaltung von Inhaltstypen zulassen? die Option Ja aktiviert wurde. Ist diese Option aktiviert, müssen Sie die Vorlage für den Inhaltstyp bearbeiten.

Dateitypen, die in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert bzw. nicht gespeichert werden können

Je nach dem Typ der Datei in einer Bibliothek ergibt ggf. eine der folgenden Situationen:

Dateien, die mit SharePoint Technologien kompatibel sind    Damit ein Benutzer eine Datei mit dem Befehl Neu in einer Dokumentbibliothek erstellen kann, muss die Dateivorlage aus einem Programm erstellt werden, das mit SharePoint kompatibel ist, z. B. Microsoft Office Word. Wenn Sie eine neue Datei in einer Formularbibliothek erstellen, kann das Standardprogramm ein XML-basiertes Formularentwurfsprogramm sein, das mit SharePoint kompatibel ist, z. B. Microsoft InfoPath.

Dateien aus anderen Programmen    Auch Dateien aus den meisten anderen Programmen können Sie in der Bibliothek speichern und verwalten. Statt jedoch die Datei direkt in der Dokumentbibliothek zu erstellen, können Sie die Datei in dem betreffenden Programm erstellen und sie später der Bibliothek hochladen.

Gesperrte Programmdateien    Aus Sicherheitsgründen können einige Typen von Programmdateien, z. B. EXE-Dateien, nicht in einer Bibliothek gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Dateitypen, die einer Liste oder Bibliothek nicht hinzugefügt werden können.

Zwei Bibliothekstypen, in denen Dateivorlagen verwendet werden

Bei den beiden Bibliothekstypen, in denen Vorlagen verwendet werden, handelt es sich um Dokument- und Formularbibliotheken.

Dokumentbibliotheken    Sie verwenden eine Dokumentbibliothek, um viele verschiedene Dateitypen zu speichern und zu verwalten, einschließlich Dokumenten, Tabellen, Präsentationen, Textdateien und anderen Dateitypen. Eine Dokumentbibliothek ist häufig der häufigste Speicherort auf einer Website, an dem Sie Dateien mit Teammitgliedern erstellen, sammeln, aktualisieren und verwalten und für andere Kollegen in Ihrem Gesamten Unternehmen oder Unternehmen freigeben können. Sie können eine Dokumentbibliothek als allgemeines Dateirepository oder für einen bestimmten Zweck verwenden. Beispielsweise kann ein Marketingteam über eine eigene Dokumentbibliothek zum Planen von Materialien, Pressemitteilungen und Veröffentlichungen verfügen.

Formularbibliotheken    Eine Formularbibliothek bietet Ihnen eine einfache Methode zum Freigeben und Nachverfolgen von XML-basierten Formularen, mit denen Informationen abgefragt werden. Sie können beispielsweise eine Formularbibliothek für die Spesenabrechnungsformulare Ihrer Abteilung erstellen. Die Formularvorlage für Spesenabrechnungen ist als Standarddateivorlage in der Formularbibliothek gespeichert. Wann immer ein Benutzer eine Spesenabrechnung erstellt, wird die Vorlage als leeres Formular mit dem Layout, den Feldern und den Berechnungen der Spesenabrechnung geöffnet. Beim Ausfüllen des Formulars werden die Spesenabrechnungsdaten (nur die Daten) als XML-Datei in der Formularbibliothek gespeichert. Dadurch, dass die Daten vom Formular getrennt werden, gestalten sich die Verarbeitung der einzelnen Spesenabrechnungen durch andere Systeme, das Zusammenführen der Daten sowie der Export der Daten für die weitere Verarbeitung und Analyse erheblich einfacher.

Speicherort der Dateivorlagen in der Bibliothek

Wenn eine Dokument- oder Formularbibliothek eine Standarddateivorlage aufweist, ist diese im Formularordner der Bibliothek gespeichert.

Öffnen Sie die Bibliothek im Datei-Explorer, um den Ordner Formulare anzuzeigen, der die Dateivorlage für die Bibliothek enthält.

Eine Dokumentbibliothek enthält standardmäßig eine Dateivorlage mit dem Namen template.dotx, Sie können diese Datei jedoch bei Bedarf ändern. Um eine andere Vorlage anzugeben, müssen Sie sie zuerst in einem Programm erstellen, das mit SharePoint kompatibel ist, z. B. Word, und dann im ordner Forms einer Bibliothek speichern. Anschließend geben Sie in der Bibliothek die Adresse der benutzerdefinierten Vorlage an.

Eine Formularbibliothek enthält standardmäßig eine Platzhalterdatei mit dem Namen template.xml, die Sie durch eine von Ihnen erstellte Formularvorlage ersetzen müssen.

Erstellen einer Dateivorlage für eine Formularbibliothek

Zum Erstellen oder Anpassen einer Vorlage in einer Formularbibliothek können Sie ein XML-basiertes Formularentwurfsprogramm verwenden, das mit SharePoint kompatibel ist, z. B. InfoPath. Die Verwendung eines Formularentwurfsprogramms kann zusätzliche Vorteile bieten. So haben Sie z. B. mit InfoPath folgende Möglichkeiten:

• Sie können die Formularbibliothek und die Vorlage direkt in InfoPath erstellen.

• Sie können die Formularvorlage bequem bearbeiten und erneut in der Formularbibliothek veröffentlichen.

• Sie können die einzelnen auf Basis verschiedener Formularvorlagen erstellten XML-Datendateien für die weitere Verarbeitung zusammenführen.

• Sie können die Felder von XML-Daten zu Bibliothekspalten in der Formularbibliothek hochstufen.

Wenn ein Benutzer ein Formular erstellt, wird es standardmäßig im Formularbearbeitungsprogramm geöffnet, das mit SharePoint auf dem Clientcomputer des Benutzers kompatibel ist. Wenn kein kompatibles Programm installiert ist, kann das Formular im Browser geöffnet werden, sofern es dafür konzipiert ist. Wahlweise können Sie angeben, dass ein zum Öffnen in einem Browser konzipiertes Formular immer im Browser geöffnet wird. Das Standardverhalten können Sie in den erweiterten Einstellungen der Bibliothek mit den Einstellungen für Dokumente werden im Browser geöffnet ändern.

Wählen Sie in SharePoint Online Einstellungen  und dann Bibliothekseinstellungen aus.

Klicken Sie in SharePoint Server auf der Registerkarte Bibliothek im Menüband auf Bibliothekseinstellungen.

Einstellungen für eine Dokumentbibliothek.

Öffnen Sie Dokumente in der Browsereinstellung.

Verwenden von Inhaltstypen zum Einrichten von Vorlagen für eine Dokument- oder Formularbibliothek

Wenn mehrere Inhaltstypen aktiviert und für diese Inhaltstypen Vorlagen festgelegt werden, werden in der Bibliothek die durch die Inhaltstypen festgelegten Vorlagen, nicht die Standarddateivorlage verwendet. In diesem Fall müssen Sie die Inhaltstypen ändern, um die Vorlagen für die Bibliothek anzupassen. Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Einführung in Inhaltstypen und Veröffentlichung von Inhaltstypen.