Hinzufügen einer Assistent zu Ihrem Profil in Microsoft 365

Das Feld Assistent in Microsoft 365 ermöglicht es einem Profilbesitzer, die Person anzugeben, die sie bei der täglichen Koordination unterstützt. Führungskräfte können beispielsweise angeben, wer ihre Assistent ist. Die Bezeichnung Assistent ist nur informativ. Die vorhandene Rolle der Person wird nicht überschrieben oder neue Organisationsaufgaben zugewiesen.

Informationen zum Assistenten werden im Abschnitt Kontakt auf Profilkarten angezeigt. Um die Assistenteninformationen zu Ihrem Profil hinzuzufügen oder zu aktualisieren, führen Sie die Schritte unter Bearbeiten Ihres Profils in Microsoft 365 aus.

Nach dem Hinzufügen werden die Assistenteninformationen im Profil der Geschäftsleitung angezeigt, sodass Kollegen schnell den richtigen Ansprechpartner für planungs- oder koordinationsanforderungen identifizieren können, wodurch unnötiges Hin und Her und Unterbrechungen reduziert werden. 

Was bedeutet es, als Assistent aufgeführt zu werden?

Die Bezeichnung Assistant ist ein rein sichtbares Profil-Attribut. 
Dies hängt weder von der Berichtshierarchie des organization ab, noch gewährt sie spezielle Berechtigungen, Zugriff oder Funktionen. Das Hinzufügen einer Person als Assistent löst keine Benachrichtigungen aus, ändert keine Zugriffsebenen und weist dieser Person keine Verantwortlichkeiten zu. Es hilft anderen einfach zu verstehen, wen der Profilbesitzer als Assistent delegiert. 

Wer kann als Assistent hinzugefügt werden? 

Das Feld Assistent ermöglicht das Hinzufügen eines internen Mandantenbenutzers oder eines Gastbenutzers mit einem Azure AD-Profil. Es ist nicht erforderlich, dass die Person eine bestimmte Position hat oder Teil der Berichtshierarchie des Profilbesitzers ist. 

Assistentenverhalten im mandantenübergreifenden Szenario: 

Ein Benutzer aus einem externen Mandanten kann als Assistent zugewiesen werden. Dem zugewiesenen Assistenten wird diese Beziehung jedoch nicht im Profil der Person angezeigt, die er unterstützt.  

Beispiel:
John wird Dave als Assistent zugewiesen. Sie gehören zu verschiedenen Mandanten. 

• Benutzern in Daves Mandant wird John als Daves Assistent aufgeführt.

• John kann diesen Assistentenwert nicht in Daves Profil anzeigen, obwohl er der zugewiesene Assistent ist.

Dieses Verhalten ist beabsichtigt, da Assistenteninformationen nicht mandantenübergreifend angezeigt werden. 

Erhält der designierte Assistent eine Benachrichtigung? 

Das Festlegen oder Aktualisieren des Felds Assistent sendet keine Benachrichtigung an die Person, die als Assistent aufgeführt ist. Dies ist beabsichtigt, weil: 

• Die Assistentenbezeichnung ist nur informativ, keine Workflowaktion.

• Die Bezeichnung ist informativ und ändert keine Rollen, Aufgaben oder den Zugriff, sodass keine Systemwarnung erforderlich ist.

• Benutzer können dieses Feld zur organisationsübergreifenden Wahrnehmung aktualisieren, ohne eine Benachrichtigung auszulösen.

Das Feld Assistent: 

• Stellt einen aktiven Mandantenbenutzer mit einem Azure AD-Profil dar.

• Befindet sich im Besitz des Profilbesitzers und wird vom Profilbesitzer verwaltet.

• Wird Mandantenbenutzern über Microsoft 365-Umgebungen hinweg konsistent angezeigt, z. B. Profil-Karte, Organisationsabschnitt des Profils Karte und Copilot (sofern verfügbar). Wenn ein Assistent den organization verlässt, wird der gespeicherte Wert des Assistenten aus dem Profil gelöscht, und das Feld wird nicht mehr im Profil angezeigt.

• Sie können jederzeit nur einen Assistenten gleichzeitig verwenden.

Wo werden die Assistenteninformationen angezeigt? 

Wenn der Assistent hinzugefügt wird, wird er im Profil Karte (Kontaktabschnitt) angezeigt, damit Kollegen beim Anzeigen des Profils einer Person den richtigen Kontaktpunkt identifizieren können. 

Verwalten des Datenschutzes und der Sichtbarkeit durch Benutzer 

Wenn Sie auf das Symbol "i" klicken, leitet Der Profil-Editor Sie zur entsprechenden Einstellungsseite weiter, um die Sichtbarkeit zu verwalten. 

Standardmäßig ist der Assistent für Alle in Ihrem organization sichtbar. Je nach Mandantenrichtlinien können Sie folgende Aufgaben ausführen: 

• Ändern der Sichtbarkeit in "Nur mich"

• Überschreiben Sie die von Ihrem organization festgelegten Standardeinstellungen für den Datenschutz.

Verwendung von Assistenteninformationen 

Nach dem Speichern werden diese Assistenteninformationen im Profil Karte der Person angezeigt, der der Assistent hinzugefügt wurde. 

Admin Einstellungen für den Assistenten in SharePoint Admin Center 

Im SP Admin Center können Mandantenadministratoren folgendes:  

1. Deaktivieren Sie das Assistentenfeature, indem Sie es als "deaktiviert" markieren oder als "optional" oder als "erforderlich"-Eigenschaft festlegen. Der Standardwert ist "optional".

2. Legen Sie den Standarddatenschutz der Assistant-Eigenschaft (auf "Jeder" oder "Nur mich" fest, und geben Sie an, ob der Benutzer diesen Wert außer Kraft setzen kann. Der Standardwert ist "Jeder".

3. Legen Sie fest, ob die "Standard-Datenschutzeinstellung" vom Benutzer überschrieben/geändert werden kann. Standardmäßig wird die Außerkraftsetzungsfunktion nicht bereitgestellt.

Häufig gestellte Fragen 

1. Kann ich mehrere Assistenten hinzufügen?
   Nein. Es kann jeweils nur ein Assistent hinzugefügt und in einem Profil angezeigt werden.

2. Kann jemand anderes meinen Assistenten für mich verwalten? 
   Nein. Der Assistent kann nur vom Profilbesitzer verwaltet werden.

3. Warum wird das Feld Assistent im Profil-Editor nicht angezeigt? 

   Ihr Mandantenadministrator verfügt möglicherweise über Folgendes: 

   1. Das Feld "Assistent" wurde deaktiviert. 

   2. Eingeschränkte Bearbeitbarkeit von Benutzern 

   3. Feld im Profil-Editor ausgeblendet
      
      Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie Zugriff haben sollten. 

4. Kann ich meinen Assistenten vorübergehend entfernen?
   Ja. Wenn die Bearbeitung zulässig ist, können Sie den Wert des Assistenten löschen. Dadurch wird sie aus Ihrem Profil entfernt, bis Sie es erneut hinzufügen.

5. Wie lange dauert es, bis Änderungen angezeigt werden?
   Änderungen können bis zu 24 Stunden dauern, bis sie automatisch wirksam werden und keine IT- oder Personalintervention erforderlich sind.