Hinzufügen oder Entfernen einer digitalen Signatur für Microsoft 365-Dateien

Weitere Informationen zu digitalen Signaturen (auch als digitale ID bezeichnet), wofür sie verwendet werden können und wie sie in Word, Excel und PowerPoint verwendet werden, finden Sie unter Alles über digitale Signaturen.

Erstellen einer Signaturzeile in Word oder Excel (Desktop)

1. Positionieren Sie den Mauszeiger im Dokument oder Arbeitsblatt an der Stelle, an der Sie eine Signaturzeile erstellen möchten.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Einfügen" in der Gruppe "Text" die Option "Signaturzeile hinzufügen" aus.

3. Geben Sie im Dialogfeld Signatur einrichten Informationen ein, die unter der Signaturzeile angezeigt werden sollen:
   

   • Vorgeschlagener Signierer: Der vollständige Name des Unterzeichners.
   • Titel des vorgeschlagenen Unterzeichners: Der Titel des Unterzeichners, falls vorhanden.
   • E-Mail-Adresse des vorgeschlagenen Unterzeichners: Die E-Mail-Adresse des Unterzeichners, falls benötigt.
   • Anweisungen für den Unterzeichner: Fügen Sie Anweisungen für den Unterzeichner hinzu, z. B. "Stellen Sie vor dem Signieren des Dokuments sicher, dass der Inhalt korrekt ist."

4. Aktivieren Sie mindestens eines der folgenden Kontrollkästchen:
   • Dem Unterzeichner erlauben, Kommentare im Dialogfeld "Signieren" hinzuzufügen Dem Unterzeichner erlauben, einen Zweck zum Signieren einzugeben.
   • Unterschriftsdatum in Signaturzeile anzeigen Das Datum, an dem das Dokument unterzeichnet wurde, wird mit der Unterschrift angezeigt.

5. Wählen Sie OK aus.

Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere Signaturzeilen hinzuzufügen.

Signieren der Signaturzeile in Word oder Excel (Desktop)

Wenn Sie eine Signaturzeile signieren, fügen Sie eine sichtbare Darstellung Ihrer Signatur und eine digitale Signatur hinzu.

1. Klicken Sie in der Datei mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile, und wählen Sie Signieren aus.
   Wenn die Datei in der geschützten Ansicht geöffnet wird, wählen Sie "Trotzdem bearbeiten" aus, wenn die Datei aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.

2. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

   • Geben Sie Ihren Namen in das Feld neben dem X ein, um eine gedruckte Version Ihrer Signatur hinzuzufügen.

   • Um eine handschriftliche Signatur hinzuzufügen, unterschreiben Sie Ihren Namen im Feld neben dem X mithilfe der Freihandfunktion.

   • Wenn Sie ein Bild Ihrer schriftlichen Signatur verwenden möchten, wählen Sie Bild auswählen aus. Wählen Sie im Dialogfeld "Bilder einfügen " einen Speicherort für Ihre Signaturbilddatei aus, wählen Sie die Datei aus, und wählen Sie dann "Auswählen" aus.

     Hinweis

     Auf Computern von Benutzern, die chinesische (traditionelles oder vereinfachtes Chinesisch), koreanische oder japanische Sprachversionen verwenden, wird die Option Temperaturstabilisiert angezeigt.

3. Wählen Sie "Anmelden" aus.

Die Schaltfläche Signaturen wird unten im Dokument oder Arbeitsblatt angezeigt.

Entfernen digitaler Signaturen aus Word oder Excel (Desktop)

1. Öffnen Sie das Dokument oder Arbeitsblatt, das die zu entfernende sichtbare Signatur enthält.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile, und wählen Sie "Signatur entfernen" aus.
3. Wählen Sie Ja aus.

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Alles über digitale Signaturen

• Was ist eine digitale Signatur?
• Signaturzeilen in Word und Excel
• Nicht sichtbare digitale Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint
• Hinzufügen von nicht sichtbaren digitalen Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint
• Entfernen von nicht sichtbaren digitalen Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist ein elektronisches, verschlüsseltes Authentifizierungszeichen für digitale Informationen wie E-Mail-Nachrichten, Makros oder elektronische Dokumente. Eine Signatur bestätigt, dass die Informationen von der Person stammen, die sie signiert hat, und dass sie nicht verändert wurden.

Signaturzertifikat und Zertifizierungsstelle

Signaturzertifikat Um eine digitale Signatur zu erstellen, benötigen Sie ein Signaturzertifikat, das die Identität nachweist. Wenn Sie ein digital signiertes Makro oder Dokument senden, senden Sie auch Ihr Zertifikat und Ihren öffentlichen Schlüssel. Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt und können wie ein Führerschein widerrufen werden. Ein Zertifikat ist in der Regel ein Jahr gültig. Danach muss der Unterzeichner ein neues Signaturzertifikat erneuern oder erhalten, um die Identität nachzuweisen.

Zertifizierungsstelle (CA) Eine Zertifizierungsstelle ist eine Einrichtung ähnlich einem Notar. Es stellt digitale Zertifikate aus, signiert Zertifikate, um deren Gültigkeit zu überprüfen, und verfolgt, welche Zertifikate widerrufen wurden oder abgelaufen sind.

Was stellt eine digitale Signatur sicher?

• Authentizität Der Unterzeichner wird als Unterzeichner bestätigt.
• Integrität Der Inhalt wurde seit der digitalen Signatur nicht verändert oder manipuliert.
• Nichtabstreitbarkeit, Nachweisbarkeit Beweist allen Parteien die Herkunft des signierten Inhalts. Nichtanerkennung bedeutet, dass der Signierer eine Verbindung mit dem signierten Inhalt abstreitet.
• Notarielle Beglaubigung Signaturen in Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien, die von einem sicheren Zeitstempelserver mit einem Zeitstempel versehen werden, haben unter bestimmten Umständen die Gültigkeit einer notariellen Beglaubigung.

Um dies sicherzustellen, muss der Inhalt von der erstellenden Person mithilfe einer Signatur, die die folgenden Kriterien erfüllt, digital signiert werden:

• Die digitale Signatur ist gültig.

• Das mit der digitalen Signatur verbundene Zertifikat ist aktuell (nicht abgelaufen).

• Die signierende Person oder Organisation, der so genannte Herausgeber, gilt als vertrauenswürdig.

  Wichtig

  Bei signierten Dokumenten mit einem gültigen Zeitstempel wird davon ausgegangen, dass sie über gültige Signaturen verfügen. Das Alter des Signaturzertifikats oder der Sperrstatus ist dabei unerheblich.

• Das Zertifikat, das der digitalen Signatur zugeordnet ist, wurde für den signierenden Herausgeber von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt.

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Signaturzeilen in Word und Excel

Eine Signaturzeile ähnelt einem typischen Signaturplatzhalter, der in einem gedruckten Dokument angezeigt werden kann. Es funktioniert jedoch anders. Wenn eine Signaturzeile in eine Microsoft 365-Datei eingefügt wird, kann der Autor Informationen über den vorgesehenen Unterzeichner und Anweisungen für den Unterzeichner angeben. Wenn eine elektronische Kopie der Datei an den vorgesehenen Unterzeichner gesendet wird, sieht diese Person die Signaturzeile und eine Benachrichtigung, dass ihre Signatur angefordert wird. Der Unterzeichner kann:

• Signatur eingeben
• Wählen Sie das Bild einer Freihandsignatur aus.
• Eine Signatur über das Freihandfeature eines Touchscreen-PCs schreiben (unterschreiben)

Wenn der Signierer dem Dokument eine sichtbare Darstellung einer Signatur hinzufügt, wird dem Dokument gleichzeitig eine digitale Signatur hinzugefügt, mit der die Identität des Signierers authentifiziert wird.

Nicht sichtbare digitale Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint

Eine unsichtbare digitale Signatur stellt wie eine sichtbare digitale Signaturlinie die Authentizität, Integrität und Herkunft eines Dokuments sicher. Nicht sichtbare digitale Signaturen können Word-Dokumenten, Excel-Arbeitsmappen und PowerPoint-Präsentationen hinzugefügt werden.

In einem signierten Dokument wird die Schaltfläche Signaturen unten im Dokument angezeigt. Darüber hinaus werden für ein signiertes Dokument Signaturinformationen im Abschnitt Informationen angezeigt, der zu sehen ist, nachdem Sie auf die Registerkarte Datei geklickt haben.

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Hinzufügen unsichtbarer digitaler Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint (Desktop)

Wenn Sie die Authentizität des Inhalts eines Dokuments schützen möchten, können Sie dem Dokument eine nicht sichtbare digitale Signatur hinzufügen. In einem signierten Dokument wird die Schaltfläche Signaturen unten im Dokument angezeigt.

1. Wählen Sie im Menü Datei die Option Info aus.
2. Dokument schützen, Arbeitsmappe oder Präsentation schützen.
3. Wählen Sie Digitale Signatur hinzufügen aus.
4. Wenn eine Meldung in Word, Excel oder PowerPoint angezeigt wird, lesen Sie sie, und klicken Sie dann auf "OK".
5. Wählen Sie in der Liste Vertragsbindungstyp eine Option für die Signatur aus.
6. Geben Sie im Dialogfeld Signieren den Zweck in das Feld Zweck zum Signieren dieses Dokuments ein.
7. Wählen Sie "Anmelden" aus.

Nach dem digitalen Signieren einer Datei wird die Schaltfläche Signaturen angezeigt, und die Datei ist dann schreibgeschützt, um Änderungen zu verhindern.

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Entfernen unsichtbarer digitaler Signaturen aus Word, Excel oder PowerPoint (Desktop)

1. Öffnen Sie das Dokument, das Arbeitsblatt oder die Präsentation, die (bzw. das) die nicht sichtbare Signatur enthält, die Sie entfernen möchten.
2. Wählen Sie im Menü Datei die Option Info aus.
3. aus, um Signaturen anzuzeigen.
4. Das Dokument, das Arbeitsblatt oder die Präsentation wird wieder angezeigt, wobei der Bereich Signaturen eingeblendet ist.
5. Wählen Sie neben dem Namen der Signatur den Pfeil aus.
6. Wählen Sie "Signatur entfernen " und dann "Ja" aus.

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