Microsoft 365 bietet verschiedene Gruppentypen, mit denen Teams effizienter zusammenarbeiten können. Jeder Gruppentyp hat einen eindeutigen Zweck, z. B. das Verwalten von E-Mail-Unterhaltungen, das Freigeben von Dateien oder das Organisieren von Ereignissen. In diesem Artikel werden die verschiedenen Gruppentypen in Microsoft 365 und deren Verwendungsmöglichkeiten erläutert, damit Sie die richtige Gruppe für die Zusammenarbeitsanforderungen Ihres Teams auswählen können.
Gruppentypen in Microsoft 365
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Microsoft 365-Gruppen sind für die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer organization konzipiert. Sie verfügen über eine Gruppen-E-Mail-Adresse und eine SharePoint-Website, auf der Sie Dokumente, Notizen und Besprechungsagendas freigeben können. Sie können Microsoft 365-Gruppen für das Projektmanagement, die Teamkommunikation und die Dokumentfreigabe verwenden.
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Verteilergruppen werden für die Übertragung von Informationen und Updates für Personen innerhalb und außerhalb des organization verwendet. Sie können verwendet werden, um Auftragsaktualisierungen, Organisationsänderungen oder Ereignisse für eine bestimmte Gruppe von Kunden oder Mitarbeitern zu teilen.
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Sicherheitsgruppen sind so konzipiert, dass sie Zugriff auf Microsoft 365-Ressourcen gewähren und die Verwaltung vereinfachen. Sie können verwendet werden, um Zugriff auf wichtige Unternehmensressourcen wie Tools, Portale, Berichte und Geräte wie Drucker zu gewähren.
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E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen sind wie Sicherheitsgruppen, aber mit der zusätzlichen Funktion, E-Mails an alle Mitglieder zu senden. Sie können zum Senden von Nachrichten, Werbeaktionen und Unternehmensupdates an Ihr Vertriebsteam verwendet werden.
Gruppen können in den Microsoft 365 Admin Center- oder Microsoft 365-Apps wie Outlook, Teams und mehr erstellt werden. Je nach Einrichtung Ihres organization können Sie Gruppen online oder lokal erstellen. Nach der Erstellung können Sie Mitglieder hinzufügen, Berechtigungen festlegen und damit beginnen, sie für die Zusammenarbeit, Kommunikation und Freigabe von Ressourcen zu verwenden.
Rollen von Besitzern, Mitgliedern und Gästen in Gruppen
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Besitzer: Der Besitzer einer Gruppe ist die Person, die die Gruppe erstellt und die vollständige Kontrolle darüber hat. Besitzer können Mitglieder hinzufügen oder entfernen, Gruppeneinstellungen ändern und Gruppenressourcen wie Dateien und Kalender verwalten.
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Mitglied : Mitglieder sind die Personen, die der Gruppe vom Besitzer hinzugefügt werden. Mitglieder können auf die Gruppenressourcen zugreifen und an Gruppenunterhaltungen teilnehmen.
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Gast: Gäste sind Personen, die keine Mitglieder Ihrer organization aber vom Besitzer Zugriff auf die Gruppenressourcen erhalten. Gäste können eingeladen werden, einer Gruppe beizutreten, um an bestimmten Projekten zusammenzuarbeiten oder Feedback zu geben. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Gastbenutzern zu Microsoft 365-Gruppen.
Verwalten von Gruppen in Microsoft 365
Sie können eine Gruppe in Microsoft 365 erstellen, verwalten und schließlich außer Betrieb nehmen. Beim Erstellen einer Gruppe kann der Besitzer den Gruppentyp auswählen, Mitglieder hinzufügen und Berechtigungen festlegen. Sobald eine Gruppe erstellt wurde, kann der Besitzer sie verwalten, indem er Mitglieder hinzufügt oder entfernt, Gruppeneinstellungen ändert und Ressourcen wie Dateien und Kalender verwaltet. Irgendwann ist eine Gruppe möglicherweise nicht mehr erforderlich, und der Besitzer kann die Gruppe außer Kraft setzen. Dadurch wird sie aus dem System entfernt und verhindert, dass jemand auf ihre Ressourcen zugreifen kann.
Es ist wichtig zu beachten, dass Gruppen einen Besitzer benötigen, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Wenn eine Gruppe keinen Besitzer hat oder der Besitzer gelöscht wird, weist ein automatisiertes System der Gruppe einen neuen Besitzer zu. Dieser Prozess trägt dazu bei, die Funktion von Gruppen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass immer ein Besitzer für die Verwaltung der Gruppe zuständig ist. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von besitzerlosen Microsoft 365-Gruppen.
