Wenn Sie sich mit den Tabellen, Formularen, Abfragen und anderen Objekten in einer Access-Datenbank vertraut machen, werden viele Aufgaben einfacher erledigt. Sie können beispielsweise Daten in ein Formular eingeben, Tabellen hinzufügen oder entfernen, Daten suchen und ersetzen und Abfragen einfacher ausführen.
Dieser Artikel bietet eine grundlegende Übersicht über die Struktur einer Access-Datenbank. Access stellt mehrere Tools bereit, mit deren Hilfe Sie die Struktur einer bestimmten Datenbank kennen lernen können. Außerdem wird erläutert, wie, wann und warum die einzelnen Tools verwendet werden sollten.
Inhalt dieses Artikels
- Übersicht
- Anzeigen von Details zu den Objekten in einer Datenbank
- Erkunden einer Tabelle in der Entwurfsansicht
- Anzeigen der Beziehungen zwischen Tabellen
Übersicht
Eine Datenbank ist eine Sammlung von Informationen, die sich auf ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Zweck beziehen, z. B. die Verfolgung von Kundenbestellungen oder das Pflegen einer Musiksammlung. Wenn Ihre Datenbank nicht oder nur Teile der Datenbank auf einem Computer gespeichert sind, verfolgen Sie möglicherweise Informationen aus einer Vielzahl von Quellen nach, die Sie koordinieren und organisieren müssen.
Angenommen, die Telefonnummern Ihrer Lieferanten sind an verschiedenen Orten gespeichert: in einer Kartendatei mit Lieferantentelefonnummern, in Produktinformationsdateien in einem Aktenschrank und in einer Tabelle mit Bestellinformationen. Wenn sich die Telefonnummer eines Lieferanten ändert, müssen Sie diese Informationen möglicherweise an allen drei Stellen aktualisieren. In einer gut durchdachten Access-Datenbank wird die Telefonnummer nur einmal gespeichert, sodass Sie diese Informationen nur an einem Ort aktualisieren müssen. Wenn Sie also die Telefonnummer eines Lieferanten aktualisieren, wird sie automatisch aktualisiert, wenn Sie sie in der Datenbank verwenden.
Access-Datenbankdateien
Sie können Access verwenden, um alle Ihre Informationen in einer einzigen Datei zu verwalten. In einer Access-Datenbankdatei können Sie die folgenden Komponenten verwenden:
- Tabellen zum Speichern Ihrer Daten.
- Abfragen zum Suchen nach und Abrufen von gewünschten Daten.
- Formulare zum Anzeigen, Hinzufügen und Aktualisieren von Daten in Tabellen.
- Berichte zum Analysieren oder Ausgeben von Daten in einem bestimmten Layout.
Speichern Sie Daten einmal in einer Tabelle, aber zeigen Sie sie von mehreren Speicherorten aus an. Wenn Sie die Daten aktualisieren, werden sie automatisch überall dort aktualisiert, wo sie vorkommen.
Abrufen von Daten mithilfe einer Abfrage.
Anzeigen oder Eingeben von Daten mithilfe eines Formulars.
Anzeigen oder Drucken von Daten mithilfe eines Berichts
Alle diese Elemente – Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte – sind Datenbankobjekte.
Hinweis
Einige Access-Datenbanken enthalten Links zu Tabellen, die in anderen Datenbanken gespeichert sind. Sie verwenden z. B. eine Access-Datenbank, die ausschließlich Tabellen enthält, und eine andere Access-Datenbank, die Links zu diesen Tabellen enthält, sowie Abfragen, Formulare und Berichte, die auf den verknüpften Tabellen basieren. In den meisten Fällen spielt es keine Rolle, ob eine Tabelle eine verknüpfte Tabelle oder tatsächlich in der Datenbank gespeichert ist.
Tabellen und Beziehungen
Zum Speichern Ihrer Daten erstellen Sie eine Tabelle für jeden Informationstyp, den Sie verfolgen. Zu den Arten von Informationen können Kundeninformationen, Produkte und Bestelldetails gehören. Wenn Sie die Daten aus mehreren Tabellen in einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht zusammenführen möchten, definieren Sie Beziehungen zwischen den Tabellen.
Kundeninformationen, die früher in einer Adressenliste vorhanden waren, befinden sich jetzt in der Tabelle "Kunden".
Bestellinformationen, die früher in einer Tabelle vorhanden waren, befinden sich jetzt in der Tabelle Bestellungen.
Eine eindeutige ID, z. B. eine Kunden-ID, unterscheidet einen Datensatz innerhalb einer Tabelle von einem anderen. Durch das Hinzufügen des eindeutigen ID-Felds einer Tabelle zu einer anderen Tabelle und Definieren einer Beziehung zwischen diesen beiden Feldern kann Access in Beziehung stehende Datensätze aus beiden Tabellen abgleichen, damit Sie sie in einem Formular, einem Bericht oder einer Abfrage zusammenführen können.
Abfragen
Eine Abfrage unterstützt Sie beim Suchen nach und Abrufen von Daten, die Bedingungen erfüllen, die Sie angeben, einschließlich Daten aus mehreren Tabellen. Sie können eine Abfrage auch zum Aktualisieren oder gleichzeitigen Löschen mehrerer Datensätze und zum Auszuführen vordefinierter oder benutzerdefinierter Berechnungen für Ihre Daten verwenden.
Die Tabelle Kunden enthält Informationen zu Kunden.
Die Tabelle Bestellungen enthält Informationen zu Kundenbestellungen.
Diese Abfrage ruft die Daten zur Bestell-ID und zum erforderlichen Datum aus der Tabelle "Bestellungen" sowie die Daten zum Firmennamen und zum Ort aus der Tabelle "Kunden" ab. Die Abfrage gibt nur Bestellungen zurück, die im April erforderlich waren, und nur für Kunden mit Sitz in London.
Formulare
Sie können Formulare verwenden, um Daten zeilenweise anzuzeigen, einzugeben und zu ändern. Sie können ein Formular auch verwenden, um andere Aktionen auszuführen, z. B. das Senden von Daten an eine andere Anwendung. Formulare enthalten in der Regel Steuerelemente, die mit zugrunde liegenden Feldern in Tabellen verknüpft sind. Wenn Sie ein Formular öffnen, ruft Access die Daten aus einer oder mehreren dieser Tabellen ab und zeigt die Daten dann in dem Layout an, das Sie beim Erstellen des Formulars ausgewählt haben. Sie können ein Formular mithilfe eines der Formularbefehle auf dem Menüband, im Formular-Assistenten oder selbst mit der Entwurfsansicht erstellen.
In einer Tabelle werden viele Datensätze gleichzeitig angezeigt, es kann aber sein, dass Sie horizontal scrollen müssen, um alle Daten in einem einzigen Datensatz anzuzeigen. Außerdem können Sie beim Anzeigen einer Tabelle nicht Daten aus mehreren Tabellen gleichzeitig aktualisieren.
Ein Formular konzentriert sich jeweils auf einen Datensatz und kann Felder aus mehreren Tabellen anzeigen. Es kann auch Bilder und andere Objekte anzeigen.
Ein Formular kann eine Schaltfläche enthalten, auf die Sie klicken, um einen Bericht zu drucken, andere Objekte zu öffnen oder Aufgaben zu automatisieren.
Berichte
Sie können einen Bericht verwenden, um Ihre Daten schnell zu analysieren oder sie in einer bestimmten Weise in gedruckter Form oder in anderen Formaten zu präsentieren. Beispielsweise können Sie einem Kollegen einen Bericht senden, der Daten gruppiert und Gesamtsummen berechnet. Sie können auch einen Bericht mit Adressdaten erstellen, der für das Drucken von Adressetiketten formatiert ist.
Verwenden Sie einen Bericht, um Adressetiketten zu erstellen.
Verwenden Sie einen Bericht, um Summen in einem Diagramm anzuzeigen.
Verwenden Sie einen Bericht, um berechnete Summen anzuzeigen.
Da Sie sich jetzt mit der grundlegenden Struktur von Access-Datenbanken vertraut gemacht haben, können Sie weiterlesen und erfahren, wie die integrierten Tools verwendet werden, um eine bestimmte Access-Datenbank zu untersuchen.
Anzeigen von Details zu den Objekten in einer Datenbank
Eine der besten Methoden, um sich über eine bestimmte Datenbank zu informieren, besteht im Verwenden des Datenbankdokumentierers. Sie verwenden den Datenbankdokumentierer, um einen Bericht mit ausführlichen Informationen zu den Objekten in einer Datenbank zu erstellen. Sie wählen zuerst aus, welche Objekte im Bericht detailliert behandelt werden. Wenn Sie den Datenbankdokumentierer ausführen, enthält sein Bericht alle Daten zu den Datenbankobjekten, die Sie ausgewählt haben.
- Öffnen Sie die zu dokumentierende Datenbank.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Analyse auf Datenbankdokumentierer.
- Klicken Sie im Dialogfeld Dokumentierer auf die Registerkarte, die den Typ des zu dokumentierenden Datenbankobjekts darstellt. Um einen Bericht über alle Objekte in einer Datenbank zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte Alle Objekttypen .
- Wählen Sie eines oder mehrere der auf der Registerkarte aufgeführten Objekte aus. Um alle Objekte auf einer Registerkarte auszuwählen, klicken Sie auf Alle auswählen.
- Klicken Sie auf OK. Der Datenbankdokumenter erstellt einen Bericht, der detaillierte Daten für jedes ausgewählte Objekt enthält. Anschließend wird der Bericht in der Seitenansicht geöffnet. Wenn Sie z. B. die Datenbankdokumenterstellung für ein Dateneingabeformular ausführen, listet der Bericht die Eigenschaften für das Formular als Ganzes, die Eigenschaften für die einzelnen Abschnitte des Formulars und die Eigenschaften für alle Schaltflächen, Beschriftungen, Textfelder und anderen Steuerelemente des Formulars auf. Außerdem werden alle Codemodule und Benutzerberechtigungen aufgelistet, die dem Formular zugeordnet sind.
- Um den Bericht zu drucken, klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht in der Gruppe Drucken auf Drucken.
Erkunden einer Tabelle in der Entwurfsansicht
Wenn Sie eine Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen, erhalten Sie einen ausführlichen Einblick in die Struktur der Tabelle. Sie Können z. B. die Datentypeinstellung und Eingabemasken für jedes Feld ermitteln oder feststellen, ob die Tabelle Nachschlagefelder verwendet: Felder, die Abfragen zum Extrahieren von Daten aus anderen Tabellen verwenden. Diese Informationen sind nützlich, weil sich Datentypen und Eingabemasken auf die Möglichkeit zum Suchen nach Daten und Ausführen von Aktualisierungsabfragen auswirken können. Angenommen, Sie möchten beispielsweise eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um bestimmte Felder in einer Tabelle zu aktualisieren, indem Sie Daten in ähnliche Felder aus einer anderen Tabelle kopieren. Die Abfrage wird nicht ausgeführt, wenn die Datentypen für jedes Feld in den Quell- und Zieltabellen nicht übereinstimmen.
Öffnen Sie die Datenbank, die Sie analysieren möchten.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie untersuchen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.
Notieren Sie sich nach Bedarf den Namen jedes Tabellenfelds und den Datentyp, der jedem Feld zugewiesen ist. Der einem Feld zugewiesene Datentyp kann die Größe und Typ der Daten einschränken, die Benutzer in ein Feld eingeben können. Die Benutzereingabe kann beispielsweise in einem Textfeld auf 20 Zeichen beschränkt sein, und Benutzer können keine Textdaten in ein Feld eingeben, das auf den Datentyp „Zahl“ festgelegt ist.
Um festzustellen, ob es sich bei einem Feld um ein Nachschlagefeld handelt, klicken Sie im unteren Abschnitt des Tabellenentwurfsrasters unter Feldeigenschaften auf die Registerkarte Verweis. Ein Nachschlagefeld zeigt eine Wertemenge (ein Feld oder mehrere Felder, z. B. einen Vornamen und Nachnamen) an, speichert aber in der Regel eine andere Wertemenge (ein Feld, z. B. eine numerische ID). Ein Nachschlagefeld kann z. B. die ID eines Mitarbeiters (den gespeicherten Wert) speichern, aber den Namen des Mitarbeiters (den angezeigten Wert) anzeigen. Wenn Sie ein Nachschlagefeld in Ausdrücken oder in Suchen- und Ersetzen-Vorgängen verwenden, verwenden Sie den gespeicherten Wert, nicht den angezeigten Wert. Das Vertrautmachen mit den gespeicherten und angezeigten Werten eines Nachschlagefelds ist die beste Methode, um sicherzustellen, dass ein Ausdruck oder ein Suchen- und Ersetzen-Vorgang, der das Nachschlagefeld verwendet, wie erwartet funktioniert. Die folgende Abbildung zeigt ein typisches Nachschlagefeld. Denken Sie daran, dass die Einstellungen, die Sie in der Eigenschaft Datensatzherkunft des Felds sehen, unterschiedlich sein können.
Das hier gezeigte Nachschlagefeld verwendet eine Abfrage zum Abrufen von Daten aus einer anderen Tabelle. Außerdem ist auch eine andere Art von Nachschlagefeld verfügbar, das als „Werteliste“ bezeichnet wird, das eine hartcodierte Liste mit Auswahlmöglichkeiten verwendet. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Werteliste.
Standardmäßig verwenden Wertelisten den Datentyp „Text“. Die beste Möglichkeit zum Ermitteln von Nachschlagefeldern und Wertelisten besteht darin, die Registerkarte Verweis anzuzeigen und dann auf die Einträge in der Spalte Datentyp für jedes Feld in der Tabelle zu klicken. Weitere Informationen zum Erstellen von Nachschlagefeldern und Wertelisten erhalten Sie mithilfe der Links im Abschnitt Siehe auch.
Anzeigen der Beziehungen zwischen Tabellen
Wenn Sie eine grafische Darstellung der Tabellen in einer Datenbank, der Felder in jeder Tabelle und der Beziehungen zwischen diesen Tabellen anzeigen möchten, verwenden Sie die Objektregisterkarte Beziehungen. Die Objektregisterkarte Beziehungen bietet einen Überblick über die Tabellen- und Beziehungsstruktur einer Datenbank: wichtige Informationen, wenn Sie die Beziehungen zwischen Tabellen erstellen oder ändern müssen.
Hinweis
Sie können auch mithilfe der Objektregisterkarte Beziehungen Beziehungen hinzufügen, ändern oder löschen.
Öffnen Sie die Datenbank, die Sie analysieren möchten.
Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen.
Die Objektregisterkarte Beziehungen wird angezeigt und stellt die Beziehungen zwischen allen Tabellen in der geöffneten Datenbank dar.
Siehe auch
Verwenden Sie den Bereich "Objektabhängigkeiten", um zu sehen, wie Objekte zusammenhängen