Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten

Welche Aufgaben kann die Inhaltsorganisation erledigen?

Die Inhaltsorganisation kann folgende Aufgaben automatisch ausführen:

• Dokumente an verschiedene Bibliotheken oder Ordner routen    Tatsächlich fungiert die Inhaltsorganisator als Gatekeeper für Dokumente. Jedes Mal, wenn ein Dokument hochgeladen wird, bestimmt die Inhaltsorganisator mithilfe von von Ihnen erstellten Regeln, wohin das Dokument bewegt werden soll. Anschließend wird das Dokument an die richtige Bibliothek oder den richtigen Ordner geroutet, der bzw. der sich in einer anderen Websitesammlung befinden kann. Regeln können auf einer Kombination aus Inhaltstypen und Metadaten basieren.

• Hochladen aller Dokumente in eine "Drop Off Library"    Sie können die Inhaltsorganisation so konfigurieren, dass alle hochgeladenen Dokumente in eine Abgabebibliothek verschoben werden, in der Metadaten eingegeben werden können und ein Übermittlungsvorgang abgeschlossen werden kann.

• Verwalten der Ordnergröße    Sie können die Inhaltsorganisator so konfigurieren, dass die Anzahl der Elemente in Ordnern überwacht und sichergestellt wird, dass kein Ordner mehr als eine angegebene Anzahl von Elementen enthält. Standardmäßig beträgt dieser Grenzwert 2.500 Elemente, und wenn die Elementnummer 2501 eintrifft, erstellt die Inhaltsorganisator automatisch einen neuen Ordner und platziert das Dokument in diesem Ordner. Sie können die Anzahl von Elementen angeben, die die Inhaltsorganisator in einem einzigen Ordner zulässt.

• Verwalten doppelter Übermittlungen    Wenn ein Dokument hochgeladen wird, das bereits in der Bibliothek vorhanden ist, können Sie die Inhaltsorganisatoren entweder SharePoint-Versionen verwenden oder den Dateinamen ändern, indem Sie eindeutige Zeichen hinzufügen. So ist sichergestellt, dass sowohl das vorhandene Dokument als auch das Duplikat beibehalten werden.

• Behalten von Überwachungsprotokollen    In der Inhaltsorganisation können Überwachungsprotokolle zu einem Dokument behalten werden, die nach dem Weiterleiten mit dem Dokument gespeichert werden.

Aktivieren der Inhaltsorganisation auf einer Website

Sie müssen mindestens über die Berechtigungen eines Websitebesitzers verfügen, und die Veröffentlichungsfeatures müssen aktiviert sein.

So aktivieren Sie die Inhaltsorganisation für eine Website

1. Navigieren Sie zu der Website, die Sie konfigurieren möchten.

2. Klicken Einstellungen , und wählen Sie dann im Dropdownmenü Websiteeinstellungen aus.

   Klicken SharePoint z. B. auf Einstellungen , klicken Sie auf Websiteinhalt, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

3. Klicken Sie auf Einstellungen Seite Websitewebsite in der Gruppe Websiteaktionen auf Websitefeatures verwalten.

4. Klicken Sie neben dem Namen der Inhaltsorganisation auf Aktivieren. Wenn das Feature aktiviert ist, wird es in der Spalte Status als Aktiv angezeigt.

   

Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten

1. Navigieren Sie zu der Website, für die Sie die Inhaltsorganisation konfigurieren möchten, damit Dokumente automatisch an bestimmte Speicherorte weitergeleitet werden.

2. Klicken Einstellungen , und wählen Sie dann im Dropdownmenü Websiteeinstellungen aus.

   Klicken SharePoint z. B. auf Einstellungen , klicken Sie auf Websiteinhalt, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

3. Wählen Sie in der Gruppe Websiteverwaltung die Option Einstellungen der Inhaltsorganisation aus.

   Hinweis: Der Link für die Einstellungen der Inhaltsorganisation wird nur angezeigt, wenn das Feature für diese Website aktiviert ist.

4. Aktivieren Sie im Abschnitt Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten das Kontrollkästchen, um die Inhaltsorganisation zu erzwingen. So werden Benutzer automatisch an die Abgabebibliothek umgeleitet, wenn sie ein Dokument hochladen.

5. Aktivieren Sie im Abschnitt Sendevorgang an eine andere Website das Kontrollkästchen, wenn Dokumente mithilfe von Regeln an eine andere Website weitergeleitet werden sollen.

6. Aktivieren Sie im Abschnitt Ordnerpartitionierung das Kontrollkästchen Unterordner erstellen, wenn ein Zielspeicherort zu viele Elemente enthält, damit automatisch Unterordner erstellt werden, wenn am Speicherort die angegebene Anzahl der Elemente überschritten wurde.

   • Geben Sie im Feld Anzahl Elemente in einem einzelnen Ordner die Anzahl der Dokumente ein, die in einem Ordner gespeichert werden können, bevor ein neuer erstellt wird.

   • Geben Sie in das Feld Format des Ordnernamens die Benennungskonvention für neu zu erstellende Ordner ein.

7. Legen Sie im Abschnitt Doppelte Übermittlungen fest, ob für Duplikate die Versionsverwaltung verwendet werden soll, oder ob bei Duplikaten immer eindeutige Zeichen an den Dateinamen des Elements angefügt werden sollen.

8. Aktivieren Sie im Abschnitt Der Kontext wird gespeichert das Kontrollkästchen, wenn Überwachungsprotokolle oder Metadaten als Überwachungseintrag für das übermittelte Element oder Dokument gespeichert werden sollen.

9. Geben Sie im Abschnitt Regel-Manager die Benutzernamen ein, bei den es sich um Regel-Manager in Ihrer Organisation handelt. Regel-Manager müssen über Websiteberechtigungen verwalten verfügen, um auf die Einstellungsseite für die Regeln der Inhaltsverwaltung zugreifen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Inhaltsorganisatorregeln zum Routen von Dokumenten.

10. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, damit E-Mail-Nachrichten automatisch an die Regel-Manager gesendet werden. Die Inhaltsorganisation kann eine E-Mail-Nachricht senden, wenn auf eine Übermittlung keine Regel zutrifft, oder wenn Inhalt an die Inhaltsorganisation übermittelt wird.

    Hinweis: E-Mail muss von Ihrem SharePoint oder Netzwerkadministrator für den Server oder Dienst konfiguriert werden, damit diese Kontrollkästchen aktiviert werden können.

11. Geben Sie im Abschnitt Übermittlungspunkte Informationen zu anderen Websites oder E-Mail-Messagingsoftware, die Inhalt an die aktuelle Website senden können.

    Tipp:  Dieser Abschnitt enthält auch die URL des Webdiensts zum Übermitteln von Inhalt an die Website für den Fall, dass Sie einen Workflow oder eine benutzerdefinierte Lösung zum Übermitteln von Dokumenten aus einem E-Mail-System erstellen möchten.