Doppelte Daten schleichen sich häufig ein, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig Daten zur Datenbank hinzufügen oder wenn die Datenbank nicht für die Suche nach Duplikaten konzipiert wurde. Es ist einfacher, eine Abfrage zu verwenden, wenn Sie viele doppelte Daten löschen möchten. Der erste Schritt besteht darin, doppelte Datensätze mit einer Abfrage in Ihrer Datenbank zu finden.
Hinweis
Die in diesem Artikel beschriebenen Methoden gelten nicht für Access-Web-Apps.
Vor dem Löschen von Daten
Sie können das Löschen von Daten nicht rückgängig machen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Datenbank bereit ist, bevor Sie versuchen, doppelte Datensätze zu löschen:
- Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht schreibgeschützt ist.
- Wenn Sie Ihre Datenbank für andere Personen freigeben, bitten Sie sie, die Objekte zu schließen, mit denen Sie arbeiten möchten, um mögliche Datenkonflikte zu vermeiden.
- Wenn Sie über Berechtigungen zum Öffnen der Datenbank im exklusiven Modus verfügen: Klicken Sie auf Datei >Öffnen und wählen Sie die Datenbank aus. Klicken Sie auf den Pfeil neben "Öffnen " und dann auf "Exklusiv öffnen".
- Denken Sie vor allem daran, Ihre Datenbank zu sichern. Die einzige Möglichkeit, gelöschte Datensätze wiederherzustellen, besteht darin, sie aus einem Backup wiederherzustellen. Bei einem Löschvorgang können auch Datensätze in verknüpften Tabellen gelöscht werden.
Hinweis
Um eine Wiederherstellung aus einer Sicherung durchzuführen, schließen Sie die Originaldatei, und benennen Sie sie um, sodass die Sicherungskopie den Namen der ursprünglichen Version verwenden kann. Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der Originalversion zu, und öffnen Sie sie in Access.
Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage
- Klicken Sie auf die Registerkarte >ErstellenAbfrageentwurf und doppelklicken Sie auf die Tabelle, aus der Sie Datensätze löschen möchten.
- Doppelklicken Sie auf das Sternchen (*), um alle Tabellenfelder zum Abfrage-Designer hinzuzufügen.
- Fügen Sie die Felder hinzu, mit denen Sie die zu löschenden Datensätze identifizieren. Angenommen, ein Kunde geht aus dem Geschäft und Sie müssen alle ausstehenden Aufträge für diesen Kunden löschen. Um nur diese Datensätze zu finden, können Sie die Felder "Kunden-ID" und "Bestelldatum" dem Entwurfsbereich hinzufügen.
- Sie können Kriterien auch in der Zeile Kriterien hinzufügen. Sie können z. B. die Kunden-ID des Kunden hinzufügen, der sein Geschäft aufgegeben hat, sowie das Datum, ab dem die Bestellungen dieses Kunden ungültig sind.
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Anzeigen" für jedes Kriterienfeld.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Ausführen. Überprüfen Sie, ob die Abfrage die zu löschenden Datensätze zurückgibt.
- Klicken Sie auf Entwurfsansicht , und klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwurf auf Löschen. Access ändert die Auswahlabfrage in eine Löschabfrage, blendet die Zeile "Anzeigen " im unteren Abschnitt des Entwurfsbereichs aus und fügt die Zeile "Löschen " hinzu.
- Eine weitere Überprüfung, bevor Sie die Löschabfrage ausführen: Stellen Sie sicher, dass in der Zeile "Löschen " in der * Spalte (alle Felder) " Von " und "Wo" angezeigt wird, sollte in einer der Kriterienspalten angezeigt werden.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Ja ausführen>.
Weitere Informationen finden Sie unter Vergleichen zweier Tabellen und Suchen nach Datensätzen ohne Übereinstimmungen.