Wenn sich links im Textkörper Ihrer E-Mail-Nachrichten befinden, die auf Dateien verweisen, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sind, zeigt Outlook verschiedene Arten von Informationen zu diesen Links an und ermöglicht Ihnen zu steuern, wer auf die verknüpften Dateien zugreifen kann.
Gewusst wie wissen, welche Links auf Dateien verweisen, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sind?
Wenn Sie einen Link zu einer Datei auf OneDrive oder SharePoint im Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht hinzufügen, zeigt Outlook diesen Link mit einem grauen Hintergrund an. Wenn Sie auf den Link klicken, wird ein kleines Dialogfeld angezeigt, in dem Sie wissen, wer auf den Link zugreifen kann.
Hinweis: Die hier aufgeführten Informationen gelten nur für Links, die im Textkörper einer E-Mail-Nachricht eingefügt wurden. Obwohl Sie Dateien direkt von OneDrive oder SharePoint an die E-Mail-Nachricht anfügen und die Berechtigungen für diese Dateien auf ähnliche Weise steuern können, gelten die Informationen in diesem Thema nur für Links, die in den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht eingefügt wurden.
Gewusst wie einen Link zu einer OneDrive- oder SharePoint Datei einfügen?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie einen Link in den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht einfügen können.
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Kopieren Sie den Link aus OneDrive oder SharePoint, und fügen Sie ihn dann in den Nachrichtentext ein.
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Wenn eine neue E-Mail-Nachricht, Antwort oder Weiterleitung geöffnet ist, wählen Sie "Nachricht > Link > Link einfügen" aus. Wählen Sie dann eine Datei aus, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert ist.
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Antworten oder Weiterleiten einer Nachricht mit vorhandenen Links.
Outlook legt die Berechtigungen auf dem Link automatisch auf das fest, was Ihr Mandantenadministrator als Standardberechtigung für Ihre Organisation ausgewählt hat.
Gewusst wie Berechtigungen für meinen Link ändern?
Wenn Sie ändern möchten, wer auf Ihren Link zu einem OneDrive oder SharePoint Dokument zugreifen kann, klicken Sie auf den Link im Textkörper der E-Mail-Nachricht, und wählen Sie dann im Dialogfeld "Berechtigungen" das Symbol > aus, um die Linkeinstellungen anzuzeigen.
Wählen Oder klicken Sie auf eine der aufgeführten Optionen.
Zusätzlich zur Auswahl einer Zugriffsebene können Sie auch die Bearbeitung zulassen (oder das Kontrollkästchen deaktivieren, um die Bearbeitung zu deaktivieren) und sogar das Herunterladen blockieren. In diesem Fall wird die verknüpfte Datei nur in einem Browserfenster geöffnet.
Hinweis: Um das Herunterladen einer Datei zu blockieren, müssen Sie die Option "Bearbeitung zulassen " deaktivieren.
Wählen Sie "Übernehmen" aus, um Ihre Änderungen zu speichern. Sie können separate Berechtigungsstufen für jeden Link festlegen, den Sie dem Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht hinzufügen.
Haben meine Empfänger Zugriff auf die verknüpfte Datei?
Outlook überprüft, ob Ihre Nachrichtenempfänger auf die Links in Ihrer Nachricht zu Dateien zugreifen können, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sind. Dieser Vorgang erfolgt schnell, kann aber zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie eine Nachricht an eine große Anzahl von Empfängern senden. Sie können Ihre Nachricht erst senden, wenn Outlook diese Überprüfung abgeschlossen hat.
Wenn Outlook bestätigt, dass mindestens ein Empfänger nicht auf Ihren Link zugreifen kann, ändert sich die Farbe des Links in Rot, und neben dem Linknamen wird ein kleines rotes Ausrufezeichen angezeigt. Wenn Sie auf den Link klicken, werden Informationen dazu angezeigt, welche Empfänger nicht auf Ihren Link zugreifen können und warum.
Im Popup können Sie den Zugriff verwalten und die Zugriffsebene des Links ändern, die Datei als Kopie statt als Link anfügen oder die Warnung ignorieren.
Tipp: Wenn Ihre E-Mail-Nachricht mehrere Links mit Zugriffsfehlern enthält, können Sie mithilfe der Tastenkombination STRG+ALT+F1 zwischen den Links mit Fehlern navigieren.
Wenn Outlook nicht überprüfen können, ob Ihre Empfänger Zugriff auf den Link haben, wird neben dem Linknamen ein kleines Ausrufezeichen angezeigt, aber die Farbe des Links wird nicht geändert. Wenn Sie auf den Link klicken, können Sie diesen Hinweis ignorieren.
Bevor Sie Ihre Nachricht senden, warnt Outlook Sie, wenn einige Ihrer Empfänger keinen Zugriff auf einen oder mehrere Links haben. Sie können "Trotzdem senden " oder " Nicht senden " auswählen, um die Zugriffsberechtigungen für den Link erneut zu überprüfen.
Senden Ihrer Nachricht
Wenn Sie versuchen, Ihre E-Mail-Nachricht zu senden, bevor Outlook überprüft hat, ob alle Empfänger auf die Links in unserer Nachricht zugreifen können, wird eine Warnmeldung angezeigt. Sie können "Trotzdem senden" oder "Nicht senden" senden und Outlook erlauben, die Überprüfung der Berechtigungen abzuschließen. Wenn Sie nichts tun, ändert sich die Warnmeldung, sobald Outlook die Überprüfung Ihrer Links abgeschlossen hat.
