Wenn Sie links im Text ihrer E-Mail-Nachrichten haben, die auf Dateien verweisen, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sind, zeigt Outlook verschiedene Arten von Informationen zu diesen Links an und ermöglicht Es Ihnen, zu steuern, wer auf die verknüpften Dateien zugreifen kann.
Gewusst wie wissen, welche Links auf Dateien verweisen, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sind?
Wenn Sie einen Link zu einer Datei auf OneDrive oder SharePoint im Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht hinzufügen, zeigt Outlook diesen Link mit einem grauen Hintergrund an. Wenn Sie auf den Link klicken, wird ein kleines Dialogfeld angezeigt, in dem Sie wissen, wer auf den Link zugreifen kann.
Hinweis: Die hier aufgeführten Informationen gelten nur für Links, die im Textkörper einer E-Mail-Nachricht eingefügt werden. Obwohl Sie Dateien direkt von OneDrive oder SharePoint an die E-Mail-Nachricht anfügen und die Berechtigungen für diese Dateien auf ähnliche Weise steuern können, gelten die Informationen in diesem Thema nur für Links, die in den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht eingefügt werden.
Gewusst wie einen Link zu einer OneDrive- oder SharePoint-Datei einfügen?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie einen Link in den Textkörper Ihrer E-Mail-Nachricht einfügen können.
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Kopieren Sie den Link aus OneDrive oder SharePoint, und fügen Sie ihn dann in den Nachrichtentext ein.
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Wenn eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet ist, antworten oder weiterleiten, wählen Sie Nachricht > Link > Link einfügen aus. Wählen Sie dann eine auf OneDrive oder SharePoint gespeicherte Datei aus.
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Antworten sie auf eine Nachricht, oder leiten Sie sie mit vorhandenen Links weiter.
Outlook legt die Berechtigungen für den Link automatisch auf das fest, was Ihr Mandantenadministrator als Standardberechtigung für Ihre organization ausgewählt hat.
Gewusst wie Berechtigungen für meinen Link ändern?
Wenn Sie ändern möchten, wer auf Ihren Link zu einem OneDrive- oder SharePoint-Dokument zugreifen kann, klicken Sie auf den Link im Textkörper der E-Mail-Nachricht, und wählen Sie dann im Dialogfeld Berechtigungen das Symbol> aus, um die Linkeinstellungen anzuzeigen.
Wählen Sie eine der aufgeführten Optionen aus, oder klicken Sie auf eine der aufgeführten Optionen.
Zusätzlich zur Auswahl einer Zugriffsebene können Sie auch die Bearbeitung zulassen (oder das Kontrollkästchen deaktivieren, um die Bearbeitung zu deaktivieren) und sogar das Herunterladen blockieren. In diesem Fall wird die mit verknüpfte Datei nur in einem Browserfenster geöffnet.
Hinweis: Um das Herunterladen einer Datei zu blockieren, müssen Sie die Option Bearbeitung zulassen deaktivieren.
Wählen Sie Übernehmen aus, um Ihre Änderungen zu speichern. Sie können separate Berechtigungsstufen für jeden Link festlegen, den Sie dem Text ihrer E-Mail-Nachricht hinzufügen.
Haben meine Empfänger Zugriff auf die verknüpfte Datei?
Outlook überprüft, ob ihre Nachrichtenempfänger auf die Links in Ihrer Nachricht zu Dateien zugreifen können, die auf OneDrive oder SharePoint gespeichert sind. Dieser Vorgang erfolgt schnell, kann aber zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie eine Nachricht an eine große Anzahl von Empfängern senden. Sie können Ihre Nachricht erst senden, wenn Outlook diese Überprüfung abgeschlossen hat.
Wenn Outlook bestätigt, dass ein oder mehrere Empfänger nicht auf Ihren Link zugreifen können, ändert sich die Farbe des Links in Rot, und neben dem Namen des Links wird ein kleines rotes Ausrufezeichen angezeigt. Wenn Sie auf den Link klicken, werden Informationen darüber angezeigt, welche Empfänger nicht auf Ihren Link zugreifen können und warum.
Im Popupfenster können Sie zugriff verwalten und die Zugriffsebene des Links ändern, die Datei als Kopie und nicht als Link anfügen oder die Warnung ignorieren.
Tipp: Wenn Ihre E-Mail-Nachricht mehrere Links mit Zugriffsfehlern enthält, können Sie mit der Tastenkombination STRG+ALT+F1 zwischen den Links mit Fehlern navigieren.
Wenn Outlook nicht überprüfen kann, ob Ihre Empfänger Zugriff auf den Link haben, wird neben dem Linknamen ein kleines Ausrufezeichen angezeigt, aber die Farbe des Links wird nicht geändert. Wenn Sie auf den Link klicken, können Sie diesen Hinweis ignorieren.
Bevor Sie Ihre Nachricht senden, warnt Outlook Sie, wenn einige Ihrer Empfänger keinen Zugriff auf einen oder mehrere Links haben. Sie können Trotzdem senden oder Nicht senden auswählen, um die Linkzugriffsberechtigungen erneut anzuzeigen.
Senden Ihrer Nachricht
Wenn Sie versuchen, Ihre E-Mail-Nachricht zu senden, bevor Outlook die Überprüfung abgeschlossen hat, um festzustellen, ob alle Empfänger auf die Links in unserer Nachricht zugreifen können, wird eine Warnmeldung angezeigt. Sie können Trotzdem senden oder Nicht senden und Outlook erlauben, die Überprüfung der Berechtigungen abzuschließen. Wenn Sie nichts tun, ändert sich die Warnmeldung, sobald Outlook die Überprüfung Ihrer Links abgeschlossen hat.
