Planen einer Besprechung in Microsoft Teams

Planen einer Besprechung

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Planen einer Besprechung in Teams:

• Um eine Besprechung mit Mitgliedern eines Chats zu planen, öffnen Sie den Chat, und wählen Sie weitere Optionen oben im Chat aus. Wählen Sie dann Besprechung planen aus.

• Planen Sie eine Besprechung aus Ihrem Teams-Kalender. Wählen Sie kalender in Teams und dann Neue Besprechung aus.

Im Planungsformular geben Sie einen Titel für Ihre Besprechung ein, laden Personen ein und fügen Besprechungsdetails hinzu. Verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten, um eine Uhrzeit zu finden, die allen Teilnehmern passt.

Im Terminplanungs-Assistenten können Sie die Zeitzonen, Zeitpläne und Verfügbarkeit der Teilnehmer während verschiedener Zeitfenster anzeigen. Im Raster Des Terminplanungs-Assistenten wird der Zeitplan der einzelnen Teilnehmer angezeigt. Schattierte Bereiche zeigen an, wenn Teilnehmer beschäftigt sind oder besprechungen mit Vorbehalt stattfinden. Unbeschattete Bereiche werden angezeigt, wenn teilnehmer frei sind. 

Nachdem Sie die Details ausgefüllt haben, wählen Sie Speichern aus, um das Planungsformular zu schließen und Teilnehmer zur Besprechung einzuladen.

Hinzufügen einer Einwahlnummer  

Fügen Sie eine Einwahlnummer und eine Konferenz-ID ein, damit teilnehmer sich in die Teams-Besprechung einwählen können. Wenn Sie die Besprechung über Outlook planen, werden die Einwahlnummer und die Konferenz-ID automatisch in der geplanten Besprechungseinladung angezeigt. Informationen zum Hinzufügen dieser Details bei der Planung in Teams finden Sie unter Hinzufügen einer Einwahlnummer für eine Besprechung in Teams.

Zuweisen von Kategorien zu einer Besprechung

Farbkodieren Sie Ihren Kalender mit Kategorien. Genau wie in Outlook können Sie jeder Besprechung in Ihrem Kalender eine oder mehrere Kategorien zuweisen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kategorien zuzuweisen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis in Ihrem Kalender.

2. Wählen Sie Kategorisieren aus.

3. Wählen Sie die gewünschte Farbe aus.

Sie können eine Besprechung auch kategorisieren, wenn Sie sie planen, indem Sie oben im Planungsformular Kategorie auswählen.

Einladen von Personen außerhalb Ihrer Organisation 

In Teams können Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen, einschließlich Personen ohne Teams-Lizenz. Sie benötigen die vollständige E-Mail-Adresse der jeweiligen Person, um sie einzuladen.

1. Create einer Besprechung oder öffnen Sie eine vorhandene Besprechung in Ihrem Teams-Kalender.

2. Geben Sie Namen in das Feld Erforderliche Teilnehmer hinzufügen ein. 

   • Wenn jemand ein optionaler Teilnehmer ist, wählen Sie optional im Feld Erforderliche Teilnehmer hinzufügen aus, und fügen Sie deren Namen hinzu.

3. Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse dieser Person ein (z. B. Jonas@beispiel.com).

4. Wählen Sie Senden oder Update senden aus. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zur Besprechung.

Einladen von Personen mit einem Link 

Mit Teams können Sie Personen über einen Besprechungslink zu einer Besprechung einladen. Gehen Sie wie folgt vor, um diesen Link zu teilen:

1. Create einer Besprechung oder öffnen Sie eine vorhandene Besprechung in Ihrem Teams-Kalender.

2. Der Besprechungslink wird als URL angezeigt. Wählen Sie Kopieren aus, um die URL zu kopieren.

Hinzufügen eines Co-Organisators

Nachdem Sie Personen zu Ihrer Besprechung eingeladen haben, können Sie bis zu 10 Mitorganisatoren hinzufügen, um Ihre Besprechung zu verwalten. Bevor Sie Mitorganisatoren hinzufügen, stellen Sie sicher, dass die Personen, die Sie hinzufügen möchten, bereits als erforderliche Teilnehmer hinzugefügt wurden, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

1. Create einer Besprechung oder öffnen Sie eine vorhandene Besprechung in Ihrem Teams-Kalender.

2. Stellen Sie sicher, dass die Personen, die Sie als Mitorganisatoren hinzufügen möchten, zur Besprechung eingeladen werden.

3. Wählen Sie Optionen > Weitere Optionen aus.

4. Wählen Sie unter Rollen im Dropdownmenü Mitorganisatoren auswählen deren Namen aus.

5. Wählen Sie Speichern aus.

Erstellen einer Kanalbesprechung

1. Wählen Sie Neue Besprechung aus.

2. Geben Sie den Namen eines Kanals in das Feld Kanal hinzufügen ein.

Kanäle können nicht mehr bearbeitet oder hinzugefügt werden, nachdem die Einladung gesendet wurde. Sie müssen eine neue Einladung mit den aktualisierten Kanälen senden.

Sobald Sie die gewünschten Personen hinzugefügt haben, wählen Sie Terminplanungs-Assistent aus, um die passendste Uhrzeit zu finden.

Wenn es sich um eine Besprechungsserie handelt, öffnen Sie das Dropdownmenü neben Nicht periodisch (unmittelbar unterhalb des Datums). Wählen Sie aus den Standardoptionen aus, wie oft dies erfolgen soll, oder wählen Sie Benutzerdefiniert aus, um Ihren eigenen Rhythmus zu erstellen.

Planen von Besprechungen in einem Kanalkalender 

Wenn Sie nicht mit dem Hinzufügen eines Kalenders zu einem Kanal vertraut sind, werden die Schritte unter Alle Ihre Besprechungen in Teams anzeigen für Sie beschrieben. Anschließend haben Sie mehrere Möglichkeiten, dem freigegebenen Kalender Ereignisse hinzuzufügen.

1. Wählen Sie in Teams das Team aus, in dem Sie Besprechungen planen möchten.

2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke den Dropdownpfeil neben Jetzt besprechen aus. 

3. Wählen Sie Besprechung planen aus.

4. Fügen Sie weitere Teilnehmer hinzu, die sich außerhalb des Teams befinden, in dem Sie die Besprechung geplant haben.

5. Wählen Sie Senden aus.

Wenn Sie Senden auswählen, erhält jeder in dem Team, für das Sie die Besprechung geplant haben, eine persönliche Einladung.

Wenn Sie Gäste und Partner von außerhalb Ihrer Organisation hinzugefügt haben, haben diese keinen Zugriff auf den Kanalkalender.

Rechtsklick für weitere Optionen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis in Ihrem Kalender, um Folgendes zu erfahren:

• Bearbeiten Sie  besprechungsdetails.

• Chatten Sie mit Teilnehmern im Besprechungschat.

• Treten Sie online bei.

• Kopieren Sie den Link .

• Wenn Sie ein Organisator sind, die Besprechung abbrechen.

• Zeigen Sie als an, um die status festzulegen, die während der Besprechungszeit in den Kalendern der Teilnehmer reflektiert wird, wenn sie die Besprechung annehmen möchten.

• Kategorisieren sie  der Besprechung.

Teilnehmen an einer Besprechung  

Bei Teams-Besprechungen wird fünf Minuten vor deren Beginn eine "Teilnehmen"-Schaltfläche bei einem Ereignis in Ihrem Kalender angezeigt. Sobald jemand der Besprechung beigetreten ist, ändert sich die Farbe des Ereignisses, damit Sie wissen, dass jemand online ist.

Wählen Sie Teilnehmen aus, um das Fenster mit den Besprechungseinstellungen zu öffnen und Ihre bevorzugten Kamera- und Mikro-Einstellungen auszuwählen, bevor Sie der Onlinebesprechung beitreten.