Planen einer Besprechung in Microsoft Teams

Bleiben Sie mit geplanten Teams-Besprechungen auf dem neuesten Stand, in denen Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten, Inhalte präsentieren und vieles mehr können.

Wenn Sie eine Besprechung in Teams planen, wird sie automatisch in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt und umgekehrt. Sie planen aus Outlook? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihrer Outlook-Besprechung Teams hinzufügen.

In diesem Artikel

Planen einer Besprechung

Hinzufügen einer Einwahlnummer

Teilnehmer einladen

Kategorisieren von Besprechungen

Terminplanungs-Assistent

Neu planen einer Besprechung

Freigeben eines Besprechungslinks

Change Show as status

Planen einer Besprechung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Besprechung in Teams zu planen.

Planen einer Kalenderbesprechung

Wählen Sie kalender in Teams aus.
Wählen Sie ein Zeitfenster im Kalender aus, oder wählen Sie Neu aus.
Fügen Sie Besprechungsdetails und Teilnehmer hinzu.
Aktivieren Sie den Umschalter Teams-Besprechung .
Wählen Sie speichern aus.

Wählen Sie kalender in Teams aus.
Wählen Sie Neue Besprechung aus.
Fügen Sie Besprechungsdetails und Teilnehmer hinzu.
Stellen Sie sicher, dass die Umschaltfläche "Onlinebesprechung " aktiviert ist.
Wählen Sie Speichern aus.

Planen einer Besprechung aus dem Chat

Wählen Sie Chat in Teams aus.
Wählen Sie oben im Chat weitere Chatoptionen aus.
Wählen Sie Besprechung planen aus.
Besprechungsdetails hinzufügen.
Wählen Sie Senden aus.

Planen einer Kanalbesprechung

Wählen Sie Teams in Teams aus.
Wählen Sie das Team aus, in dem Sie eine Besprechung planen möchten.
Wählen Sie neben Jetzt besprechen den Dropdownpfeil aus.
Wählen Sie Besprechung planen aus.
Fügen Sie weitere Teilnehmer hinzu, die sich außerhalb des Teams befinden.
Wählen Sie Senden aus.

Jeder in dem Team, für das Sie die Besprechung geplant haben, erhält eine persönliche Einladung.

Sie können einen Kanal auch zu einer regulären Besprechung einladen, indem Sie den Kanalnamen in das Feld Kanal hinzufügen eingeben. Kanäle können nicht mehr bearbeitet oder hinzugefügt werden, nachdem die Einladung gesendet wurde. Sie müssen eine neue Einladung mit den aktualisierten Kanälen senden.

Hinweise:

Einer Besprechung in einem Kanal kann jeder im Team folgen und beitreten. Diese Funktion steht in privaten Kanälen nicht zur Verfügung.
Eingeladene Personen außerhalb Ihrer Organisation haben keinen Zugriff auf den Kanalkalender.

Teilnehmer einladen

Sie können Teilnehmer zu Ihrer Teams-Besprechung einladen, während Sie sie erstellen oder danach.

Bis zu 1.000 eingeladene Personen können an einer Teams-Besprechung teilnehmen und an dieser teilnehmen. Bis zu 10.000 eingeladene Personen können an Besprechungen teilnehmen, die bereits 1.000 Teilnehmer haben.

So laden Sie Teilnehmer ein:

Erstellen Sie eine Besprechung, oder öffnen Sie eine besprechung in Ihrem Teams-Kalender.
Geben Sie Namen in das Feld Erforderliche Teilnehmer ein .
- So fügen Sie optionale Teilnehmer hinzu:
  - Wählen Sie im neuen KalenderAntwortoptionen > Optionale Teilnehmer hinzufügen aus, und fügen Sie deren Namen im Feld Optionale Teilnehmer einladen hinzu.
  - Wählen Sie im klassischen Kalender im Feld Erforderliche Teilnehmer hinzufügen die Option Optional + aus, und fügen Sie deren Namen hinzu.
- Wenn Sie jemanden außerhalb Ihrer Organisation einladen möchten, geben Sie deren vollständige E-Mail-Adresse ein (z. B. Joe@example.com).
Wählen Sie Update senden oder senden aus. Eingeladene Personen erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Besprechung.

Terminplanungs-Assistent

Zeigen Sie im Terminplanungs-Assistenten die Zeitzonen, Zeitpläne und Verfügbarkeit anderer Teilnehmer während verschiedener Zeitfenster an. Im Raster Des Terminplanungs-Assistenten wird der Zeitplan der einzelnen Teilnehmer angezeigt.

Schattierte Bereiche zeigen an, wenn Teilnehmer beschäftigt sind oder besprechungen mit Vorbehalt stattfinden.
Unbeschattete Bereiche werden angezeigt, wenn teilnehmer frei sind.
Um den Terminplanungs-Assistenten im klassischen Kalender zu verwenden, wählen Sie oben in den Besprechungsdetails den Terminplanungs-Assistenten aus.
Um den Terminplanungs-Assistenten im neuen Kalender zu verwenden, wählen Sie scheduler in Ihren Besprechungsdetails aus.

Nachdem Sie die Details ausgefüllt haben, wählen Sie Symbol „Senden“ senden aus, um das Terminplanungsformular zu schließen und Teilnehmer zur Besprechung einzuladen.

Freigeben eines Besprechungslinks

Mit Teams können Sie Personen über einen Besprechungslink zu einer Besprechung einladen. Gehen Sie wie folgt vor, um diesen Link zu teilen:

Erstellen Sie eine Besprechung, oder öffnen Sie eine besprechung in Ihrem Teams-Kalender.
Oben in den Besprechungsdetails:
1. Wählen Sie im neuen Kalender freigeben > Link "Join kopieren " aus.
2. wählen Sie im klassischen KalenderLink kopieren aus.
Fügen Sie den Link in einen Chat, einen Beitrag oder eine E-Mail ein, um ihn für andere Personen zu teilen.

Hinzufügen einer Einwahlnummer

Fügen Sie eine Einwahlnummer und eine Konferenz-ID ein, damit teilnehmer sich in die Teams-Besprechung einwählen können. Wenn Sie die Besprechung über Outlook planen, werden die Einwahlnummer und die Konferenz-ID automatisch in der geplanten Besprechungseinladung angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen einer Einwahlnummer für eine Besprechung in Teams.

Kategorisieren von Besprechungen

Codieren Sie Ihren Kalender mit Kategorien. Weisen Sie jeder Besprechung in Ihrem Kalender eine oder mehrere Kategorien zu.

So weisen Sie Kategorien zu:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis in Ihrem Kalender.
Wählen Sie Kategorisieren aus.
Wählen Sie die gewünschte Farbe aus.

Sie können eine Besprechung auch kategorisieren, wenn Sie sie planen, indem Sie oben im Planungsformular Kategorie auswählen.

Hinweis: Kanalbesprechungen können nicht kategorisiert werden.

Neu planen einer Besprechung

Planen Sie Besprechungen und Ereignisse aus Ihrem Teams-Kalender neu. Um eine Besprechungszeit schnell zu aktualisieren, wählen Sie eine Besprechung in Ihrem Teams-Kalender aus, ziehen Sie sie in ein neues Zeitfenster, und legen Sie sie ab.

Screenshot des Ziehens und Ablegens einer Teams-Besprechung in einem neuen Zeitfenster

Sie werden über die Verfügbarkeit der eingeladenen Personen benachrichtigt, bevor Sie die Besprechungszeit aktualisieren.

Sie können die Besprechungszeit auch ändern, indem Sie die Besprechungsdetails öffnen, eine neue Uhrzeit auswählen und Aktualisierung senden auswählen. Teilnehmer erhalten automatisch eine Benachrichtigung mit der aktualisierten Uhrzeit.

Change Show as status

Als Organisator können Sie die status der Besprechung in der Aktionsleiste festlegen. Wenn Teilnehmer RSVP verwenden, spiegelt ihre status automatisch die vom Organisator festgelegten status wider.

So legen Sie die Show-as-status einer Besprechung fest:

Wählen Sie im neuen Kalender Ihre aktuelle Status anzeigen aus, um das Dropdownmenü zu öffnen. Wählen Sie die status aus, die teilnehmer haben sollen, während sie sich in der Besprechung befinden.
Wählen Sie im klassischen Kalender In Ihren Besprechungsdetails als anzeigen aus. Wählen Sie die status aus, die teilnehmer haben sollen, während sie sich in der Besprechung befinden.

Die Teilnehmer können eine andere Show as status auswählen, indem sie mit der rechten Maustaste auf die Besprechung in ihrem Teams-Kalender klicken, den Mauszeiger auf Show as (Anzeigen als) bewegen und eine status auswählen.

Der Standardwert Show as (Anzeigen als ) für alle Besprechungen ist Ausgelastet.

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