Planen einer Besprechung in Microsoft Teams
Wenn Sie eine Besprechung in Outlook planen, wird sie in Teams angezeigt und umgekehrt. Jede in Teams geplante Besprechung wird automatisch zu einer Onlinebesprechung gemacht.
Sie planen aus Outlook? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihrer Outlook-Besprechung Teams hinzufügen.
Hinweis: Bis zu 1.000 eingeladene Personen können an einer Teams-Besprechung teilnehmen und über Chat, Audio und Video interagieren. Eingeladene Personen können auch an einer Besprechung teilnehmen, die bereits 1.000 Teilnehmer (bis zu 10.000) als schreibgeschützte Teilnehmer umfasst.
Planen einer Besprechung
Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Planen einer Besprechung in Teams:
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Um eine Besprechung mit Mitgliedern eines Chats zu planen, öffnen Sie den Chat, und wählen Sie weitere Optionen oben im Chat aus. Wählen Sie dann Besprechung planen aus.
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Planen Sie eine Besprechung aus Ihrem Teams-Kalender. Wählen Sie kalender in Teams und dann Neue Besprechung aus.
Im Planungsformular geben Sie einen Titel für Ihre Besprechung ein, laden Personen ein und fügen Besprechungsdetails hinzu. Verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten, um eine Uhrzeit zu finden, die allen Teilnehmern passt.
Im Terminplanungs-Assistenten können Sie die Zeitzonen, Zeitpläne und Verfügbarkeit der Teilnehmer während verschiedener Zeitfenster anzeigen. Im Raster Des Terminplanungs-Assistenten wird der Zeitplan der einzelnen Teilnehmer angezeigt. Schattierte Bereiche zeigen an, wenn Teilnehmer beschäftigt sind oder besprechungen mit Vorbehalt stattfinden. Unbeschattete Bereiche werden angezeigt, wenn teilnehmer frei sind.
Nachdem Sie die Details ausgefüllt haben, wählen Sie Speichern aus, um das Planungsformular zu schließen und Teilnehmer zur Besprechung einzuladen.
Hinzufügen einer Einwahlnummer
Fügen Sie eine Einwahlnummer und eine Konferenz-ID ein, damit teilnehmer sich in die Teams-Besprechung einwählen können. Wenn Sie die Besprechung über Outlook planen, werden die Einwahlnummer und die Konferenz-ID automatisch in der geplanten Besprechungseinladung angezeigt. Informationen zum Hinzufügen dieser Details bei der Planung in Teams finden Sie unter Hinzufügen einer Einwahlnummer für eine Besprechung in Teams.
Zuweisen von Kategorien zu einer Besprechung
Farbkodieren Sie Ihren Kalender mit Kategorien. Genau wie in Outlook können Sie jeder Besprechung in Ihrem Kalender eine oder mehrere Kategorien zuweisen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kategorien zuzuweisen:
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis in Ihrem Kalender.
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Wählen Sie Kategorisieren aus.
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Wählen Sie die gewünschte Farbe aus.
Sie können eine Besprechung auch kategorisieren, wenn Sie sie planen, indem Sie oben im Planungsformular Kategorie auswählen.
Hinweis: Kanalbesprechungen können nicht kategorisiert werden.
Einladen von Personen außerhalb Ihrer Organisation
In Teams können Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen, einschließlich Personen ohne Teams-Lizenz. Sie benötigen die vollständige E-Mail-Adresse der jeweiligen Person, um sie einzuladen.
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Create einer Besprechung oder öffnen Sie eine vorhandene Besprechung in Ihrem Teams-Kalender.
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Geben Sie Namen in das Feld Erforderliche Teilnehmer hinzufügen ein.
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Wenn jemand ein optionaler Teilnehmer ist, wählen Sie optional im Feld Erforderliche Teilnehmer hinzufügen aus, und fügen Sie deren Namen hinzu.
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Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse dieser Person ein (z. B. Jonas@beispiel.com).
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Wählen Sie Senden oder Update senden aus. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zur Besprechung.
Einladen von Personen mit einem Link
Mit Teams können Sie Personen über einen Besprechungslink zu einer Besprechung einladen. Gehen Sie wie folgt vor, um diesen Link zu teilen:
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Create einer Besprechung oder öffnen Sie eine vorhandene Besprechung in Ihrem Teams-Kalender.
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Der Besprechungslink wird als URL angezeigt. Wählen Sie Kopieren aus, um die URL zu kopieren.
Hinzufügen eines Co-Organisators
Nachdem Sie Personen zu Ihrer Besprechung eingeladen haben, können Sie bis zu 10 Mitorganisatoren hinzufügen, um Ihre Besprechung zu verwalten. Bevor Sie Mitorganisatoren hinzufügen, stellen Sie sicher, dass die Personen, die Sie hinzufügen möchten, bereits als erforderliche Teilnehmer hinzugefügt wurden, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus:
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Create einer Besprechung oder öffnen Sie eine vorhandene Besprechung in Ihrem Teams-Kalender.
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Stellen Sie sicher, dass die Personen, die Sie als Mitorganisatoren hinzufügen möchten, zur Besprechung eingeladen werden.
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Wählen Sie Optionen > Weitere Optionen aus.
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Wählen Sie unter Rollen im Dropdownmenü Mitorganisatoren auswählen deren Namen aus.
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Wählen Sie Speichern aus.
Hinweis: Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Mitorganisatoren zu einer Besprechung.
Erstellen einer Kanalbesprechung
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Wählen Sie Neue Besprechung aus.
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Geben Sie den Namen eines Kanals in das Feld Kanal hinzufügen ein.
Kanäle können nicht mehr bearbeitet oder hinzugefügt werden, nachdem die Einladung gesendet wurde. Sie müssen eine neue Einladung mit den aktualisierten Kanälen senden.
Hinweis: Einer Besprechung in einem Kanal kann jeder im Team folgen und beitreten. Diese Funktion steht in privaten Kanälen nicht zur Verfügung.
Sobald Sie die gewünschten Personen hinzugefügt haben, wählen Sie Terminplanungs-Assistent aus, um die passendste Uhrzeit zu finden.
Wenn es sich um eine Besprechungsserie handelt, öffnen Sie das Dropdownmenü neben Nicht periodisch (unmittelbar unterhalb des Datums). Wählen Sie aus den Standardoptionen aus, wie oft dies erfolgen soll, oder wählen Sie Benutzerdefiniert aus, um Ihren eigenen Rhythmus zu erstellen.
Planen von Besprechungen in einem Kanalkalender
Wenn Sie nicht mit dem Hinzufügen eines Kalenders zu einem Kanal vertraut sind, werden die Schritte unter Alle Ihre Besprechungen in Teams anzeigen für Sie beschrieben. Anschließend haben Sie mehrere Möglichkeiten, dem freigegebenen Kalender Ereignisse hinzuzufügen.
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Wählen Sie in Teams das Team aus, in dem Sie Besprechungen planen möchten.
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Wählen Sie in der oberen rechten Ecke den Dropdownpfeil neben Jetzt besprechen aus.
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Wählen Sie Besprechung planen aus.
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Fügen Sie weitere Teilnehmer hinzu, die sich außerhalb des Teams befinden, in dem Sie die Besprechung geplant haben.
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Wählen Sie Senden aus.
Wenn Sie Senden auswählen, erhält jeder in dem Team, für das Sie die Besprechung geplant haben, eine persönliche Einladung.
Wenn Sie Gäste und Partner von außerhalb Ihrer Organisation hinzugefügt haben, haben diese keinen Zugriff auf den Kanalkalender.
Rechtsklick für weitere Optionen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis in Ihrem Kalender, um Folgendes zu erfahren:
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Bearbeiten Sie besprechungsdetails.
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Chatten Sie mit Teilnehmern im Besprechungschat.
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Treten Sie online bei.
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Kopieren Sie den Link .
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Wenn Sie ein Organisator sind, die Besprechung abbrechen.
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Zeigen Sie als an, um die status festzulegen, die während der Besprechungszeit in den Kalendern der Teilnehmer reflektiert wird, wenn sie die Besprechung annehmen möchten.
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Kategorisieren sie der Besprechung.
Teilnehmen an einer Besprechung
Bei Teams-Besprechungen wird fünf Minuten vor deren Beginn eine "Teilnehmen"-Schaltfläche bei einem Ereignis in Ihrem Kalender angezeigt. Sobald jemand der Besprechung beigetreten ist, ändert sich die Farbe des Ereignisses, damit Sie wissen, dass jemand online ist.
Wählen Sie Teilnehmen aus, um das Fenster mit den Besprechungseinstellungen zu öffnen und Ihre bevorzugten Kamera- und Mikro-Einstellungen auszuwählen, bevor Sie der Onlinebesprechung beitreten.
Hinweis: Wenn es in Ihrem Kalender sich überschneidende Besprechungen gibt, wird keine "Beitreten"-Schaltfläche angezeigt. Sie können aber trotzdem mit der rechten Maustaste auf das Ereignis klicken und Online teilnehmen auswählen.
Neu planen einer Besprechung
In Ihrem Teams-Kalender können Sie Besprechungen und Ereignisse, die Sie organisiert haben, neu planen. Um eine Besprechungszeit schnell zu aktualisieren, wählen Sie in Ihrem Teams-Kalender aus, ziehen Sie sie in ein neues Zeitfenster, und legen Sie es ab.
Sie werden über die Verfügbarkeit der eingeladenen Personen benachrichtigt, bevor Sie die Besprechungszeit aktualisieren.
Sie können die Besprechungszeit auch ändern, indem Sie die Besprechungsdetails öffnen, eine neue Uhrzeit auswählen und Aktualisierung senden auswählen. Teilnehmer erhalten automatisch eine Benachrichtigung mit der aktualisierten Uhrzeit.
Festlegen der status "Show As" in einer Teams-Besprechung
Als Organisator können Sie die status der Besprechung in der Aktionsleiste festlegen. Wenn Teilnehmer RSVP verwenden, spiegelt ihre status automatisch die vom Organisator festgelegten status wider.
Als Teilnehmer können Sie ihre individuellen status für die Besprechung über Show As unabhängig von den vom Organisator festgelegten status festlegen. Die aktualisierten status werden in Ihrem Kalender angezeigt. Der Standardwert Für alle Besprechungen, die ein Organisator plant, ist "Ausgelastet".
Sie können Ihre show-as-status auf verschiedene Arten festlegen:
Auf der Seite Planungsformulardetails
Auf Ihrem Peek der Besprechung (Microsoft Surface)
In der Detailansicht der Besprechung (als Teilnehmer)
Planen einer Besprechung
So planen Sie eine Besprechung:
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Öffnen Sie die mobile Teams-App.
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Tippen Sie auf Kalender .
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Tippen Sie auf Besprechung planen .
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Tippen Sie auf Mit Besprechungs-ID teilnehmen , Jetzt besprechen oder Besprechung planen .
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Tippen Sie auf Teilnehmer hinzufügen , und fügen Sie namen der Personen hinzu, die Sie einladen möchten.
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Tippen Sie auf Für einen Kanal freigeben , um es zu einer Kanalbesprechung zu machen.
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Geben Sie weitere Besprechungsdetails ein.
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Tippen Sie auf Fertig, um die Besprechung zu planen und Teilnehmer einzuladen.
Hinweis: Einer Besprechung in einem Kanal kann jeder folgen und beitreten.
Besprechungsdetails
So zeigen Sie Besprechungsdetails an und bearbeiten sie:
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Öffnen Sie die mobile Teams-App.
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Tippen Sie auf Kalender .
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Tippen Sie auf eine Besprechung, um Details anzuzeigen.
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Tippen Sie auf Bearbeiten , um die Besprechungsdetails zu bearbeiten, wenn Sie Organisator sind.
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Wenn Sie die Besprechungsdetails aktualisiert haben, tippen Sie auf Fertig , um Updates zu senden.