Planen, wie Datensätze gesammelt werden

Manuelles Erstellen von Datensätzen

Wenn die Verwaltung von In-Place-Datensätzen für eine Dokumentbibliothek aktiviert ist, können Benutzer ein Dokument in der Bibliothek explizit als Datensatz deklarieren, indem sie die Compliancedetails des Dokuments bearbeiten. Wenn der Websitesammlungsadministrator die In-Place-Datensatzverwaltung aktiviert, gibt der Websitesammlungsadministrator an, wer Datensätze deklarieren und die Deklaration rückgängig machen und ob Benutzer Dokumente bearbeiten oder löschen können sollen, nachdem sie zu Datensätzen geworden sind.

Wenn eine Verbindung mit einer Datencenterwebsite erstellt wurde, können Benutzer Dokumente mithilfe des Befehls Senden an manuell an die Datencenterwebsite senden. Wenn ein Farmadministrator eine Verbindung mit der Datencenter-Website konfiguriert, wird dieser Befehl für alle aktiven Dokumente verfügbar. Je nachdem, wie die Verbindung konfiguriert ist, können Dokumente entweder auf die Datencenter-Website kopiert, in die Datencenterwebsite verschoben oder auf die Datencenter-Website mit einem Link zum verwalteten Dokument verschoben werden.

Das manuelle Senden von Datensätzen an die Datencenter-Website ist zwar keine praktische, umfangreiche Lösung, sie kann jedoch als Ergänzung anderer Methoden zum Erstellen von Datensätzen verwendet werden.

Definieren einer Richtlinie

Eine Aufbewahrungsrichtlinie gibt Aktionen an, die an bestimmten Zeitpunkten an Dokumenten ausführen werden sollen. Richtlinienaktionen erfolgen automatisch. Benutzer müssen die Aktion nicht starten.

Zwei Richtlinienaktionen beziehen sich speziell auf das Verwalten von Datensätzen: Übertragen eines Dokuments an einen anderen Speicherort und Deklarieren eines Dokuments als Datensatz. Wenn eine Verbindung mit einer Datencenterwebsite besteht, können Sie eine Richtlinie erstellen, die Dokumente an eine Datencenterwebsite sendet. Die Richtlinie gibt außerdem an, ob das Dokument auf die Datenarchiv-Website kopiert, verschieben oder verschieben und ein Link in der Dokumentbibliothek hinterlassen werden soll. Wenn die Verwaltung von In-Place-Datensätzen für die Website aktiviert ist, können Sie eine Richtlinie erstellen, die ein Dokument als Datensatz deklariert. Sie können auch das SharePoint objektmodell verwenden, um eine benutzerdefinierte Aktion zu erstellen.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann mehrere Stufen haben. Sie können z. B. eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die alle früheren Versionen eines Dokuments ein Jahr nach der letzten Änderung des Dokuments löscht und das Dokument fünf Jahre nach der letzten Änderung an eine Datencenter-Website überträgt.

Wenn die Verwaltung von In-Place-Datensätzen für eine Website aktiviert ist, kann die Website sowohl aktive Dokumente als auch Datensätze enthalten. In diesem Fall können Sie unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien für aktive Dokumente und Datensätze festlegen. Sie können z. B. eine Richtlinie erstellen, die ein aktives Dokument zwei Jahre nach der Erstellung als Datensatz deklariert, und eine zweite Richtlinie erstellen, mit der ein Datensatz sieben Jahre nach seiner Deklarieren als Datensatz gelöscht wird.

Erstellen eines Workflows

Wenn Sie einen Workflow erstellen, können Sie eine Aktion hinzufügen, um ein Element an ein Repository zu senden. Mithilfe dieser Aktion können Sie Workflows erstellen, die Dokumente an eine Datencenterwebsite senden. Sie können auch andere Aktionen in den Workflow integrieren. Sie können z. B. einen Workflow erstellen, der eine E-Mail-Nachricht an den Autor eines Dokuments sendet, der die Genehmigung anfordert, und dann das Dokument an eine Datencenter-Website sendet. Sie können Richtlinien und Workflows kombinieren, indem Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, mit der der neue Workflow ein Jahr nach Erstellung eines Dokuments ausgeführt wird.

Sie können das Datenobjektmodell SharePoint, um einen benutzerdefinierten Workflow zu erstellen, mit dem Dateien auf die Datencenterwebsite kopiert werden. Ein Workflow, der Dateien an die Datencenter-Website sendet, kann in Ihr Dokumentverwaltungssystem als Teil eines Workflows integriert werden, der ein Dokument durch seinen Lebenszyklus führt. Bei Dokumenttypen mit einem vorhersehbaren Lebenszyklus, z. B. Spesenabrechnungen, können Sie einen Workflow implementieren, der das Dokument durch die verschiedenen Stufen führt, und als letzten Schritt eine Kopie des Dokuments an die Datencenter-Website senden. Der Workflow kann durch Erstellen eines neuen Dokuments ausgelöst werden.

Verwenden einer benutzerdefinierten Lösung

Sie können benutzerdefinierte Lösungen entwickeln, die Objekte im Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy -Namespace verwenden, um Inhalte aus anderen Datenquellen an die Datencenterwebsite zu senden. Weitere Informationen zum Implementieren benutzerdefinierter Lösungen mit dem SharePoint-Objektmodell finden Sie im SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).