Whiteboard bietet Teams raum, um gemeinsam zu denken, verschiedene Ideen auszuprobieren und den besten Plan zu erstellen. Whiteboard ist vollständig in Microsoft Teams integriert, was das Planen von Projekten vor, während und nach einer Teams-Besprechung erleichtert.
Sehen Sie sich diese Tipps an, um Whiteboard während Der nächsten Planungssitzung optimal zu nutzen.
Vorbereiten des Whiteboards im Voraus
Hier sind einige Vorschläge, wie Sie Ihr Whiteboard vor der Besprechung vorbereiten können:
-
Erstellen Sie ein neues Whiteboard über den Boardauswahlbildschirm.
-
Wählen Sie im Bereich Erstellen die Option Vorlagen > Projektplanung aus.
-
Wählen Sie eine Vorlage aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Wählen Sie z. B. die Vorlage Täglicher Stand-up aus, um Arbeitsauslastungen und alltägliche Aufgaben nachzuverfolgen. Oder wählen Sie Projektstart aus, wenn Sie die langfristigen Ziele Ihres Teams definieren müssen.
-
Passen Sie die Vorlage an Ihre Anforderungen an. Sie können z. B. zusätzliche Notizen hinzufügen, Farben ändern oder Hervorhebungspfeile hinzufügen.
-
Laden Sie Bilder oder relevante Dokumente als PDF-Dateien hoch.
-
Weitere Informationen finden Sie unter Whiteboard Features und Funktionen.
Sobald Ihr Board bereit ist, können Sie einen Link an Ihr Team senden.
Übernehmen der Kontrolle über die Besprechung
Sobald die Besprechung beginnt, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr Board zu teilen:
-
Wählen Sie im Freigabebereich der Besprechung das Symbol Freigeben aus.
-
Wählen Sie im Abschnitt Whiteboard die Option Microsoft Whiteboard aus.
Die Boardauswahlansicht wird geöffnet. Sie können das Board, das Sie bereits vorbereitet haben, aus der Liste auswählen oder ein neues Board starten.
Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche Whiteboard Features, die Sie beim Leiten der Besprechung verwenden können:
-
Lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihres Teams mit dem Laserpointer-Tool.
-
Verwenden Sie das Textmarkertool oder Pfeilformen, um wichtige Konzepte zu nennen.
-
Fügen Sie neue Kurznotizen hinzu, um die Diskussion nachzuverfolgen.
Halten Sie Ihr Team aktiv
Erinnern Sie Ihr Team daran, dass es die folgenden Tools verwenden kann, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten:
-
Fügen Sie Kurznotizen hinzu, um neue Ideen nachzuverfolgen.
-
Verwenden Sie Kurznotizenreaktionen wie Häkchen oder Smileys, um über Ideen abzustimmen.
-
Zeichnen Sie mit dem Freihandtool auf das Brett oder schreiben Sie Notizen.
-
Laden Sie Bilder hoch, einschließlich Stockbildern von Bing.
Mithilfe von Cursorn für die Zusammenarbeit können Sie leicht nachverfolgen, welche Besprechungsteilnehmer welche Änderungen vornehmen.
Setzen Sie Ihren Plan in die Tat um
Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge zur Nachverfolgung nach der Besprechung, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten:
-
Senden Sie eine Nachricht mit dem Ergebnis und allen Nachfragen an die Teilnehmer. Sie können auch einen Link zum Whiteboard einfügen.
-
Erinnern Sie die Besprechungsteilnehmer daran, dass sie das Whiteboard in ihrer Boardauswahl finden können.
-
Senden Sie eine Momentaufnahme des fertigen Whiteboards an alle Personen, die die Besprechung verpasst haben. Wählen Sie im Menü Einstellungen die Option Bildexportieren aus.
-
Weitere Informationen finden Sie unter Weiterarbeiten an einem Whiteboard nach einer Besprechung.
Ausführen regelmäßiger Planungssitzungen
Wenn Sie regelmäßige Planungsbesprechungen einrichten möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen eines Planungskanals in Teams und Hinzufügen eines Whiteboards
-
Navigieren Sie zu Ihrem Team in Teams, wählen Sie das . . .- Menü aus, und fügen Sie einen Kanal hinzu. Der Name sollte der Zeitraum sein, für den Sie planen (z. B. „Erstes Quartal“).
-
Wählen Sie im selben Kanal oben die Schaltfläche + aus, suchen Sie nach Whiteboard, und wählen Sie dann Speichern aus.
-
Ihr Whiteboard ist an den Kanal angefügt, und Sie können mit der Planung beginnen.
-
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über den Kanal und das Board Bescheid weiß, indem Sie sie in Teams erwähnen.
Abschließen des Planungsprozesses
-
Gestalten Sie die Struktur des Boards mit einer Projektplanungsvorlage, oder erstellen Sie eine eigene.
-
Schreiben Sie Anweisungen an einer gut sichtbaren Stelle auf dem Board, damit die Teammitglieder wissen, wie sie es verwenden können.
-
Einige Anweisungen können z. B. die Erklärung bestimmter Farben umfassen, um anzugeben, unter welche Bereiche bestimmte Features fallen, welche Reaktionen die Annahme von Features darstellen, und so weiter.
-
Sie können Teammitglieder anweisen, Backlogelemente auf dem Board in farblich codierte Haftnotizen einzutragen.
-
Verwenden Sie während Besprechungen im Zusammenhang mit der Planung das Board, um Elemente im Backlog zu verschieben und verwandte Unterhaltungen zu erleichtern.
-
Nachdem Sie einen Plan festgelegt haben, migrieren Sie ihn in Ihr Projektmanagementsystem.
