Whiteboard bietet Teams einen Raum, in dem sie gemeinsam denken, verschiedene Ideen ausprobieren und den besten Plan erstellen können. Whiteboard ist vollständig in Microsoft Teams integriert, was die Planung von Projekten vor, während und nach einer Teams-Besprechung erleichtert.
Sehen Sie sich diese Tipps an, um Whiteboard während Ihrer nächsten Planungssitzung optimal zu nutzen.
Bereiten Sie Ihr Whiteboard im Voraus vor
Hier sind einige Vorschläge, wie Sie Ihr Whiteboard vor der Besprechung vorbereiten können:
- Erstellen Sie ein neues Whiteboard über den Boardauswahlbildschirm.
- Wählen Sie im Bereich Erstellen die Option Vorlagen>Projektplanung.
- Wählen Sie eine Vorlage aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Wählen Sie beispielsweise die Vorlage "Tägliches Stehen", um die Arbeitsbelastung und alltägliche Aufgaben nachzuverfolgen. Oder wählen Sie Projekt-Kickoff aus, wenn Sie die langfristigen Ziele Ihres Teams definieren müssen.
- Passen Sie die Vorlage an Ihre Anforderungen an. Sie können beispielsweise zusätzliche Notizen hinzufügen, Farben ändern oder Hervorhebungspfeile hinzufügen.
- Laden Sie Bilder oder relevante Dokumente als PDFs hoch.
- Weitere Informationen finden Sie unter Whiteboardfeatures und -funktionen
Sobald Ihr Board fertig ist, können Sie einen Link an Ihr Team senden.
Übernehmen der Kontrolle über die Besprechung
Sobald die Besprechung beginnt, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr Board freizugeben:
- Wählen Sie im Freigabebereich der Besprechung das Symbol Freigeben aus.
- Wählen Sie im Abschnitt Whiteboard die Option Microsoft Whiteboard aus.
Die Boardauswahl wird geöffnet. Sie können das bereits vorbereitete Board aus der Liste auswählen oder ein neues Board starten.
Hier sind einige zusätzliche Whiteboard-Features, die Sie bei der Leitung der Besprechung verwenden können:
- Lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihres Teams mit dem Laserpointer-Tool.
- Verwenden Sie das Textmarkertool oder Pfeilformen, um wichtige Konzepte hervorzuheben.
- Fügen Sie neue Kurznotizen hinzu, um die Diskussion zu verfolgen.
Halten Sie Ihr Team aktiv
Erinnern Sie Ihr Team daran, dass es die folgenden Tools verwenden kann, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten:
- Fügen Sie Haftnotizen hinzu, um bei neuen Ideen den Überblick zu behalten.
- Verwenden Sie Kurznotizreaktionen wie Häkchen oder Smileys, um über Ideen abzustimmen.
- Zeichnen Sie auf dem Brett oder schreiben Sie Notizen von Hand mit dem Freihandwerkzeug.
- Laden Sie Bilder hoch, einschließlich Archivbilder von Bing.
Kollaborative Cursor erleichtern den Überblick, welche Besprechungsteilnehmer welche Änderungen vornehmen.
Setzen Sie Ihren Plan in die Tat um
Hier sind einige Vorschläge für die Nachbereitung nach der Besprechung, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten:
- Senden Sie eine Nachricht mit dem Ergebnis und allen Nachfragen an die Teilnehmer. Sie können auch einen Link zum Whiteboard einfügen.
- Erinnern Sie Besprechungsteilnehmer daran, dass sie das Whiteboard in ihrer Boardauswahl finden können.
- Senden Sie eine Momentaufnahme des fertigen Whiteboards an alle, die die Besprechung verpasst haben. Wählen Sie im Menü "Einstellungen" die Option "Bild exportieren " aus.
- Weitere Informationen finden Sie unter "Nach einer Besprechung mit der Arbeit an einem Whiteboard fortfahren".
Regelmäßige Planungssitzungen durchführen
Wenn Sie regelmäßige Planungsbesprechungen einrichten möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen eines Planungskanals in Teams und Hinzufügen eines Whiteboards
- Navigieren Sie zu Ihrem Team in Teams, wählen Sie das Menü . . . aus, und fügen Sie einen Kanal hinzu. Der Name sollte der Zeitraum sein, für den Sie planen (z. B. „Erstes Quartal“).
- Wählen Sie im selben Kanal oben die + -Schaltfläche aus, suchen Sie nach Whiteboard, und wählen Sie dann Speichern aus.
- Ihr Whiteboard ist an den Kanal angefügt, und Sie können mit der Planung beginnen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über den Kanal und das Board Bescheid weiß, indem Sie sie in Teams erwähnen.
Abschließen des Planungsprozesses
- Legen Sie die Struktur des Boards mit einer Projektplanungsvorlage fest, oder erstellen Sie eine eigene.
- Schreiben Sie Anweisungen an einer gut sichtbaren Stelle auf dem Board, damit die Teammitglieder wissen, wie sie es verwenden können.
- Einige Anweisungen können z. B. die Erklärung bestimmter Farben umfassen, um anzugeben, unter welche Bereiche bestimmte Features fallen, welche Reaktionen die Annahme von Features darstellen, und so weiter.
- Sie können Teammitglieder anweisen, Backlogelemente auf dem Board in farblich codierte Haftnotizen einzutragen.
- Verwenden Sie während Besprechungen im Zusammenhang mit der Planung das Board, um Elemente im Backlog zu verschieben und verwandte Unterhaltungen zu erleichtern.
- Nachdem Sie einen Plan festgelegt haben, migrieren Sie ihn in Ihr Projektmanagementsystem.