Microsoft 365 kann so konfiguriert werden, dass eine Vertraulichkeitsbezeichnung für eine Datei oder E-Mail empfohlen oder automatisch angewendet wird, wenn sie vertrauliche geschäftliche oder persönliche Informationen enthält, z. B. Sozialversicherungsnummern, Kartennummern oder Bankkontonummern. Auf diese Weise können Sie Ihre Dateien und Nachrichten mit den Datenschutzrichtlinien Ihrer organization konform halten, auch wenn Sie keine Vertraulichkeitsbezeichnung manuell angewendet haben.
Hinweis
Wenn Sie ein IT-Administrator sind und nach Informationen zum Konfigurieren dieses Features suchen, lesen Sie Automatisches Anwenden einer Vertraulichkeitsbezeichnung auf Inhalte.
Wie Microsoft 365 Vertraulichkeitsbezeichnungen automatisch anwendet oder empfiehlt
Wichtig
Automatische Vertraulichkeitsbezeichnungen werden von Ihrer organization konfiguriert. Sie haben möglicherweise die Möglichkeit, sie Datei für Datei zu ändern, aber Sie können sie nicht vollständig deaktivieren.
Informationen zur Verfügbarkeit dieses Features in verschiedenen Microsoft 365-Apps und -Plattformen finden Sie unter Verwalten von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office-Apps.
Word, Excel und PowerPoint
Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung automatisch angewendet wird, wird ein Richtlinientipp mit dem Namen der angewendeten Bezeichnung sowie einer optionalen Nachricht des Administrators angezeigt.
Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung empfohlen wird, wird ein Richtlinientipp mit dem Namen der empfohlenen Bezeichnung sowie einer optionalen Meldung ihres Administrators angezeigt. Wählen Sie Vertraulichkeit anwenden , um die empfohlene Bezeichnung anzuwenden, oder wählen Sie X , um den Richtlinientipp zu schließen, ohne ihn anzuwenden.
So entfernen Sie vertrauliche Inhalte, anstatt die Vertraulichkeitsbezeichnung anzuwenden
In Word werden sensible Inhalte, die die Empfehlung für Vertraulichkeitsbezeichnungen ausgelöst haben, mit einer roten Unterstreichung und einer rosa Hervorhebung gekennzeichnet.
Wenn die Schaltfläche "Vertrauliche Inhalte anzeigen " im Richtlinientipp angezeigt wird, können Sie alle vertraulichen Inhalte gleichzeitig anzeigen, indem Sie sie auswählen.
Hinweis
Diese Funktion ist derzeit für Kunden im Semi-Annual Kanal von Word für Microsoft 365 nicht verfügbar.
Dadurch wird der Editor-Bereich geöffnet, in dem eine Übersicht über sensible Inhalte im Dokument sowie die üblichen Korrektur- und Verfeinerungsempfehlungen angezeigt werden. Wenn Sie eine sensible Inhaltskategorie wie "Kreditkartennummer" auswählen, können Sie alle Instanzen der vertraulichen Inhalte über den Editorbereich oder das Kontextmenü überprüfen und entfernen.
Outlook
Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung automatisch angewendet wird, wird ein Richtlinientipp mit dem Namen der angewendeten Bezeichnung sowie einer optionalen Nachricht des Administrators angezeigt.
Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung empfohlen wird, wird ein Richtlinientipp mit dem Namen der empfohlenen Bezeichnung sowie einer optionalen Meldung ihres Administrators angezeigt. Wählen Sie Vertraulichkeit anwenden , um die Bezeichnung anzuwenden, oder wählen Sie X , um den Richtlinientipp zu schließen, ohne die Bezeichnung anzuwenden.
Wählen Sie unten eine Überschrift aus, um weitere Informationen zu erhalten.
Wenn Microsoft 365 keine Vertraulichkeitsbezeichnung anwendet oder empfiehlt
Microsoft 365 wendet nicht automatisch eine Vertraulichkeitsbezeichnung an, wenn:
- Eine Vertraulichkeitsbezeichnung wurde manuell auf die Datei oder E-Mail angewendet.
- Die Datei oder E-Mail weist bereits eine Bezeichnung auf, die vertraulicher ist als die Bezeichnung, die automatisch angewendet worden wäre.
Microsoft 365 empfiehlt keine Vertraulichkeitsbezeichnung, wenn:
- Die Datei oder E-Mail weist bereits eine Vertraulichkeitsbezeichnung auf, die der gleichen oder einer höheren Vertraulichkeitsstufe entspricht als die Bezeichnung, die empfohlen worden wäre.
So erkennt Microsoft 365 vertrauliche Informationen
- In Word, Excel und PowerPoint startet die Erkennung automatisch, wenn Sie ein Dokument öffnen, und wird während der Bearbeitung im Hintergrund fortgesetzt.
- In Outlook für Windows wird die Erkennung automatisch gestartet, wenn Sie eine neue Nachricht verfassen, eine bestehende Nachricht beantworten oder weiterleiten.
- In Outlook im Web erfolgt die Erkennung, wenn ein Nachrichtenentwurf gespeichert wird.
Hinweis
Da diese Funktion Ihre Daten mit einem Microsoft 365-Dienst analysiert, sind Sie möglicherweise über Ihre Datensicherheit besorgt. Weitere Informationen finden Sie unter "Verbundene Erfahrungen" in Office .
Anforderungen
Die folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein, damit Microsoft 365 automatisch eine Vertraulichkeitsbezeichnung anwenden oder empfehlen kann:
Ihnen ist eine der folgenden Lizenzen zugewiesen:
- Office 365 E5
- Microsoft 365 E5 oder Microsoft 365 E5 Compliance
- Azure Information Protection Premium P2
Sie sind mit dem Internet verbunden.
Microsoft 365 ist so konfiguriert , dass die Verwendung verbundener Erfahrungen in Office möglich ist, die Inhalte analysieren.
Sie verwenden eine Version von Office, die automatische und empfohlene Vertraulichkeitsbezeichnungen unterstützt.
Ihr Administrator hat die Bedingungen konfiguriert , die dieses Feature auslösen, und konfiguriert, ob die Vertraulichkeitsbezeichnung automatisch angewendet oder empfohlen werden soll.
Beschränkungen
Microsoft 365 verhindert nicht, dass Benutzer Dateien speichern, schließen oder E-Mail-Nachrichten senden, bevor sensible Begriffe erkannt wurden. Dies bedeutet, dass es möglich ist, dass automatische Vertraulichkeitsbezeichnungen nicht immer abgeschlossen werden können.
Um zusätzliche Abdeckung zu erhalten, sollten Administratoren die automatische Vertraulichkeitsbezeichnung für ruhende Inhalte mit Azure Information Protection Scanner und Microsoft Cloud Application Security konfigurieren.
In Excel wird eine Teilmenge des Inhalts für die Auswertung berücksichtigt. Derzeit werden Inhalte mit bis zu 150.000 Zellen für die in der Cloud gespeicherten Dateien und 150.000 Zeichen für die lokalen Dateien berücksichtigt. Die Empfehlung oder automatische Anwendung von Bezeichnungen wird für Dateien, die diese Grenzwerte überschreiten, nicht unterstützt.
Vertrauliche Informationen, die in bestimmten Objekten enthalten sind, werden nicht erkannt. B.:
- Freihand
- Eingebettete Dateien
- Andere Objekte als Zellen, z. B. PivotTables oder SmartArt (Excel)
- Zellen mit Formel- oder Berechnungsausgabe (Excel)
- Kommentare, Kopfzeilen, Fußzeilen, Fußnoten, Endnoten und Textfelder (Word für das Web)
- Kommentare, Kopfzeilen, Fußzeilen, Fußnoten, Endnoten und Textfelder (Excel)
- Formen und SmartArt (Word)
- Notizen (PowerPoint)
Beim Öffnen oder Bearbeiten von vertraulichen Inhalten kann es zu einer Verzögerung kommen, bevor eine Bezeichnung automatisch angewendet oder empfohlen wird. Die Länge der Verzögerung hängt von der Menge des auszuwertenden Inhalts und der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung ab und kann zwischen wenigen Sekunden und mehreren Minuten liegen. Wir arbeiten daran, diese Verzögerung im Laufe der Zeit zu verringern.
In der Word-Desktop-App werden sensible Begriffe in nicht geposteten Kommentaren nicht gescannt (dies gilt nur für die neue Kommentarerfahrung).
In der Word-Desktop-App werden vertrauliche Inhalte durch Entfernen vertraulicher Inhalte nicht aus nachverfolgten Änderungen oder anderen Versionen des Dokuments entfernt.
In Outlook wird nur die zu verfassende Nachricht, nicht der Nachrichtenverlauf, bei der Überprüfung berücksichtigt, und die Betreffzeile wird nicht in die Überprüfung einbezogen.
Siehe auch
Bekannte Probleme mit dem automatischen Anwenden oder Empfehlen von Vertraulichkeitsbezeichnungen
Anwenden von Vertraulichkeits-Beschriftungen auf Ihre Dokumente und E-Mails in Office
Automatisches Anwenden einer Vertraulichkeitsbezeichnung auf Inhalte
Funktionsweise von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Office-Apps