Sie können Ihre Dateien mithilfe der Office-Programme im PDF-Format speichern oder sie nach PDF zu konvertieren oder in professionellen Druckereien drucken zu lassen. Und Sie benötigen keine andere Software oder Add-Ins.
Verwenden Sie das PDF-Format, wenn die Datei folgende Merkmale erfüllen soll:
- Sie sieht auf fast allen Computern gleich aus.
- Die Größe des Dokuments ist kleiner.
- Sie entspricht einem Industrieformat.
Beispiele sind Lebensläufe, juristische Dokumente, Newsletter, Dateien, die gelesen (nicht bearbeitet) und gedruckt werden sollen, und Dateien, die für den professionellen Druck bestimmt sind.
Wichtig
- Viele Programme, einschließlich Microsoft Word, haben die Möglichkeit, PDF-Dateien zu öffnen und zu bearbeiten. Das bloße Freigeben einer Datei als PDF reicht nicht aus, um zu gewährleisten, dass der Empfänger die Datei nicht bearbeiten kann.
- Wenn Sie Ihre Kalkulationstabelle in eine PDF-Datei konvertieren, gehen die internen Links innerhalb der Kalkulationstabelle während der Konvertierung verloren, sodass die Links überprüft werden müssen. Externe Links zu anderen Quellen sind jedoch in Ordnung.
Wählen Sie zum Anzeigen von schrittweisen Anleitungen ein Office-Programm aus der Dropdownliste aus.
Welches Office-Programm verwenden Sie?
Access
Öffnen Sie die Tabelle oder den Bericht, die bzw. den Sie als PDF veröffentlichen möchten.
Wählen Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportierendie Option PDF oder XPS aus.
Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für das Dokument ein, oder wählen Sie ihn aus.
Wählen Sie in der Liste Dateitypdie Option PDF (*.pdf) aus.
- Wenn das Dokument eine hohe Druckqualität erfordert, wählen Sie Standard (Online-Veröffentlichung und Druck)aus.
- Wenn die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität ist, wählen Sie Mindestgröße (Onlineveröffentlichung) aus.
Wählen Sie Optionen aus, um festzulegen, ob die Seite gedruckt werden soll, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie OK aus.
Wählen Sie Veröffentlichen aus.
Excel
Hinweis
Power View-Blätter können nicht als PDF-Dateien gespeichert werden.
Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
Wählen Sie Speichern unter oder Kopie speichern aus.
Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.
Wählen Sie in der Liste Dateitypdie Option PDF (*.pdf) aus.
- Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
- Wenn das Dokument eine hohe Druckqualität erfordert, wählen Sie Standard (Online-Veröffentlichung und Druck)aus.
- Wenn die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität ist, wählen Sie Mindestgröße (Onlineveröffentlichung) aus.
Wählen Sie Optionen aus, um festzulegen, ob die Seite gedruckt werden soll, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Weitere Informationen zum Dialogfeld „Optionen“ in Excel finden Sie unter Weitere Informationen zu den PDF-Optionen. Wählen Sie OK aus, wenn Sie fertig sind.
Wählen Sie Speichern aus.
OneNote
- Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
- Wählen Sie Exportieren aus.
- Wählen Sie unter Aktuell exportieren den Teil des Notizbuchs aus, den Sie als PDF speichern möchten.
- Wählen Sie unter Format auswählen die Option PDF (*.pdf) aus, und wählen Sie dann Exportieren aus.
- Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen für das Notizbuch ein.
- Wählen Sie Speichern aus.
PowerPoint
Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
Wählen Sie Exportieren aus.
Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.
Wählen Sie in der Liste Dateitypdie Option PDF (*.pdf) aus.
- Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
- Wenn das Dokument eine hohe Druckqualität erfordert, wählen Sie Standard (Online-Veröffentlichung und Druck)aus.
- Wenn die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität ist, wählen Sie Mindestgröße (online veröffentlichen) aus.
Wählen Sie Optionen aus, um festzulegen, ob die Seite gedruckt werden soll, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie OK aus, wenn Sie fertig sind.
Wählen Sie Speichern aus.
Project
- Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Exportieren aus.
- Wählen Sie PDF/XPS-Dokument erstellen und dann PDF/XPS erstellen aus.
- Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.
- Wählen Sie in der Liste Dateitypdie Option PDF Files (*.pdf)oder XPS Files (*.xps) aus, und wählen Sie dann OK aus.
- Wählen Sie im Dialogfeld Dokumentexportoptionen einen Veröffentlichungsbereich aus, um zu ermitteln, ob nicht druckbare Informationen eingeschlossen werden sollen, und ob ISO 19500-1-Konformität (PDF/A) eingehalten werden soll.
Tipps zum Formatieren
Project unterstützt nicht jedes PDF- oder XPS-Formatierungsfeature, aber Sie können trotzdem einige Druckoptionen verwenden, um das Erscheinungsbild des endgültigen Dokuments zu ändern.
Wählen Sie Datei>drucken aus, und ändern Sie dann eine der folgenden Optionen:
- Datumsangaben
- Ausrichtung
- Papierformat
- Seite einrichten
Im Dialogfeld Seite einrichten können Sie auf den folgenden Registerkarte Optionen ändern:
- Seitenränder
- Legende
- Ansicht
Publisher
Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
Wählen Sie Speichern unter aus.
Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.
Wählen Sie in der Liste Dateitypdie Option PDF (*.pdf) aus.
Wenn Sie die Optimierung des Dokuments ändern möchten, wählen Sie Ändern aus. (Wählen Sie Optionen in Publisher 2013 oder Publisher 2016 aus.)
- Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen an der Grafikauflösung und den nicht druckbaren Informationen vor.
- Wählen Sie Druckoptionen aus, um Änderungen an den Druckoptionen für das Dokument vorzunehmen.
- Wählen Sie OK aus, wenn Sie fertig sind.
Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen.
Wählen Sie Speichern aus.
Visio
Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Exportieren aus.
Wählen Sie PDF/XPS-Dokument erstellen und dann PDF/XPS erstellen aus.
Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.
Wählen Sie in der Liste Dateitypdie Option PDF (*.pdf) aus.
- Soll die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Speichern automatisch anzeigen.
- Wenn das Dokument eine hohe Druckqualität erfordert, wählen Sie Standard (Online-Veröffentlichung und Druck)aus.
- Wenn die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität ist, wählen Sie Mindestgröße (Onlineveröffentlichung) aus.
Wählen Sie Optionen aus, um festzulegen, ob die Seite gedruckt werden soll, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie OK aus.
Wählen Sie Veröffentlichen aus.
Word
- Wenn die Datei zuvor gespeichert wurde, wählen Sie Datei>Kopie speichern aus.
Wenn die Datei nicht gespeichert ist, wählen Sie Datei>Speichern unter oder Kopie speichern aus. - Wählen Sie Durchsuchen aus, um den Speicherort auf Ihrem Computer auszuwählen, an dem Sie die Datei speichern möchten.
- Wählen Sie in der Dropdownliste PDF aus.
- Wählen Sie Speichern aus.
Wählen Sie Weitere Optionen>Optionen aus , um Ihre PDF-Datei anzupassen.
- Wenn Sie nur einige Seiten Ihre Dokuments in eine PDF-Datei konvertieren möchten, wählen Sie unter Seitenbereich eine Option aus.
- Sollen nachverfolgte Änderungen in die PDF-Datei einbezogen werden, wählen Sie unter Was veröffentlichen die Option Dokument mit Markups aus. Andernfalls stellen Sie sicher, dass Dokument ausgewählt ist.
- Wenn Sie eine Reihe von Textmarken in der PDF-Datei erstellen möchten, wählen Sie Textmarken erstellen mithilfe von aus. Wählen Sie dann Überschriften oder, wenn Sie im Dokument bereits Textmarken hinzugefügt haben, Word-Textmarken aus.
- Sollen die Dokumenteigenschaften in die PDF-Datei aufgenommen werden, stellen Sie sicher, dass Dokumenteigenschaften ausgewählt ist.
- Damit das Dokument mit Software für Bildschirmsprachausgabe einfacher lesbar ist, wählen Sie Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aus.
- ISO 19005-1-konform (PDF/A) Diese Option gibt das PDF-Dokument als PDF-Version 1.7 aus, die ein Archivierungsstandard ist. PDF/A trägt dazu bei, dass ein Dokument gleich aussieht, wenn es später auf einem anderen Computer geöffnet wird.
- Bitmaptext, wenn Schriftarten möglicherweise nicht eingebettet sind Wenn Schriftarten nicht in das Dokument eingebettet werden können, verwendet die PDF Bitmapbilder des Texts, sodass die PDF-Datei genauso aussieht wie das Originaldokument. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist und die Datei eine Schriftart verwendet, die nicht eingebettet werden kann, kann der PDF-Reader eine andere Schriftart ersetzen.
- Verschlüsseln des Dokuments mit einem Kennwort Um den Zugriff einzuschränken, damit nur Personen mit dem Kennwort die PDF öffnen können, wählen Sie diese Option aus. Wenn Sie OK auswählen, öffnet Word das Feld PDF-Dokument verschlüsseln, in dem Sie ein Kennwort eingeben und erneut eingeben können.
Öffnen und Kopieren von Inhalt aus einer PDF-Datei in Word
Sie können jeden gewünschten Inhalt aus einer PDF-Datei kopieren, indem Sie diese in Word öffnen.
Wechseln Sie zu Datei>öffnen , und navigieren Sie zur PDF-Datei. Word öffnet den Inhalt der PDF-Datei in einer neuen Datei. Sie können jeden gewünschten Inhalt daraus kopieren, einschließlich Bilder und Diagramme.
Das portable Dokumentformat (PDF) behält die Dokumentformatierung bei und ermöglicht die Dateifreigabe. Wenn die Datei im PDF-Format online angezeigt oder gedruckt wird, wird das vorgesehene Format 1:1 beibehalten. Das PDF-Format ist auch hilfreich für Dokumente, die unter Verwendung kommerzieller Druckmethoden vervielfältigt werden sollen. PDF-Dateien werden von vielen Ämtern und Organisationen als gültiges Format akzeptiert, und Anzeigeprogramme sind auf einer größeren Anzahl von Plattformen als für XPS verfügbar.
XML Paper Specification (XPS) ist ein elektronisches Dateiformat, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe ermöglicht. Das XPS-Format stellt sicher, dass das vorgesehene Format 1:1 beibehalten wird, wenn die XPS-Datei online angezeigt oder gedruckt wird, und dass die Daten in der Datei nicht ohne weiteres geändert werden können.
Wichtig
Die meisten modernen Webbrowser können eine PDF-Datei öffnen und anzeigen. Wenn Sie jedoch über ein älteres Betriebssystem verfügen, benötigen Sie möglicherweise einen PDF-Reader auf Ihrem Gerät, z. B. den Acrobat Reader, der von Adobe Systems erhältlich ist.