Aufteilen einer Access-Datenbank

Erwägen Sie die Aufteilung jeder Datenbank, die mehrere Personen über ein Netzwerk gemeinsam nutzen. Das Aufteilen einer freigegebenen Datenbank kann dazu beitragen, die Leistung zu verbessern und die Wahrscheinlichkeit einer Beschädigung der Datenbankdatei zu verringern.

Nachdem Sie die Datenbank geteilt haben, können Sie entscheiden, ob Sie die Back-End-Datenbank verschieben oder eine andere Back-End-Datenbank verwenden möchten. Sie können den Tabellenverknüpfungs-Manager verwenden, um die verwendete Back-End-Datenbank zu ändern.

Inhalt dieses Artikels

• Übersicht
• Bevor Sie beginnen
• Teilen der Datenbank
• Verteilen der Front-End-Datenbank
• Ändern der verwendeten Back-End-Datenbank

Übersicht

Beim Aufteilen einer Datenbank organisieren Sie diese in zwei Dateien neu: einer Back-End-Datenbank, die die Datentabellen enthält, und einer Front-End-Datenbank, die alle anderen Datenbankobjekte enthält, z. B. Abfragen, Formulare und Berichte. Jeder Benutzer interagiert mit den Daten mittels einer lokalen Kopie der Front-End-Datenbank.

Zum Teilen einer Datenbank verwenden Sie den Datenbanksplitter-Assistenten. Nachdem Sie die Datenbank geteilt haben, müssen Sie die Front-End-Datenbank an Ihre Benutzer verteilen.

Vorteile einer geteilten Datenbank

Eine geteilte Datenbank bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Verbesserte Leistung Die Leistung der Datenbank verbessert sich in der Regel erheblich, da nur die Daten über das Netzwerk gesendet werden. In einer freigegebenen Datenbank, die nicht aufgeteilt ist, werden die Datenbankobjekte selbst – Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module – über das Netzwerk gesendet, nicht nur die Daten.

• Höhere Verfügbarkeit Da nur die Daten über das Netzwerk gesendet werden, werden Datenbanktransaktionen wie Datensatzbearbeitungen schneller abgeschlossen, sodass die Daten besser für die Bearbeitung verfügbar sind.

• Erhöhte Sicherheit Wenn Sie die Back-End-Datenbank auf einem Computer speichern, der das NTFS-Dateisystem verwendet, können Sie NTFS-Sicherheitsfeatures verwenden, um Ihre Daten zu schützen. Da Benutzer über verknüpfte Tabellen auf die Back-End-Datenbank zugreifen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Angreifer unbefugten Zugriff auf die Daten erhalten können, indem sie die Front-End-Datenbank stehlen oder sich als autorisierter Benutzer ausgeben. Wenn Sie nicht sicher sind, welches Dateisystem Ihr Dateiserver verwendet, fragen Sie den Systemadministrator. Wenn Sie über Administratorrechte auf dem Dateiserver verfügen, können Sie den Befehl msinfo32 ausführen, um das Dateisystem selbst zu ermitteln.
  Gewusst wie verwende ich msinfo32, um das Dateisystem zu überprüfen?

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Start" und dann auf "Ausführen".
  2. Geben Sie im Dialogfeld "Ausführen " die Zeichenfolge "msinfo32 " ein, und klicken Sie dann auf OK.
  3. Klicken Sie unter "Systemübersicht" auf das Pluszeichen neben "Komponenten".
  4. Klicken Sie unter "Komponenten" auf das Pluszeichen neben "Speicher" und dann auf "Laufwerke". Das Dialogfeld zeigt Informationen zu den verfügbaren Laufwerken im Bereich auf der rechten Seite an.

• Verbesserte Zuverlässigkeit Wenn ein Benutzer auf ein Problem stößt und die Datenbank unerwartet geschlossen wird, ist eine Beschädigung der Datenbankdatei normalerweise auf die Kopie der Front-End-Datenbank beschränkt, die der Benutzer geöffnet hatte. Da der Benutzer nur über verknüpfte Tabellen auf Daten in der Back-End-Datenbank zugreift, ist die Wahrscheinlichkeit einer Beschädigung der Back-End-Datenbankdatei viel geringer.

• Flexible Entwicklungsumgebung Da jeder Benutzer mit einer lokalen Kopie der Front-End-Datenbank arbeitet, kann jeder Benutzer Abfragen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte unabhängig entwickeln, ohne andere Benutzer zu beeinträchtigen. Ebenso können Sie eine neue Version der Front-End-Datenbank entwickeln und verteilen, ohne den Zugriff auf die in der Back-End-Datenbank gespeicherten Daten zu unterbrechen.

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Erste Schritte

Beachten Sie vor dem Teilen einer Datenbank Folgendes:

• Sie sollten eine Datenbank immer sichern, bevor Sie sie teilen. Wenn Sie eine Datenbank teilen und dann entscheiden, dass Sie die Datenbank nicht teilen möchten, können Sie das Original aus der Sicherungskopie wiederherstellen.

• Das Aufteilen einer Datenbank kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie sollten die Benutzer benachrichtigen, damit sie die Datenbank nicht verwenden, während Sie sie aufteilen. Wenn ein Benutzer Daten ändert, während Sie die Datenbank teilen, werden die Änderungen nicht in der Back-End-Datenbank widergespiegelt.

  Tipp

  Wenn ein Benutzer Daten ändert, während Sie die Datenbank teilen, können Sie die neuen Daten nach Abschluss des Vorgangs in die Back-End-Datenbank importieren.

• Obwohl das Teilen einer Datenbank eine Möglichkeit zum Freigeben von Daten ist, muss jeder, der die Datenbank verwendet, über eine Version von Microsoft Office Access verfügen, die mit dem Dateiformat der Back-End-Datenbank kompatibel ist. Wenn die Back-End-Datenbankdatei beispielsweise das ACCDB-Dateiformat verwendet, können Benutzer mit Access 2003 nicht auf ihre Daten zugreifen.

• Möglicherweise möchten Sie ein früheres Access-Dateiformat für die Back-End-Datenbank verwenden, wenn Sie Features verwenden, die nicht mehr unterstützt werden. Wenn Sie beispielsweise Datenzugriffsseiten (DAPs) verwenden; Sie können sie weiterhin verwenden, wenn die Back-End-Datenbank ein früheres Dateiformat aufweist, das DAPs unterstützt. Sie können dann das neue Dateiformat mit der Front-End-Datenbank verwenden, damit Ihre Benutzer Zugriff auf die Vorteile des neuen Formats haben. Beachten Sie, dass Sie Daten auf einer Datenzugriffsseite nicht ändern können, wenn Sie Access 2010 oder höher verwenden.

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Teilen der Datenbank

1. Erstellen Sie auf Ihrem Computer eine Kopie der Datenbank, die Sie teilen möchten. Beginnen Sie mit der Datenbankdatei auf Ihrer lokalen Festplatte, nicht auf der Netzwerkfreigabe. Wenn die Datenbankdatei derzeit von Ihrem lokalen Festplattenlaufwerk freigegeben ist, können Sie sie dort belassen, wo sie ist.

2. Öffnen Sie die Kopie der Datenbank, die sich auf dem lokalen Festplattenlaufwerk befindet.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Daten verschieben auf Access-Datenbank. Der Datenbanksplitter-Assistent wird gestartet.

4. Klicken Sie auf "Datenbank teilen".

5. Geben Sie im Dialogfeld Back-End-Datenbank erstellen einen Namen, einen Dateityp und einen Speicherort für die Back-End-Datenbankdatei an.

   Hinweis

   • Erwägen Sie, den Namen zu verwenden, den Access vorschlägt. Der ursprüngliche Dateiname wird beibehalten und angegeben, dass es sich bei der Datenbank um eine Back-End-Datenbank handelt, indem _be unmittelbar vor der Dateinamenerweiterung in den Namen eingefügt wird.
   • Ändern Sie den Dateityp nicht, es sei denn, einige Benutzer verwenden eine frühere Version von Access, um auf die Daten zuzugreifen.
   • Sie können den Pfad zum Netzwerkspeicherort im Feld "Dateiname " vor dem Dateinamen eingeben. Wenn der Netzwerkspeicherort für die Back-End-Datenbank beispielsweise \\server1\share1\ lautet und der Dateiname für die Back-End-Datenbank MyDB_be.accdb ist, können Sie \\server1\share1\MyDB_be.accdb in das Feld "Dateiname " eingeben.
   • Der ausgewählte Speicherort muss jedem Benutzer zur Verfügung stehen, der die Datenbank verwendet. Da Laufwerkzuordnungen variieren können, sollten Sie den UNC-Pfad des Speicherorts angeben, anstatt einen zugeordneten Laufwerkbuchstaben zu verwenden.

6. Nach Abschluss des Assistenten wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.

Ihre Datenbank ist jetzt geteilt. Die Front-End-Datenbank ist die Datei, mit der Sie begonnen haben (die Kopie der ursprünglichen freigegebenen Datenbank), und die Back-End-Datenbank befindet sich an dem Netzwerkspeicherort, den Sie in Schritt 5 dieses Verfahrens angegeben haben.

Einschränken von Änderungen am Entwurf der Front-End-Datenbank

Um Änderungen an der von Ihnen verteilten Front-End-Datenbank einzuschränken, sollten Sie sie als kompilierte Binärdatei (ACCDE-Datei) speichern. Eine kompilierte Binärdatei ist eine Datenbankanwendungsdatei, die mit dem gesamten kompilierten VBA-Code (Visual Basic Access) gespeichert wurde. In einer von Access kompilierten Binärdatei verbleibt kein VBA-Quellcode. Benutzer können den Entwurf von Objekten in einer ACCDE-Datei nicht ändern.

1. Öffnen Sie die Front-End-Datenbankdatei (ACCDB), die Sie als kompilierte Binärdatei (ACCDE) speichern möchten.
2. Klicken Sie auf Datei>Speichern unter>ACCDE>speichern unter.
3. Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Ordner, in dem Sie die Datei speichern möchten, geben Sie einen Namen für die Datei in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Verteilen der Front-End-Datenbank

Nachdem Sie Ihre Datenbank geteilt haben, verteilen Sie die Front-End-Datenbank an Ihre Benutzer, damit diese mit der Nutzung der Datenbank beginnen können.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Senden Sie eine E-Mail-Nachricht an die Datenbankbenutzer, und fügen Sie die Front-End-Datenbankdatei an die Nachricht an. Schließen Sie Anweisungen ein, die es Ihren Benutzern erleichtern, sofort mit der Verwendung der Front-End-Datenbank zu beginnen.
• Speichern Sie die Front-End-Datenbankdatei an einem Netzwerkspeicherort, auf den alle Datenbankbenutzer zugreifen können, und senden Sie den Benutzern dann eine E-Mail-Nachricht, in der der Netzwerkspeicherort angegeben ist, zusammen mit allen anderen Anweisungen, die sie möglicherweise für den Zugriff auf die Datenbank benötigen.
• Verteilen Sie die Front-End-Datenbankdatei mithilfe von Wechselmedien, z. B. einer CD-ROM oder einem USB-Stick. Wenn Sie die Datei selbst installieren, können Sie sie testen, um sicherzustellen, dass sie funktioniert. Wenn Benutzer die Datei installieren müssen, sollten Sie ein Dokument beifügen, in dem ihnen erklärt wird, wie sie die Datei installieren müssen und an wen sie sich wenden können, wenn Probleme auftreten.

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Ändern der verwendeten Back-End-Datenbank

Sie können Ihre Back-End-Datenbank verschieben oder eine andere Back-End-Datenbank verwenden, indem Sie den Tabellenverknüpfungs-Manager verwenden.

Wenn Sie die Back-End-Datenbank verschieben möchten, erstellen Sie zuerst eine Kopie der Datenbank an den neuen Speicherort, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Externe Daten " in der Gruppe "Importieren & verknüpfen " auf "Tabellen-Manager".

2. Wählen Sie im Tabellenverknüpfungs-Manager die Tabellen aus, die sich in der aktuellen Back-End-Datenbank befinden.

   Tipp

   Wenn Sie keine Verknüpfung mit anderen Datenbanken hergestellt haben, klicken Sie auf Alle auswählen.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Immer nach neuem Standort suchen, und klicken Sie dann auf OK.

4. Navigieren Sie zur neuen Back-End-Datenbank, und wählen Sie sie aus.

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