Suchen von Datensätzen mit den aktuellsten oder letzten Datumsangaben

Erwägen Sie die Verwendung eines Filters anstelle einer Abfrage mit spitzen Werten.

Ein Filter ist in der Regel besser, wenn Sie ein bestimmtes Datum im Auge haben. Um zu bestimmen, ob Sie eine Spitzenwertabfrage erstellen oder einen Filter anwenden sollten, berücksichtigen Sie folgende Punkte:

• Wenn Sie alle Datensätze zurückgeben möchten, bei denen das Datum übereinstimmt, vor oder später als ein bestimmtes Datum liegt, verwenden Sie einen Filter. Um beispielsweise die Datumsangaben für Verkäufe anzuzeigen, die zwischen April und Juli liegen, wenden Sie einen Filter an.

• Wenn Sie eine angegebene Menge von Datensätzen zurückgeben möchten, die die aktuellsten oder letzten Datumsangaben in einem Feld enthalten, und Sie die genauen Datumswerte nicht kennen oder sie keine Rolle spielen, erstellen Sie eine Abfrage mit den höchsten Werten. Verwenden Sie beispielsweise eine Abfrage mit den höchsten Werten, um die fünf besten Verkaufsquartale anzuzeigen.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Filtern finden Sie im Artikel Anwenden eines Filters zum Anzeigen ausgewählter Datensätze in einer Access-Datenbank.

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Einfügen der Beispieldaten in Excel-Arbeitsblätter

1. Starten Sie Excel. Eine leere Arbeitsmappe wird geöffnet.

2. Drücken Sie UMSCHALT+F11, um ein Arbeitsblatt einzufügen (Sie benötigen vier).

3. Kopieren Sie die Daten aus jeder Beispieltabelle in ein leeres Arbeitsblatt. Fügen Sie die Spaltenüberschriften (die erste Zeile) ein.

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Arbeitsblättern

1. Wählen Sie die Daten aus dem ersten Arbeitsblatt aus, einschließlich der Spaltenüberschriften.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Einfügen.

3. Klicken Sie auf Ja , um zu bestätigen, dass die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält.

4. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 für jedes der verbleibenden Arbeitsblätter.

Erstellen einer einfachen Spitzenwertabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle Employees, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, fügen Sie der Abfrage die Tabelle "Mitarbeiter" hinzu.

3. Fügen Sie die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, dem Entwurfsbereich hinzu. Sie können auf jedes Feld doppelklicken, oder Sie ziehen jedes Feld in eine leere Zelle in der Zeile Feld und legen es dort ab.

   Wenn Sie die Beispieltabelle verwenden, fügen Sie die Felder "Vorname", "Nachname" und "Geburtsdatum" hinzu.

4. Klicken Sie in dem Feld, das Ihre oberen oder unteren Werten (das Feld "Geburtsdatum", wenn Sie die Beispieltabelle verwenden) enthält, auf die Zeile Sortieren, und wählen Sie entweder Aufsteigend oder Absteigend aus.

   Die Sortierreihenfolge "Absteigend" gibt das jüngste Datum zurück, während "Aufsteigend" das früheste Datum zurückgibt.

   Wichtig: Sie müssen in der Zeile Sortieren nur für Felder einen Wert festlegen, die Ihre Datumswerte enthalten. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge für ein anderes Feld angeben, gibt die Abfrage nicht die gewünschten Ergebnisse zurück.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf den Abwärtspfeil neben Alle (die Spitzenwerte-Liste), und geben Sie die Anzahl der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option in der Liste aus.

6. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

7. Speichern Sie die Abfrage als NextBirthDays.

Sie können sehen, dass Sie mit diesem Typ von Spitzenwertabfrage grundlegende Fragen beantworten können (beispielsweise nach der ältesten oder jüngsten Person im Unternehmen). Im nächsten Schritt wird erläutert, wie Sie Ausdrücke und andere Kriterien verwenden, um die Leistung und Flexibilität der Abfrage zu steigern. Die im nächsten Schritt dargestellten Kriterien geben die nächsten drei Mitarbeitergeburtstage zurück.

Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

In diesen Schritten wird die abfrage verwendet, die im vorherigen Verfahren erstellt wurde. Sie können eine andere Spitzenwertabfrage verfolgen, solange sie tatsächliche Datums-/Uhrzeitdaten und keine Textwerte enthält.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage NextBirthDays, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

2. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte rechts neben BirthDate Folgendes ein:
   MonthBorn: DatePart("m";[BirthDate]).
   Dieser Ausdruck extrahiert den Monat aus BirthDate mithilfe der DatePart-Funktion .

3. Geben Sie in der nächsten Spalte des Abfrageentwurfsbereichs Folgendes ein:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Dieser Ausdruck extrahiert den Tag des Monats aus BirthDate mithilfe der DatePart-Funktion .

4. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen für jeden der beiden soeben eingegebenen Ausdrücke.

5. Klicken Sie für jeden Ausdruck auf die Zeile Sortieren , und wählen Sie dann Aufsteigend aus.

6. Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte Geburtsdatum den folgenden Ausdruck ein:
   Month([Birth Date]) > Month(Date(Date()) OR Month([Birth Date]))= Month(Date()) AND Day([Birth Date]))>Day(Date()))
   This expression does the following:

   • Month( [Geburtsdatum]) > Month(Date()) gibt an, dass das Geburtsdatum jedes Mitarbeiters in einen zukünftigen Monat fällt.

   • Der Monat([Geburtsdatum])= Monat(Datum()) und Tag([Geburtsdatum])>Day(Date()) gibt an, dass der Geburtstag auf oder nach dem aktuellen Tag liegt, wenn das Geburtsdatum im aktuellen Monat liegt.

     Kurz gesagt, dieser Ausdruck schließt alle Datensätze aus, bei denen der Geburtstag zwischen dem 1. Januar und dem aktuellen Datum liegt.

     Tipp:  Weitere Beispiele für Abfragekriterienausdrücke finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

7. Geben Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfrageeinrichtung den Wert 3 in das Feld Rückgabe ein.

8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen .

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Erstellen einer Gesamtsummenabfrage

In diesem Verfahren werden die Ereignisbeispieltabelle und die EventType-Beispieltabelle verwendet, um diese Frage zu beantworten:

Wann war die letzte Veranstaltung jedes Veranstaltungstyps, ohne Konzerte?

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabellen Events und EventType.
   Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.

3. Doppelklicken Sie in der Tabelle Events auf das Feld EventType der Tabelle EventType und auf das Feld EventDate, um die Felder dem Abfrageentwurfsraster hinzuzufügen.

4. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Kriterien des Felds EventType<>Concert ein.

   Tipp:  Weitere Beispiele für Kriterienausdrücke finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

6. Klicken Sie im Abfrageentwurfsbereich auf die Zeile Gesamt des Felds EventDate, und klicken Sie dann auf Max.

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ansicht, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

8. Ersetzen Sie im SQL-Fenster am Ende der SELECT-Klausel direkt nach dem AS-Schlüsselwort (keyword) MaxOfEventDate durch MostRecent.

9. Speichern Sie die Abfrage als MostRecentEventByType.

Erstellen einer zweiten Abfrage, um weitere Daten hinzuzufügen

In dieser Prozedur wird die MostRecentEventByType-Abfrage aus der vorherigen Prozedur verwendet, um diese Frage zu beantworten:

Wer war der Kunde beim letzten Ereignis jedes Ereignistyps?

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Abfragen auf die Abfrage MostRecentEventByType.

3. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf die Tabelle Ereignisse und die Tabelle Customers.

4. Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer auf die folgenden Felder:

   1. Doppelklicken Sie in der Tabelle Ereignisse auf EventType.

   2. Doppelklicken Sie in der Abfrage MostRecentEventByType auf MostRecent.

   3. Doppelklicken Sie in der Tabelle Kunden auf Unternehmen.

5. Wählen Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Zeile Sortieren der Spalte EventType die Option Aufsteigend aus.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

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