Suchen nach Datensätzen mit den aktuellsten oder am wenigsten aktuellen Datumsangaben

Erwägen, einen Filter anstelle einer Spitzenwertabfrage zu verwenden

Ein Filter ist normalerweise besser, wenn Sie ein bestimmtes Datum berücksichtigen. Um zu bestimmen, ob Sie eine Spitzenwertabfrage erstellen oder einen Filter anwenden sollten, berücksichtigen Sie folgende Punkte:

• Wenn Sie alle Datensätze zurückgeben möchten, in denen das Datum vor oder später als ein bestimmtes Datum liegt, verwenden Sie einen Filter. Um beispielsweise die Datumsangaben für Verkäufe anzuzeigen, die zwischen April und Juli liegen, wenden Sie einen Filter an.

• Wenn Sie eine bestimmte Anzahl von Datensätzen zurückgeben möchten, die die neuesten oder neuesten Datumsangaben in einem Feld enthalten, und Sie die genauen Datumswerte nicht kennen oder keine Rolle spielen, erstellen Sie eine Spitzenwertabfrage. Wenn Sie beispielsweise die fünf besten Umsatzquartale anzeigen möchten, verwenden Sie eine Spitzenwertabfrage.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Filtern finden Sie im Artikel Anwenden eines Filters zum Anzeigen ausgewählter Datensätze in einer Access-Datenbank.

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Einfügen der Beispieldaten in Excel-Arbeitsblätter

1. Starten Sie Excel. Eine leere Arbeitsmappe wird geöffnet.

2. Drücken Sie UMSCHALT+F11, um ein Arbeitsblatt einfügen zu können (sie benötigen vier).

3. Kopieren Sie die Daten aus jeder Beispieltabelle in ein leeres Arbeitsblatt. Fügen Sie die Spaltenüberschriften (die erste Zeile) ein.

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Arbeitsblättern

1. Wählen Sie die Daten aus dem ersten Arbeitsblatt aus, einschließlich der Spaltenüberschriften.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Einfügen.

3. Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen, dass die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält.

4. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 für jedes der verbleibenden Arbeitsblätter.

Erstellen einer einfachen Spitzenwertabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle Mitarbeiter, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, fügen Sie der Abfrage die Tabelle "Mitarbeiter" hinzu.

3. Fügen Sie die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, dem Entwurfsbereich hinzu. Sie können auf jedes Feld doppelklicken, oder Sie ziehen jedes Feld in eine leere Zelle in der Zeile Feld und legen es dort ab.

   Wenn Sie die Beispieltabelle verwenden, fügen Sie die Felder "Vorname", "Nachname" und "Geburtsdatum" hinzu.

4. Klicken Sie in dem Feld, das Ihre oberen oder unteren Werten (das Feld "Geburtsdatum", wenn Sie die Beispieltabelle verwenden) enthält, auf die Zeile Sortieren, und wählen Sie entweder Aufsteigend oder Absteigend aus.

   Die Sortierreihenfolge "Absteigend" gibt das jüngste Datum zurück, während "Aufsteigend" das früheste Datum zurückgibt.

   Wichtig: Sie müssen in der Zeile Sortieren nur für Felder einen Wert festlegen, die Ihre Datumswerte enthalten. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge für ein anderes Feld angeben, gibt die Abfrage nicht die gewünschten Ergebnisse zurück.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf den Abwärtspfeil neben Alle (die Spitzenwerte-Liste), und geben Sie die Anzahl der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option in der Liste aus.

6. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

7. Speichern Sie die Abfrage als NextBirthDays.

Sie können sehen, dass Sie mit diesem Typ von Spitzenwertabfrage grundlegende Fragen beantworten können (beispielsweise nach der ältesten oder jüngsten Person im Unternehmen). Im nächsten Schritt wird erläutert, wie Sie Ausdrücke und andere Kriterien verwenden, um die Leistung und Flexibilität der Abfrage zu steigern. Die im nächsten Schritt dargestellten Kriterien geben die nächsten drei Mitarbeitergeburtstage zurück.

Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

Bei diesen Schritten wird die abfrage verwendet, die im vorherigen Verfahren erstellt wurde. Sie können zusammen mit einer anderen Spitzenwertabfrage folgen, solange sie tatsächliche Datums-/Uhrzeitdaten und keine Textwerte enthält.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage NextBirthDays, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

2. Geben Sie im Abfrageentwurfsraster in der Spalte rechts neben Geburtsdatum Folgendes ein:
   MonthBorn: DatePart("m";[BirthDate]).
   Dieser Ausdruck extrahiert den Monat aus "Geburtsdatum" mithilfe der Funktion "DatePart".

3. Geben Sie in der nächsten Spalte des Abfrageentwurfsrasters Folgendes ein:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d";[Geburtsdatum])Dieser Ausdruck extrahiert den Tag des Monats aus BirthDate mithilfe der
   Funktion DatePart.

4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen für jeden der beiden Ausdrücke, die Sie gerade eingegeben haben.

5. Klicken Sie für jeden Ausdruck auf die Zeile Sortieren, und wählen Sie Aufsteigend aus.

6. Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte Geburtsdatum den folgenden Ausdruck ein:
   Monat([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) ODER Monat([Geburtsdatum])= Monat(Datum()) UND Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum())Dieser Ausdruck führt folgendes
   aus:

   • Monat( [Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) gibt an, dass das Geburtsdatum jedes Mitarbeiters in einem zukünftigen Monat liegt.

   • DerMonat([Geburtsdatum])= Monat(Datum()) und Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum()) gibt an, dass der Geburtstag auf oder nach dem aktuellen Tag fällt, wenn das Geburtsdatum im aktuellen Monat eintritt.

     Kurz gesagt: Dieser Ausdruck schließt alle Datensätze aus, bei denen der Geburtstag zwischen dem 1. Januar und dem aktuellen Datum stattfindet.

     Tipp:  Weitere Beispiele für Abfragekriterienausdrücke finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

7. Geben Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfrageeinrichtung im Feld Rückgabe den Typ 3ein.

8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen .

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Erstellen einer Gesamtsummenabfrage

Bei diesem Verfahren werden die Beispieltabelle Ereignisse und die Beispieltabelle EventType verwendet, um diese Frage zu beantworten:

Wann war das letzte Ereignis jedes Ereignistyps, ohne Konzerte?

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabellen Ereignisse und Ereignistyp.
   Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt.

3. Doppelklicken Sie in der Tabelle Ereignisse auf das Feld EventType der Tabelle EventType und auf das Feld Ereignisdatum, um die Felder dem Abfrageentwurfsraster hinzuzufügen.

4. Geben Sie im Abfrageentwurfsraster in der Zeile Kriterien des Felds EventType den Wert <>Concert ein.

   Tipp:  Weitere Beispiele für Kriterienausdrücke finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

6. Klicken Sie im Abfrageentwurfsraster auf die Zeile Summe des Felds "Ereignisdatum", und klicken Sie dann auf Max.

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ansicht, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

8. Ersetzen Sie im SQL-Fenster am Ende der SELECT-Klausel direkt nach dem SCHLÜSSELWORT AS MaxOfEventDate durch MostRecent.

9. Speichern Sie die Abfrage als MostRecentEventByType.

Erstellen einer zweiten Abfrage, um weitere Daten hinzuzufügen

Bei diesem Verfahren wird die MostRecentEventByType-Abfrage aus dem vorherigen Verfahren verwendet, um diese Frage zu beantworten:

Wer war der Kunde beim letzten Ereignis jedes Ereignistyps?

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Abfragen auf die MostRecentEventByType-Abfrage.

3. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Tabellen auf die Tabelle Ereignisse und die Tabelle Kunden.

4. Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer auf die folgenden Felder:

   1. Doppelklicken Sie in der Tabelle Ereignisse auf EventType.

   2. Doppelklicken Sie in der MostRecentEventByType-Abfrage auf MostRecent.

   3. Doppelklicken Sie in der Tabelle Kunden auf Unternehmen.

5. Wählen Sie im Abfrageentwurfsraster in der Zeile Sortieren der Spalte EventType die Option Aufsteigend aus.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

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