Veröffentlichen von Aufgabenlisten zum Definieren und Nachverfolgen der Arbeit in Ihrem organization

Bei der Aufgabenveröffentlichung gibt es zwei Arten von Aufgabenlisten. Sie können Listen mit Aufgaben für jedes Team (als Standardaufgabenlisten bezeichnet) und Listen mit Aufgaben für jedes Teammitglied erstellen. Hier finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Listentypen und deren Verwendung.

Die folgenden Abschnitte werden unter Listen auf der Seite Veröffentlichung angezeigt: Entwürfe, Geplant, Veröffentlicht, Unveröffentlicht. Jeder Abschnitt stellt einen Listenzustand im Veröffentlichungsprozess dar.



Verwenden Sie die folgende Tabelle, um sich mit den einzelnen Abschnitten vertraut zu machen.

1. Wählen Sie unten links auf der Seite Veröffentlichung die Option Neu aus, und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus.
   
   

   • Für jedes Team. Wird für Aufgaben verwendet, die einmal pro Team abgeschlossen werden müssen, auch als Standardaufgabenliste bezeichnet.

   • Für jedes Teammitglied. Wird für Aufgaben verwendet, die jeder im Team ausführen muss, z. B. Trainings- oder Richtlinienbestätigungsaufgaben.

     Wichtig: Nachdem Sie eine Liste mit Aufgaben für jedes Team erstellt haben, können Sie sie nicht in eine Liste für jedes Teammitglied ändern und umgekehrt. Sie müssen eine neue Liste erstellen.

2. Benennen Sie Ihre Liste.

3. Wenn Sie zu mehreren Teams gehören, die veröffentlichen können, wählen Sie das Team aus, aus dem sie veröffentlichen möchten. Die Teams, die die Aufgabenlistenveröffentlichung erhalten, können sehen, aus welchem Team die Aufgabenliste veröffentlicht wurde.

4. Wählen Sie Erstellen aus. Die neue Liste wird unter Entwürfe angezeigt.

5. Geben Sie unter Aufgabentitel dem ersten Vorgang einen Titel, und drücken Sie die EINGABETASTE.

6. Wählen Sie den Aufgabentitel aus, um die Aufgabe zu öffnen, und fügen Oder bearbeiten Sie eine der folgenden Optionen.   

   • Titel

   • Eimer. Verwenden Sie , um Aufgaben zu kategorisieren. Beispielsweise können Buckets für Warehouse oder Sales Desk verwendet werden, um die Arbeitsgruppe zu identifizieren, die die Aufgabe ausführen wird.

   • Priorität. Optionen sind "Dringend", "Wichtig", "Mittel" und "Niedrig".

   • Startdatum oder Fälligkeitsdatum

   • Notizen

   • Eine Checkliste mit bis zu 20 Elementen. Sie steuern die Elemente, die Reihenfolge und ob die Prüfliste für den Abschluss der Aufgabe erforderlich ist. Aufgabenempfänger steuern, dass jedes Element abgeschlossen markiert wird. 

   • Eine Anlage 

   • Anforderungen für den Abschluss des Vorgangs. Aufgabenempfänger müssen die Anforderungen erfüllen, bevor sie die Aufgabe als abgeschlossen markieren können. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen von Anforderungen für die Aufgabenerledigung in einer Aufgabenliste. 

     • Erforderliches Formular: Verknüpfen Sie bis zu zwei Formulare, die Empfänger der Aufgabe ausfüllen müssen. Sie können ein neues Formular erstellen oder ein vorhandenes Formular verwenden.

     • Erforderliche Genehmigung: Fügen Sie eine Genehmigungsanforderung für Aufgabenempfänger hinzu, um eine Genehmigung von einem Vorgesetzten anzufordern und zu erhalten. Dies ist nur für Aufgabenlisten verfügbar, die mit der Option Für jedes Team (auch als Standardaufgabenlisten bezeichnet) erstellt wurden. 

7. Um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen, geben Sie einen Vorgangsnamen in das Feld Neuer Vorgang ein.

   Tipp: Nachdem Sie Aufgaben erstellt haben, können Sie die Priorität, das Fälligkeitsdatum oder den Bucket für alle ausgewählten Aufgaben per Massenbearbeitung bearbeiten. 

8.  Wenn Sie Ihre Liste mit der Option Für jedes Team (auch als Standardaufgabenliste bezeichnet) erstellt haben, können Sie sie so wiederholen, dass sie automatisch nach einem wiederholten Zeitplan veröffentlicht wird. Wählen Sie hierzu Nicht wiederholt aus, wählen Sie die Serieneinstellungen für die Liste aus, und wählen Sie dann Speichern aus.
   
   Weitere Informationen zum Arbeiten mit wiederkehrenden Aufgabenlisten finden Sie unter Verwenden von Listen mit wiederkehrenden Aufgaben. 

Sie können eine Kopie einer beliebigen Aufgabenliste erstellen, indem Sie die Aktion Duplizieren verwenden . Mit dieser Aktion wird eine neue Liste mit einer Kopie der Aufgaben in der ursprünglichen Liste erstellt. Sie können den Namen der neuen Liste auswählen und für welches Team sie erstellt werden soll. Anschließend können Sie die Aufgaben in der neuen Liste bearbeiten, um sie für die Veröffentlichung vorzubereiten.

1. Wählen Sie die Aufgabenliste aus, die Sie duplizieren möchten, und wählen Sie dann Weitere Aktionen > Duplizieren aus. 

2. Benennen Sie die Liste, und wählen Sie im Team veröffentlichen aus . Wenn Sie zu mehr als einem Team in der Hierarchie Ihres organization gehören, werden mehrere Optionen angezeigt. Die Teams, die die Aufgabenlistenveröffentlichung erhalten, können sehen, aus welchem Team die Aufgabenliste veröffentlicht wurde.

3. Wählen Sie Duplizieren aus. Nachdem die Liste dupliziert wurde, wird sie unter Entwürfe angezeigt. Sie können wie andere Entwurfslisten mit der Liste interagieren.  

1. Wählen Sie unter Entwürfe oder Geplant die Aufgabenliste aus, die Sie bearbeiten möchten. 

2. Um eine Aufgabe zu ändern, wählen Sie den Titel aus, um die Aufgabe zu öffnen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wenn Sie eines der Felder des Vorgangs ändern möchten, wählen Sie das Feld aus, und bearbeiten Sie sie nach Bedarf. Sie können auch Anlagen und Anforderungen hinzufügen oder entfernen.  

   • Um die Aufgabe zu löschen, wählen Sie rechts neben dem Aufgabennamen Weitere Aktionen > Löschen aus.

Sie können eine Entwurfsliste umbenennen, bevor Sie sie veröffentlichen. 

1. Wechseln Sie unter Entwürfe zu der Liste, die Sie umbenennen möchten, und wählen Sie dann Weitere Aktionen > Liste Umbenennen aus.

2. Geben Sie den neuen Namen in das Feld Titel ein, und wählen Sie dann Speichern aus.

Sie können jede Aufgabenliste unter Entwürfe oder Nicht veröffentlicht löschen.

1. Wechseln Sie unter Entwürfe oder Nicht veröffentlicht zu der Aufgabenliste, die Sie löschen möchten.

2. Wählen Sie Weitere Aktionen > Löschen aus.

Wenn Ihre Aufgabenliste einsatzbereit ist, veröffentlichen Sie sie in den Teams, deren Mitglieder die Arbeit erledigen. 

1. Wählen Sie unter Entwürfe eine Aufgabenliste aus, und wählen Sie dann in der oberen rechten Ecke Reihe veröffentlichen oder veröffentlichen aus (wenn es sich um eine Liste mit wiederkehrenden Aufgaben handelt). 

2. Wählen Sie aus, wie die Empfängerteams ausgewählt werden sollen. Sie können die Teams aus einer Hierarchie auswählen oder eine benutzerdefinierte Liste von Teams hochladen. Erfahren Sie mehr über diese Optionen. Die folgenden Schritte zeigen die Auswahl aus einer Hierarchie.

3. Wählen Sie die Teams aus, die die Aufgabenliste erhalten sollen. Verwenden Sie die liste Standard Teams und/oder alle verfügbaren Filter, um die einzuschließenden Teams zu finden. 
   
   

   • Um alle Teams in einem Branch der Hierarchie auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen daneben. Wenn Sie beispielsweise "Nordamerika" auswählen, werden alle Standorte in dieser Region ausgewählt. 

   • Um nur an Speicherorten mit bestimmten Attributen zu veröffentlichen, wählen Sie einen Filter aus. Wenn Sie beispielsweise alle Speicherorte mit einem großen Layout auswählen möchten, wählen Sie den Filter "Groß" aus. In der Beispielabbildung wird die Aufgabenliste in allen großen Speichern in Nordamerika veröffentlicht.

4. Wählen Sie aus, ob Empfängerteams benachrichtigt werden sollen.

5. Wählen Sie Weiter aus, und überprüfen Sie dann Ihren Veröffentlichungsplan. Um Änderungen vorzunehmen, wählen Sie Zurück aus.  

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bereit, alles sieht hier gut aus , und wählen Sie dann Veröffentlichen aus. 

   Hinweise: 

   • Sobald der Veröffentlichungsprozess beginnt, wechselt die Aufgabenliste von Entwürfen zu Veröffentlicht , um anzugeben, dass Aufgaben gesendet werden und für Empfänger sichtbar werden. 

   • Die Aufgabenveröffentlichung kann eine Weile dauern, wenn ihre Aufgabenliste eine große Anzahl von Aufgaben enthält oder Wenn Sie eine große Anzahl von Empfängerteams auswählen. Es ist in Ordnung, den Veröffentlichungsbildschirm zu verlassen und später zurückzukehren – die Aufgaben werden weiterhin im Hintergrund veröffentlicht. 

7. Wenn die Veröffentlichung abgeschlossen ist, wird oben auf der Seite Veröffentlichung eine Meldung angezeigt, die angibt, dass Ihre Aufgaben erfolgreich übermittelt wurden.

   Wichtig: Wenn Warnungssymbole angezeigt werden, wählen Sie Details anzeigen aus, um die Probleme zu beheben.

Sie können Aufgaben in einer veröffentlichten Liste bearbeiten, indem Sie die Liste in den Bearbeitungsmodus versetzen. Wenn sich die Liste im Bearbeitungsmodus befindet, können Sie Aufgaben in der Liste aktualisieren, Aufgaben aus der Liste löschen oder der Liste neue Aufgaben hinzufügen. Änderungen werden erst in Empfängerteams veröffentlicht, wenn Sie die Option Änderungen veröffentlichen auswählen und die Zusammenfassung bestätigen. 

Wenn Sie Änderungen an einer Aufgabe in einer veröffentlichten Liste veröffentlichen, überschreiben die Werte in den Vorgangsfeldern in der aktualisierten Aufgabe die Werte dieser Aufgabenfelder in jedem Empfängerteam, mit der Ausnahme, dass die status der Aufgabe nicht zurückgesetzt wird. Aus diesem Grund empfehlen wir, eine Aufgabe in einer veröffentlichten Liste zu bearbeiten, wenn Sie klären möchten, was zu tun ist.

Wenn es eine Korrektur gibt, die erfordert, dass die Aufgabe erneut abgeschlossen wird, auch wenn sie gemäß den vorherigen Vorgangsdetails abgeschlossen wurde, empfehlen wir, den ursprünglichen Vorgang zu löschen und eine neue Aufgabe zu erstellen.

1. Wählen Sie unter Veröffentlicht die Liste aus, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann Liste bearbeiten aus.

2. Wählen Sie eine Aufgabe aus, um sie zu bearbeiten. Sie können auch eine neue Aufgabe hinzufügen oder Weitere Aktionen neben einer vorhandenen Aufgabe auswählen, um sie zu löschen.

3. Wenn Sie bereit sind, die Änderungen zu veröffentlichen, wählen Sie in der oberen rechten Ecke Änderungen veröffentlichen aus, um die Änderungen in allen ursprünglichen Empfängerteams zu veröffentlichen.  
   
   Alternativ können Sie die von Ihnen vorgenommenen Änderungen abbrechen, und die Liste rückgängig machen wieder in den zuvor veröffentlichten Zustand zurück.

Wenn Sie die Veröffentlichung einer Aufgabenliste aufheben müssen, empfiehlt es sich, dies so bald wie möglich zu tun, um die Zuweisung und den Abschluss von Vorgängen zu reduzieren, die gelöscht werden. Eine nicht veröffentlichte Liste wird in den Abschnitt Nicht veröffentlicht verschoben und kann dupliziert, aber nicht selbst erneut veröffentlicht werden.   

1. Wählen Sie neben der Liste, die Sie veröffentlichen möchten, weitere Aktionen > Veröffentlichung aufheben aus.

2. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Veröffentlichung der Liste aufheben möchten, und wählen Sie dann Unpublish aus.

Nachdem die Liste unter Nicht veröffentlicht angezeigt wird, können Sie sie löschen oder duplizieren, die Kopie bearbeiten und die bearbeitete Kopie veröffentlichen.

Nachdem Sie eine Aufgabenliste veröffentlicht haben, möchten Sie wahrscheinlich den Fortschritt der Teams bei der Zuweisung und/oder Durchführung der von Ihnen gesendeten Aufgaben nachverfolgen. Wählen Sie im Abschnitt Veröffentlicht eine Liste aus. Von hier aus können Sie Details für die veröffentlichten Aufgaben auf verschiedene Arten anzeigen. 

• Sie können die Ansicht Vorgangsbericht verwenden, um den Fortschritt für eine bestimmte Aufgabe in der Liste anzuzeigen.
  
  
  
  Wählen Sie rechts neben einem Vorgang und dann Bericht anzeigen aus, um die Zuweisung und den Abschluss status für diese Aufgabe in den Teams anzuzeigen, die sie erhalten haben.

• Sie können die Listenberichtsansicht verwenden, um den Fortschritt für die Liste als Ganzes anzuzeigen. Die Zuweisung und der Abschluss status für alle Vorgänge in der Liste werden angezeigt.
  
  

In beiden Ansichten können Sie einen beliebigen Branch der Hierarchie auswählen, um sie zu erweitern, oder ein beliebiges Team auswählen, um die status für dieses bestimmte Team anzuzeigen. Um nach dem Betrachten der Details zu einer allgemeinen Ansicht zurückzukehren, wählen Sie den Namen der Aufgabenliste aus, der über dem Teamnamen angezeigt wird.