Verschieben einer veröffentlichten Formularvorlage in eine neue SharePoint-Bibliothek

Inhalt dieses Artikels

• Übersicht
• Bevor Sie beginnen
• Abrufen einer Arbeitskopie Ihrer Formularvorlage
• Schritt 1: Veröffentlichen der Formularvorlage in der neuen Dokumentbibliothek
• Schritt 2: Kopieren und erneutes Verknüpfen der vorhandenen Formulare

Übersicht

Nachdem Sie eine Formularvorlage in einer Dokumentbibliothek veröffentlicht haben, die Ihre Benutzer ausfüllen können, müssen Sie diese Formularvorlage möglicherweise in eine andere Dokumentbibliothek verschieben. Beispielsweise müssen Sie Ihre Formularvorlage möglicherweise auf einen Server mit mehr Kapazität verschieben, damit mehr Benutzer gleichzeitig Formulare ausfüllen können. Einige Benutzer haben möglicherweise bereits Formulare ausgefüllt, die auf Ihrer Formularvorlage basieren, die in der ursprünglichen Dokumentbibliothek gespeichert wurde. Wenn Sie Ihre Formularvorlage in eine neue Dokumentbibliothek verschieben, sollten Sie auch diese vorhandenen Formulare verschieben. Sie möchten auch sicherstellen, dass diese vorhandenen Formulare in der neuen Dokumentbibliothek funktionieren, bevor Sie die alte Dokumentbibliothek archivieren oder löschen.

Um eine Formularvorlage und ihre vorhandenen Formulare in eine neue Dokumentbibliothek zu verschieben, müssen Sie zuerst die Arbeitskopie Ihrer Formularvorlage in der neuen Dokumentbibliothek veröffentlichen. Die Arbeitskopie ist die Version, die auf Ihrem Computer oder in einem Versionskontrollprogramm wie Microsoft Visual SourceSafe gespeichert ist.

Nachdem Sie die Arbeitskopie in der neuen Dokumentbibliothek veröffentlicht haben, müssen Sie alle Formulare aus der alten Dokumentbibliothek in die neue Dokumentbibliothek kopieren und dann die Formulare in der neuen Dokumentbibliothek erneut mit der neu veröffentlichten Formularvorlage verknüpfen.

Wenn Sie änderungen aufgrund des Verschiebens der Formularvorlage vornehmen müssen, nehmen Sie diese Änderungen vor der Veröffentlichung der Formularvorlage vor. Der Speicherort der externen Datenquellen, die von formularbasierten Formularen verwendet werden, kann sich beispielsweise auch durch das Verschieben der Formularvorlage ändern. In diesem Fall müssen Sie die Datenverbindung in der Formularvorlage an den neuen Speicherort der externen Datenquellen ändern, bevor Sie die Formularvorlage veröffentlichen. Links zu weiteren Informationen zum Ändern der Datenverbindungen finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

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Erste Schritte

Bevor Sie die Formularvorlage und alle vorhandenen Formulare, die auf der Formularvorlage basieren, in eine neue Dokumentbibliothek verschieben, benötigen Sie Folgendes:

• Die Arbeitskopie der Formularvorlage Dies ist eine Kopie der Formularvorlage, die Sie ändern und dann erneut in der neuen Dokumentbibliothek veröffentlichen. Die Arbeitskopie kann auf Ihrem Computer oder in einem Versionskontrollprogramm wie Visual SourceSafe gespeichert werden.
• Die Speicherorte neuer externer Datenquellen Wenn die Formulare, die auf der Formularvorlage basieren, externe Datenquellen verwenden, die geändert wurden, benötigen Sie die neuen Speicherorte der externen Datenquellen. Vergewissern Sie sich mit Ihrem Administrator, dass Sie und Ihre Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen für die Verwendung der externen Datenquellen verfügen. Wenn die Formularvorlage Einstellungen in einer Datenverbindungsdatei verwendet, um eine Verbindung mit einer externen Datenquelle herzustellen, überprüfen Sie, ob die Datenverbindungsdatei mit dem neuen Speicherort der externen Datenquelle aktualisiert wurde.
• Die entsprechenden Rechte auf dem Server, auf dem Windows SharePoint Services 3.0 ausgeführt wird. Sie benötigen die entsprechenden Rechte auf dem Server, um eine Formularvorlage zu veröffentlichen und vorhandene Formulare aus der alten Dokumentbibliothek in die neue Dokumentbibliothek zu kopieren. Wenden Sie sich an Ihren Serveradministrator, um sicherzustellen, dass Sie über diese Rechte verfügen.

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Abrufen einer Arbeitskopie Ihrer Formularvorlage

Wenn Sie eine Formularvorlage ändern möchten, die in einer Dokumentbibliothek oder an einem freigegebenen Netzwerkspeicherort veröffentlicht wurde, und sie nicht über eine Arbeitskopie Ihrer Formularvorlage verfügen, können Sie eine Arbeitskopie der Formularvorlage vom Veröffentlichungsort auf Ihrem Computer speichern.

Speichern einer Kopie der Formularvorlage aus einer Dokumentbibliothek auf Ihrem Computer

1. Öffnen Sie in einem Webbrowser die Dokumentbibliothek, in der die Formularvorlage veröffentlicht wurde.
2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Einstellungen und dann auf Formularbibliothekseinstellungen.
3. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.
4. Klicken Sie im Abschnitt Dokumentvorlage auf Vorlage bearbeiten.
   Die Formularvorlage wird in Microsoft Office InfoPath geöffnet.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office InfoPath auf Ja.
6. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
7. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office InfoPath auf OK.
8. Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Speicherort, an dem Sie eine Kopie der Formularvorlage speichern möchten, und klicken Sie dann auf Speichern.

Speichern einer Kopie der Formularvorlage aus dem freigegebenen Netzwerkordner auf Ihrem Computer

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Formularvorlage entwerfen.
2. Klicken Sie unter Formularvorlage öffnen auf Auf meinem Computer.
3. Navigieren Sie zum freigegebenen Netzwerkordner der veröffentlichten Formularvorlage, klicken Sie auf die Formularvorlage, und klicken Sie dann auf Öffnen.
4. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office InfoPath auf OK.
6. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter einen anderen Speicherort als den ursprünglichen Veröffentlichungsort aus, an dem Sie eine Arbeitskopie der Formularvorlage speichern möchten, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Schritt 1: Veröffentlichen der Formularvorlage in der neuen Dokumentbibliothek

1. Öffnen Sie die Arbeitskopie der Formularvorlage im Entwurfsmodus.

2. Klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen.

3. Klicken Sie im Veröffentlichungs-Assistenten auf Zu einem SharePoint-Server mit oder ohne InfoPath Forms Services, und klicken Sie dann auf Weiter.

4. Geben Sie im Feld Geben Sie den Speicherort Ihrer SharePoint- oder InfoPath Forms Services-Website ein den Speicherort der SharePoint-Website ein, die die neue Dokumentbibliothek enthält, in die Sie ihre Formularvorlage verschieben möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.

5. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Dokumentbibliothek und dann auf Weiter.

6. Klicken Sie auf Neue Dokumentbibliothek erstellen, und klicken Sie dann auf Weiter.

7. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen Namen und eine Beschreibung für die neue Dokumentbibliothek ein, und klicken Sie dann auf Weiter.

8. Wählen Sie die Felder in der Formularvorlage aus, die als Spalten in der Standardansicht der Dokumentbibliothek angezeigt werden sollen.
   Wie?

   1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

   2. Wählen Sie das Feld aus, das Sie als Spalte in der Dokumentbibliothek hinzufügen möchten, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

      • Geben Sie im Feld Spaltenname einen Namen für die Spalte ein.

      • Wählen Sie die Websitespalte in der Liste Websitespaltengruppe aus, wählen Sie einen Namen in der Liste Spaltenname aus, und klicken Sie dann auf OK.

        Hinweis

        Wenn Sie ein wiederholtes Feld ausgewählt haben, um Daten in der Dokumentbibliothek anzuzeigen, können Sie definieren, wie das Feld in der Dokumentbibliothek angezeigt werden soll, indem Sie in der Liste Funktion auf einen Wert klicken. Sie können auswählen, ob der erste Wert im Feld, der letzte Wert im Feld oder eine Anzahl aller Vorkommen des Felds angezeigt werden soll, oder ob alle Werte zusammengeführt werden sollen.

   3. Klicken Sie auf OK.

   Links zu weiteren Informationen zum Anzeigen von Daten in Spalten in einer Dokumentbibliothek finden Sie im Abschnitt Siehe auch .

9. Klicken Sie auf Weiter.

10. Überprüfen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten, ob die angezeigten Informationen korrekt sind, und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.

11. Um die Dokumentbibliothek zu öffnen und den Vorgang zum Ausfüllen eines Formulars zu testen, das auf dieser Formularvorlage basiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Dokumentbibliothek öffnen , und klicken Sie dann auf Schließen.
    Die Dokumentbibliothek wird in einem Browser geöffnet. Wenn Sie auf der Listensymbolleiste auf Neu klicken, wird ein Formular, das auf dieser Formularvorlage basiert, in Microsoft Office InfoPath geöffnet.

Nachdem Sie die Formularvorlage in einer neuen Dokumentbibliothek veröffentlicht haben, können Sie die vorhandenen Formulare, die auf der alten Version der Formularvorlage basieren, aus der alten Dokumentbibliothek in die neue Dokumentbibliothek kopieren. Nachdem Sie die vorhandenen Formulare kopiert haben, können Sie die vorhandenen Formulare erneut mit der neuen Version der Formularvorlage verknüpfen. Wenn Sie die vorhandenen Formulare nicht verknüpfen, können Benutzer diese vorhandenen Formulare möglicherweise nicht öffnen.

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Schritt 2: Kopieren und erneutes Verknüpfen der vorhandenen Formulare

Bei diesem Verfahren wird davon ausgegangen, dass sich beide Dokumentbibliotheken auf einem Server befinden, auf dem Windows SharePoint Services 3.0 ausgeführt wird.

1. Öffnen Sie die alte Dokumentbibliothek in einem Webbrowser.
2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Explorer Ansicht.
3. Halten Sie STRG gedrückt, wählen Sie jedes Formular aus, das Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf eines der Formulare.
4. Klicken Sie im Dialogfeld Internet Explorer auf Ja, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Kopieren.
5. Öffnen Sie die neue Dokumentbibliothek.
6. Klicken Sie unter Ansicht auswählen auf Explorer Ansicht.
7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den leeren Bereich im Ordnerfenster.
8. Klicken Sie im Dialogfeld Internet Explorer auf Ja und dann im Kontextmenü auf Einfügen.
9. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Dokumente erneut verknüpfen.
10. Aktivieren Sie in der Spalte Neu verknüpfen das Kontrollkästchen für jedes Formular, das Sie mit der neuen Formularvorlage verknüpfen möchten.
11. Klicken Sie auf der Listensymbolleiste auf Ausgewählte Dokumente erneut verknüpfen.

Nachdem Sie die vorhandenen Formulare erneut mit der neuen Formularvorlage verknüpft haben, können Ihre Benutzer die vorhandenen Formulare ändern, die Sie in die neue Dokumentbibliothek kopiert haben, oder neue Formulare ausfüllen, die auf der neu veröffentlichten Formularvorlage basieren.

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