Hinweis: Microsoft Access unterstützt das Importieren Excel Daten mit einer angewendeten Vertraulichkeitsbezeichnung nicht. Als Problemumgehung können Sie die Bezeichnung vor dem Importieren entfernen und die Bezeichnung nach dem Importieren erneut anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Ihre Dateien und E-Mails in Office.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Ihre Daten von Excel zu Access verschieben und Ihre Daten in relationale Tabellen konvertieren, sodass Sie Microsoft Excel und Access zusammen verwenden können. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Access am besten zum Erfassen, Speichern, Abfragen und Freigeben von Daten geeignet ist, und Excel eignet sich am besten zum Berechnen, Analysieren und Visualisieren von Daten.

In zwei Artikeln, in denen Sie Access oder Excel verwenden, um Ihre Daten zu verwalten, und die 10 wichtigsten Gründe für die Verwendung von Access mit Excel, wird erläutert, welches Programm für eine bestimmte Aufgabe am besten geeignet ist und wie Sie Excel und Access zusammen verwenden, um eine praktische Lösung zu erstellen.

Wenn Sie Daten aus Excel nach Access verschieben, gibt es drei grundlegende Schritte für den Prozess.

Drei grundlegende Schritte

Hinweis: Informationen zur Datenmodellierung und beziehungen in Access finden Sie unter Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Schritt 1: Importieren von Daten aus Excel in Access

Das Importieren von Daten ist ein Vorgang, der wesentlich reibungsloser ablaufen kann, wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um Ihre Daten vorzubereiten und zu bereinigen. Das Importieren von Daten ist wie das Verschieben in ein neues Zuhause. Wenn Sie Ihre Besitztümer bereinigen und organisieren, bevor Sie umziehen, ist es viel einfacher, sich in Ihr neues Zuhause einzuleben.

Bereinigen der Daten vor dem Importieren

Bevor Sie Daten in Access importieren, empfiehlt es sich, in Excel:

  • Konvertieren Sie Zellen, die nicht-atomare Daten enthalten (d. h. mehrere Werte in einer Zelle), in mehrere Spalten. Beispielsweise sollte eine Zelle in einer Spalte "Fähigkeiten", die mehrere Qualifikationswerte enthält, z. B. "C#-Programmierung", "VBA-Programmierung" und "Webdesign", in getrennte Spalten unterteilt werden, die jeweils nur einen Qualifikationswert enthalten.

  • Verwenden Sie den Befehl TRIM, um führende, nachfolgende und mehrere eingebettete Leerzeichen zu entfernen.

  • Entfernen Sie nicht druckende Zeichen.

  • Suchen und Beheben von Rechtschreib- und Satzzeichenfehlern.

  • Entfernen Sie doppelte Zeilen oder doppelte Felder.

  • Stellen Sie sicher, dass Datenspalten keine gemischten Formate enthalten, insbesondere keine Zahlen, die als Text oder als Zahlen formatierte Datumsangaben formatiert sind.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Excel Hilfethemen:

Hinweis: Wenn Ihre Datenbereinigungsanforderungen komplex sind oder Sie nicht über die Zeit oder Ressourcen verfügen, um den Prozess selbst zu automatisieren, können Sie die Verwendung eines Drittanbieters in Betracht ziehen. Für weitere Informationen suchen Sie in Ihrem Webbrowser nach "Datenbereinigungssoftware" oder "Datenqualität" von Ihrer bevorzugten Suchmaschine.

Wählen Sie beim Importieren den besten Datentyp aus.

Während des Importvorgangs in Access möchten Sie eine gute Wahl treffen, damit Sie nur wenige (falls vorhanden) Konvertierungsfehler erhalten, die manuellen Eingriff erfordern. In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wie Excel Zahlenformate und Access-Datentypen konvertiert werden, wenn Sie Daten aus Excel in Access importieren, und enthält einige Tipps zu den besten Datentypen, die Sie im Assistenten zum Importieren von Tabellenkalkulationen auswählen können.

Excel Zahlenformat

Access-Datentyp

Kommentare

Bewährte Methode

Text

Text, Memo

Der Access Text-Datentyp speichert alphanumerische Daten bis zu 255 Zeichen. Der Access Memo-Datentyp speichert alphanumerische Daten bis zu 65.535 Zeichen.

Wählen Sie "Memo " aus, um zu vermeiden, dass Daten abgeschnitten werden.

Zahl, Prozentsatz, Bruch, Wissenschaftlich

Zahl

Access verfügt über einen Datentyp "Zahl", der je nach Feldgröße-Eigenschaft variiert (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal).

Wählen Sie "Double " aus, um Datenkonvertierungsfehler zu vermeiden.

Datum

Datum

Access und Excel verwenden beide die gleiche fortlaufende Datumsnummer, um Datumsangaben zu speichern. In Access ist der Datumsbereich größer: von -657.434 (1. Januar 100 n. Chr.) bis 2.958.465 (31. Dezember 9999 n. Chr.).

Da Access das 1904-Datumssystem (das in Excel für Macintosh verwendet wird) nicht erkennt, müssen Sie die Datumsangaben entweder in Excel oder Access konvertieren, um Verwirrung zu vermeiden.

Weitere Informationen finden Sie unter Ändern des Datumssystems, des Formats oder der zweistelligen Jahresauslegung und importieren oder verknüpfen Sie Daten in einer Excel Arbeitsmappe.

Wählen Sie "Datum" aus.

Zeit

Zeit

Zugreifen auf und Excel beide Speicherzeitwerte mit demselben Datentyp.

Wählen Sie "Zeit" aus, die in der Regel die Standardeinstellung ist.

Währung, Buchhaltung

Währung

In Access speichert der Datentyp "Währung" Daten als 8-Byte-Zahlen mit Genauigkeit bis zu vier Dezimalstellen und wird verwendet, um Finanzdaten zu speichern und das Runden von Werten zu verhindern.

Wählen Sie "Währung" aus, was in der Regel die Standardeinstellung ist.

Boolesch

Ja/Nein

Access verwendet -1 für alle Ja-Werte und 0 für alle Nein-Werte, während Excel 1 für alle TRUE-Werte und 0 für alle FALSE-Werte verwendet.

Wählen Sie "Ja/Nein" aus, wodurch zugrunde liegende Werte automatisch konvertiert werden.

Link

Link

Ein Link in Excel und Access enthält eine URL oder Webadresse, auf die Sie klicken und folgen können.

Wählen Sie "Link" aus, andernfalls kann Access standardmäßig den Datentyp "Text" verwenden.

Sobald sich die Daten in Access befindet, können Sie die Excel Daten löschen. Vergessen Sie nicht, die ursprüngliche Excel Arbeitsmappe zuerst zu sichern, bevor Sie sie löschen.

Weitere Informationen finden Sie im Access-Hilfethema "Importieren oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel Arbeitsmappe".

Automatisches Anfügen von Daten auf einfache Weise

Ein häufiges Problem Excel Benutzer besteht darin, Daten mit denselben Spalten an ein großes Arbeitsblatt anzufügen. Beispielsweise können Sie eine Lösung für die Bestandsnachverfolgung haben, die in Excel begonnen hat, aber jetzt so gewachsen ist, dass Dateien aus vielen Arbeitsgruppen und Abteilungen einbezogen werden. Diese Daten können sich in verschiedenen Arbeitsblättern und Arbeitsmappen oder in Textdateien befinden, bei denen es sich um Datenfeeds aus anderen Systemen handelt. Es gibt keinen Benutzeroberflächenbefehl oder eine einfache Möglichkeit, ähnliche Daten in Excel anzufügen.

Die beste Lösung besteht darin, Access zu verwenden, in dem Sie mithilfe des Assistenten zum Importieren von Kalkulationstabellen ganz einfach Daten in eine Tabelle importieren und anfügen können. Darüber hinaus können Sie viele Daten an eine Tabelle anfügen. Sie können die Importvorgänge speichern, sie als geplante Microsoft Outlook-Aufgaben hinzufügen und sogar Makros verwenden, um den Prozess zu automatisieren.

Schritt 2: Normalisieren von Daten mithilfe des Tabellenanalyse-Assistenten

Auf den ersten Blick mag das Durchlaufen des Prozesses der Normalisierung Ihrer Daten eine entmutigende Aufgabe sein. Glücklicherweise ist die Normalisierung von Tabellen in Access ein Prozess, der dank des Tabellenanalyse-Assistenten viel einfacher ist.

Der Tabellenanalyse-Assistent

1. Ziehen Sie ausgewählte Spalten in eine neue Tabelle, und erstellen Sie automatisch Beziehungen

2. Verwenden Sie Schaltflächenbefehle, um eine Tabelle umzubenennen, einen Primärschlüssel hinzuzufügen, eine vorhandene Spalte zu einem Primärschlüssel zu machen und die letzte Aktion rückgängig zu machen.

Sie können diesen Assistenten verwenden, um Folgendes zu tun:

  • Konvertieren Sie eine Tabelle in eine Reihe kleinerer Tabellen, und erstellen Sie automatisch eine Primär- und Fremdschlüsselbeziehungen zwischen den Tabellen.

  • Fügen Sie einem vorhandenen Feld, das eindeutige Werte enthält, einen Primärschlüssel hinzu, oder erstellen Sie ein neues ID-Feld, das den Datentyp AutoWert verwendet.

  • Automatisches Erstellen von Beziehungen zum Erzwingen der referenziellen Integrität mit kaskadierenden Updates. Cascading deletes are not automatically added to prevent accidentally delete data, but you can easily add cascading deletes later.

  • Durchsuchen Sie neue Tabellen nach redundanten oder doppelten Daten (z. B. demselben Kunden mit zwei unterschiedlichen Telefonnummern), und aktualisieren Sie dies nach Bedarf.

  • Sichern Sie die ursprüngliche Tabelle, und benennen Sie sie um, indem Sie "_OLD" an ihren Namen anfügen. Anschließend erstellen Sie eine Abfrage, die die ursprüngliche Tabelle mit dem ursprünglichen Tabellennamen rekonstruiert, sodass alle vorhandenen Formulare oder Berichte, die auf der ursprünglichen Tabelle basieren, mit der neuen Tabellenstruktur funktionieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Normalisieren Ihrer Daten mithilfe der Tabellenanalyse.

Schritt 3: Verbinden zum Zugreifen auf Daten aus Excel

Nachdem die Daten in Access normalisiert wurden und eine Abfrage oder Tabelle erstellt wurde, die die ursprünglichen Daten rekonstruiert, ist es einfach, eine Verbindung mit den Access-Daten aus Excel herzustellen. Ihre Daten befinden sich jetzt in Access als externe Datenquelle und können daher über eine Datenverbindung mit der Arbeitsmappe verbunden werden. Dabei handelt es sich um einen Container mit Informationen, der zum Suchen, Anmelden und Zugreifen auf die externe Datenquelle verwendet wird. Verbindungsinformationen werden in der Arbeitsmappe gespeichert und können auch in einer Verbindungsdatei gespeichert werden, z. B. einer ODC-Datei (Office Data Connection) (ODC-Dateinamenerweiterung) oder einer Datenquellennamendatei (DSN-Erweiterung). Nachdem Sie eine Verbindung mit externen Daten hergestellt haben, können Sie Ihre Excel Arbeitsmappe auch automatisch aus Access aktualisieren (oder aktualisieren), sobald die Daten in Access aktualisiert werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Daten aus externen Datenquellen (Power Query).For more information, see Import data from external data sources (Power Query).

Abrufen Ihrer Daten in Access

In diesem Abschnitt werden Sie durch die folgenden Phasen der Normalisierung Ihrer Daten geführt: Aufteilen von Werten in den Spalten "Verkäufer" und "Adresse" in ihre atomarsten Teile, Trennen verwandter Themen in eigene Tabellen, Kopieren und Einfügen dieser Tabellen aus Excel in Access, Erstellen von Schlüsselbeziehungen zwischen den neu erstellten Access-Tabellen und Erstellen und Ausführen einer einfachen Abfrage in Access zum Zurückgeben von Informationen.

Beispieldaten in nicht normalisierter Form

Das folgende Arbeitsblatt enthält nicht-atomare Werte in der Spalte "Verkäufer" und der Spalte "Adresse". Beide Spalten sollten in zwei oder mehr getrennte Spalten aufgeteilt werden. Dieses Arbeitsblatt enthält auch Informationen zu Verkäufern, Produkten, Kunden und Bestellungen. Diese Informationen sollten auch weiter nach Betreff in separate Tabellen aufgeteilt werden.

Verkäufer

Auftrags-ID

Bestelldatum

Produkt-ID

Qty

Preis

Kundenname

Adresse

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

7,00 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

7,00 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informationen in ihren kleinsten Teilen: Atomdaten

Wenn Sie mit den Daten in diesem Beispiel arbeiten, können Sie den Befehl "Text in Spalte" in Excel verwenden, um die "atomischen" Teile einer Zelle (z. B. Straßenadresse, Ort, Bundesland und Postleitzahl) in einzelne Spalten zu trennen.

Die folgende Tabelle zeigt die neuen Spalten im selben Arbeitsblatt, nachdem sie geteilt wurden, um alle Werte atomar zu machen. Beachten Sie, dass die Informationen in der Spalte "Verkäufer" in die Spalten "Nachname" und "Vorname" aufgeteilt wurden und dass die Informationen in der Spalte "Adresse" in die Spalten "Straße", "Ort", "Bundesland" und "Postleitzahl" aufgeteilt wurden. Diese Daten sind in "erster Normalform".

Nachname

Vorname

 

Straße

Ort

Bundesstaat

PLZ

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Wiesbaden

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia Circle

Köln

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Wiesbaden

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Aufteilen von Daten in organisierte Themen in Excel

In den folgenden Tabellen mit Beispieldaten werden dieselben Informationen aus dem Excel Arbeitsblatt angezeigt, nachdem sie in Tabellen für Verkäufer, Produkte, Kunden und Bestellungen aufgeteilt wurden. Das Tabellendesign ist noch nicht abgeschlossen, aber es befindet sich auf dem richtigen Weg.

Die Tabelle "Verkäufer" enthält nur Informationen zum Vertriebspersonal. Beachten Sie, dass jeder Datensatz eine eindeutige ID (SalesPerson-ID) aufweist. Der Wert "Verkäufer-ID" wird in der Tabelle "Bestellungen" verwendet, um Bestellungen mit Verkäufern zu verbinden.

Verkäufer

Vertriebsmitarbeiter-ID

Nachname

Vorname

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Die Tabelle "Produkte" enthält nur Informationen zu Produkten. Beachten Sie, dass jeder Datensatz eine eindeutige ID (Produkt-ID) aufweist. Der Wert der Produkt-ID wird verwendet, um Produktinformationen mit der Tabelle "Bestelldetails" zu verbinden.

Produkte

Produkt-ID

Preis

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5,25

Die Tabelle "Kunden" enthält nur Informationen zu Kunden. Beachten Sie, dass jeder Datensatz eine eindeutige ID (Kunden-ID) aufweist. Der Wert der Kunden-ID wird verwendet, um Kundeninformationen mit der Tabelle "Bestellungen" zu verbinden.

Customers

Kunden-ID

Name

Straße

Ort

Bundesstaat

PLZ

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Wiesbaden

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia Circle

Köln

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Die Tabelle "Bestellungen" enthält Informationen zu Bestellungen, Verkäufern, Kunden und Produkten. Beachten Sie, dass jeder Datensatz eine eindeutige ID (Bestell-ID) aufweist. Einige Informationen in dieser Tabelle müssen in eine zusätzliche Tabelle unterteilt werden, die Bestelldetails enthält, sodass die Tabelle "Bestellungen" nur vier Spalten enthält: die eindeutige Auftrags-ID, das Bestelldatum, die Verkäufer-ID und die Kunden-ID. Die hier gezeigte Tabelle wurde noch nicht in die Tabelle "Bestelldetails" aufgeteilt.

Bestellungen

Auftrags-ID

Bestelldatum

Vertriebsmitarbeiter-ID

Kunden-ID

Produkt-ID

Qty

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Bestelldetails, z. B. die Produkt-ID und Die Menge, werden aus der Tabelle "Bestellungen" verschoben und in einer Tabelle mit dem Namen "Bestelldetails" gespeichert. Denken Sie daran, dass es 9 Bestellungen gibt, daher ist es sinnvoll, dass es in dieser Tabelle 9 Datensätze gibt. Beachten Sie, dass die Tabelle "Bestellungen" eine eindeutige ID (Bestell-ID) aufweist, auf die aus der Tabelle "Bestelldetails" verwiesen wird.

Der endgültige Entwurf der Tabelle "Bestellungen" sollte wie folgt aussehen:

Bestellungen

Auftrags-ID

Bestelldatum

Vertriebsmitarbeiter-ID

Kunden-ID

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Die Tabelle "Bestelldetails" enthält keine Spalten, für die eindeutige Werte erforderlich sind (d. h. es gibt keinen Primärschlüssel), daher ist es in Ordnung, dass beliebige oder alle Spalten "redundante" Daten enthalten. Es sollten jedoch keine zwei Datensätze in dieser Tabelle vollständig identisch sein (diese Regel gilt für jede Tabelle in einer Datenbank). In dieser Tabelle sollten 17 Datensätze vorhanden sein , die jeweils einem Produkt in einer einzelnen Bestellung entsprechen. In Der Reihenfolge 2349 sind beispielsweise drei C-789-Produkte einer der beiden Teile des gesamten Auftrags.

Die Tabelle "Bestelldetails" sollte daher wie folgt aussehen:

Auftragsdetails

Auftrags-ID

Produkt-ID

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopieren und Einfügen von Daten aus Excel in Access

Nachdem die Informationen zu Verkäufern, Kunden, Produkten, Bestellungen und Bestelldetails in Excel in separate Themen aufgeteilt wurden, können Sie diese Daten direkt in Access kopieren, wo sie zu Tabellen werden.

Erstellen von Beziehungen zwischen den Access-Tabellen und Ausführen einer Abfrage

Nachdem Sie Ihre Daten nach Access verschoben haben, können Sie Beziehungen zwischen Tabellen erstellen und dann Abfragen erstellen, um Informationen zu verschiedenen Themen zurückzugeben. Sie können beispielsweise eine Abfrage erstellen, die die Auftrags-ID und die Namen der Verkäufer für Bestellungen zurückgibt, die zwischen dem 05.03.09 und dem 08.03.09 eingegeben wurden.

Darüber hinaus können Sie Formulare und Berichte erstellen, um die Dateneingabe und Vertriebsanalyse zu vereinfachen.

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Sie können jederzeit einen Experten in der Excel Tech Community fragen oder Unterstützung in der Answers Community erhalten.

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