Verwalten der Informationen, die über "Meine Website" und das eigene Profil freigegeben werden

In diesem Hilfeartikel wird beschrieben, wie Sie Informationen über Ihre "Meine Website" und Ihr Profil freigeben können, und er enthält einige Schritte, die Ihnen helfen, die Menge der freigegebenen Informationen zu verwalten.

Inhalt dieses Artikels

• Übersicht
• Freigeben und Verwalten des Zugriffs auf Inhalte auf Ihrer Meine Site
• Verstehen, wie Personen Kollegen hinzufügen und Aktivitäten folgen
• Arbeiten mit Tags, Bewertungen, Notizen und Status
• Grundlegendes zu Kollegen- und Schlüsselwort-Vorschlägen (Keyword)
• Verwalten des Zugriffs auf einige Informationen in Ihrem Profil

Übersicht

Das Teilen von Informationen über sich selbst kann Ihnen helfen, mit anderen in Kontakt zu treten und Ihr berufliches Netzwerk aufzubauen. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, welche Arten von Informationen Sie teilen und wie weit Sie sie weitergeben. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise persönliche Informationen wie Ihre Mobiltelefonnummer nur für Ihre Arbeitsgruppe oder Ihren Vorgesetzten freigeben, anstatt für alle Personen in der organization.

Darüber hinaus sollten Sie überprüfen, ob Ihre organization Richtlinien für die Freigabe von Informationen hat. Beispielsweise verfügt Ihre Organization möglicherweise über Richtlinien darüber, welche Arten von Informationen online gespeichert werden sollten und welche nicht, oder erfordert für einige Arten von Inhalten einen Genehmigungsprozess.

Hier sind einige wichtige Möglichkeiten, wie Informationen über Ihre Meine Website freigegeben werden können:

• Inhalte auf Ihrer "Meine Site", einschließlich Dokumente, Listen und Blogs
• Tags und Notizen, die Sie auf Seiten und Dokumente anwenden
• Vorgeschlagene Schlüsselwörter und Kollegen, die Sie genehmigt haben, die verwendet werden können, um Ihre Meine Website schnell zu aktualisieren, damit Sie mit anderen in Kontakt treten können
• Persönliche Informationen, wie Kontaktinformationen, Interessen, Verantwortlichkeiten, Kollegen und Mitgliedschaften in E-Mail-Listen in Ihrem Profil sowie alle Aktualisierungen, die Sie an Ihren Profildetails vornehmen

Beachten Sie, dass Ihre organization Ihre "Meine Website" anpassen kann, z. B. indem Sie steuern, welche Arten von Informationen Sie hinzufügen oder anpassen können. Ihre organization kann Ihrer Meine Website auch Informationen aus anderen Datenquellen hinzufügen, z. B. aus einer Personaldatenbank.

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Freigeben und Verwalten des Zugriffs auf Inhalte auf Ihrer Meine Site

In Ihrem "Meine Site" sind bereits drei Optionen zum Freigeben von Dokumenten vorhanden:

• Freigegebene Dokumente Verwenden Sie diese Bibliothek zum Speichern von Dokumenten, die Sie mit mehreren Personen teilen möchten. Je nachdem, wie Ihre Meine Website eingerichtet ist, können Sie die Berechtigungen für die Bibliothek sowie für bestimmte Ordner und Elemente bearbeiten.
• Private Dokumente Verwenden Sie diese Bibliothek für Dokumente, die Sie nicht mit anderen Personen teilen möchten. Das Speichern von Dokumenten in dieser Bibliothek kann hilfreich sein, wenn Sie häufig von verschiedenen Computern aus auf ein Dokument zugreifen müssen, es aber nicht für Ihre Kollegen freigeben möchten.

Je nachdem, wie Ihre Meine Website eingerichtet ist, können Sie auch andere Inhalte hinzufügen, z. B. andere Bibliotheken, Listen und eine Blogwebsite, um Ihre Ideen zu teilen.

Sie können die Berechtigungen für diese Elemente ähnlich wie Benutzer Berechtigungen für Inhalte auf anderen Websites verwalten. Die Berechtigungen können auf Websiteebene sowie für Listen, Bibliotheken, Ordner, bestimmte Dokumente und Listenelemente angepasst werden.

Auf der Registerkarte "Inhalt" Ihres Profils können Personen auch öffentliche Dokumente anzeigen, die von Ihnen verfasst wurden, auf anderen SharePoint-Websites, deren Mitglied Sie sind, wenn sie über die Berechtigung zum Anzeigen dieser Inhalte verfügen.

Ihre organization hat möglicherweise zusätzliche Richtlinien für die Arten von Dokumenten, die Sie auf Ihrer Meine Site speichern können.

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Verstehen, wie Personen Kollegen hinzufügen und Aktivitäten folgen

Sie können die Aktivitäten Ihrer Kollegen verfolgen, sodass Sie sehen können, wenn diese einen interessanten Artikel markieren, eine Notiz an das Notizbrett einer anderen Person senden oder ihre Berufsbezeichnung ändern. Ihre Aktivitäten werden in Ihrem Newsfeed in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt. Umgekehrt können Personen in Ihrer Organization Sie als Kollegen hinzufügen und Ihre Aktivitäten in ihren Newsfeeds verfolgen.

People können Sie als Kollegen hinzufügen und Ihre Aktivitäten verfolgen, unabhängig davon, ob Sie sie als Kollegen hinzufügen oder nicht, und umgekehrt. Wenn Sie an den Aktivitäten dieser Person interessiert sind, können Sie sie als Kollege hinzufügen, damit Sie auch ihre Aktivitäten verfolgen können. Einige Aktivitäten, z. B. das Anwenden eines Schlüsselworts (Keyword), das von einer anderen Person als Interesse angegeben wurde, können im Newsfeed jeder Person angezeigt werden, die über die Berechtigung zum Anzeigen Ihrer "Meine Site" verfügt.

Je nachdem, wie Ihr Administrator Ihre Meine Site eingerichtet hat, können Sie ändern, welche Aktivitäten Sie in Ihrem Newsfeed sehen, indem Sie den Abschnitt "Einstellungen" Ihres Profils bearbeiten. Sie können beispielsweise auswählen, ob Sie in Ihrem Newsfeed eine Benachrichtigung erhalten möchten, wenn ein Kollege das Team wechselt oder eine Notiz auf der Profilseite einer anderen Person schreibt. Die Einstellungen ändern nicht, welche Ihrer Aktivitäten Personen in ihren Newsfeeds sehen können.

Je nachdem, wie Ihre Meine Websites eingerichtet sind, erhalten Sie möglicherweise eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand Sie als Kollegen hinzufügt. Die Nachricht informiert Sie darüber, dass jemand Sie als Kollegen hinzugefügt hat und Ihre Aktivitäten verfolgt, aber Sie haben nicht die Möglichkeit, abzulehnen, ob diese Person Sie als Kollegen hinzufügen kann oder nicht.

Wenn Sie nicht benachrichtigt werden möchten, wenn jemand Sie als Kollegen hinzufügt, gehen Sie wie folgt vor:

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wenn Sie bereits das Profil einer Person oder eine Seite auf Ihrer Meine Site anzeigen, klicken Sie auf Mein Profil.
   • Wenn Sie auf Ihrer SharePoint-Website einen anderen Seitentyp anzeigen, klicken Sie in der oberen rechten Ecke , und klicken Sie dann auf Mein Profil.

2. Klicken Sie auf "Mein Profil bearbeiten".

3. Deaktivieren Sie im Abschnitt "Einstellungen" neben "E-Mail-Benachrichtigungen" das Kontrollkästchen "Benachrichtigen", wenn mich jemand als Kollege hinzufügt.

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Arbeiten mit Tags, Bewertungen, Notizen und Status

Tags, Notizen und Status sind Möglichkeiten, Informationen zu entdecken und sich mit anderen Personen in Ihrer Organization zu verbinden.

Kategorien

Wenn das Social Tagging von Ihrem Administrator aktiviert wurde, können Sie Inhalte markieren, sodass Sie sie sich leicht merken, klassifizieren oder mit anderen teilen können. Sie können Seiten und Dokumente auf einer SharePoint-Website sowie auf anderen Intranet- und Internetseiten markieren. Wenn Sie ein Tag anwenden, können Sie angeben, ob es öffentlich oder privat ist.

Um das Auffinden von interessanten Inhalten zu erleichtern, gibt es verschiedene Möglichkeiten, um zu sehen, wann jemand ein öffentliches Tag auf einen Inhalt angewendet hat, vorausgesetzt, die Benutzer haben die Berechtigung zum Anzeigen des Inhalts:

• Sie können Updates in Ihrem Newsfeed erhalten, wenn einer Ihrer Kollegen ein Tag auf Inhalte anwendet, für die Sie über die Berechtigung zum Anzeigen verfügen. Ihre Kollegen können auch sehen, wenn Sie Tags auf Inhalte anwenden, für die sie eine Berechtigung zum Anzeigen haben.
• Wenn Sie dem Abschnitt "Interessen" Ihres Profils Schlüsselwörter hinzugefügt haben, können Sie sehen, wann Personen dieses Schlüsselwort (Keyword) als Tag verwenden, vorausgesetzt, Sie haben die Berechtigung, den markierten Inhalt anzuzeigen. Wenn Sie z. B. "Fotografie" als Interesse verfolgen und jemand den Begriff "Fotografie" in einem öffentlichen Tag verwendet, erhalten Sie ein Update in Ihrem Newsfeed.
• Umgekehrt können andere Personen sehen, wenn Sie ein Schlüsselwort (Keyword) verwenden, das sie als Interesse hinzugefügt haben. Wenn Personen einem Schlüsselwort (Keyword) als Interesse folgen, müssen sie keine Kollegen sein, um informiert zu werden, wenn jemand Inhalte mit diesem Schlüsselwort (Keyword) taggt oder ein gemeinsames Interesse teilt.
• Im Abschnitt "Letzte Aktivitäten " in Ihrem Profil wird angezeigt, wann Sie kürzlich Inhalte markiert haben, ob der Betrachter über die Berechtigung zum Anzeigen des Inhalts verfügt. Wenn Personen über die Berechtigung verfügen, Ihr Profil anzuzeigen, können sie Ihren Abschnitt "Letzte Aktivitäten" sehen, unabhängig davon, ob sie Ihnen als Kollege folgen oder nicht.

Ihre Tags werden auch in einer Sammlung von Tags angezeigt, die manchmal als Tag-Cloud bezeichnet wird und die Personen in Ihrem Profil anzeigen können. People können auch weitere Informationen zu einem Tag sowie die letzten Aktivitäten im Zusammenhang mit einem Tag anzeigen, z. B. wenn jemand dieses Tag angewendet hat. Tags, die Sie anwenden, können auch mit Unternehmensschlüsselwörtern interagieren, die zentral von Ihrer organization verwaltet werden. Weitere Informationen finden Sie unter der Person, die Ausdruckssätze und Unternehmensschlüsselwörter für Ihre Organization verwaltet.

Sie können ein Tag als öffentlich oder privat markieren. Wenn Sie ein Tag als öffentliches Tag erstellen, es dann aber als privat markieren oder später löschen, hat dies keinen Einfluss auf die Aktualisierung, die Personen in ihren Newsfeeds erhalten, als das Tag zum ersten Mal erstellt wurde. Das erste Update über das Tag bleibt in den Newsfeeds der Leute. Wenn Sie ein Tag als privat markieren, ist die URL oder das Dokument, auf das das Tag verweist, für Benutzer nicht mehr zugänglich. Benutzer können den Text des Tags, das Sie als privat markieren, jedoch weiterhin sehen.

Bewertungen

Wenn das Bewertungsfeature in einer Bibliothek aktiviert wurde, können Personen mit der Berechtigung zum Zugriff auf den Inhalt diesen mit einem Sternsystem bewerten. Je nachdem, wie die Bibliothek eingerichtet ist, sehen der Autor und Personen, die über die Berechtigung zum Anzeigen des Inhalts verfügen, die Gesamtzahl der Bewertungen für das Dokument, aber nicht die Details darüber, wer die Bewertung angewendet hat (z. B. werden Benutzernamen nicht neben den Bewertungen angezeigt). Microsoft SharePoint Server speichert jedoch Benutzernamen, und auf Benutzernamen können SharePoint-kompatible Programme und Lösungen zugreifen.

Wenn Personen Sie als Kollegen hinzugefügt haben, erhalten sie ein Update in ihrem Newsfeed, wenn Sie Inhalte bewerten, sofern sie die Berechtigung zum Anzeigen des Inhalts haben. Sie können einen Link zu dem von Ihnen bewerteten Inhalt und die Bewertung, die Sie darauf angewendet haben, sehen. Eine Aktualisierung erscheint auch im Abschnitt "Letzte Aktivitäten" Ihres Profils, die von allen Personen angezeigt werden kann, die über die Berechtigung verfügen, Ihre "Meine Website" und den von Ihnen bewerteten Inhalt anzuzeigen.

Notizen

Sie können Notizen zu Dokumenten und Seiten schreiben, die Personen anzeigen können, wenn sie die Dokumente und Seiten besuchen, auf die die Notizen angewendet wurden. Sie können auch Notizen zu den Profilen anderer Personen sowie zu Ihrem eigenen Profil schreiben.

People, die Ihre Aktivitäten als Kollege verfolgen, erhalten in ihrem Newsfeed ein Update über die von Ihnen geschriebenen Notizen. Der Abschnitt "Letzte Aktivitäten" Ihres Profils zeigt die Notizen an, die Sie kürzlich zu verschiedenen Inhaltsteilen geschrieben haben, wenn der Betrachter Zugriff auf die Inhalte hat.

Die von Ihnen geposteten Notizen sind für alle sichtbar. Sie können eine Notiz bearbeiten oder löschen, nachdem Sie sie erstellt haben, dies wirkt sich jedoch nicht auf die Aktualisierungen aus, die Personen in ihren Newsfeeds erhalten oder die in Ihren letzten Aktivitäten angezeigt wird, wenn die Notiz zum ersten Mal erstellt wird.

Statusmeldungen

Sie können Ihre Gedanken über eine kurze status Nachricht teilen, die neben Ihrem Namen und Ihrem Bild angezeigt wird, wenn Personen Ihr Profil besuchen.

People, die Ihre Aktivitäten als Kollege verfolgen, erhalten eine Aktualisierung in ihrem Newsfeed, wenn Sie Ihre Status-Nachricht ändern. Updates Ihrer Statusmeldung werden auch im Abschnitt "Letzte Aktivitäten" Ihres Profils angezeigt. Sie können eine status Nachricht bearbeiten oder löschen, dies wirkt sich jedoch nicht auf die ursprüngliche Aktualisierung aus, die Personen in ihren Newsfeeds erhalten oder die in Ihren letzten Aktivitäten angezeigt wird.

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Grundlegendes zu Kollegen- und Schlüsselwort-Vorschlägen (Keyword)

Je nachdem, wie Ihre Meine Site eingerichtet ist und welche Programme installiert sind, erhalten Sie möglicherweise Vorschläge für Kollegen und Schlüsselwörter, die Ihnen helfen, schneller mit Personen und Informationen in Kontakt zu treten.

Diese Vorschläge können darauf basieren, wie Sie SharePoint-kompatible Programme wie Microsoft Outlook 2010 verwenden.

Das Feature SharePoint Server-Kollegen-Add-In in Outlook 2010 durchsucht z. B. den Ordner "Gesendete E-Mails", um nach bestimmten Namen und Schlüsselwörtern sowie deren Häufigkeit zu suchen. Die Liste wird regelmäßig aktualisiert und auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert.

Die Liste möglicher Kollegen wird auf der Seite "Kollegen hinzufügen" Ihres Profils angezeigt, auf der Sie die Kollegen genehmigen oder ablehnen können.

Sie können eine Liste der vorgeschlagenen Schlüsselwörter (Keyword) anzeigen, wenn Sie Ihr Profil bearbeiten, und Sie können die Schlüsselwörter genehmigen oder ablehnen. Genehmigte Schlüsselwörter werden den Abschnitten "Fragen zu " oder "Interessen" Ihres Profils hinzugefügt.

Verwalten, ob Ihre gesendeten E-Mails auf Vorschläge von Kollegen und Schlüsselworten (Keyword) analysiert werden

Sie können die Analyse Ihrer E-Mails ablehnen, indem Sie die Einstellungen in einigen E-Mail-Programmen verwalten. In Outlook 2010 können Sie z. B. das folgende Verfahren verwenden, um die E-Mail-Analyse zu deaktivieren. Wenn Sie ein anderes Programm verwenden, das gesendete E-Mails nach Vorschlägen für Kollegen und Schlüsselworte (Keyword) analysieren kann, lesen Sie die Hilfe in Ihrem Programm.

1. Klicken Sie in Outlook 2010 auf das Menü "Datei " und dann auf "Optionen".
2. Klicken Sie auf "Erweitert", und scrollen Sie zum Abschnitt "Andere ".
3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Analyse von gesendeten E-Mails zulassen, um Personen, die Sie häufig per E-Mail versenden, und Themen, über die Sie häufig sprechen, zu identifizieren, und laden Sie diese Informationen in den standardmäßigen SharePoint-Server hoch.
4. Klicken Sie auf OK.

Verwalten, ob SharePoint Server Vorschläge für Kollegen und Schlüsselwörter in einer E-Mail sendet oder nicht

Je nachdem, wie Ihre Meine Website eingerichtet ist, erhalten Sie möglicherweise Vorschläge für Kollegen und Keywords zum Hinzufügen per E-Mail. Sie können den Empfang dieser E-Mails deaktivieren, indem Sie das folgende Verfahren in SharePoint Server verwenden.

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wenn Sie bereits das Profil einer Person oder eine Seite auf Ihrer Meine Site anzeigen, klicken Sie auf Mein Profil.
   • Wenn Sie auf Ihrer SharePoint-Website einen anderen Seitentyp anzeigen, klicken Sie in der oberen rechten Ecke , und klicken Sie dann auf Mein Profil.

2. Klicken Sie auf "Mein Profil bearbeiten".

3. Scrollen Sie zum Abschnitt "Einstellungen", und deaktivieren Sie neben "E-Mail-Benachrichtigungen" das Kontrollkästchen "Vorschläge für neue Kollegen und Schlüsselwörter senden".

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Verwalten des Zugriffs auf einige Informationen in Ihrem Profil

Je nachdem, wie Ihr Profil eingerichtet ist, können Sie mithilfe von Datenschutzkategorien festlegen, dass nur bestimmte Personen einige der Details in Ihrem Profil, Ihren Website- und Verteilerlistenmitgliedschaften und Ihrer Liste von Kollegen anzeigen können. Sie könnten beispielsweise möchten, dass jeder, der Ihr Profil anzeigen kann, alle Websites sieht, denen Sie angehören.

Die Details in Ihrem Profil können möglicherweise einige Informationen Ihres Administrators enthalten, aber Sie können möglicherweise bearbeiten, wer einige der persönlichen Details sieht, z. B. Ihre persönliche Telefonnummer.

Ihre Mitgliedschaftsseite in Ihrem Profil enthält eine Liste der Websites und Verteilerlisten, denen Sie angehören. Je nachdem, wie Ihre Meine Website eingerichtet ist, können Sie die Datenschutzkategorie auf jede Mitgliedschaft anwenden.

Zu Ihren Kollegen gehören in der Regel Mitglieder Ihres Teams sowie andere Personen, deren Aktivitäten Sie verfolgen möchten. Sie können Ihre Kollegen in Gruppen organisieren, aber Sie können nur verwalten, wer Ihre Kollegen sieht, indem Sie die folgenden Datenschutzkategorien anwenden:

• Jeder
• Meine Kollegen
• Mein Team
• Mein Vorgesetzter
• Privat

Wenden Sie Datenschutzkategorien auf Ihre Profildetails, Mitgliedschaften und Ihre Kollegenliste an

Sie können die Datenschutzkategorien für Ihre Profildetails, Mitgliedschaften und die Kollegenliste in Ihrem Profil ändern.

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wenn Sie bereits das Profil einer Person oder eine Seite auf Ihrer Meine Site anzeigen, klicken Sie auf Mein Profil.
   • Wenn Sie auf Ihrer SharePoint-Website einen anderen Seitentyp anzeigen, klicken Sie in der oberen rechten Ecke , und klicken Sie dann auf Mein Profil.

2. Um einige Ihrer Profildetails zu bearbeiten, klicken Sie unter unserem Bild auf Mein Profil bearbeiten.

3. Um Mitgliedschaften zu bearbeiten, klicken Sie auf Mitgliedschaften. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Mitgliedschaften, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Mitgliedschaften bearbeiten.

4. Um Ihre Kollegenliste zu bearbeiten, klicken Sie auf Kollegen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kollegen, deren Einstellungen Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Kollegen bearbeiten.

5. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie dann auf OK.

Einen Kollegen zu Ihrem Team hinzufügen

Sie können die Datenschutzeinstellung "Mein Team " auf einige Details in Ihrem Profil, Ihren Mitgliedschaften oder Ihrer Kollegenliste anwenden, wenn Sie verwalten möchten, wer Zugriff auf deren Anzeige hat. Sie können ein Element beispielsweise nur für Ihr Team freigeben, anstatt für alle Ihre Kollegen oder alle Benutzer, die Zugriff auf Ihr Profil haben.

Sie können Ihrem Team eine Person hinzufügen, sofern sie über die Berechtigung zum Anzeigen Ihrer "Meine Website" verfügt, unabhängig davon, ob es sich um eine Person direkt in Ihrer Abteilung handelt oder um jemanden, mit dem Sie eng in einer anderen Abteilung zusammenarbeiten.

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wenn Sie bereits das Profil einer Person oder eine Seite auf Ihrer Meine Site anzeigen, klicken Sie auf Mein Profil.
   • Wenn Sie auf Ihrer SharePoint-Website einen anderen Seitentyp anzeigen, klicken Sie in der oberen rechten Ecke , und klicken Sie dann auf Mein Profil.

2. Klicken Sie auf Kollegen, wählen Sie den Kollegen aus, den Sie Ihrem Team hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Kollegen bearbeiten. Sie können mehrere Kollegen auswählen, wenn Sie möchten.

3. Klicken Sie im Abschnitt Zu Gruppe hinzufügen unter Zu meinem Team hinzufügen auf Ja.

4. Klicken Sie auf OK.

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