Es gibt eine Welt von Daten außerhalb Ihres Microsoft Word-Programms, die Sie in Word verwenden können, aber wie importieren Sie die Daten und schützen sie? Es geht darum, die richtigen Verbindungen herzustellen.
Importieren externer Daten mithilfe des Datenverbindungs-Assistenten
In Microsoft Word importieren Sie externe Daten mithilfe des Seriendrucks. Verwenden Sie den Seriendruck, um eine Reihe von Dokumenten zu erstellen, z. B. einen Formularbrief, der an viele Kunden gesendet wird, oder ein Blatt mit Adressetiketten für einen Feiertag Karte Sendung. Sie können auch Textdateien, Excel-Arbeitsblätter und Access-Tabellen oder -Abfragen direkt importieren, ohne eine Verbindungsdatei zu verwenden.
Das Importieren einer CSV-Textdatei (durch Trennzeichen getrennte Werte) (.csv) ist einfach. Wenn ihre Textdatei eine .csv Datei ist, die nicht das auf Ihrem Computer definierte Listentrennzeichen verwendet, oder wenn ihre Textdatei keine .csv-Datei ist, können Sie eine Schema.ini-Datei verwenden, um das richtige Dateiformat anzugeben.
Importieren der Datei
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Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden.
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Führen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine der folgenden Aktionen aus:
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Um eine vorhandene ODC-Datei zu verwenden, doppelklicken Sie auf die ODC-Datei. Die Daten werden importiert, und Sie sind fertig.
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Um eine neue ODC-Datei zu erstellen, klicken Sie auf Neue Quelle, und führen Sie dann die einzelnen Schritte im Verfahren aus.
Der Datenverbindungs-Assistent wird angezeigt.
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Klicken Sie auf der Seite Willkommen beim Datenverbindungs-Assistenten auf Andere/Erweitert.
Das Dialogfeld Datenlinkeigenschaften wird angezeigt.
Wenn Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Optionen in den verschiedenen Dialogfeldern benötigen, klicken Sie auf Hilfe.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Anbieter die Option Microsoft Jet 4.0 OLE DB-Anbieter aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Geben Sie auf der Registerkarte Verbindung im Feld Datenbanknamen auswählen oder eingeben den vollständigen Pfad zu dem Ordner ein, der die Textdatei enthält.
Um den Ordner zu finden, klicken Sie neben dem Feld auf die Schaltfläche Durchsuchen .
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Klicken Sie auf die Registerkarte Alle , wählen Sie Erweiterte Eigenschaften aus, und klicken Sie dann auf Wert bearbeiten.
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Geben Sie im Feld Eigenschaftswert eine der folgenden Werte ein:
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Wenn die Textdatei Spaltenüberschriften enthält, geben Sie Text ein. HDR=Ja.
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Wenn die Textdatei keine Spaltenüberschriften enthält, geben Sie Text ein. HDR=Nein.
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Klicken Sie auf OK.
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Um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf die Registerkarte Verbindung und dann auf Verbindung testen.
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
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Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, überprüfen Sie die Werte, die Sie in den vorherigen Schritten eingegeben haben, erneut.
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Wenn die Meldung "Verbindung erfolgreich testen" angezeigt wird, klicken Sie auf OK.
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Klicken Sie auf OK.
Der Datenverbindungs-Assistent wird erneut angezeigt.
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Wählen Sie auf der Seite Datenbank und Tabelle auswählen unter der Spalte Name die Textdatei aus, die Sie importieren möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Geben Sie auf der Seite Datenverbindungsdatei speichern und fertig stellen einen Namen für die ODC-Datei in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordnerspeicherort zu ändern, der standardmäßig der Ordner "Meine Datenquellen" ist.
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Optional können Sie zusätzliche Informationen in die Felder Beschreibung, Anzeigename und Schlüsselwörter suchen eingeben, um die Verbindungsdatei besser auffindbar zu machen.
Verwenden einer Schema.ini-Datei zum Angeben eines anderen Listentrennzeichen- oder Textdateiformats
Eine Schema.ini-Datei ist eine Textdatei, die Einträge enthält, die standardtexttreibereinstellungen in der Windows-Registrierung außer Kraft setzen. Um eine Schema.ini-Datei verwenden zu können, müssen Sie im Allgemeinen die folgenden Schritte ausführen:
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Speichern Sie die Schema.ini-Datei im selben Ordner wie die Textdatei, die Sie importieren.
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Benennen Sie die Datei Schema.ini.
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Geben Sie in der ersten Zeile der Schema.ini-Datei den Namen der Textdatei ein, mit der Sie eine Verknüpfung herstellen, umgeben von eckigen Klammern.
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Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, um das andere Textdateiformat anzugeben.
Die folgenden Abschnitte zeigen allgemeine Beispiele für die Verwendung der Schema.ini-Datei.
Beispiel: Geben Sie ein Semikolonzeichen (;) als Trennzeichen an.
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Beispiel: Angeben eines Tabstoppzeichens als Trennzeichen
[Products.txt] Format=TabDelimited
Beispiel: Angeben einer Datei mit fester Breite
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Das Importieren einer Textdatei mithilfe eines ODBC-Treibers ist mindestens ein zweistufiger Prozess. Definieren Sie zunächst bei Bedarf einen Benutzer-DSN auf Ihrem Computer für den ODBC-Texttreiber. Importieren Sie anschließend die Textdatei mithilfe des Benutzer-DSN. Wenn ihre Textdatei eine CSV-Datei (Durch Trennzeichen getrennte Werte) ist, die nicht das auf Ihrem Computer definierte Listentrennzeichen verwendet, oder wenn ihre Textdatei keine .csv-Datei ist, können Sie eine Schema.ini-Datei verwenden, um das richtige Dateiformat anzugeben.
Definieren eines Benutzer-DSN
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Öffnen Sie Systemsteuerung, und klicken Sie dann auf System und Sicherheit > Verwaltung > ODBC-Datenquellen (32-Bit) oder ODBC-Datenquellen (64-Bit). \
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Klicken Sie im Dialogfeld ODBC-Datenquellenadministrator auf der Registerkarte Benutzer-DSN auf Hinzufügen.
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Wählen Sie im Dialogfeld Create Neue Datenquelledie Option Microsoft-Texttreiber (*.txt; *.csv) aus, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Das Dialogfeld ODBC-Texteinrichtung wird angezeigt.
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Geben Sie unter Datenquellenname einen Namen ein.
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Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktuelles Verzeichnis verwenden .
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Klicken Sie auf Verzeichnis auswählen.
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Suchen Sie im Dialogfeld Verzeichnis auswählen den Ordner, der die zu importierende Textdatei enthält, stellen Sie sicher, dass die Textdatei in der Liste unterhalb des Felds Dateiname angezeigt wird, und klicken Sie dann auf OK.
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Klicken Sie zweimal auf OK.
Wenn Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Optionen in den verschiedenen Dialogfeldern benötigen, klicken Sie auf Hilfe.
Importieren der Datei
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Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden.
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Führen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine der folgenden Aktionen aus:
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Um eine vorhandene ODC-Datei zu verwenden, doppelklicken Sie auf die ODC-Datei. Die Daten werden importiert, und Sie sind fertig.
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Um eine neue ODC-Datei zu erstellen, klicken Sie auf Neue Quelle, und führen Sie dann die einzelnen Schritte im Verfahren aus.
Der Datenverbindungs-Assistent wird angezeigt.
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Klicken Sie auf der Seite Willkommen beim Datenverbindungs-Assistenten auf ODBC DSN.
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Wählen Sie auf der Seite Verbindung mit ODBC-Datenquelle herstellen den soeben erstellten Benutzer-DSN aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Wählen Sie auf der Seite Datenbank und Tabelle auswählen die Textdatei unter der Spalte Name aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Geben Sie auf der Seite Datenverbindungsdatei speichern und fertig stellen einen Namen für die ODC-Datei in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordnerspeicherort zu ändern, der standardmäßig der Ordner "Meine Datenquellen" ist.
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Optional können Sie zusätzliche Informationen in die Felder Beschreibung, Anzeigename und Schlüsselwörter suchen eingeben, um die Verbindungsdatei besser auffindbar zu machen.
Wenn Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Optionen in den verschiedenen Dialogfeldern benötigen, klicken Sie auf Hilfe.
Verwenden einer Schema.ini-Datei zum Angeben eines anderen Listentrennzeichen- oder Textdateiformats
Eine Schema.ini-Datei ist eine Textdatei, die Einträge enthält, die standardtexttreibereinstellungen in der Windows-Registrierung außer Kraft setzen. Um eine Schema.ini-Datei verwenden zu können, müssen Sie im Allgemeinen die folgenden Schritte ausführen:
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Speichern Sie die Schema.ini-Datei im selben Ordner wie die Textdatei, die Sie importieren.
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Benennen Sie die Datei Schema.ini.
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Geben Sie in der ersten Zeile der Schema.ini-Datei den Namen der Textdatei ein, mit der Sie eine Verknüpfung herstellen, umgeben von eckigen Klammern.
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Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, um das andere Textdateiformat anzugeben.
Die folgenden Abschnitte zeigen allgemeine Beispiele für die Verwendung der Schema.ini-Datei.
Beispiel: Angeben einer Spaltenüberschrift
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Beispiel: Geben Sie ein Semikolonzeichen (;) als Trennzeichen an.
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Beispiel: Angeben eines Tabstoppzeichens als Trennzeichen
[Products.txt] Format=TabDelimited
Beispiel: Angeben einer Datei mit fester Breite
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
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Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden.
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Führen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine der folgenden Aktionen aus:
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Um eine vorhandene ODC-Datei zu verwenden, doppelklicken Sie auf die ODC-Datei. Die Daten werden importiert, und Sie sind fertig.
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Um eine neue ODC-Datei zu erstellen, klicken Sie auf Neue Quelle, und führen Sie dann die einzelnen Schritte im Verfahren aus.
Der Datenverbindungs-Assistent wird angezeigt.
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Klicken Sie auf der Seite Willkommen beim Datenverbindungs-Assistenten auf Microsoft SQL Server.
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Gehen Sie auf der Seite Verbindung mit Datenbankserver herstellen wie folgt vor:
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Geben Sie den Namen des Datenbankservers in das Feld Servername ein.
Wenn sich die Datenbank auf Ihrem Computer befindet, geben Sie (lokal) ein.
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Führen Sie unter Anmeldeinformationen eine der folgenden Aktionen aus:
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Um Ihren Windows-Benutzernamen und Ihr Kennwort zu verwenden, klicken Sie auf Windows-Authentifizierung verwenden.
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Wenn Sie einen Datenbankbenutzernamen und ein Kennwort verwenden möchten, klicken Sie auf Benutzername und Kennwort verwenden, und geben Sie dann den Benutzernamen und das Kennwort der Datenbank in die entsprechenden Felder ein.
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Klicken Sie auf Weiter.
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Wählen Sie auf der Seite Datenbank und Tabelle auswählen die Datenbank im Feld Datenbank aus, wählen Sie die Tabelle, Sicht oder benutzerdefinierte Funktion unter der Spalte Name aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Geben Sie auf der Seite Datenverbindungsdatei speichern und fertig stellen einen Namen für die ODC-Datei in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordnerspeicherort zu ändern, der standardmäßig der Ordner "Meine Datenquellen" ist.
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Optional können Sie zusätzliche Informationen in die Felder Beschreibung, Anzeigename und Schlüsselwörter suchen eingeben, um die Verbindungsdatei besser auffindbar zu machen.
Das Importieren von Daten aus einer SQL Server Datenbank mithilfe eines ODBC-Treibers ist ein zweistufiger Prozess. Definieren Sie zunächst bei Bedarf einen Benutzer-DSN auf Ihrem Computer für den ODBC-Treiber. Importieren Sie anschließend die Daten aus der SQL Server-Datenbank.
Definieren eines Benutzer-DSN
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Öffnen Sie Systemsteuerung, und klicken Sie dann auf System und Sicherheit > Verwaltung > ODBC-Datenquellen (32-Bit) oder ODBC-Datenquellen (64-Bit).
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Wählen Sie im Dialogfeld ODBC-Datenbankadministrator die Registerkarte Benutzer-DSN aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
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Wählen Sie im Dialogfeld neue Datenquelle Createdie Option SQL Server aus, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Das Dialogfeld Create eine neue Datenquelle zu SQL Server wird angezeigt.
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Geben Sie einen Datenquellennamen in das Feld Name ein.
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Geben Sie optional eine Beschreibung der Datenquelle in das Feld Beschreibung ein.
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Geben Sie den Namen des Datenbankservers in das Feld Server ein.
Wenn sich die Datenbank auf Ihrem Computer befindet, geben Sie (lokal) ein.
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Klicken Sie auf Weiter.
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Führen Sie unter Wie sollte SQL Server die Echtheit der Anmelde-ID überprüfen? eine der folgenden Aktionen aus:
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Wenn Sie Ihren Windows-Benutzernamen und Ihr Kennwort verwenden möchten, klicken Sie auf Mit Windows NT-Authentifizierung unter Verwendung der Netzwerkanmelde-ID.
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Um einen Datenbankbenutzernamen und ein Kennwort zu verwenden, klicken Sie auf Mit SQL Server Authentifizierung mithilfe der vom Benutzer eingegebenen Anmelde-ID und Kennwort, und geben Sie dann die Datenbank-Anmelde-ID und das Kennwort in die entsprechenden Felder ein.
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Klicken Sie zweimal auf Weiter und dann auf Fertig stellen.
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Um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Datenquelle testen.
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Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
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Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, überprüfen Sie die Werte, die Sie in den vorherigen Schritten eingegeben haben, erneut.
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Wenn die Meldung "TESTS ERFOLGREICH ABGESCHLOSSEN!" angezeigt wird, klicken Sie auf OK.
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Klicken Sie zweimal auf OK.
Wenn Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Optionen in den verschiedenen Dialogfeldern benötigen, klicken Sie auf Hilfe.
Importieren von Daten aus einer SQL Server-Datenbank
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Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden.
-
Führen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine der folgenden Aktionen aus:
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Um eine vorhandene ODC-Datei zu verwenden, doppelklicken Sie auf die ODC-Datei. Die Daten werden importiert, und Sie sind fertig.
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Um eine neue ODC-Datei zu erstellen, klicken Sie auf Neue Quelle, und führen Sie dann die einzelnen Schritte im Verfahren aus.
Der Datenverbindungs-Assistent wird angezeigt.
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Klicken Sie auf der Seite Willkommen beim Datenverbindungs-Assistenten auf ODBC DSN.
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Wählen Sie auf der Seite Verbindung mit ODBC-Datenquelle herstellen den Namen der Datenquelle aus, den Sie im vorherigen Abschnitt definiert haben, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Wählen Sie auf der Seite Datenbank und Tabelle auswählen die Datenbank im Feld Datenbank aus, wählen Sie die Tabelle, Sicht oder Funktion unter der Spalte Name aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Geben Sie auf der Seite Datenverbindungsdatei speichern und fertig stellen einen Namen für die ODC-Datei in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordnerspeicherort zu ändern, der standardmäßig der Ordner "Meine Datenquellen" ist.
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Optional können Sie zusätzliche Informationen in die Felder Beschreibung, Anzeigename und Schlüsselwörter suchen eingeben, um die Verbindungsdatei besser auffindbar zu machen.
