Wenn Sie ein Microsoft 365- oder Microsoft Exchange-Konto mit Outlook verwenden, können Sie den Terminplanungs-Assistenten und die Raumsuche verwenden, um Ihre Besprechungen zu planen.
Hinweis: Die neue Raumsuche war erstmals in Outlook für Microsoft 365 ab Version 2012 (Build 13530.20316) verfügbar. Room Finder verfügt über eine Abhängigkeit von WebView2, das am 1. April 2021, Version 2101 (Build 13628.20274) und höher, für Microsoft 365-Anwendungen eingeführt wurde. Weitere Informationen zu WebView2 finden Sie in der Administratordokumentation: Microsoft Edge WebView2 und Microsoft 365 Apps.
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Fügen Sie in einer neuen Besprechung die Erforderlichen Teilnehmer, die Startzeit und die Endzeit hinzu, und klicken Sie dann am Ende des Felds Standort auf die Schaltfläche Raumsuche.
Alternativ können Sie in das Feld Standort klicken und unten in der Liste der vorgeschlagenen Standorte die Option Mit Raumsuche durchsuchen auswählen.
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Wählen Sie die Raumeigenschaften in der Raumsuche aus. Diese Konferenzräume werden von Ihrem Microsoft Exchange- oder Microsoft 365-Administrator eingerichtet.
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Wenn die Besprechung mehrere Teilnehmer und ausgelastete Konferenzräume hat, kann es schwierig sein, eine Zeit zu finden, die für alle geeignet ist. Um die Verfügbarkeit für Personen und Räume zu ermitteln, wählen Sie im Menüband die Schaltfläche Terminplanungs-Assistent und dann AutoPicken aus, und wählen Sie die entsprechenden Kriterien aus.
Hinweis: Dieses Feature ersetzt das Feature Vorgeschlagene Zeiten aus früheren Versionen von Outlook.
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Nachdem Sie ein geeignetes Zeitfenster gefunden und der Besprechung einen Konferenzraum hinzugefügt haben, wählen Sie im Menüband Besprechung aus. Anschließend können Sie die Raumsuche schließen. Wenn Sie die Einrichtung Ihrer Besprechung abgeschlossen haben, wählen Sie Senden aus.
Verwenden des Terminplanungs-Assistenten
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Wählen Sie im Posteingangneue Elemente > Besprechung aus, oder wählen Sie im Kalenderdie Option Neue Besprechung aus. Sie können auch die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+Q verwenden, um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.
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Fügen Sie Teilnehmer im Feld An hinzu.
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Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung der Besprechung oder des Ereignisses ein.
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Wählen Sie im Menüband den Terminplanungs-Assistenten aus. Sie sehen eine Zeile für jeden Empfänger, den Sie im Feld An eingegeben haben. Wenn Sie weitere Teilnehmer hinzufügen möchten, können Sie deren Namen in eine beliebige leere Zeile im Terminplanungs-Assistenten eingeben.
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Zeiten, zu denen Ihre Teilnehmer beschäftigt sind, werden dunkelblau angezeigt. Zeiten, zu denen Ihre Teilnehmer einen vorläufigen Termin haben, werden in einem hellblauen Hashblock angezeigt, und Zeiten außerhalb der Arbeitszeiten Ihrer Teilnehmer werden in hellgrau angezeigt. Wählen Sie eine verfügbare Zeit für alle Ihre Teilnehmer aus.
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Um eine optimale Zeit für alle Teilnehmer auszuwählen, verwenden Sie die Raumsuche in der rechten Spalte. Sie können sehen, zu welchen Zeiten Ihre Teilnehmer Konflikte haben.
Verwenden der Raumsuche
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Wählen Sie in einer neuen Besprechung im Menüband die Schaltfläche Terminplanungs-Assistent aus. Wählen Sie rechts neben dem Feld Standort die Schaltfläche Raumsuche aus, oder wählen Sie unten in der Liste der vorgeschlagenen Standorte die Option Mit Raumsuche durchsuchen aus.
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In der Dropdownliste Raumliste anzeigen können Sie eine Liste von Räumen auswählen. Diese Listen werden von Ihrem Microsoft Exchange- oder Microsoft 365-Administrator eingerichtet.
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Wählen Sie einen verfügbaren Raum aus, um den Raum dem Terminplanungs-Assistenten und der Besprechung als Empfänger hinzuzufügen.
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Im Bereich Vorgeschlagene Zeiten wird die beste Zeit für die Besprechung gesucht, die als die Zeit definiert ist, zu der die meisten Teilnehmer verfügbar sind. Die beste Besprechungszeit wird ganz oben im Bereich angezeigt. Um eine der vorgeschlagenen Zeiten auszuwählen, klicken Sie im Bereich Vorgeschlagene Zeiten auf den Zeitvorschlag. Sie können auch manuell eine Zeit im Frei/Gebucht-Raster auswählen.
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Wenn Sie die Besprechung wiederholen möchten, klicken Sie im Menü Besprechung in der Gruppe Optionen auf Wiederholung, wählen Sie das Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.
Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich das Menü Besprechung in Besprechungsserie.
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Wenn Sie die Einrichtung Ihrer Besprechung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Senden.
Suchen nach Raumsuche
Wählen Sie in einer neuen Besprechung unten unter Vorgeschlagene Standorte die Option Mit Raumsuche durchsuchen aus.
Suchen Sie als Nächstes über das Dropdownmenü im Feld Gebäude nach einem Gebäude in der Stadt, in der Sie sich treffen möchten, oder suchen Sie, indem Sie in das Feld Gebäude eingeben.
Nachdem Sie ein Gebäude ausgewählt haben, können Sie die Räume in diesem Gebäude nach Typ, Kapazität, Etage und Features durchsuchen und filtern.
Verwenden der Raumsuche
Wählen Sie in einer neuen Besprechung im Abschnitt Standort hinzufügen die Option Weitere Räume durchsuchen und dann Raumsuche aus.
Suchen Sie als Nächstes über das Dropdownmenü im Feld Gebäude nach einem Gebäude in der Stadt, in der Sie sich treffen möchten, oder suchen Sie, indem Sie in das Feld Gebäude eingeben.
Nachdem Sie ein Gebäude ausgewählt haben, können Sie die Räume in diesem Gebäude nach Typ, Kapazität, Etage und Features durchsuchen und filtern.
Verwenden der Raumsuche
Suchen und buchen Sie Konferenzräume auf dem Bildschirm Neues Ereignis mit Konferenzräume durchsuchen.
Suchen Sie als Nächstes über das Dropdownmenü im Feld Gebäude nach einem Gebäude in der Stadt, in der Sie sich treffen möchten, oder suchen Sie, indem Sie in das Feld Gebäude eingeben.
