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Wenn Sie ein Microsoft 365- oder Microsoft Exchange-Konto mit Outlook verwenden, können Sie den Terminplanungs-Assistenten und den Raumsucher verwenden, um Ihre Besprechungen zu planen.

Hinweis: Die neue Raumsuche war ab Version 2012 (Build 13530.20316) erstmals in Outlook für Microsoft 365 verfügbar. Room Finder ist von WebView2 abhängig, das am 1. April 2021, Version 2101 (Build 13628.20274) und höher für Microsoft 365-Clients eingeführt wurde. Weitere Informationen zu WebView2 finden Sie in der Administratordokumentation: Microsoft Edge WebView2 und Microsoft 365 Apps – Bereitstellen von Office | Microsoft-Dokumentation

  1. Fügen Sie in einer neuen Besprechung die erforderlichen Teilnehmer, die Startzeit und die Endzeit hinzu, und klicken Sie dann am Ende des Felds "Ort" auf die Schaltfläche "Raumsuche".

    Alternativ können Sie in das Feld "Ort " klicken und unten in der Liste der vorgeschlagenen Speicherorte die Option " Mit Raumsuche durchsuchen " auswählen. 

    Abbildung des Dropdownmenüs für die Raumsuche unter der Schaltfläche "Ort".

  2. Wählen Sie die Raumspezifika in der Raumsuche aus. Diese Konferenzräume werden von Ihrem Microsoft Exchange- oder Microsoft 365-Administrator eingerichtet.

    Test

  3. Wenn die Besprechung mehrere Teilnehmer und besetzte Konferenzräume hat, kann es schwierig sein, eine Zeit zu finden, die für jeden geeignet ist. Um die Verfügbarkeit für Personen und Räume zu finden, wählen Sie im Menüband die Schaltfläche " Terminplanungs-Assistent " und dann "AutoAuswahl " und dann die entsprechenden Kriterien aus.

    Hinweis: Dieses Feature ersetzt das Feature "Vorgeschlagene Zeiten " aus früheren Versionen von Outlook.

  4. Nachdem Sie ein geeignetes Zeitfenster gefunden und der Besprechung einen Konferenzraum hinzugefügt haben, wählen Sie im Menüband " Besprechung " aus. Anschließend können Sie die Raumsuche schließen. Wenn Sie ihre Besprechung eingerichtet haben, wählen Sie " Senden" aus. 

Verwenden des Terminplanungs-Assistenten

  1. Wählen Sie im Posteingangneue Elemente > Besprechung aus, oder wählen Sie im Kalender " Neue Besprechung" aus. Sie können auch die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+Q verwenden, um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

  2. Fügen Sie Teilnehmer im Feld "An " hinzu.

  3. Geben Sie im Feld "Betreff " eine Beschreibung der Besprechung oder des Ereignisses ein.

  4. Wählen Sie im Menüband den Terminplanungs-Assistenten aus. Für jeden Empfänger, den Sie im Feld "An" eingegeben haben, wird eine Zeile angezeigt. Wenn Sie weitere Teilnehmer hinzufügen möchten, können Sie deren Namen in eine beliebige leere Zeile im Terminplanungs-Assistenten eingeben.

  5. Zeiten, in denen Ihre Teilnehmer beschäftigt sind, werden in Dunkelblau angezeigt. Zeiten, in denen Ihre Teilnehmer mit Vorbehalt einen Termin haben, werden in einem hellblau gehashten Block angezeigt, und Zeiten außerhalb der Arbeitszeiten Ihrer Teilnehmer werden in Hellgrau angezeigt. Wählen Sie eine verfügbare Zeit für alle Ihre Teilnehmer aus.

  6. Um einen optimalen Zeitpunkt für alle Teilnehmer auszuwählen, verwenden Sie den Raumsucher in der rechten Spalte. Sie können sehen, zu welchen Zeiten Ihre Teilnehmer Konflikte haben.

Verwenden der Raumsuche 

  1. Wählen Sie in einer neuen Besprechung im Menüband die Schaltfläche " Terminplanungs-Assistent" aus. Wählen Sie rechts neben dem Feld "Ort" die Schaltfläche "Raumsuche" oder unten in der Liste der vorgeschlagenen Speicherorte "Mit Raumsuche durchsuchen" aus. 

  2. Verwenden Sie die Dropdownliste " Raumliste anzeigen ", um eine Liste von Räumen zu wählen. Diese Listen werden von Ihrem Microsoft Exchange- oder Microsoft 365-Administrator eingerichtet. 

    Verwenden Sie die Raumsuche, um die für Ihre Besprechung verfügbaren Konferenzräume anzuzeigen.

  3. Wählen Sie einen verfügbaren Raum aus, um den Raum dem Terminplanungs-Assistenten und der Besprechung als Empfänger hinzuzufügen. 

  4. Im Bereich Vorgeschlagene Zeiten wird die beste Zeit für die Besprechung gesucht, die als die Zeit definiert ist, zu der die meisten Teilnehmer verfügbar sind. Die beste Besprechungszeit wird ganz oben im Bereich angezeigt. Wenn Sie eine der vorgeschlagenen Zeiten auswählen möchten, klicken Sie im Bereich " Vorgeschlagene Zeiten " auf den Zeitvorschlag. Sie können auch manuell eine Uhrzeit im Frei/Gebucht-Raster auswählen.

    Verwenden Sie die Auswahl "Vorgeschlagene Zeiten", um zu sehen, wann Teilnehmer verfügbar sind.

    1. Wenn Sie die Besprechung wiederholen möchten, klicken Sie im Menü " Besprechung " in der Gruppe "Optionen" auf "Serie", wählen Sie das Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf "OK".

      Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich das Menü " Besprechung" in " Besprechungsserie".

  5. Wenn Sie ihre Besprechung eingerichtet haben, klicken Sie auf "Senden".

Raumsuche suchen

Wählen Sie in einer neuen Besprechung unten unter "Vorgeschlagene Orte" die Option "Mit Raumsuche durchsuchen" aus.




Bild mit unten hervorgehobener Option "Mit Raumsuche durchsuchen".#x2

Suchen Sie als Nächstes nach einem Gebäude in der Stadt, in dem Sie sich treffen möchten, indem Sie das Dropdownmenü im Feld "Gebäude" verwenden, oder suchen Sie, indem Sie in das Feld "Gebäude" eingeben.

Nachdem Sie ein Gebäude ausgewählt haben, können Sie die Räume in diesem Gebäude nach Typ, Kapazität, Boden und Features durchsuchen und filtern.

Verwenden der Raumsuche 

Wählen Sie in einer neuen Besprechung im Abschnitt "Ort hinzufügen" die Option "Weitere Räume durchsuchen" und dann "Raumsuche" aus.

Bild mit rot hervorgehobener Option "Weitere Räume durchsuchen".

Abbildung des Kalenders und der Raumsuche.

Suchen Sie als Nächstes nach einem Gebäude in der Stadt, in dem Sie sich treffen möchten, indem Sie das Dropdownmenü im Feld "Gebäude " verwenden, oder suchen Sie, indem Sie in das Feld " Gebäude " eingeben.

Nachdem Sie ein Gebäude ausgewählt haben, können Sie die Räume in diesem Gebäude nach Typ, Kapazität, Boden und Features durchsuchen und filtern.

Verwenden der Raumsuche 

Suchen und buchen Sie Konferenzräume über den Bildschirm "Neue Veranstaltung " mit "Konferenzräume durchsuchen".

Abbildung der mobilen App mit hervorgehobener Option "Konferenzräume durchsuchen".

Suchen Sie als Nächstes nach einem Gebäude in der Stadt, in dem Sie sich treffen möchten, indem Sie das Dropdownmenü im Feld "Gebäude " verwenden, oder suchen Sie, indem Sie in das Feld " Gebäude " eingeben.

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