Das Office-Feature @mention erleichtert Ihnen die Verbindung mit Kollegen und benötigten Ressourcen, während Sie an der Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Tabellen zusammenarbeiten.
Melden Sie sich mit Ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto bei Microsoft 365 an, und öffnen Sie ein Dokument, das in einer SharePoint-Bibliothek oder oneDrive für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten gespeichert ist.
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Hinweis
Damit dieses Feature funktioniert, müssen Sie auf Ihrem PC bei Outlook angemeldet sein.
Fügen Sie einen Kommentar über das Kontextmenü oder über Neuen Kommentar überprüfen >hinzu.
Geben Sie @ und die ersten Buchstaben des Vor- oder Nachnamens der Person ein, und wählen Sie dann den gewünschten Namen aus (wenn sie noch nicht über die Berechtigung zum Öffnen des Dokuments verfügt, werden Sie aufgefordert, dies anzugeben).
Tipp
Um beiläufiger zu sein, können Sie alles außer dem Vornamen der Person im @mentionlöschen. Um weitere Personen einzuschließen, geben Sie erneut @ ein, und Erwähnung eine andere Person.
Zuweisen von Aufgaben mithilfe von @mentions
In Word, Excel oder PowerPoint können Sie verwenden@mentions, um eine Aufgabe einem anderen Benutzer zuzuweisen, wenn Sie einen Kommentar oder eine Antwort posten. Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, wird sie durch alle Interaktionen und Neuzuweisungen nachverfolgt, sodass Sie den Verlauf anzeigen können. Sie können weiterhin auf Kommentare antworten, die als Aufgaben zugewiesen sind, Aufgaben auflösen, indem Sie den Kommentar auflösen, und Aufgaben erneut öffnen, indem Sie den Kommentarthread erneut öffnen.
So erstellen Sie eine Aufgabe:
Fügen Sie einen neuen Kommentar hinzu, oder antworten Sie auf einen vorhandenen Kommentar.
Verwenden Sie einen @mention im Kommentar. Es wird die Option angezeigt, um den Kommentar der erwähnten Person als Aufgabe zuzuweisen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zuweisen an.
Posten Sie den Kommentar oder die Antwort. Die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde, erhält eine E-Mail mit einer entsprechenden Benachrichtigung. Im Kommentar sieht sie die ihr zugewiesene Aufgabe.
So weisen Sie eine Aufgabe neu zu:
Verwenden Sie eine @mention im Antwortfeld.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neu zuweisen an.
Posten Sie die Antwort. Die Person, der die Aufgabe neu zugewiesen wurde, erhält eine E-Mail mit einer entsprechenden Benachrichtigung.
So lösen Sie eine Ihnen zugewiesene Aufgabe auf:
Zeigen Sie oben im Kommentar auf den Kreis neben Ihnen zugewiesen. Im Kreis wird ein Häkchen eingeblendet.
Klicken Sie auf den Kreis mit dem Häkchen, um die Aufgabe aufzulösen.
So öffnen Sie eine aufgelöste Aufgabe erneut:
- Öffnen Sie den Kommentarbereich.
- Klicken Sie oben im aufgelösten Kommentar auf den Pfeil erneut öffnen.
Schnelles Auffinden und Reagieren darauf @mentions
Wenn Sie in Word, Excel und PowerPoint von jemandem in einem Kommentar erwähnt werden, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, die einen Link enthält, der Sie zum Kommentar in der Datei führt.
Darüber hinaus wird in der E-Mail-Benachrichtigung auch eine Vorschau des Dem Kommentar zugeordneten Text- und Kommentarthreads angezeigt, und Sie können direkt über die E-Mail-Benachrichtigung auf den Kommentar antworten.
Wenn Sie mehrmals erwähnt werden, erhalten Sie möglicherweise mehrere Erwähnung Links in einer einzigen E-Mail.
Hinweis
Dieses Feature ist nicht in Government-Mandanten (GCC/GCC High/DoD) oder für Kunden verfügbar, die Microsoft 365 verwenden, betrieben von 21Vianet.
Anforderungen
Um auf einen Kommentar aus der Benachrichtigungs-E-Mail antworten zu können, müssen Sie Outlook für Windows, Outlook im Web oder Outlook Mobile verwenden.
Deaktivieren der Kontextvorschau
Administratoren können ein SharePoint-PowerShell-Cmdlet verwenden, um die Kontextvorschau zu deaktivieren:
Installieren Sie die neueste Version des SharePoint Online Services-Moduls für Windows PowerShell.
Stellen Sie mithilfe von Connect-SPOService eine Verbindung mit Ihrem Mandanten her.
Führen Sie das folgende Cmdlet aus: Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$false
Hinweis
Email Benachrichtigungen für Kommentare in einer Datei, die durch Rechte geschützt oder über DLP-Regeln als vertraulich gekennzeichnet sind, enthalten keine Kontextvorschau oder Inlineantworten, unabhängig davon, ob das Feature aktiviert oder deaktiviert ist.
Deaktivieren von Benachrichtigungen für Kommentare in OneDrive und SharePoint
Standardmäßig werden der ursprüngliche Dokumentersteller sowie alle Teilnehmer an einem Kommentarthread benachrichtigt, wenn jemand einen Kommentarthread erstellt oder aktualisiert. Wenn Sie keine Kommentarbenachrichtigungen erhalten möchten, können Sie diese deaktivieren.
Es gibt keine globale Einstellung zum Deaktivieren von Kommentarbenachrichtigungen. Die Teilnehmer eines Thread müssen dies für sich selbst in OneDrive tun. Die Einstellungen in OneDrive wirken sich auf die Datei in OneDrive und SharePoint aus. So deaktivieren Sie Benachrichtigungen zu Kommentaren:
Klicken Sie in einem neuen Tab in Ihrem Microsoft Edge Browser auf das App-Startfeld und dann auf OneDrive.
Wechseln Sie zu Einstellungen>OneDrive-Einstellungen.
Deaktivieren Sie unter Benachrichtigungseinstellungen die Optionen E-Mail-Benachrichtigung, wenn andere auf meine Kommentare antworten und E-Mail-Benachrichtigung, wenn andere meine Dokumente kommentieren.
Deaktivieren von Benachrichtigungen in Outlook
Am Ende einer Benachrichtigungs-E-Mail, die Sie in Outlook erhalten, befindet sich eine Einstellung, über die Sie Benachrichtigungen zu weiteren Kommentaren oder Aktualisierungen in einem Kommentarthread deaktivieren können, die vom ursprünglichen Dokumentersteller oder von anderen Teilnehmern stammen.
Diese Einstellung gilt nur für eine Datei. Wenn Sie Benachrichtigungen zu Kommentaren in mehreren Dateien erhalten, müssen Sie die Einstellung Benachrichtigungen zu dieser Datei für jede einzelne Datei deaktivieren.
Sicherheit von Kommentardaten
Microsoft speichert intern keine Kommentardaten. Alle Kommentare zwischen Teilnehmern in einem Thread werden nur auf Ihrer Seite gespeichert. Microsoft hat keinen Möglichkeit, Ihre Kommentare anzuzeigen.
Erwähnung außerhalb Ihres organization
Erwähnungen sind auf Personen in Ihrem organization beschränkt. Erwähnungen schließt Gäste und Benutzer aus anderen Mandanten in einer mehrinstanzenfähigen Einstellung aus.