In Kommentaren verwenden @mention , um eine Person für Feedback zu markieren

Das Office-Feature @mention erleichtert Ihnen die Verbindung mit Kollegen und benötigten Ressourcen erheblich, während Sie gemeinsam Dokumente, Präsentationen und Kalkulationstabellen erstellen.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto bei Microsoft 365 an, und öffnen Sie ein Dokument, das in einer SharePoint-Bibliothek oder OneDrive für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten gespeichert ist.

  2. Hinweis

    Damit dieses Feature funktioniert, müssen Sie auf Ihrem PC bei Outlook angemeldet sein.

  3. Fügen Sie einen Kommentar über das Kontextmenü oder über "Neuen Kommentar überprüfen>" hinzu.

    Wählen Sie im Kontextmenü

  4. Geben Sie @ und die ersten Buchstaben des Vor- oder Nachnamens der Person ein, und wählen Sie dann den gewünschten Namen aus. (Wenn die Person noch keine Berechtigung zum Öffnen des Dokuments hat, werden Sie gebeten, ihr diese zu gewähren).

Tipp

Um den Kommentar informeller zu formulieren, können Sie im Abschnitt alles außer den Vornamen der Person löschen @mention. Wenn Sie weitere Personen einbeziehen möchten, geben Sie @ erneut ein, und Erwähnung Sie eine andere Person.

Zuweisen von Aufgaben mit @mentions

In Word, Excel oder PowerPoint können @mentions Sie einem anderen Benutzer eine Aufgabe zuweisen, wenn Sie einen Kommentar oder eine Antwort posten. Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, wird sie über alle Interaktionen und Neuzuweisungen hinweg nachverfolgt, sodass Sie ihren Verlauf sehen können.  Sie können weiterhin auf Kommentare antworten, die als Aufgaben zugewiesen wurden, Aufgaben auflösen, indem Sie den Kommentar auflösen, und Aufgaben erneut öffnen, indem Sie den Kommentarthread erneut öffnen.

So erstellen Sie eine Aufgabe:

  1. Fügen Sie einen neuen Kommentar hinzu, oder antworten Sie auf einen vorhandenen Kommentar.

  2. Verwenden Sie eine @mention im Kommentar. Es wird die Option angezeigt, um den Kommentar der erwähnten Person als Aufgabe zuzuweisen.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zuweisen an.

    Verwenden einer @Erwähnung, um eine Aufgabe zuzuweisen

  4. Posten Sie den Kommentar oder die Antwort. Die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde, erhält eine E-Mail mit einer entsprechenden Benachrichtigung. Im Kommentar sieht sie die ihr zugewiesene Aufgabe.

    Eine Aufgabe, die einem anderen Benutzer zugewiesen ist

So weisen Sie eine Aufgabe neu zu:

  1. Verwenden Sie eine @mention im Antwortfeld.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neu zuweisen an.

    Die Aufgabe neu zuweisen

  3. Posten Sie die Antwort. Die Person, der die Aufgabe neu zugewiesen wurde, erhält eine E-Mail mit einer entsprechenden Benachrichtigung.

So lösen Sie eine Ihnen zugewiesene Aufgabe auf:

  1. Zeigen Sie oben im Kommentar auf den Kreis neben Ihnen zugewiesen. Im Kreis wird ein Häkchen eingeblendet.

    Klicken Sie hier, um die Aufgabe aufzulösen

  2. Klicken Sie auf den Kreis mit dem Häkchen, um die Aufgabe aufzulösen.

So öffnen Sie eine aufgelöste Aufgabe erneut:

  1. Öffnen Sie den Kommentarbereich.
  2. Klicken Sie oben im aufgelösten Kommentar auf den Pfeil zum erneuten Öffnen.
    Erwähnungen zum erneuten Öffnen des Aufgaben-Screenshots

Schnelles Auffinden und Reagieren auf @mentions

Wenn Sie in Word, Excel und PowerPoint von jemandem in einem Kommentar erwähnt werden, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link, über den Sie zum Kommentar in der Datei gelangen.

Darüber hinaus zeigt Ihnen die E-Mail-Benachrichtigung auch eine Vorschau des Text- und Kommentarthreads an, der dem Kommentar zugeordnet ist, und Sie können direkt aus der E-Mail-Benachrichtigung auf den Kommentar antworten.

Screenshot einer Kommentar-E-Mail-Benachrichtigung

Wenn Sie mehr als einmal erwähnt werden, erhalten Sie möglicherweise mehrere Links zu Erwähnungen in einer einzigen E-Mail.

Hinweis

Dieses Feature ist in Government-Mandanten (GCC/GCC High/DoD) oder für Kunden, die Microsoft 365, betrieben von 21Vianet, verwenden, nicht verfügbar.

Anforderungen

Um auf einen Kommentar aus der Benachrichtigungs-E-Mail antworten zu können, müssen Sie Outlook für Windows, Outlook im Web oder Outlook Mobile verwenden.

Deaktivieren der Kontextvorschau

Administratoren können ein SharePoint-PowerShell-Cmdlet verwenden, um die Kontextvorschau zu deaktivieren:

  1. Installieren Sie die neueste Version des SharePoint Online-Dienstmoduls für Windows PowerShell.

  2. Stellen Sie über Connect-SPOService eine Verbindung mit Ihrem Mandanten her.

  3. Führen Sie das folgende Cmdlet aus: Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$false

    Hinweis

    Email Benachrichtigungen zu Kommentaren in Dateien, die rechtegeschützt oder über DLP-Regeln als vertraulich gekennzeichnet sind, enthalten keine Kontextvorschau oder Inlineantworten, unabhängig davon, ob das Feature aktiviert oder deaktiviert ist.

Deaktivieren von Benachrichtigungen zu Kommentaren in OneDrive und SharePoint

Standardmäßig werden der ursprüngliche Dokumentersteller sowie alle Teilnehmer an einem Kommentarthread benachrichtigt, wenn jemand einen Kommentarthread erstellt oder aktualisiert. Wenn Sie keine Kommentarbenachrichtigungen erhalten möchten, können Sie sie deaktivieren.

Es gibt keine globale Einstellung zum Deaktivieren von Kommentarbenachrichtigungen. Die Teilnehmer eines Thread müssen dies für sich selbst in OneDrive tun. Die Einstellungen in OneDrive wirken sich sowohl auf die Dateien in OneDrive als auch in SharePoint aus. So deaktivieren Sie Benachrichtigungen zu Kommentaren:

  1. Klicken Sie in einem neuen Tab in Ihrem Microsoft Edge Browser auf das App-Startfeld und dann auf OneDrive.

    OneDrive-App öffnen

  2. Wechseln Sie zu Einstellungen>,OneDrive-Einstellungen.

    OneDrive-Einstellungen auswählen

  3. Deaktivieren Sie unter Benachrichtigungseinstellungen die Optionen E-Mail-Benachrichtigung, wenn andere auf meine Kommentare antworten und E-Mail-Benachrichtigung, wenn andere meine Dokumente kommentieren.

    OneDrive-Benachrichtigungseinstellungen

Deaktivieren von Benachrichtigungen in Outlook

Am Ende einer Benachrichtigungs-E-Mail, die Sie in Outlook erhalten, befindet sich eine Einstellung, über die Sie Benachrichtigungen zu weiteren Kommentaren oder Aktualisierungen in einem Kommentarthread deaktivieren können, die vom ursprünglichen Dokumentersteller oder von anderen Teilnehmern stammen.

Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren

Diese Einstellung gilt nur für eine Datei. Wenn Sie Benachrichtigungen zu Kommentaren in mehreren Dateien erhalten, müssen Sie die Einstellung Benachrichtigungen zu dieser Datei für jede einzelne Datei deaktivieren.

Sicherheit von Kommentardaten

Microsoft speichert intern keine Kommentardaten. Alle Kommentare zwischen Teilnehmern in einem Thread werden nur auf Ihrer Seite gespeichert. Microsoft hat keinen Möglichkeit, Ihre Kommentare anzuzeigen.

Erwähnungen außerhalb Ihrer Organization

Erwähnungen sind auf Personen innerhalb Ihrer organization beschränkt. Erwähnungen schließen Gäste und Benutzer aus anderen Mandanten in einer mehrinstanzenfähigen Einstellung aus.