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Zusammenfassung:    Entscheiden Sie, welcher Ansatz für die Datensatzverwaltung in SharePoint Server 2013 zu wählen ist.

In SharePoint können Sie Datensätze in einem Archiv verwalten, oder Sie können Datensätze in demselben Dokumentrepository wie aktive Dokumente verwalten. Wenn Sie SharePoint, dass ein Dokument zu einem Datensatz geworden ist, mithilfe des in-Place-Ansatzes bleiben sie an Ort und Stelle, aber SharePoint verwaltet ihn jetzt als Datensatz. Beispielsweise kann ein Dokument eine andere Aufbewahrungsrichtlinie erhalten, wenn es als Datensatz deklariert wird, oder Benutzer können es nicht bearbeiten.

Ein Hybridansatz ist ebenfalls möglich. Sie können z. B. Datensätze zwei Jahre lang zusammen mit aktiven Dokumenten an Ort und Stelle behalten und sie dann nach Abschluss eines Projekts in ein Datensatzarchiv verschieben.

Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen, wenn Sie überlegen, ob Datensätze auf einer separaten Datencenterwebsite oder auf derselben Website für die Zusammenarbeit verwaltet werden, auf der die Dokumente erstellt wurden:

  • Ist die Governance der Website für die Zusammenarbeit für die Datensatzverwaltung angemessen? Ist für Ihre Branche gesetzlich vorgeschrieben, dass Datensätze von aktiven Dokumenten getrennt werden müssen? Sollte der Administrator einer Website für die Zusammenarbeit mit der Verwaltung einer Website betraut werden, die Datensätze enthält? Möglicherweise ist es sinnvoll, Datensätze auf einer Website zu speichern, bei der der Zugriff stärker eingeschränkt ist als bei der Website für die Zusammenarbeit, oder auf einer Website, die nach einem anderen Zeitplan gesichert wird.

  • Wie lange wird die Website für die Zusammenarbeit voraussichtlich genutzt? Wenn Datensätze länger aufbewahrt werden müssen, als das Projekt läuft, bedeutet die Auswahl einer Strategie für die Datensatzverwaltung, dass die Website für die Zusammenarbeit beibehalten werden muss, auch wenn sie nicht mehr verwendet wird.

  • Müssen die am Projekt Beteiligten häufig auf die Dokumente zugreifen, nachdem diese zu Datensätzen geworden sind? Wenn Sie die direkte Datensatzverwaltung verwenden, können die Beteiligten auf alle Dokumente in gleicher Weise zugreifen, unabhängig davon, ob es sich um aktive Dokumente oder um Datensätze handelt.

  • Sind Datensatzverwalter in der Organisation nur für Datensätze oder für alle Informationen, ob aktive Informationen oder Datensätze, verantwortlich? Wenn Datensatzverwalter nur für offizielle Datensätze verantwortlich sind, kann dies für sie einfacher sein, eine separate Datencenter-Website zu haben.

In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede beschrieben, die Sie mit Datensätzen in einem Datencenter und mit Datensätzen machen können, die in einer Website für die Zusammenarbeit verwaltet werden. Die Unterschiede werden sowohl aus der Sicht der Datensatzverwalter als auch der Mitarbeiter dargestellt, die in einem Projektteam zusammenarbeiten.

Unterschiede zwischen einem Datensatzarchiv und In-Place-Datensätzen

Faktor

Datensatzarchiv

In-Place-Datensätze

Verwalten der Datensatzaufbewahrung

Der Inhaltsorganisator legt neue Datensätze basierend auf Metadaten automatisch im richtigen Ordner im Dateiplan des Archivs ab.

Es gibt möglicherweise verschiedene Richtlinien für Datensätze und aktive Dokumente basierend auf dem aktuellen Inhaltstyp oder Speicherort.

Einschränken, welche Benutzer Datensätze anzeigen können

Ja. Das Archiv gibt die Berechtigungen für den Datensatz an.

Nein. Berechtigungen ändern sich nicht, wenn ein Dokument zu einem Datensatz wird. Sie können jedoch einschränken, welche Benutzer Datensätze bearbeiten und löschen können.

Einfaches Auffinden von Datensätzen (für Datensatzverwalter)

Einfacher. Alle Datensätze befinden sich an einem Speicherort.

Harder. Die Datensätze sind auf mehrere Websites für die Zusammenarbeit verteilt.

Beibehalten aller Dokumentversionen als Datensätze

Der Benutzer muss jede Version eines Dokuments explizit an das Archiv senden.

Automatisch, vorausgesetzt, die Versionsversionsversion ist aktiviert.

Einfache Suche nach Informationen (für Teammitarbeiter)

Schwieriger, obwohl ein Link zum Dokument zur Website für die Zusammenarbeit hinzugefügt werden kann, wenn das Dokument zu einem Datensatz wird.

Einfacher.

Clutter of collaboration site

Die Website für die Zusammenarbeit enthält nur aktive Dokumente.

Die Website für die Zusammenarbeit enthält aktive und inaktive Dokumente (Datensätze), obwohl Sie Ansichten erstellen können, die nur Datensätze anzeigen.

Möglichkeit zum Überwachen von Datensätzen

Ja.

Abhängig von der Überwachungsrichtlinie der Website für die Zusammenarbeit.

Administrative Sicherheit

Ein Datensatzverwalter kann das Datensatzarchiv verwalten.

Websiteadministratoren für die Zusammenarbeit verfügen über die Berechtigung zum Verwalten von Datensätzen und aktiven Dokumenten.

In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen den beiden Vorgehensweisen zur Datensatzverwaltung beschrieben, die sich auf die Verwaltung von IT-Ressourcen auswirken können.

Ressourcenunterschiede zwischen einem Datensatzarchiv und In-Place-Datensätzen

Faktor

Datensatzarchiv

In-Place-Datensätze

Anzahl der zu verwaltende Websites

Weitere Websites. Das heißt, zusätzlich zu Websites für die Zusammenarbeit gibt es ein separates Archiv.

Weniger Websites.

Skalierbarkeit

Erleichtert den Druck der Datenbankgröße auf Websites für die Zusammenarbeit.

Die maximale Größe der Websitesammlung wurde früher erreicht.

Einfache Verwaltung

Trennen Sie die Website oder Farm für Datensätze.

Es gibt keine weitere Websitebereitstellung, die über die bereits für die Websites mit aktiven Dokumenten erforderlichen Funktionen hinaus hinaus geht.

Speicher

Kann Datensätze auf unterschiedlichen Speichermedien speichern.

Aktive Dokumente und Datensätze, die zusammen gespeichert sind.

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