In diesem Artikel wird das faq-Webpart beschrieben, das von Microsoft 365 Copilot (Public Preview) unterstützt wird und mit dem Sie häufig gestellte Fragen in SharePoint mit der Leistungsfähigkeit von Microsoft 365 Copilot erstellen und verwalten können.
Übersicht
Was ist ein FAQ-Webpart in SharePoint?
Das FAQ-Webpart ist ein KI-gestütztes Feature, mit dem SharePoint-Inhaltsbesitzer aktuelle FAQ-Abschnitte auf ihren SharePoint-Seiten und -Nachrichten erstellen und verwalten können. Es unterstützt Autoren bei der Erstellung, Zusammenstellung und Verfeinerung von häufig gestellten Fragen durch Nutzung von Erdungsquellen (z. B. Word, PowerPoint, PDF, Loop und Teams-Besprechungen), um relevante Kategorien, Fragen und Antworten zu generieren.
Auf hoher Ebene verwendet das Feature strukturierte und unstrukturierte Inhalte als Eingabe, wendet KI-basierte Verarbeitung an, um aussagekräftige FAQ-Einträge zu extrahieren und vorzuschlagen, und erzeugt organisierte, kategorisierte FAQ-Abschnitte als Ausgabe. Autoren können diese Einträge manuell verfeinern und so qualitativ hochwertige und vertrauenswürdige Inhalte sicherstellen.
Was kann das FAQ-Webpart tun?
Das Häufig gestellte Fragen-Webpart bietet mehrere Funktionen:
-
AI-Assisted FAQ-Generierung: Generiert automatisch FAQ-Kategorien, Fragen und Antworten basierend auf ausgewählten Dateien.
-
Human-in-the-Loop Editing: Inhaltsautoren können Kategorien, Fragen und Antworten überprüfen, bearbeiten, entfernen und neu anordnen, bevor sie die Seite veröffentlichen.
-
Multi-Source Grounding: Unterstützt mehrere Inhaltstypen (Word, PowerPoint, PDF, Loop und Teams-Besprechungen), um die Genauigkeit und Relevanz zu verbessern.
-
Konfigurierbare Anzeigeoptionen: Unterstützt verschiedene Layouts (Chevron, Plus/Minus) und ermöglicht es Benutzern, das Erweiterungsverhalten anzupassen.
Welche Copilot-Lizenzanforderungen gelten für dieses Feature?
- Viewer: Keine Copilot-Lizenz erforderlich.
- Creators & Editors: Eine Microsoft 365 Copilot Lizenz erforderlich, um faq-Webparts zu erstellen und zu bearbeiten.
Sehen wir uns genauer an, wie diese neue Benutzeroberfläche die Erstellung häufig gestellter Fragen in SharePoint vereinfacht und verbessert.
Was sind die vorgesehenen Verwendungsmöglichkeiten des FAQ-Webparts?
Das FAQ-Webpart ist so konzipiert, dass Organisationen auf einfache Weise genaue und zugängliche FAQ-Abschnitte auf ihren SharePoint-Seiten erstellen können.
Zu den wichtigsten Anwendungsfällen gehören:
Ereignis : Beispiel: Ereignisdetails, Zeitpläne und Logistik
-
Fassen Sie Ereignisdetails für anstehende Konferenzen, Schulungen oder unternehmensweite Besprechungen zusammen.
-
Stellen Sie Zeitpläne, Sprecher-BIOS, Sitzungsübersichten und Logistikinformationen für die Teilnehmer bereit.
-
Beantworten Sie häufig gestellte Fragen der Teilnehmer im Vorfeld der Veranstaltung, um sich wiederholende Anfragen zu reduzieren.
Produkt – Beispiel: Produktankündigungen, Featureupdates und Benutzerhandbücher
-
Erstellen Sie häufig gestellte Fragen zu Produktstarts direkt aus Briefing-Decks, Versionshinweisen oder technischen Dokumentationen.
-
Unterstützen Sie interne Vertriebsaktivierung oder kundenorientierte Portale mit aktuellen Produktinformationen.
-
Erstellen Sie Featureleitfäden und häufig gestellte Fragen zur Problembehandlung, um die Benutzerakzeptanz zu verbessern und Supporttickets zu reduzieren.
Richtlinie : Beispiel: Personal-, IT-, Compliance- und Standardbetriebsrichtlinien
-
Generieren Sie häufig gestellte Fragen zu Personalrichtlinien für Themen wie Urlaub, Vorteile, Onboarding und Hybridarbeit.
-
Erstellen Sie häufig gestellte Fragen zur IT-Self-Service-Lösung, um Mitarbeiter bei der Softwareeinrichtung, den Sicherheitsprotokollen und der Geräteproblembehandlung zu unterstützen.
-
Dokumentieren Sie Complianceverfahren, Unternehmensrichtlinien und Betriebsrichtlinien, um Konsistenz sicherzustellen.
Hinzufügen eines FAQ-Webparts zu einer SharePoint-Seite
Schritt 1: Einfügen eines FAQ-Webparts
-
Öffnen Sie die Toolbox auf der Canvas oder im Inhaltsbereich.
-
Suchen Sie unter der Kategorie KI nach "FAQ".
-
Klicken Sie auf diese Option, um das Häufig gestellte Fragen -Webpart zu Ihrer Seite hinzuzufügen.
Schritt 2: Einrichten eines FAQ-Webparts
Nachdem das FAQ-Webpart hinzugefügt wurde, konfigurieren Sie es mithilfe des Inhaltsbereichs:
-
Wählen Sie Ihre Quelldateien aus. Klicken Sie auf "Hinzufügen+", um die Erdungsdateien auszuwählen. Sie können mehrere Dateien auswählen (unterstützte Typen: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Besprechung, SharePoint-Seiten). In Zukunft werden weitere Dateitypen unterstützt.
Wählen Sie häufig gestellte Fragen (FAQ) Aus den folgenden Optionen den relevantesten FAQ-Typ aus:
-
Event – für häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit Veranstaltungsdetails, Zeitplänen, Logistik usw.
-
Produkt – für Produktankündigungen, Featureupdates, Benutzerhandbücher usw.
-
Richtlinie – für Personal- und IT-, Compliance- und Standardbetriebsrichtlinien usw.
-
Sonstiges – für alle anderen Arten von häufig gestellten Fragen.
(Optional) Zusätzliche Details angeben: Fügen Sie einen beliebigen Zweck, eine Zielgruppe oder wichtige Details in das angegebene Feld ein. Dies hilft KI dabei, relevante häufig gestellte Fragen besser zu verstehen und zu generieren, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.
Häufig gestellte Fragen generieren: Klicken Sie nach Abschluss des Setups auf "Start", um den Inhalt der häufig gestellten Fragen zu generieren.
Hinweis: Sie können auch mit dem Import einer vorhandenen häufig gestellten Frage beginnen, indem Sie kopieren und einfügen, um zu beginnen.
Schritt 3: Verfeinern und Organisieren von Kategorien
Sobald KI die anfänglichen FAQ-Kategorien auf der Canvas generiert, haben Sie folgende Möglichkeiten:
-
Verfeinern Sie die Kategorien manuell, um sie besser an Ihren Inhalten anzupassen.
-
Fügen Sie bei Bedarf neue Kategorien hinzu.
-
Entfernen Sie unerwünschte Kategorien, um den Fokus Ihrer häufig gestellten Fragen zu behalten.
-
Ordnen Sie Kategorien nach Ihrer bevorzugten Sequenz neu an.
Wenn Sie mit der Einrichtung der Kategorie zufrieden sind, klicken Sie auf "Entwurfsfragen", um fortzufahren.
Schritt 4: Generieren und Verfeinern von Fragen
Sobald KI die Fragen in jeder Kategorie generiert, haben Sie folgende Möglichkeiten:
-
Verfeinern Sie die Fragen manuell, um die Klarheit und Relevanz zu verbessern.
-
Fügen Sie bei Bedarf neue Fragen hinzu.
-
Entfernen Sie unerwünschte Fragen, um Ihre häufig gestellten Fragen zu optimieren.
-
Ordnen Sie Fragen nach Ihrer bevorzugten Sequenz neu an.
-
Fragen in eine andere Kategorie verschieben.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Antworten entwerfen", damit KI Antworten für jede Frage generieren kann, oder klicken Sie zum vorherigen Schritt auf die Schaltfläche "Zurück".
Schritt 5: Überprüfen der Antworten und Bereitstellen von Feedback
Sobald KI die Antworten für jede Frage generiert hat, haben Sie alle Schritte abgeschlossen, klicken Sie auf "Beibehalten", und Ihre häufig gestellten Fragen sind fertig!
Vergessen Sie nicht, auf "👍/👎" zu klicken und Ihre Kommentare hinzuzufügen, um die Antworten von Copilot zu verbessern und die Erfahrung zu verbessern.
Schritt 6: Weitere Verfeinerung Ihrer häufig gestellten Fragen
Wenn Ihre häufig gestellten Fragen zu Canvas hinzugefügt wurden, können Sie weiterhin:
-
Ändern Sie Antworten, um die Genauigkeit oder den Ton mithilfe von Rewrite with Copilot zu verbessern.
-
Fügen Sie nach Bedarf eine neue Kategorie und Frage hinzu.
-
Passen Sie das Layout der häufig gestellten Fragen an.
-
Teilen Sie die Seite per E-Mail.
-
Importieren Sie zusätzliche häufig gestellte Fragen durch Kopieren und Einfügen.
-
Geben Sie bestimmte Q-&-A-Paare für Ihre Zielgruppe weiter, indem Sie den Link kopieren.
Erhalten Sie Feedback und zusätzliche Fragen von Ihren FAQ-Viewern
Als Besitzer von FAQ-Inhalten können Sie jetzt Feedback direkt von Ihren FAQ-Viewern sammeln. Ein neues Feld unter jedem FAQ-Webpart ermöglicht es Zuschauern, zusätzliche Fragen zu übermitteln, wenn sie die gesuchten Informationen in der aktuellen FAQ-Liste nicht finden können.
Funktionsweise
-
Aktivieren oder Deaktivieren von Viewer-Übermittlungen
Als Ersteller der häufig gestellten Fragen können Sie diese Funktion im rechten Eigenschaftenbereich mithilfe der Umschalteinstellung aktivieren oder deaktivieren.
-
Zuschauer übermitteln zusätzliche Fragen
Sobald dieses Feature aktiviert ist, können Zuschauer ihre Frage in das angegebene Feld eingeben und auf "An Autor senden" klicken.
-
Überprüfen relevanter Fragen
Wenn der Autor der häufig gestellten Fragen in den Bearbeitungsmodus wechselt und Frage hinzufügen auswählt, werden alle vom Betrachter übermittelten Fragen in einer Dropdownliste angezeigt. Nicht relevante Fragen werden automatisch herausgefiltert.
Aktualisieren Ihrer häufig gestellten Fragen mit KI-Vorschlägen
Schritt 1: Suchen nach verfügbaren Updates
-
Öffnen Sie das Häufig gestellte Fragen -Webpart im Bearbeitungsmodus .
-
Wählen Sie im Inhaltsbereich KI-Vorschläge überprüfen aus. Hinweis: KI-Vorschläge werden nur angezeigt, wenn Updates erkannt werden, z. B. wenn Änderungen in der Referenzdatei gefunden werden oder Wenn Besucher wiederholt ähnliche Fragen stellen.
Schritt 2: Überprüfen der vorgeschlagenen Updates
-
Überprüfen Sie die von KI vorgeschlagenen Updates im Panel.
-
Wählen Sie Ersetzen, Einfügen unter oder Schließen Sie die Vorschläge aus. Sie können den Inhalt nach Bedarf manuell ändern, nachdem Sie alle Vorschläge überprüft haben.
-
Nachdem alle vorgeschlagenen Updates überprüft und behoben wurden, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, wie unten dargestellt.
Hinweise zu verantwortungsvoller KI
Wie wurde das FAQ-Webpart ausgewertet? Welche Metriken werden zum Messen der Leistung verwendet?
Zu den wichtigsten Auswertungsmethoden gehören:
Manuelle und automatisierte Tests: Das System wurde umfangreichen manuellen Überprüfungen und automatisierten Tests in verschiedenen FAQ-Szenarien unterzogen, wobei interne Microsoft-Daten und reale Anwendungsfälle genutzt wurden.
Automatisierte Qualitätsmetriken– Die Leistung wurde anhand von wichtigen Messungen bewertet, z. B.:
-
Gehaltene Rate: Der Prozentsatz der häufig gestellten Fragen, die von KI vorgeschlagen werden und die Benutzer beibehalten oder veröffentlichen.
-
Engagementmetriken: Nachverfolgen, wie Benutzer mit den häufig gestellten Fragen interagieren, einschließlich Ansichten, Klicks und Feedback.
Benutzerfeedback & Iterative Verbesserungen: Das Webpart wurde mit echten Benutzern getestet und sammelte Feedback zur Genauigkeit, Lesbarkeit und Benutzerfreundlichkeit von Inhalten, wodurch kontinuierliche Verbesserungen erzielt wurden.
Während das System in gängigen FAQ-Anwendungsfällen gut funktioniert, kann die Leistung bei hochspezialisierten Themen variieren. Autoren werden empfohlen, KI-generierte Inhalte vor der Veröffentlichung zu überprüfen.
Was sind die Einschränkungen des FAQ-Webparts? Wie können Benutzer die Auswirkungen der Einschränkungen von FAQ-Webparts minimieren, wenn sie das System verwenden?
Während das FAQ-Webpart die Verwaltung von HÄUFIG GESTELLTen Fragen mit KI-gestützter Automatisierung verbessert, sollten bestimmte Einschränkungen berücksichtigt werden:
-
Kontextabhängigkeit: Die KI basiert auf hochgeladenen Dokumenten und Besprechungstranskripts als Erdungsquellen.
Wie Benutzer diese Einschränkungen entschärfen können:
-
Häufig gestellte Fragen überprüfen und bearbeiten: Überprüfen Sie vor der Veröffentlichung immer die von KI generierten FAQs.
-
Verwenden High-Quality Quellmaterial: Stellen Sie sicher, dass Dokumente und Besprechungsnotizen umfassend und aktuell sind, um die Genauigkeit zu verbessern.
-
Verwenden Sie die menschliche Aufsicht für Compliance-Sensitive Themen: KI-generierte Inhalte sollten immer für regulatorische oder wichtige Themen überprüft werden.
Welche Betrieblichen Faktoren und Einstellungen ermöglichen eine effektive und verantwortungsvolle Verwendung des FAQ-Webparts?
Das FAQ-Webpart bietet mehrere integrierte Features und Steuerelemente, die eine verantwortungsvolle Verwendung unterstützen und die Inhaltsqualität während des gesamten Erstellungsprozesses sicherstellen:
-
Kontextbezogene Eingabe für verbesserte Relevanz: FAQ-Autoren können detaillierte Beschreibungen hinzufügen und den geeigneten FAQ-Typ auswählen, um das System bei der Generierung von Fragen und Antworten zu unterstützen, die besser auf das beabsichtigte Szenario abgestimmt sind.
-
Iterative Einschränkung und Anpassung: Autoren können sowohl Fragen (in der Generatorschnittstelle) als auch Antworten (auf der Canvas) bearbeiten, neu generieren, Kategorien anpassen und verfeinern. Dies ermöglicht eine iterative Verbesserung des FAQ-Satzes vor der Veröffentlichung.
-
AI-Generated Erinnerung an die Inhaltsüberprüfung: Autoren werden deutlich daran erinnert, dass "KI-generierte Inhalte möglicherweise falsch sind", bevor sie sich für die Annahme und Veröffentlichung eines vorgeschlagenen FAQ entscheiden, was zu einer durchdachten Überprüfung und menschlichen Aufsicht ermutigt.
Gewusst wie Feedback zum FAQ-Webpart geben?
Das FAQ-Webpart sammelt Feedback von Autoren (die häufig gestellte Fragen erstellen und verwalten), um eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen.
Feedback & Metriken von Autoren an Microsoft:
Autoren können Microsoft über verschiedene Signale direktes Feedback zu KI-generierten faQs geben, die zur Verbesserung der Systemgenauigkeit und Benutzerfreundlichkeit beitragen:
-
Daumen nach oben/unten Bewertungen – Autoren können KI-generierte FAQ-Set bewerten.
-
Melden Sie Probleme oder Featureanforderungen über das Microsoft 365 Admin Center oder Supportkanäle an SharePoint.
